進一步提高檔案管理工作規(guī)范化水平探討

王炳心 楊德超

【摘要】本文基于作者自身的實際工作經(jīng)驗與學習認識，首先簡單分析了檔案管理規(guī)范化的必要性，剖析了當前檔案管理規(guī)范化中存在的問題，然后就如何提高檔案管理的規(guī)范化水平提出建議，以期能為相關(guān)工作的實踐提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;規(guī)范化;必要性;策略

當前，我們應(yīng)當將檔案管理工作規(guī)范化作為一項關(guān)鍵課題，加強研究、探討與實踐。一方面，要客觀、深入認識到檔案管理規(guī)范化的必要性;另一方面，要采取科學、合理的工作策略，以切實、有效提高檔案管理的規(guī)范化水平，以使檔案管理工作體現(xiàn)和發(fā)揮出更大的作用、價值。

一、檔案管理規(guī)范化的必要性

一直以來，我國非常重視檔案管理工作的開展，各個行業(yè)、領(lǐng)域，以及所有企、事業(yè)單位，都需要按照相關(guān)工作需求，對各類文件、數(shù)據(jù)、信息等進行收集、整理、編撰和保管、開發(fā)、利用，尤其是對于國家行政事業(yè)單位來說，由于其自身具有社會治理、服務(wù)大眾的特殊性質(zhì)，所以更需要做好檔案管理工作，以便通過檔案管理，記錄其他相關(guān)政策的執(zhí)行情況、工作的落實情況，以及社會治理、服務(wù)績效方面取得的成就。同時，在今后的各項工作開展過程當中，通過對既往檔案的分析、利用，又能夠從中獲得對工作開展的參考、指導和依據(jù)，可以幫助規(guī)避歷史問題、優(yōu)化工作措施、保證工作安排的正確性，從而使社會治理、服務(wù)取得更好的績效。目前，隨著對檔案管理工作要求的日益提高，以及檔案材料的大量增多，傳統(tǒng)相對粗放的檔案管理工作模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前的工作現(xiàn)狀，可能會導致諸多問題和漏洞出現(xiàn)，這就會導致檔案管理工作成效大大降低，并影響到其他各項工作的開展。只有規(guī)范檔案管理工作，不斷提高檔案管理工作的規(guī)范化水平，嚴格執(zhí)行各項規(guī)范化的要求，使檔案管理工作具有明確的準繩，才能消除問題和漏洞，使檔案管理工作取得理想的成效。

二、檔案管理規(guī)范化存在的問題

（一）立卷歸檔標準不完善。檔案管理工作的開展，目的在于收集、保管有價值的文件、資料或數(shù)據(jù)、信息，這一點是需要首先明確的，也就是說，要具有明確的立卷歸檔標準，不能隨意立卷或歸檔，否則就可能導致資源浪費，而且還會增加檔案管理的工作量，最終毫無意義與價值，出現(xiàn)重復(fù)、冗余，甚至是終身都不開卷的情況。當前，很多行政事業(yè)單位存在著立卷歸檔標準不完善的問題，對于如何立卷歸檔沒有明確的規(guī)范，進而導致諸多不良現(xiàn)象出現(xiàn)。

（二）各環(huán)節(jié)的工作制度不健全。所謂的規(guī)范化，其重要的表現(xiàn)便是健全的制度，只有以健全的制度作為約束、指導和要求，相關(guān)工作的開展自然具有更高的規(guī)范性。當前不少行政事業(yè)單位在檔案管理各環(huán)節(jié)的工作制度，還存在著不健全的問題，如資料的收集內(nèi)容、信息的填寫以及存取、調(diào)用等，都顯得較為隨意，缺少嚴格的制度約束，所以檔案管理工作的規(guī)范化水平嚴重不足，可能在實際的檔案管理各環(huán)節(jié)工作當中，出現(xiàn)疏漏。如檔案的信息內(nèi)容收集不完整，信息內(nèi)容的填寫不清楚，以及存取、調(diào)用無監(jiān)管等情況。

（三）檔案信息化管理的技術(shù)標準不統(tǒng)一。信息化技術(shù)的出現(xiàn)和普及，對社會方方面面都帶來了巨大的影響和變革，各個行業(yè)、領(lǐng)域在不斷加強自身信息化建設(shè)，希望通過信息化技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化傳統(tǒng)工作方式。在檔案管理中，信息化技術(shù)的應(yīng)用，確實給我們帶來了很大的益處，改善了檔案信息的存儲方式，減輕了人的工作壓力，并且提高了檔案管理工作的效率，使得檔案信息可以得到更大范圍的傳輸、共享利用。與此同時，檔案信息化管理的技術(shù)標準非常復(fù)雜，當前各個行政事業(yè)單位還沒有建立起統(tǒng)一的檔案信息化管理技術(shù)標準，這就自然降低了檔案信息化管理的規(guī)范化水平，可能引起更大的風險發(fā)生。

（四）檔案管理工作人員的素質(zhì)、能力待提升。檔案管理工作是具有重要作用、價值和意義的，并且其工作內(nèi)容相當瑣碎，對工作人員的專業(yè)性要求非常高，特別是在規(guī)范化檔案管理工作中，必須要具有專業(yè)素質(zhì)、能力的檔案管理工作人員，才能按照相關(guān)要求、標準，高質(zhì)量完成檔案管理工作。但從行政事業(yè)單位的情況來看，其檔案管理工作方面的人員安排，在專業(yè)素質(zhì)、能力方面較為欠缺、有待提升，如有的工作人員沒有接受過專門的檔案管理知識、技能教育、學習，通過簡單的崗前培訓便開始上崗工作，因此其對于很多的技術(shù)性、規(guī)范性細節(jié)無法把握到位，降低了檔案管理工作的規(guī)范化水平及成效。

三、提高檔案管理規(guī)范化水平的策略

（一）完善立卷歸檔標準。行政事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理工作在立卷歸檔組合方面不夠規(guī)范，是制約其規(guī)范化水平的一個主要問題，因此行政事業(yè)單位必須要首先完善自身的立卷歸檔標準。實際工作中，行政事業(yè)單位必須要嚴格落實有關(guān)要求，致力于完善以下幾個方面的舉措：首先，有效明確立卷歸檔的重點，針對各種文件、資源進行全面區(qū)分，諸如各種文件資料本身在內(nèi)容、形式等方面類似，必然需要針對相關(guān)問題實施系統(tǒng)的研究，避免檔案管理存在重復(fù)、信息冗余的現(xiàn)象。其次，全面掌控立卷歸檔對應(yīng)的時效性，必須在完成現(xiàn)行文件任務(wù)之后，才能夠開展歸檔立卷操作，保障整個檔案管理流程的規(guī)范性。最后，因為檔案材料完整與否會對檔案最終的價值產(chǎn)生巨大的影響，同時案卷對應(yīng)的立卷方法、裝訂質(zhì)量同樣至關(guān)重要，必須要嚴格按照規(guī)范的流程標準來協(xié)調(diào)立卷方法、案卷裝訂質(zhì)量，保障立卷歸檔的規(guī)范化標準化。

（二）健全各個環(huán)節(jié)的相應(yīng)工作制度。檔案管理工作的體系較為龐大，工作環(huán)節(jié)眾多，每一個工作環(huán)節(jié)，都應(yīng)當以相應(yīng)制度作為規(guī)范、約束和指導，因此行政事業(yè)單位應(yīng)當健全各個環(huán)節(jié)的相應(yīng)工作制度。例如，在關(guān)鍵的檔案信息收集、填寫環(huán)節(jié)，針對不同分卷、類型和具體情況的信息內(nèi)容，要明確信息的收集范圍，統(tǒng)一填寫內(nèi)容的格式和要求等，不能有任何的隨意性。以此保證所有檔案信息內(nèi)容的完整性，并具有高度的可讀性、可用性。另外，對于檔案的存放保管、調(diào)用權(quán)限等，也需要給出明確的制度規(guī)定，與檔案保密制度相協(xié)調(diào)，并且應(yīng)當完全符合我國《檔案管理法》《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中的所有條例。

（三）統(tǒng)一檔案信息化管理技術(shù)標準。信息化技術(shù)對行政事業(yè)單位檔案管理帶來的積極作用不容小覷，為了使其更加規(guī)范化，我們還應(yīng)當統(tǒng)一檔案信息化管理技術(shù)標準。國家對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)制度要求有《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，各單位應(yīng)參照國家要求，契合本單位發(fā)展情況制定符合自身發(fā)展的檔案信息化建設(shè)制度，明確檔案信息化建設(shè)的各項標準，注明檔案工作人員的工作職責，明確信息化建設(shè)工作流程，確定與其相匹配的獎懲和監(jiān)督機制，使檔案信息化的制度建設(shè)趨于完善，才能更好地保障其規(guī)范化管理。對于電子檔案信息管理標準，我們更需要使其盡快完全統(tǒng)一，如檔案的存儲格式、傳輸格式等等，都需要保持一致，這樣才能防止“異構(gòu)問題”出現(xiàn)，確保電子檔案信息的規(guī)范性，使其能夠得到更高效的傳輸、應(yīng)用和管理。再者，在檔案信息化管理的安全制度方面，我們也需要進行統(tǒng)一。電子檔案依賴信息技術(shù)生成，因此必須采用先進的信息安全技術(shù)對電子檔案全過程加強監(jiān)控，為電子檔案管理筑牢安全屏障。如可在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)增設(shè)管理監(jiān)視子系統(tǒng)，對電子檔案的存取過程進行全程監(jiān)管。在實際的系統(tǒng)設(shè)計之中，工程人員可將智能傳感器、無線網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫檢測作為一個整體的系統(tǒng)來構(gòu)建，通過實時的物聯(lián)網(wǎng)鏈接，系統(tǒng)可實現(xiàn)對電子檔案24小時無間斷監(jiān)管。在保證計算機系統(tǒng)安全運行方面，可采取安全檢測和監(jiān)控監(jiān)測、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等手段。在保證數(shù)據(jù)安全方面，可采取加密技術(shù)、數(shù)字簽名技術(shù)、數(shù)字水印技術(shù)、文件備份與災(zāi)難恢復(fù)技術(shù)、防病毒技術(shù)等手段。

（四）加強對檔案管理工作人員的教育、培訓。為了增強檔案管理工作人員對自身工作的勝任能力，行政事業(yè)單位應(yīng)當重視對其教育、培訓工作的開展。一方面，要對其進行職業(yè)認知、職業(yè)道德方面的教育，提高他們對自身工作重要性的認識，使其能夠從更加感性的角度，來對待自身工作，增強他們對自身工作的責任感，使其能夠更加積極、主動地投身檔案管理事業(yè)，并嚴格約束自身工作行為，達到所有的工作標準、要求，遵守所有的工作制度、規(guī)范;另一方面，還要對他們進行檔案管理、信息化技術(shù)等方面的專業(yè)知識、技能培訓，使他們在面對復(fù)雜、瑣碎的檔案管理工作時，可以事無巨細地處理好所有工作事務(wù)，從而保證檔案管理工作的規(guī)范性及質(zhì)量。通過這樣的教育、培訓，打造一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，對檔案管理工作的規(guī)范化水平，起到提高和保障作用。

四、結(jié)語

當前，行政事業(yè)單位應(yīng)當在檔案管理方面，加強規(guī)范化建設(shè)，客觀認識檔案管理規(guī)范化的必要性，并采取科學、合理的檔案管理規(guī)范化策略，切實提高自身檔案管理工作的規(guī)范化水平，這樣才能更好地體現(xiàn)和發(fā)揮出檔案管理的作用、價值。

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