淺談歸檔文件整理方式的變革與綜合檔案館檔案接收進(jìn)館工作

宮曉敏

摘 要：《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，歸檔文件開始以“件”為單位進(jìn)行整理，整理方式的變化變革，給綜合檔案館檔案接收進(jìn)館工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，要求綜合檔案館必須及時(shí)適應(yīng)新變化帶來的新挑戰(zhàn)，采取多種方式提升進(jìn)館單位歸檔文件整理質(zhì)量，豐富優(yōu)化館藏資源，充分履行綜合檔案館法定職能。針對這種變化與挑戰(zhàn)，通過文獻(xiàn)研究分析法、比較分析法、綜合分析法深入分析了歸檔文件整理方式發(fā)生變革的內(nèi)在原因，以及這種變化對檔案移交進(jìn)館工作產(chǎn)生的影響，重點(diǎn)從四個(gè)方面提出了綜合檔案館的應(yīng)對措施，為各級綜合檔案館做好接收進(jìn)館工作提供了參考性建議。

關(guān)鍵詞：歸檔文件;綜合檔案館;接收進(jìn)館工作

引言

自2000年《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，檔案界對歸檔文件“卷”改“件”的討論一直層出不窮，通過查閱文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，有的討論側(cè)重于分析改革的背景、意義、理論依據(jù)，有的討論側(cè)重于對其優(yōu)缺點(diǎn)的分析，有的討論側(cè)重于實(shí)施中出現(xiàn)的問題探討，有的側(cè)重于分析新標(biāo)準(zhǔn)對檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的影響等。2015年重新修訂的《歸檔文件整理規(guī)則》出臺(tái)后，又掀起了一輪新的探討，探討的重點(diǎn)一般集中于新舊標(biāo)準(zhǔn)間的變化、電子文件適用性分析、“卷”改“件”的理論分析、歸檔文件整理規(guī)則實(shí)踐分析等方面。

綜合檔案館作為檔案工作和檔案事業(yè)的一個(gè)重要主體，歸檔文件整理方式的變革同樣也為綜合檔案館各項(xiàng)工作帶來了一系列影響。通過查閱文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)，目前關(guān)于歸檔文件整理方式的變革對檔案工作影響的探討，關(guān)注點(diǎn)一般集中于檔案室工作，針對檔案館工作開展的討論較少，尚未發(fā)現(xiàn)專門針對綜合檔案館檔案接收進(jìn)館工作進(jìn)行過專門的討論。隨著時(shí)間的推進(jìn)，各級綜合檔案館陸續(xù)開展新一輪檔案接收進(jìn)館工作，基于此，通過分析歸檔文件整理方式的變革對檔案接收進(jìn)館工作的影響，探討綜合檔案館如何應(yīng)對新變化，內(nèi)外協(xié)作、抓好接收進(jìn)館這一源頭工作就顯得尤其迫切。

一、歸檔文件整理方式產(chǎn)生變革的原因分析

2000年國家檔案局出臺(tái)了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2000），以“件”作為歸檔文件的整理單位，結(jié)束了歸檔文件按“卷”整理的歷史，2015年國家檔案局出臺(tái)了修訂完善后的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），歸檔文件整理方式進(jìn)一步優(yōu)化。按“卷”整理改為按“件”整理，其背后原因主要包括以下兩個(gè)方面：

1.提升歸檔文件整理質(zhì)量的需要

對照兩種整理方式可以發(fā)現(xiàn)，不管是按“卷”還是按“件”整理，都包含修整、分類、排列、編號、編頁、編目、排架等流程。兩種方式在整理流程上最大的區(qū)別在于按“卷”整理需要進(jìn)行立卷，也就是將若干份保管期限相同的文件組成一卷，而按“件”整理則無需組卷，直接將每一份文件作為一件檔案。

相比較而言，立卷工作難度較大，各單位檔案人員往往是兼職人員，部分單位檔案人員經(jīng)常流動(dòng)，如何把握組卷的原則，如何將有聯(lián)系單若干份文件組成一卷，并準(zhǔn)確判定保管期限，是檔案人員面臨的一個(gè)難點(diǎn)，立卷工作質(zhì)量很難得到保證。而按“件”整理簡化了“立卷”這一難度較大的環(huán)節(jié)，降低了歸檔文件整理難度，整理方法更好被掌握和應(yīng)用，在保證歸檔文件整理質(zhì)量的同時(shí)，可以節(jié)省工作時(shí)間，使檔案人員將更多的時(shí)間和精力用于文件材料的收集齊全與細(xì)化檢索，促進(jìn)各單位辦公自動(dòng)化與檔案信息化的全面發(fā)展。

2.便于開展利用服務(wù)工作的需要

對綜合檔案館而言，開展檔案利用服務(wù)工作是法定的義務(wù)，以往組卷的整理方式，在開展利用服務(wù)工作時(shí)面臨諸多不便。一是在開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作時(shí)，要對采用“三孔一線”的案卷進(jìn)行拆卷，數(shù)字化工作結(jié)束后要重新裝訂，往往容易出現(xiàn)漏訂、錯(cuò)訂、順序排列出錯(cuò)等問題，反復(fù)裝訂還會(huì)加重檔案磨損、損壞;二是在提供檔案利用時(shí)，由于檔案涉及內(nèi)容不同，并不是裝入同一卷的每一份檔案都能提供利用，如果是尚未進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案，還需要提供原始案卷，若此卷內(nèi)有未開放檔案，利用者有可能接觸到不在其利用范圍內(nèi)的檔案，不利于檔案安全保密。

作為按“件”整理的歸檔文件，在開展利用服務(wù)工作時(shí)，就可以很好的解決以上問題。以“件”為單位進(jìn)行整理，裝訂方式更為靈活，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），可直接使用不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，或者采用縫紉機(jī)進(jìn)行扎邊。在數(shù)字化時(shí)，可直接對每一件檔案進(jìn)行掃描，數(shù)字化結(jié)束后，重新裝訂難度就小得多，對檔案損傷也少;在提供利用服務(wù)時(shí)，每一件檔案是否開放一目了然，利用者無法接觸到不在其利用范圍內(nèi)的檔案，檔案的實(shí)體安全和信息安全得到了有效保證。

二、歸檔文件整理方式的變革對綜合檔案館檔案接收進(jìn)館工作的影響

按時(shí)開展檔案接收進(jìn)館工作是綜合檔案館的法定職能，《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第十三條規(guī)定：“屬于中央級和省級、設(shè)區(qū)的市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交;屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級國家檔案館移交?！彪S著時(shí)間的推進(jìn)，各立檔單位2000年以后形成的文書檔案已經(jīng)陸續(xù)達(dá)到移交進(jìn)館年限，各級國家綜合檔案館已經(jīng)開展或即將接收按“件”整理的文書檔案，對于進(jìn)館單位和綜合檔案館而言，按“件”整理的檔案接收進(jìn)館工作都是第一次面對。歸檔文件整理方式的變革，對綜合檔案館檔案接收工作帶來的影響主要包括以下兩個(gè)方面：

1.增加了檔案實(shí)體質(zhì)量把關(guān)難度

綜合檔案館接收檔案，首要一點(diǎn)就是要檢查檔案實(shí)體質(zhì)量，只有符合進(jìn)館要求的檔案才能接收進(jìn)館，歸檔文件整理方式改“卷”為“件”，對綜合檔案館把關(guān)檔案實(shí)體質(zhì)量提出了新要求。一是增加檔案數(shù)量清點(diǎn)工作量，按“卷”整理的文書檔案，使用軟卷皮裝訂，分保管期限流水編號，檔案館工作人員在清點(diǎn)數(shù)量時(shí)，只需要清點(diǎn)起止卷號、總卷數(shù)等，較為容易操作，按“件”整理的文書檔案，使用縫紉機(jī)扎邊裝入檔案盒，按“件”進(jìn)行流水編號，檔案館工作人員在清點(diǎn)數(shù)量時(shí)，需要打開每一個(gè)檔案盒，清點(diǎn)并核對總件數(shù)、每一年度總件數(shù)、每一盒內(nèi)件數(shù)、每一盒起止件號等，必然要花費(fèi)更多的人力和時(shí)間，而且容易出錯(cuò);二是檢查檔案整理質(zhì)量難度更大，按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22—2015），每一件歸檔文件都需要裝訂、編頁、加蓋填寫歸檔章、填寫檔案盒封面與脊背項(xiàng)目、放置備考表等，這就需要綜合檔案館檔案接收人員認(rèn)真檢查每一盒、每一件檔案，除了花費(fèi)時(shí)間外，還需要接收人員必須熟悉檔案整理要求，且具備足夠的耐心。對綜合檔案館來說，進(jìn)館單位往往是上百家，每一家進(jìn)館單位都需要嚴(yán)格檢查檔案實(shí)體質(zhì)量，少數(shù)檔案數(shù)量特別多的單位，甚至需要花費(fèi)一兩天的時(shí)間才能完成檢查、清點(diǎn)工作?！熬怼备摹凹焙?，要想完成所有進(jìn)館工作，需要花費(fèi)幾個(gè)月甚至大半年時(shí)間，并且要投入更多人力。

2.增加了檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)難度

歸檔文件按“件”整理后，需要對每一件檔案編制歸檔文件目錄，檔案實(shí)體移交進(jìn)館的同時(shí)，歸檔文件目錄數(shù)據(jù)需要同時(shí)進(jìn)館，綜合檔案館首先需要檢查核對歸檔文件目錄條目數(shù)量，由于進(jìn)館單位多，平均每家進(jìn)館單位歸檔文件條目幾千條，少數(shù)單位甚至多達(dá)上萬條，無疑對綜合檔案館數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查人員提出了更高要求，檢查人員需要核對進(jìn)館歸檔文件條目總量、每一年度條目數(shù)量等，以防出現(xiàn)檔案實(shí)體數(shù)量與條目數(shù)量不符、檔號與條目內(nèi)容不符等問題。

除了檢查條目數(shù)量之外，檢查人員還需要核對歸檔文件目錄格式是否符合進(jìn)館統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分進(jìn)館單位檔案人員變動(dòng)較為頻繁，不熟悉數(shù)據(jù)質(zhì)量要求，歸檔文件目錄經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)題名不完整、檔號不齊全、保管期限填寫不規(guī)范、密級未標(biāo)識、責(zé)任者填寫不規(guī)范等問題，往往需要綜合檔案館數(shù)據(jù)檢查人員反復(fù)溝通、多次修改方能符合標(biāo)準(zhǔn)，出于保密性要求，歸檔文件目錄不得通過計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)傳播，進(jìn)館單位需要使用一次寫光盤等形式移交目錄數(shù)據(jù)，在一定程度上增加了溝通、修改難度。

三、歸檔文件整理方式變革下綜合檔案館如何做好接收進(jìn)館工作

1.組織培訓(xùn)，講解檔案進(jìn)館要求

面對各進(jìn)館單位檔案人員變動(dòng)頻繁、不了解進(jìn)館要求的現(xiàn)實(shí)情況，綜合檔案館應(yīng)在開展檔案接收進(jìn)館工作之前組織培訓(xùn)，具體講解以下幾個(gè)方面內(nèi)容：一是講解檔案接收進(jìn)館相關(guān)法律法規(guī)，提高進(jìn)館單位檔案移交進(jìn)館意識。通過組織培訓(xùn)，宣講《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、國家檔案局令第9號《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》、國家檔案局令第13號《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)、部門規(guī)章，使各進(jìn)館單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員提高認(rèn)識，強(qiáng)化思想，認(rèn)識到檔案按時(shí)移交進(jìn)館是法定的義務(wù)，從而主動(dòng)做好檔案移交進(jìn)館相關(guān)準(zhǔn)備工作，加強(qiáng)與綜合檔案館配合，形成合力，更好完成檔案移交進(jìn)館工作。二是講解檔案相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提高進(jìn)館檔案整理質(zhì)量。通過集中專門的培訓(xùn)，有針對性的講解《歸檔文件整理規(guī)則》、《全宗指南編制規(guī)范》、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》以及目錄數(shù)據(jù)格式要求等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保進(jìn)館檔案收集齊全、整理規(guī)范，確保全宗指南編制科學(xué)合理，確保歸檔文件目錄格式規(guī)范、編寫完整，總體上提高進(jìn)館歸檔文件質(zhì)量。三是講解檔案移交進(jìn)館方案，確保進(jìn)館單位檔案按期移交進(jìn)館。講解檔案移交進(jìn)館流程、時(shí)間安排、交接程序等內(nèi)容，印發(fā)檔案移交進(jìn)館操作手冊、情況說明等，使各進(jìn)館單位做到心中有數(shù)，合理安排各項(xiàng)工作，確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將符合要求的檔案移交進(jìn)館。

2.提前介入，把好檔案整理質(zhì)量

對綜合檔案館而言，提前介入，從源頭上協(xié)助、指導(dǎo)進(jìn)館單位做好歸檔文件的收集與整理工作，是確保進(jìn)館檔案質(zhì)量的重要一環(huán)。一是分工負(fù)責(zé)，專人跟蹤。由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的人員分工負(fù)責(zé)，每人調(diào)度若干家單位，并深入現(xiàn)場了解每一家進(jìn)館單位檔案數(shù)量、檔案整理狀況、擬進(jìn)館時(shí)間等，并保持定期聯(lián)系溝通，隨時(shí)掌握進(jìn)館單位檔案整理進(jìn)度，擬定科學(xué)合理的進(jìn)館時(shí)間安排。二是有的放矢，分類指導(dǎo)。針對不同單位檔案狀況，采取不同的指導(dǎo)方式，對于檔案總體質(zhì)量較好的單位，重點(diǎn)指導(dǎo)移交進(jìn)館流程、時(shí)間安排、交接方式等;對于檔案整理質(zhì)量存在較多問題的單位，除了提出移交進(jìn)館的標(biāo)準(zhǔn)和要求之外，還要重點(diǎn)針對歸檔文件分類、組件、裝訂、編號、編目等重要環(huán)節(jié)進(jìn)行講解，通過現(xiàn)場手把手教學(xué)，協(xié)助檔案人員在最短時(shí)間內(nèi)掌握歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)，從而提高歸檔文件總體質(zhì)量。

3.提前規(guī)劃，合理設(shè)計(jì)進(jìn)館流程

科學(xué)合理的檔案移交進(jìn)館流程，是確保移交進(jìn)館工作有序開展的必要前提，面對歸檔文件整理方式的變革，綜合檔案館需要從以下三個(gè)方面入手，合理設(shè)計(jì)進(jìn)館流程：一是提前發(fā)文，為進(jìn)館單位預(yù)留充足時(shí)間。領(lǐng)導(dǎo)重視，是確保檔案按時(shí)有序移交的重要保障，為提高有關(guān)進(jìn)館單位對移交進(jìn)館工作的重視程度，建議由當(dāng)?shù)厥形k、市政府辦聯(lián)合范文，加強(qiáng)對移交進(jìn)館工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，切實(shí)促使各單位領(lǐng)導(dǎo)提高按時(shí)進(jìn)館意識，在人、財(cái)、物等方面加強(qiáng)對檔案工作的支持，為檔案按時(shí)進(jìn)館提供強(qiáng)有力保障;通過提前一年或者更長的時(shí)間發(fā)文，明確進(jìn)館單位名單、進(jìn)館時(shí)間、進(jìn)館要求，可以為進(jìn)館單位預(yù)留充足的時(shí)間，在財(cái)政預(yù)算、人員安排、工作部署上做好充足準(zhǔn)備，以便檔案如期進(jìn)館。二是規(guī)劃流程，制定移交進(jìn)館工作方案。綜合檔案館要根據(jù)進(jìn)館單位數(shù)量、時(shí)間安排，結(jié)合館內(nèi)人員分工，制定合理的檔案接收工作流程。比如可以建立以前期指導(dǎo)、數(shù)據(jù)檢查、實(shí)體檢查、檔案交接為節(jié)點(diǎn)的“三查一交”進(jìn)館流程。首先由負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的人員通過前期指導(dǎo)，在進(jìn)館前檢查檔案質(zhì)量，確保進(jìn)館檔案質(zhì)量符合進(jìn)館要求，待檔案質(zhì)量達(dá)到要求后，進(jìn)館單位向檔案館數(shù)據(jù)檢查人員移交歸檔文件目錄、數(shù)字化副本后，待數(shù)據(jù)檢查合格之后，進(jìn)館單位向綜合檔案館移交檔案實(shí)體，由檔案實(shí)體質(zhì)量檢查人員檢查數(shù)量、質(zhì)量，待“三查”合格之后，辦理檔案交接手續(xù)，由三方檢查人員與進(jìn)館單位檔案人員共同簽字蓋章，一式兩份歸檔保存。三是選擇試點(diǎn)，進(jìn)一步優(yōu)化進(jìn)館程序。為確保進(jìn)館流程更加合理、順暢，綜合檔案館制定進(jìn)館流程后，可以選擇幾家基礎(chǔ)較好的單位提前進(jìn)館，對接收進(jìn)館工作流程進(jìn)行驗(yàn)證，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)完善，并把試點(diǎn)單位作為示范單位進(jìn)行推廣，推薦其經(jīng)驗(yàn)做法，起到良好的帶動(dòng)作用。

4.加強(qiáng)溝通，科學(xué)安排各方時(shí)間

綜合檔案館作為檔案移交進(jìn)館工作的主導(dǎo)部門，需要加強(qiáng)溝通，精心安排，合理協(xié)調(diào)各方時(shí)間，確保檔案按期、按要求進(jìn)館。一是要加強(qiáng)綜合檔案館內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)科室之間的溝通。檔案接收進(jìn)館，往往涉及到多個(gè)科室，如業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檔案管理、信息技術(shù)等不同處室，不同處室分管工作不同，時(shí)間節(jié)點(diǎn)不同，但是又環(huán)環(huán)相扣，只有銜接好各個(gè)環(huán)節(jié)，才能保證進(jìn)館流程舒暢。為此，要加強(qiáng)綜合檔案館內(nèi)部科室之間的溝通，定期召開調(diào)度會(huì)，通報(bào)工作進(jìn)度，安排下一步工作計(jì)劃，穩(wěn)步推進(jìn)移交進(jìn)館工作。二是要加強(qiáng)綜合檔案館與進(jìn)館單位之間的溝通。列入進(jìn)館范圍的單位，一般幾十家甚至上百家，每家單位檔案數(shù)量有多有少，距離檔案館路程遠(yuǎn)近不一，移交進(jìn)館所需時(shí)間不同，需要綜合檔案館加強(qiáng)與相關(guān)單位之間的溝通，提前確定進(jìn)館時(shí)間，并及時(shí)通知館內(nèi)相關(guān)處室，確保能在商定時(shí)間內(nèi)完成交接工作，保證檔案的安全。

四、結(jié)語

歸檔文件整理方式的變革，為綜合檔案館檔案移交進(jìn)館工作帶來了新變化，要求綜合檔案館必須統(tǒng)籌安排，多方協(xié)調(diào)，采取多種措施推動(dòng)歸檔文件進(jìn)館工作有序推進(jìn)。隨著OA辦公自動(dòng)化與檔案信息化工作的推進(jìn)，對于存量紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，綜合檔案館要綜合考慮進(jìn)館單位各方面情況，視情況確定是由各單位自行開展信息化還是進(jìn)館后由綜合檔案館開展信息化，對于增量電子檔案，綜合檔案館在推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)時(shí)，需將館室一體化作為重點(diǎn)建設(shè)內(nèi)容之一，盡快實(shí)現(xiàn)電子檔案在線接收。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊安蓮.試論歸檔文件整理規(guī)則的新意[J].浙江檔案，2002

[2]蔣 晶.《歸檔文件整理規(guī)則》的優(yōu)點(diǎn)及解決問題的措施[J].黑龍江檔案，2005

（作者單位：徐州市檔案局）