醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理問題的解決策略研究

王霞

摘 要： 基于對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理問題解決策略的研究，首先，闡述醫(yī)院辦公室文書檔案工作具有綜合性特點、行業(yè)性特點以及保密性特點。然后，分析醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理存在檔案工作體制有待完善、管理者素質(zhì)有待提升等問題。最后，針對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理，給出構(gòu)建完善工作機(jī)制、提升管理人員素養(yǎng)、完善硬件設(shè)施等措施。

關(guān)鍵詞： 醫(yī)院;辦公室文書;文書檔案管理

【中圖分類號】R197.322 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.37.279

醫(yī)院辦公室文書檔案主要是指醫(yī)院在行政管理工作中形成的，從通用文書中轉(zhuǎn)化形成的檔案總稱。在文書檔案中包含許多不同內(nèi)容，比如，指示內(nèi)容、批復(fù)內(nèi)容、會議記錄等，此類內(nèi)容會對醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生直接影響。文書檔案管理水平，會在一定程度上體現(xiàn)出醫(yī)院的管理水平與發(fā)展水平。如今文書檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展的重點工作，通過管理工作的落實，為醫(yī)院更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。所以，本文將針對醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理相應(yīng)內(nèi)容進(jìn)行闡述。

1 醫(yī)院辦公室文書檔案工作特點

醫(yī)院辦公室文書檔案工作特點主要體現(xiàn)在以下幾點中：

（1）綜合性特點。如果從內(nèi)容與載體上，對醫(yī)院辦公室文書檔案進(jìn)行分析可以了解，在其中包括年度計劃、工作終結(jié)以及會議記錄等。并且在其中還包含醫(yī)院黨務(wù)工作內(nèi)容、基礎(chǔ)建設(shè)內(nèi)容、日常行政管理內(nèi)容等，由此可以看出，醫(yī)院辦公室文書檔案具有綜合性特點，同時檔案中的內(nèi)容會對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生一定影響。

（2）行業(yè)性特點。行業(yè)性特點主要是指，文書檔案內(nèi)容展現(xiàn)出的醫(yī)院行業(yè)特點。醫(yī)院辦公室文書檔案中的內(nèi)容，通常情況下與醫(yī)院歷史發(fā)展、未來發(fā)展以及醫(yī)療業(yè)務(wù)的開展有著直接聯(lián)系，包括醫(yī)療衛(wèi)生各方面，比如，醫(yī)療業(yè)務(wù)指導(dǎo)性文件。

（3）保密性特點。醫(yī)院辦公室文書檔案中的內(nèi)容，具有一定保密性。因為在其中涉及到重要的會議記錄、各類協(xié)議、合同等很多不便公開的重要信息。

2 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理存在的問題

2.1 檔案工作體制有待完善

醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作開展中，需要有著完善的工作體制，為各項管理工作的展開提供有效引導(dǎo)。但從實際管理工作的落實中不難看出，缺乏完善工作體制。在文書檔案管理中，最為重點的一項工作就是文書資料的分類管理以及資料的收集歸納[1]。但是由于管理體制的缺乏，使得此類工作的落實受到很大影響，從而出現(xiàn)文書檔案內(nèi)容不齊全等情況出現(xiàn)。

2.2 管理者素質(zhì)有待提升

在文書檔案管理中，需要管理人員肩負(fù)起自身責(zé)任，同時對于自身工作重要性有全面認(rèn)識，這樣文書工作以及文書檔案管理水平都可以得到提升，為醫(yī)院更好發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。但從目前醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中不難看出，管理人員的綜合素質(zhì)需要進(jìn)一步提升。很多管理隊伍是辦公室人員兼檔案管理員，或是臨時從其他科室人員中抽調(diào)組成的，此類工作人員在自己的專業(yè)領(lǐng)域有著較強(qiáng)素質(zhì)，但是對文書檔案管理工作卻是毫無頭緒。

3 醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理措施

3.1 構(gòu)建完善工作機(jī)制

為使得醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作能夠得到更好落實，對于構(gòu)建完善工作機(jī)制要給予更多重視與關(guān)注，通過完善的工作機(jī)制，為各項工作展開提供有效引導(dǎo)。在實際完善工作機(jī)制的構(gòu)建中，可以從以下幾點展開：（1）要構(gòu)建出更加完善且合理的文書檔案管理機(jī)制，對文書檔案資料的采集與歸納作出明確規(guī)定，同時明確文書檔案級別的分類標(biāo)準(zhǔn)，對不同級別文書檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化與完善。使得各環(huán)節(jié)工作，都能夠得到管理機(jī)制以及規(guī)章制度的約束，實現(xiàn)各項工作的順利展開。在對文書檔案的分類保存中，要嚴(yán)格按照內(nèi)容特點展開，并將其納入到相應(yīng)科室單位中。（這段文書檔案的分類保存敘述不太正確）（2）構(gòu)建合理考評機(jī)制與人事管理機(jī)制，主要目的就是將相應(yīng)工作合理分配到工作人員身上，這樣各環(huán)節(jié)工作都能有專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)，提升工作質(zhì)量與工作效率。與此同時，對工作人員工作作出合理評價，對于在文書檔案管理工作中表現(xiàn)較好工作人員適當(dāng)給予獎勵，從而調(diào)動其工作積極性。促使工作人員能夠?qū)ψ陨砦臅鴻n案管理工作有正確認(rèn)識，在未來工作中能夠端正工作態(tài)度，不斷提升文書檔案管理水平。

3.2 提升管理人員素養(yǎng)

上文說到文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合能力，會對文書檔案管理工作的落實產(chǎn)生直接影響。因此，在醫(yī)院發(fā)展中，要將提升管理人員素養(yǎng)作為重點與關(guān)鍵。在提升管理人員的綜合素養(yǎng)中，可以從以下幾點展開：（1）醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重要性要有全面認(rèn)識，在醫(yī)院中及時做好宣傳工作，宣傳的主要內(nèi)容就是文書檔案管理。這樣文書檔案管理人員以及其他工作人員能夠在潛移默化中受到影響，促使文書檔案管理人員能夠加強(qiáng)對自身工作的重視程度，使得其他工作人員能夠為文書檔案管理工作提供幫助。與此同時，要調(diào)動基層工作人員以及中層領(lǐng)導(dǎo)人員，參與到文書檔案管理工作中，實現(xiàn)文書檔案管理工作的更好落實。（2）對于文書檔案管理人員，要及時進(jìn)行教育培訓(xùn)，教育培訓(xùn)的主要內(nèi)容就是文書檔案管理技巧、管理主要內(nèi)容等。通過教育培訓(xùn)工作的落實，使得管理人員能夠掌握更多文書檔案管理知識與管理技巧，從而在未來文書檔案管理工作中，將自身專業(yè)能力發(fā)揮出來。

3.3 完善硬件設(shè)施

在醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理中，要進(jìn)行資源引入，資源引入不僅包括人力資源引入，同時還包括先進(jìn)技術(shù)以及設(shè)備設(shè)施的引入。在當(dāng)今社會快速發(fā)展背景下，先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)的出現(xiàn)與落實，為人們?nèi)粘９ぷ髋c生活帶來很多便利，同時也促使很多管理工作朝著信息化與自動化方向發(fā)展。醫(yī)院作為我國發(fā)展的重點部門，更新需要跟上時代發(fā)展步伐。在文書檔案管理中，采用數(shù)字化管理方式，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容全部錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中。這樣不僅可以實現(xiàn)對檔案的有效保存，檔案利用率也可以得到提升，為工作人員檔案信息查找節(jié)省更多時間。為使得檔案信息安全得到保障，要及時做好計算機(jī)安全防護(hù)工作，可以通過計算機(jī)加密方式、安裝防火墻方式，避免信息被盜取或者被篡改情況出現(xiàn)。

結(jié)束語：綜上所述，醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理工作的更好落實，對于促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展而言具有重要意義。因此，在醫(yī)院發(fā)展中，對于文書檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要給予更多重視與關(guān)注。對于以往管理中存在的問題進(jìn)行分析，并給出針對性解決措施，提升文書檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 謝少歡.醫(yī)院文書檔案收集與歸檔要點分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（27）：71.