勘察設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)分析

劉丹

【摘? 要】隨著社會的快速發(fā)展，電子信息在不斷普及，為檔案管理帶來了很大的發(fā)展機遇，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化、專業(yè)化、數(shù)字化的發(fā)展趨勢。為了適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，勘察設(shè)計單位檔案管理工作必須適應(yīng)信息大環(huán)境，但很多勘察設(shè)計單位不注重檔案管理信息化建設(shè)工作，無法滿足社會經(jīng)濟的發(fā)展需求，勘察設(shè)計單位必須予以創(chuàng)新，促進檔案管理信息化建設(shè)的高效進行，文章針對勘察設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進行了分析。

【關(guān)鍵詞】勘察設(shè)計單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

在勘察設(shè)計單位的發(fā)展中，檔案是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵基礎(chǔ)資料，檔案管理部門需要合理收集、整理、使用企業(yè)檔案資料。在信息時代的發(fā)展中，檔案管理部門需要將信息技術(shù)應(yīng)用到實際工作中，深入分析勘察設(shè)計單位檔案管理工作問題，實行信息化方式，提升檔案管理工作的整體水平?；诖?，文章闡述了勘察設(shè)計單位檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，分析了信息化建設(shè)對勘察設(shè)計單位檔案管理工作的影響，總結(jié)了勘察設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)策略。

1.勘察設(shè)計單位檔案管理概述

在勘察設(shè)計單位的發(fā)展中，為了促進各項工作的順利開展，管理部門必須強化檔案管理力度，針對信息檔案進行共享、處理，并實行數(shù)字化檔案管理模式，針對傳統(tǒng)方案管理方法進行優(yōu)化，解決各項檔案管理問題。檔案管理部門逐漸認識到計算機技術(shù)應(yīng)用的重要性，但未完全改善檔案管理問題，還要引進更多信息化、自動化技術(shù)，保證檔案信息的全面性，為勘察設(shè)計單位檔案信息化建設(shè)提供技術(shù)保障。首先，現(xiàn)階段，我國開始注重電子檔案的歸檔工作，通過相關(guān)部門制定的管理制度與規(guī)范，確保檔案的存放期限以及管理質(zhì)量，為檔案管理工作提供可靠的依據(jù)，有效地提高檔案管理效率。其次，勘察設(shè)計單位檔案涉及到多個行業(yè)的專業(yè)資料，紙質(zhì)檔案只能夠收集傳統(tǒng)的資料信息，隨著我國電子檔案的不斷推出，可以方便使用者查詢檔案資料，保證資料的存儲時間與存儲質(zhì)量。最后，在實體檔案管理中，電子存檔并存需要面對多樣化的服務(wù)，檔案管理也需要一套完善的管理模式與方法，有效地改變傳統(tǒng)管理工作中的問題，促進檔案管理的快速發(fā)展。

2.信息化建設(shè)對勘察設(shè)計單位檔案管理工作的影響

2.1檔案的經(jīng)濟化

隨著社會的快速發(fā)展，我國信息化水平在不斷提升，勘察設(shè)計單位針對整體工作流程、工作方式進行了調(diào)整、創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理模式、管理理念也發(fā)生了很大變化。在信息時代，我國檔案管理工作必須和單位發(fā)展進行融合，將其作為勘察設(shè)計單位管理工作的關(guān)鍵，這也是現(xiàn)代檔案管理形式與傳統(tǒng)檔案管理最大的差距。因此，經(jīng)濟性革新為未來的檔案發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)保障。

2.2檔案的專業(yè)化

現(xiàn)階段，檔案信息流通速度不斷提升，促使勘察設(shè)計單位工作更具專業(yè)性，檔案管理模式越來越規(guī)范，由于檔案是在長時間經(jīng)濟管理活動中形成的，導致檔案實際內(nèi)容比普通文本更加復雜、種類更具多樣性，這就促使大部分地區(qū)建立了較為完善的計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使檔案管理的專業(yè)化發(fā)展擁有了良好的平臺和條件，從而促進了檔案管理的發(fā)展。

2.3檔案的數(shù)字化

在大數(shù)據(jù)時代，我國整體信息技術(shù)水平越來越高，很多企業(yè)建立了自動化辦公系統(tǒng)，完善了現(xiàn)代化信息檔案管理方案，促使檔案逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案升級成電子檔案，檔案管理載體逐漸由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變成電子計算機。促進我國企業(yè)檔案呈現(xiàn)出數(shù)字化發(fā)展趨勢。

3.勘察設(shè)計單位檔案管理信息化建設(shè)策略

3.1建立完善的檔案管理制度

目前，勘察設(shè)計單位要通過制訂相關(guān)制度，建立起檔案收集、整理制度，明確各個人員的崗位職責，現(xiàn)場勘測人員、工程設(shè)計人員都應(yīng)配合檔案部門收集、整理第一手檔案資料的義務(wù)，確保第一手原始資料準確、完整地立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定進行檔案的專項驗收工作，形成整個工程項目的檔案網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮出檔案材料的作用。檔案業(yè)務(wù)主管部門要加強與相關(guān)部門的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，聯(lián)合出臺有關(guān)檔案工作的標準與規(guī)定，解決好部門之間“聯(lián)系不夠密切的問題。此外，檔案工作人員要積極參與檔案管理信息化建設(shè)中，加強對技術(shù)部門檔案資料收集、整理工作的指導，確保工程建設(shè)檔案的完整交接。

3.2進一步完善檔案信息化管理體系

科技檔案是勘察設(shè)計檔案中的關(guān)鍵內(nèi)容，為各項經(jīng)營、生產(chǎn)活動的高效進行提供法律憑證和重要依據(jù)，勘察設(shè)計單位工程設(shè)計、經(jīng)營決策都離不開科技檔案。檔案管理系統(tǒng)不能獨立存在，勘察設(shè)計單位應(yīng)將檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)連接起來，為使檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)有效對接，保證數(shù)據(jù)順利傳遞，勘察設(shè)計單位應(yīng)安排技術(shù)人員對檔案管理系統(tǒng)進行二次開發(fā)，根據(jù)檔案系統(tǒng)測試環(huán)境、數(shù)據(jù)接口規(guī)范和數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)文檔，解決兩個系統(tǒng)之間的用戶和組織機構(gòu)協(xié)調(diào)統(tǒng)一、生產(chǎn)數(shù)據(jù)集成和流程集成等問題，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無縫對接。實現(xiàn)無縫對接后，用戶可以通過生產(chǎn)管理系統(tǒng)登錄檔案管理系統(tǒng)進行相關(guān)檔案查詢、檢索、瀏覽、下載等操作，生產(chǎn)管理系統(tǒng)歸檔文件可以自動轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔區(qū)，在生產(chǎn)管理系統(tǒng)辦理借閱，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與生產(chǎn)管理系統(tǒng)的無縫對接，避免產(chǎn)生新的信息孤島。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代，勘察設(shè)計單位檔案管理人員必須不斷提升自身的綜合素質(zhì)，具體體現(xiàn)在以下方面：首先，政治理論知識。檔案人員要認真努力學習國家新政策，堅持黨的路線、方針、政策，時時同黨中央保持高度一致。其次，檔案學知識。認真學習檔案管理專業(yè)知識和相關(guān)理論，有效地收集、保管和利用檔案，形成科學、有效的管理辦法，在業(yè)務(wù)水準和實踐能力上精準求精。最后，科學文化知識及專業(yè)知識?？辈煸O(shè)計檔案專業(yè)性強，涉及立項、外業(yè)測量、預(yù)可行性研究、工程可行性研究、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、概預(yù)算等專業(yè)信息和資料，尤其在現(xiàn)代科學向高度分化和高度綜合的趨勢發(fā)展中，檔案工作人員不僅要具備檔案管理的專業(yè)知識和工作領(lǐng)域的專業(yè)知識，還要具備網(wǎng)絡(luò)信息操作方面知識、現(xiàn)代化技術(shù)管理知識、宣傳工作知識，促進檔案管理工作的高效進行。

3.4注重檔案知識點標識

勘察設(shè)計單位科技檔案數(shù)量巨大，簡單的檢索查閱遠遠不能滿足生產(chǎn)設(shè)計人員的利用需求。知識點標識是以生產(chǎn)設(shè)計人員利用需求為導向，深入挖掘檔案信息資源，為實現(xiàn)知識管理提供基礎(chǔ)保障。知識點標識工作可分為兩個階段：第一，屬性分類。首先由檔案人員按照業(yè)務(wù)范圍對科技檔案文件進行分類，可以分成水運、環(huán)境保護、勘察測量、監(jiān)理等，尋求各類相關(guān)的專家配合，按照專業(yè)特性進行細化分類，細分出具有較大利用價值的屬性，如將碼頭結(jié)構(gòu)分為高樁碼頭、板樁碼頭、重力式碼頭等。第二，屬性標識。依據(jù)數(shù)字化成果內(nèi)容，組織相關(guān)專家對工程檔案進行屬性標識。進行知識點標識后，生產(chǎn)設(shè)計人員輕易、快速查找到真正需要的檔案。

4.結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代檔案發(fā)展過程中，勘察設(shè)計單位必須強化檔案信息化建設(shè)工作，以適應(yīng)勘察設(shè)計行業(yè)的發(fā)展。為了滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展需求，勘察設(shè)計單位必須將檔案信息化建設(shè)作為信息化考核指標，認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，為檔案信息化建設(shè)的持續(xù)、有效推進提供保障。

參考文獻

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