教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理的實(shí)踐與反思

王星炎

教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目的設(shè)計和開發(fā)一項(xiàng)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、高度綜合的管理工程，會受到時間、范圍、成本和質(zhì)量的綜合制約。在項(xiàng)目研發(fā)中，信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理往往會對項(xiàng)目順利建設(shè)產(chǎn)生決定性的影響。本文將結(jié)合教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理案例，論述項(xiàng)目成本管理的有效技術(shù)方法，并深入系統(tǒng)地總結(jié)反思，從而為信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理提供有益借鑒。

一、項(xiàng)目概述

某省中小學(xué)教師遠(yuǎn)程培訓(xùn)平臺信息系統(tǒng)項(xiàng)目總投資500萬元，建設(shè)工期為1年。此教育信息系統(tǒng)主要由教師培訓(xùn)網(wǎng)站信息發(fā)布、學(xué)員管理、教師管理、培訓(xùn)計劃管理、培訓(xùn)過程管理和網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)管理、在線考試子系統(tǒng)等九大子系統(tǒng)構(gòu)成。該系統(tǒng)將滿足全省中小學(xué)教師遠(yuǎn)程培訓(xùn)的實(shí)際需求，滿足終期30萬以上正式注冊用戶的正常使用，同時并發(fā)在線訪問能力不低于8000人。該信息系統(tǒng)采用基于三層B/S架構(gòu)開發(fā)，要求具有開放性、可擴(kuò)展架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)與現(xiàn)有其他軟件平臺的系統(tǒng)集成，依據(jù)自上而下、分級管理劃分權(quán)限，兼容不同版本EXCEL等Open Document技術(shù)的表格程序，操作系統(tǒng)為Linux，數(shù)據(jù)庫采用Oracle，采用JAVA語言開發(fā)。該項(xiàng)目涉及該省所有地市，資源數(shù)據(jù)整合需求面廣雜，工程量較大，安全穩(wěn)定和時效性的要求嚴(yán)格。為此，項(xiàng)目組除了在做好項(xiàng)目整體管理外，特別加強(qiáng)了對項(xiàng)目的成本管理。具體管理操作流程如下。

二、項(xiàng)目成本管理實(shí)踐

（一）以實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為參考做“細(xì)”成本規(guī)劃

參考項(xiàng)目管理計劃、章程等內(nèi)容，通過組織專家判斷和到別的遠(yuǎn)程培訓(xùn)機(jī)構(gòu)實(shí)地調(diào)研的方式制定了成本管理計劃，組織專家考察隊(duì)分別去了國內(nèi)幾所高校的遠(yuǎn)程教育部門、部分國家部委的遠(yuǎn)程培訓(xùn)項(xiàng)目進(jìn)行了調(diào)研和經(jīng)驗(yàn)借鑒，為教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理提供了指南和方向。之后，制定成本管理規(guī)劃，依據(jù)WBS規(guī)定了精確度、準(zhǔn)確度、組織程序、臨界值和績效測量等規(guī)則，確定了估算、預(yù)算、控制的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)成項(xiàng)目可交付物共識，為下一步進(jìn)行項(xiàng)目成本估算打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）以規(guī)模估算為基礎(chǔ)做“準(zhǔn)”成本估算

項(xiàng)目成本估算的準(zhǔn)確程度與項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度緊密相關(guān)。綜合考慮該信息系統(tǒng)項(xiàng)目軟硬件集成度高、業(yè)務(wù)廣雜等實(shí)際情況，項(xiàng)目組根據(jù)各項(xiàng)活動計劃所需資源，采用了類比估算、自底向上兩種估算方法，將 WBS詞典的每一項(xiàng)計劃活動與已順利完工的類似信息系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)行對照，同時運(yùn)用 LOC 法估算結(jié)果，計算出一個正常值M，然后依據(jù)經(jīng)驗(yàn)得出悲觀估算A、樂觀估算B，運(yùn)用公式[（4m+A+B）/6]計算出每項(xiàng)計劃活動的平均工作量，并分配相應(yīng)的人力等各項(xiàng)資源。系統(tǒng)還涵蓋了軟件、硬件、集成等費(fèi)用，也要列出成本估算。為避免不可預(yù)見事件風(fēng)險，預(yù)留總成本的5%作為應(yīng)急成本，最終匯總形成項(xiàng)目估算總成本，作為成本預(yù)算依據(jù)。

（三）以成本估算為依據(jù)做“精”成本預(yù)算

該教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目采用成本總計方法，根據(jù)WBS工作包，將項(xiàng)目總成本分?jǐn)偟巾?xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)的子工作包；然后根據(jù)每個子工作包的預(yù)算成本，二次分配到各自所屬的各項(xiàng)具體計劃活動。同時，考慮到該教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目培訓(xùn)、管理費(fèi)等間接成本，按照直接成本的15%計算出間接成本，用直接成本和間接成本之和估算成本。將計算估算值的20%和5%分別作為風(fēng)險金和稅金，估算值、風(fēng)險金和稅金三者之和就是項(xiàng)目成本總預(yù)算。由此，制訂項(xiàng)目的成本基準(zhǔn)計劃，作為項(xiàng)目各階段成本控制的依據(jù)和基準(zhǔn)線。

（四）以成本預(yù)算為遵循做“嚴(yán)”成本控制

隨著項(xiàng)目進(jìn)程的變化，最初制定的成本預(yù)算也不可能會一成不變。有效項(xiàng)目成本控制的關(guān)鍵就在于發(fā)現(xiàn)及時項(xiàng)目成本偏差，將項(xiàng)目實(shí)際成本與計劃成本進(jìn)行比對、監(jiān)督、分 析、比較和糾偏，把項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在工作計劃和成本預(yù)算之內(nèi)。該教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本跟蹤、控制的輔助工具為MS Project2013。項(xiàng)目組嚴(yán)格執(zhí)行周例會，組織組員、客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人評估項(xiàng)目進(jìn)展情況。繪制出ACWP、BCWS、BCWP，以曲線定時檢查項(xiàng)目成本是否超支，實(shí)時進(jìn)行控制和調(diào)整。例如，在工期第120天，該項(xiàng)目成本偏差CV=EV-AC=-8萬元，進(jìn)度偏差SV=EVPV=4萬元，警示該項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度提前了，但是項(xiàng)目的階段性成本超支了，應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整和糾正。

（五）以效益最大化為目標(biāo)做“優(yōu)”人力成本

為加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)和項(xiàng)目內(nèi)外部的溝通，項(xiàng)目組針對技術(shù)難點(diǎn)請專業(yè)顧問進(jìn)行指導(dǎo)，并讓部分地州市教育行政和基層學(xué)校系統(tǒng)使用人員參與例會，使項(xiàng)目系統(tǒng)更有針對性、實(shí)用性。項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組用好項(xiàng)目的激勵機(jī)制，做到責(zé)權(quán)利相結(jié)合，并采取相應(yīng)的獎罰措施，把成本管理的責(zé)任落實(shí)到各項(xiàng)計劃活動和每個項(xiàng)目成員，有效增強(qiáng)了項(xiàng)目成員的工作積極性，提高了項(xiàng)目建設(shè)效率，進(jìn)而縮短了開發(fā)周期，合理降低了項(xiàng)目研發(fā)建設(shè)的總成本。

三、項(xiàng)目成本管理反思

基于有效的成本管理、估算、跟蹤和控制手段，該教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目在保證質(zhì)量和進(jìn)度的同時，有效控制了項(xiàng)目成本。在各方大力支持協(xié)作下，項(xiàng)目比計劃提前2周通過了xx省教育廳的驗(yàn)收，并正式上線運(yùn)行，在管理上實(shí)現(xiàn)了與教師工作業(yè)務(wù)的流程化、精細(xì)化、智能化，數(shù)據(jù)上實(shí)現(xiàn)了基于大數(shù)據(jù)挖掘的輔助決策系統(tǒng)。該系統(tǒng)運(yùn)行至今，性能良好，界面友好，受到業(yè)界一致好評，被教育部在線教育研究中心評為“在線教育獎勵基金優(yōu)秀項(xiàng)目”。但該項(xiàng)目在成本管理中也出現(xiàn)了值得反思和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，需要在今后的項(xiàng)目成本管理實(shí)踐中加以改進(jìn)和完善。

（一）對項(xiàng)目成本管理的整體反思

其一，教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理應(yīng)該是全員管理、全員參與，是全體項(xiàng)目參加者的共同任務(wù)，要做到各單位、部門之間既相互協(xié)同又相互約束。其二，教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理要樹立“全生命周期成本”意識，而不是只做簡單的會計核算。事前要先算再干，事中要邊做邊算，事后要責(zé)任清算。其三，教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目要處理好質(zhì)量、工期與成本的關(guān)系，努力尋找到三者的最佳結(jié)合點(diǎn)。同時，處理質(zhì)量、工期與成本時還要兼顧近期利益與長遠(yuǎn)利益、經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。

（二）對項(xiàng)目成本管理的細(xì)節(jié)反思

細(xì)節(jié)決定成敗，在該項(xiàng)目管理中就出現(xiàn)了一些不容忽視的細(xì)節(jié)問題：一是因未與相關(guān)供貨商及時簽訂合同，導(dǎo)致服務(wù)器晚到一個月，盡管有備機(jī)搭建環(huán)境，但客觀上還是存在成本風(fēng)險；二是由于前期的多層級管理需求調(diào)查和分析不夠精準(zhǔn)，造成后期系統(tǒng)設(shè)計變更較多，導(dǎo)致成本預(yù)算有所增加；三是人際關(guān)系技能還有欠缺，尤其是根據(jù)情形靈活運(yùn)用沖突管理的5種常用解決方法還不夠到位，今后應(yīng)優(yōu)先采用“合作/解決問題”的方法，確實(shí)無法達(dá)成合作要及時轉(zhuǎn)向采用其他的主動管理方法，尋求解決沖突的積極方案，把意見分歧正確引導(dǎo)為提高團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造力和改進(jìn)決策的積極因素。

四、結(jié)語

該項(xiàng)目的成功實(shí)踐印證了項(xiàng)目成本管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，而不是簡單地收集處理數(shù)據(jù)，也不僅僅是單純地進(jìn)行會計核算。它是“一只看不見的手”，在項(xiàng)目實(shí)施過程中及時發(fā)現(xiàn)偏差，抓住關(guān)鍵問題，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各方，并采取糾正措施，將項(xiàng)目成本有效控制在預(yù)算范圍之內(nèi)。只有不斷反思，才能汲取有益經(jīng)驗(yàn)，提升項(xiàng)目管理能力和水平，打造精品教育信息系統(tǒng)項(xiàng)目。

作者單位：新疆師范大學(xué)