電子檔案管理在推進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)中的應(yīng)用

李霞

【摘 ?要】電子檔案在檔案管理的信息化進(jìn)程中占有重要地位，為了切實(shí)做好電子檔案的管理工作，需要從實(shí)際的信息化規(guī)范建設(shè)角度出發(fā)，開展電子檔案的管理工作，提升信息處理工作的效率。在實(shí)際的工作中，各行各業(yè)的發(fā)展都離不開電子檔案的管理工作，由于管理的方式、管理的手段不同，電子檔案管理的效果也是千差萬別的。因此，論文從多個(gè)方面對檔案工作的信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，以期提升工作的效率。

【Abstract】Electronic archives occupy an important position in the informatization process of archives management. In order to do well the management work of electronic archives effectively， we need to carry out the management work of electronic archives from the perspective of the actual informatization standard construction， and improve the efficiency of information processing work. In the actual work， the development of all walks of life is inseparable from the management work of electronic archives. Due to the different management methods and means， the management effect of electronic archives is also very different. Therefore， this paper discusses the informatization construction of archives work from many aspects， so as to improve the efficiency of work.

【關(guān)鍵詞】電子檔案管理;檔案工作;信息化建設(shè);應(yīng)用

【Keywords】electronic archives management; archives work; informatization construction; application

【中圖分類號(hào)】G270.7 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2020）10-0010-02

1 電子信息化管理模式建設(shè)的作用和優(yōu)勢

1.1 提高檔案檢索的效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作依靠人工輸入、收集、處理的方式進(jìn)行，并且在實(shí)際的工作中面臨著龐大的工作量，還需要工作人員進(jìn)行分類、整理和收集工作，但是檔案管理人員的數(shù)量和精力都是十分有限的，大量的檔案得不到及時(shí)有效的處理，也就降低了檔案管理工作的效率，在檢索中出現(xiàn)了問題。檔案管理的時(shí)間比較長，十分消耗工作人員的精力，而電子信息化檔案管理工作有效地對上述弊端方面進(jìn)行了彌補(bǔ)，從而使得管理人員的工作量大大縮減，后期的檔案查閱和分析都變得比較容易，降低了檔案管理工作出錯(cuò)的概率。目前，對于檔案的檢索和應(yīng)用而言，電子信息化管理模式是一種十分有效的方式。

1.2 提高檔案管理工作的效率

任何工作流程都有特定的工作方法，其也離不開相關(guān)工作人員和部門的協(xié)調(diào)配合。構(gòu)建電子信息化檔案管理的平臺(tái)，在信息資源共享和各個(gè)部門人員之間的溝通方面提供了更加便利的工作環(huán)境，也縮短了工作的時(shí)間，將工作效率大大提升。通過對以往的調(diào)查和工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分析，電子信息化檔案管理平臺(tái)建立完成之后，企業(yè)對于檔案的利用率也大大提升，節(jié)約了工作的時(shí)間和工作的成本。

1.3 提高檔案管理工作的時(shí)效性

傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著較大的工作量和較長的工作時(shí)間，而且工作的內(nèi)容也十分煩瑣，基本上以人工的工作方式為主。同時(shí)，在傳統(tǒng)的工作模式中非常容易出現(xiàn)工作上的紕漏和問題，導(dǎo)致多年后信息無法查找的問題，檔案管理工作的有效性大打折扣。而利用電子信息化管理模式，通過使用軟件對于檔案進(jìn)行分類管理，保證了檔案管理工作的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，在全面提升檔案管理質(zhì)量方面發(fā)揮了作用，可以第一時(shí)間將檔案歸納到數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，為查閱提供了更為便利的條件，避免滯后性問題的發(fā)生。

2 當(dāng)前電子檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

電子檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保證，主要是在電子檔案的定義、移交、處理、儲(chǔ)存、安全保證、檢索、利用等方面進(jìn)行更為細(xì)致的工作的規(guī)定。在當(dāng)前的電子信息化檔案管理中，由于相應(yīng)工作標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，就使得在具體的工作中出現(xiàn)了工作業(yè)務(wù)流程不熟練、業(yè)務(wù)范圍不清晰的問題，出現(xiàn)了各種違反規(guī)定的現(xiàn)象，不利于電子信息化檔案管理工作的有效開展。

2.2 電子檔案的維護(hù)工作有待加強(qiáng)

電子檔案的管理維護(hù)工作仍然需要加強(qiáng)，主要包括以下三個(gè)方面的問題：首先，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)周期長，在實(shí)際的使用過程中容易導(dǎo)致電子檔案管理系統(tǒng)的故障不斷升級(jí)，不利于軟硬件設(shè)備的更新?lián)Q代工作;其次，電子檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)工作并不夠深入和細(xì)致，尤其是在復(fù)雜化的工作背景之下，維護(hù)工作需要更加專業(yè)化、細(xì)致化、全面化，一旦發(fā)現(xiàn)工作方面的問題就需要及時(shí)處理，一些難以發(fā)現(xiàn)的問題如果常常被忽略也會(huì)產(chǎn)生一系列的問題，為后續(xù)工作留下隱患;最后，維護(hù)技術(shù)依然不夠先進(jìn)，尤其是電子檔案管理的時(shí)間不長，并沒有實(shí)現(xiàn)高度的自動(dòng)化，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效果并不明顯。

3 電子信息化管理模式在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 做好檔案的收集和整理

檔案的收集與整理工作十分重要，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作在時(shí)間和空間方面要求比較高，限制也比較大，為了做好電子信息化檔案管理工作，就需要在實(shí)際的工作中做好規(guī)范化的檔案管理和收集工作，提升工作的邏輯性和系統(tǒng)性，方便檔案查閱。檔案往往有多個(gè)卷宗，而在一些年代較為久遠(yuǎn)的檔案中缺乏一定的編號(hào)，在后期的部門變動(dòng)和發(fā)展中往往會(huì)出現(xiàn)十分混亂的現(xiàn)象，無法更好地進(jìn)行檔案的管理。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的發(fā)展，就需要建立起檔案分類管理的工作模式，科學(xué)地進(jìn)行檔案分類，從而提升檔案管理工作的延續(xù)性。另外，需要建立其規(guī)范化的管理指標(biāo)與體系，盡最大的努力完善檔案資料。制度的保證對于電子信息化檔案管理至關(guān)重要，這也是提升檔案管理工作水平的必經(jīng)之路，需要將檔案管理工作納入考核工作體系中，建立起覆蓋全面的工作體系，在此項(xiàng)工作中完善保管制度、查閱制度、安全管理制度等，杜絕不規(guī)范行為的發(fā)生。

3.2 加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

當(dāng)前，科學(xué)技術(shù)日新月異，網(wǎng)絡(luò)化和信息化已經(jīng)成為人們生活和工作中不可分割的一部分，檔案以更新的載體形式出現(xiàn)，這也對檔案的工作提出了更高的工作要求。但是檔案部門在經(jīng)費(fèi)等方面的制約之下，無法更新設(shè)備，也對現(xiàn)代化技術(shù)的使用帶來了一定的困難。因此，需要當(dāng)下的檔案管理工作在技術(shù)能力方面不斷提升，建立起更為信息化的服務(wù)模式，利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案收集工作，也將原本的線下工作轉(zhuǎn)移至線上進(jìn)行，提供接受遠(yuǎn)程數(shù)字查詢的服務(wù)工作，根據(jù)自身下載的資料等進(jìn)行分析，減少時(shí)間和精力的投入，保證檔案的高效管理。電子信息化檔案管理需要建立在軟件和硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，還需要在實(shí)際的工作中滿足各方面建設(shè)工作的需求，進(jìn)行統(tǒng)一化的管理工作，促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的深入應(yīng)用，建立起完善的共享信息系統(tǒng)，提升電子信息化檔案管理的能力。

3.3 切實(shí)推進(jìn)數(shù)字信息資源庫建設(shè)，大力加強(qiáng)電子檔案歸檔工作

為了加強(qiáng)電子信息化檔案管理工作建設(shè)，需要在以下幾個(gè)方面提升工作的能力，更好地服務(wù)于電子信息化檔案管理工作。第一，需要在本單位的歸檔工作中，增大數(shù)字化的管理力度，做好數(shù)據(jù)庫的分類工作;第二，對于沒有及時(shí)歸檔的文件，需要集中做好統(tǒng)一化的管理工作，根據(jù)檔案的類型進(jìn)行掃描工作，根據(jù)相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判別;第三，提升檔案管理人員的工作能力，在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理事業(yè)具有更高的工作要求和技術(shù)方面的挑戰(zhàn)，這就需要檔案管理工作者無論是科班出身還是半路出家，都需要提升個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，在原有知識(shí)的基礎(chǔ)上不斷提升自身的能力與素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)知識(shí)落實(shí)到位，更好地服務(wù)于檔案管理的相關(guān)工作。專業(yè)知識(shí)方面，需要工作人員在檔案管理理論、檔案編纂理論、檔案保護(hù)技術(shù)等方面進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)，還需要在專業(yè)技能如計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、縮微攝影技術(shù)、光盤技術(shù)、復(fù)印復(fù)制技術(shù)等方面不斷操練，提升工作能力，從而使自身的素質(zhì)能力和綜合能力都得到提升。除了進(jìn)行理論和技能的學(xué)習(xí)之外，檔案管理工作人員之間也需要不斷探討，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與交流，從而取長補(bǔ)短完成相關(guān)的工作，不斷發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和不足，對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化與提升。

4 結(jié)論

綜上所述，電子信息化管理模式的應(yīng)用成為一種必然的發(fā)展趨勢，這也是各行各業(yè)對于檔案管理工作的要求，只有在實(shí)際的工作中提升電子信息化檔案管理工作的質(zhì)量和水平，才能發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值，為行業(yè)的發(fā)展助力。

【參考文獻(xiàn)】

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