探討招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)合規(guī)性管理策略及應(yīng)用

張璐 杜麗潔 陳曉潔

[摘 要]近年來，采購領(lǐng)域合規(guī)問題依然存在?；诖?，本文主要分析通信行業(yè)通過4個策略強(qiáng)化對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的合規(guī)性管理：建立機(jī)構(gòu)和人員的準(zhǔn)入機(jī)制，注重專業(yè)隊伍建設(shè);通過制定標(biāo)準(zhǔn)化模板、現(xiàn)場集中等方式規(guī)范過程管控;根據(jù)后評估結(jié)果決定項目經(jīng)理星級評定，調(diào)整機(jī)構(gòu)份額，激勵機(jī)構(gòu)創(chuàng)新，提升服務(wù)精益化水平;編制對標(biāo)風(fēng)險防控手冊，進(jìn)行“事前防，事中控，事后糾”的閉環(huán)管理，確保招投標(biāo)過程陽光透明。通過實(shí)踐，采購風(fēng)險得到有效控制，提高了招投標(biāo)項目整體質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞]招標(biāo)代理機(jī)構(gòu);合規(guī)性管理;規(guī)范化;后評估

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.18.069

[中圖分類號]F274[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）18-0-02

0? ? ?引 言

隨著供應(yīng)鏈管理目標(biāo)客戶多元化、物資需求多樣化，采購活動的宏觀環(huán)境越來越復(fù)雜，違規(guī)風(fēng)險也發(fā)生了轉(zhuǎn)變。在采購合規(guī)管理的新形勢下，企業(yè)需要把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重點(diǎn)節(jié)點(diǎn)，以解決招標(biāo)服務(wù)機(jī)構(gòu)合規(guī)管理的關(guān)鍵問題：招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的工作人員素質(zhì)參差不齊，責(zé)任心不強(qiáng)，合規(guī)意識不強(qiáng)，甚至發(fā)生信息泄露事故;招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為承攬項目無原則、無底線，損害了招標(biāo)人、投標(biāo)人的合法權(quán)益，影響招標(biāo)質(zhì)量。目前，對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的合規(guī)性管理仍顯滯后，企業(yè)需要建立以“雙認(rèn)證，一規(guī)范”為基本手段、以全流程信息化為支撐的機(jī)構(gòu)合規(guī)性管控機(jī)制，積極探索獎懲兼施，剛?cè)岵?jì)的管理模式，從引入、評估、過程管理、份額調(diào)整、監(jiān)督與考核、限期整改等舉措實(shí)現(xiàn)全過程

閉環(huán)管理。

1? ? ?招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)概述

《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》第十三條明確規(guī)定：“招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是依法設(shè)立、從事招標(biāo)代理業(yè)務(wù)并提供相關(guān)服務(wù)的社會中介組織”。在代理機(jī)構(gòu)的選用上，要求企業(yè)嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)相關(guān)管理制度規(guī)定。由于采購任務(wù)繁重，一家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)無法承擔(dān)全部的采購任務(wù)，在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇上把關(guān)不嚴(yán)、項目經(jīng)理操作不規(guī)范等都將給企業(yè)帶來很大的風(fēng)險。

2? ? ?招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)合規(guī)性管控策略

2.1? ?建立機(jī)構(gòu)人員雙“認(rèn)證”機(jī)制

采購管理部門建立嚴(yán)格、完備的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)準(zhǔn)入審核管理機(jī)制，通過開展深入的機(jī)構(gòu)、人員認(rèn)證策略研究，科學(xué)擇優(yōu)引入招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，實(shí)施招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)分類分級管理。機(jī)構(gòu)認(rèn)證主要分為基本素質(zhì)、運(yùn)營管理水平、財務(wù)實(shí)力、公共信用記錄4部分內(nèi)容，全面考察機(jī)構(gòu)的組織架構(gòu)、規(guī)章制度、人員情況、財務(wù)情況、以往業(yè)績、公信度及獲得榮譽(yù)等。采購管理部門將對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平、人員配備、信息保密措施、資料保管等方面進(jìn)行動態(tài)監(jiān)督管理。在人員配置方面，要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)根據(jù)具體采購項目規(guī)模和復(fù)雜程度組建相應(yīng)的專職項目團(tuán)隊，項目團(tuán)隊必須包括專職團(tuán)隊牽頭人、專職項目經(jīng)理，團(tuán)隊負(fù)責(zé)人需要具有統(tǒng)籌管理項目團(tuán)隊能力及對項目進(jìn)度、成果稽核把關(guān)能力。所有項目團(tuán)隊人員均采用持證上崗模式，采購管理部門將每季度組織一次招標(biāo)代理公司項目經(jīng)理采購業(yè)務(wù)知識測試，考試合格（≥70分）方能通過認(rèn)證，持證上崗。在隊伍建設(shè)方面，要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)加強(qiáng)專業(yè)化隊伍建設(shè)與管理，積極提高業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)與服務(wù)質(zhì)量。定期組織專業(yè)技能和職業(yè)道德培訓(xùn)，提升人員的職業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)他們遵紀(jì)守法的意識。提供與工作能力和業(yè)務(wù)水平相匹配的薪酬福利待遇，建立合理有效的考核與激勵機(jī)制，保證專業(yè)人員隊伍穩(wěn)定。

2.2? ?項目實(shí)施過程規(guī)范化管理

通過制定采購文件標(biāo)準(zhǔn)化模板，集中開評標(biāo)場地，引領(lǐng)、規(guī)范招標(biāo)代理操作，并通過自動派發(fā)項目，動態(tài)跟蹤管理項目進(jìn)度，收集歸納音視頻、紙質(zhì)文件等，減少與代理機(jī)構(gòu)之間信息差，彼此制約、共同促進(jìn)采購質(zhì)量提高。由采購管理部門統(tǒng)一規(guī)范采購工作文本編制模板，主要包括資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、評標(biāo)報告、中標(biāo)通知書、采購報告和采購結(jié)果等相關(guān)工作表單，保證文件內(nèi)容合法完整、格式規(guī)范、描述準(zhǔn)確。開評標(biāo)場所集中管控，開評標(biāo)場所由招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行輪流值班管理，并按月度上報交接清單日志，有效監(jiān)管開評標(biāo)過程。加強(qiáng)評審現(xiàn)場管理，制定招標(biāo)現(xiàn)場管理規(guī)范，防范招標(biāo)現(xiàn)場可能出現(xiàn)的意外情況，嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律，加強(qiáng)保密和信息安全工作，并留存、歸檔開評標(biāo)過程中所有資料原件及電子文檔。項目派發(fā)自動化，供應(yīng)鏈系統(tǒng)中增加采購項目自動派發(fā)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的流程模塊，項目依次循環(huán)分配，按代理機(jī)構(gòu)中選份額依次進(jìn)行派發(fā)。

2.3? ?優(yōu)化后評估探索份額調(diào)整機(jī)制

2.3.1? ?建立機(jī)構(gòu)及人員能力評估體系

①機(jī)構(gòu)服務(wù)后評估，將評估結(jié)果帶入下一季度份額分配以及下一年度招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)選擇，形成有效的閉環(huán)管理。每月對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行服務(wù)評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整招標(biāo)代理采購項目分配份額，避免同一招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)長期接觸同一類項目及供應(yīng)商。每季度末，根據(jù)日常工作，甚至在線檢查、內(nèi)外部檢查、供應(yīng)商核查以及創(chuàng)新工作開展情況等內(nèi)容對代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量完成評定。②人員能力后評估，通過代理項目的后評估結(jié)果推選星級項目經(jīng)理，重要級別項目匹配相應(yīng)的高星級項目經(jīng)理。委托項目完成后，由采購項目經(jīng)理通過供應(yīng)鏈系統(tǒng)填報《代理項目經(jīng)理評估表》，對代理項目經(jīng)理履職質(zhì)量、溝通能力、責(zé)任心等進(jìn)行評估。其中，星級評定的規(guī)則如下：共設(shè)定五星級別，初次評定由入職考試成績確定星級（一星70～85分、二星86分及以上），初次評定未達(dá)一星的項目經(jīng)理，不得承接項目;升星評定是每季度根據(jù)后評估得分和承接項目數(shù)量進(jìn)行排名，整體排名順序前六名升一星;降星評定是代理項目中出現(xiàn)重大差錯，被點(diǎn)名通報一次及以上，或被內(nèi)外部檢查認(rèn)定差錯，

降一星。

2.3.2? ?探索機(jī)構(gòu)份額調(diào)整機(jī)制

在服務(wù)過程中，因人員專業(yè)水平、項目完成時限或項目考核等問題，對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)中選份額進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)調(diào)整機(jī)制如下。①人員專業(yè)水平：在委托方組織的業(yè)務(wù)水平考試中，2次不合格者要求實(shí)時淘汰，并于7個工作日內(nèi)更換人員（1次性通過業(yè)務(wù)水平考試），若未按要求更換或更換人員仍未能通過業(yè)務(wù)水平考試，每出現(xiàn)1名核減份額1%。②項目完成時限：月度完成的項目平均完成時間超過標(biāo)準(zhǔn)時限50%時，核減6%的份額，核減下的工作量由剩下的代理機(jī)構(gòu)平均承擔(dān)。③月度考核結(jié)果：當(dāng)連續(xù)3個月得分均在80分以下或3個月平均得分在80分及以下，核減6%項目份額并扣款3 000元，核減下的工作量由剩下超過80分的代理機(jī)構(gòu)平均承擔(dān)。

2.4? ?對標(biāo)合規(guī)機(jī)制從嚴(yán)管理

2.4.1? ?“事前防”

加強(qiáng)相關(guān)法律法規(guī)及制度的學(xué)習(xí)，建立健全保密和信息安全工作機(jī)制。制定保密工作紀(jì)律和措施，針對每個項目簽署保密工作承諾，保證嚴(yán)格執(zhí)行各項保密規(guī)定，未經(jīng)準(zhǔn)許不得將項目文件帶出辦公場所或評標(biāo)現(xiàn)場，不得在非辦公地點(diǎn)談?wù)擁椖績?nèi)容，不得向第三方泄露與項目有關(guān)的保密信息。

2.4.1? ?“事中控”

招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)項目經(jīng)理必須依法合規(guī)地在ES系統(tǒng)上開展招標(biāo)投標(biāo)全流程工作。嚴(yán)格按照有關(guān)招標(biāo)活動程序的規(guī)定和電子采購與招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)的流程要求組織采購項目，項目出現(xiàn)特殊情況時應(yīng)及時向采購項目經(jīng)理匯報，保證各項行為經(jīng)過合規(guī)的授權(quán)和審批。

2.4.3? ?“事后糾”

以問題為導(dǎo)向，針對具體項目分析履行存在的缺陷，要求代理機(jī)構(gòu)及時糾正和改進(jìn)，并收取履約保證金用于日?？己恕⒉铄e等扣罰。通報違法違規(guī)行為，除按照國家法律法規(guī)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任外，采購管理部門依照委托代理合同或協(xié)議的約定追究違約責(zé)任，包括通報批評、扣罰履約保證金、核減項目份額、暫停采購項目、終止合作等，從合規(guī)機(jī)制和氛圍上形成有效約束。

3? ? ?合規(guī)性管理措施的應(yīng)用

我們進(jìn)行了探索實(shí)踐，擇優(yōu)引入3家招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，每季度對招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)績效評估成績予以公示，根據(jù)打分排名確定下季度項目份額分配比例，通過系統(tǒng)自動派發(fā)項目。實(shí)踐表明，代理機(jī)構(gòu)全年共完成200余項采購任務(wù)，結(jié)果確認(rèn)金額較預(yù)估金額節(jié)約65%，為公司節(jié)約30億余元，通過提供精益化、高水平的服務(wù)，使公司實(shí)現(xiàn)降本增效。期間，定期開展合規(guī)檢查，全年因業(yè)務(wù)水平考試不合格淘汰代理項目經(jīng)理2名，因違規(guī)操作淘汰代理項目經(jīng)理1名。代理機(jī)構(gòu)共因采購操作過程中出現(xiàn)失誤，在材料真實(shí)性審查環(huán)節(jié)失職失責(zé)等行為扣罰履約保證金近6萬元。同時，針對失職行為組織約談，要求代理機(jī)構(gòu)及時自查整改，加強(qiáng)內(nèi)部管理，妥善解決后續(xù)問題，以杜絕同類問題發(fā)生。

4? ? ?結(jié) 語

隨著通信行業(yè)招標(biāo)代理市場容量的擴(kuò)大，機(jī)構(gòu)之間的市場競爭逐年增強(qiáng)。企業(yè)應(yīng)針對代理機(jī)構(gòu)管理堅持正向激勵與懲處問責(zé)并舉，對于勤勉干事、服務(wù)精益、自主創(chuàng)新的優(yōu)秀代理機(jī)構(gòu)給予業(yè)務(wù)份額獎勵，對于履職不力、消極應(yīng)付的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)進(jìn)行嚴(yán)厲問責(zé)，涉及違法亂紀(jì)行為的代理機(jī)構(gòu)依法嚴(yán)肅處理。通過一攬子合規(guī)性管控策略，大力引導(dǎo)機(jī)構(gòu)良性競爭，充分激發(fā)機(jī)構(gòu)的活力和創(chuàng)新熱情，促進(jìn)整個招投標(biāo)過程更加規(guī)范、有序、高效開展，在競爭日趨白熱化的市場中實(shí)現(xiàn)雙贏。

主要參考文獻(xiàn)

[1]唐性強(qiáng).對如何規(guī)范政府性投資項目招標(biāo)投標(biāo)工作的思考[J].招標(biāo)與投標(biāo)，2019（4）：24-25.

[2]吳冠儀.以“雙理論”指導(dǎo)高校招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)管理[J].招標(biāo)采購管理，2019（11）：38-40.

[3]張芊.招標(biāo)代理應(yīng)注重服務(wù)細(xì)節(jié)[J].中國政府采購，2017（7）：55-57.

[4]楊家煒.建設(shè)工程招標(biāo)代理質(zhì)量管理策略研究[J].山西農(nóng)經(jīng)，2020

（7）：132.

[5]孫娜.探析影響招標(biāo)代理服務(wù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的因素及其策略[J].名城繪，2018（6）：627.

[6]彭瑩.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量控制探析[J].管理觀察，2017

（12）：96-97.

[7]陳如凱.關(guān)于我國招標(biāo)代理存在問題及對策的探討[J].建材與裝飾，2012（9）：157-157.