陳曉暉：湛廬做好遠程辦公的秘訣

記者｜楊 帆

一家企業(yè)只有在管理方法、辦公工具乃至文化層面均做好了相應(yīng)的準備，才能真正克服時間與空間的障礙，讓遠程辦公成為行業(yè)可能的常態(tài)。

雖然足不出戶的時間已持續(xù)很久，但湛廬文化創(chuàng)始人、總裁陳曉暉仍然感到充實。每天起床后，他和公司的各部門舉行會議、閱讀書稿、跑步，到了晚上八點，他和公司的另一位創(chuàng)始人韓焱輪番坐在書柜前，以直播的方式陪伴湛廬的讀者度過一段充滿知識和人情味的時光。

受“新冠”疫情影響，出版人對于遠程辦公的種種想象已經(jīng)提前化為現(xiàn)實，最初的興奮過后，一系列的困惑也隨之而來：當工作和生活的界限變得模糊，如何要找到合適的節(jié)奏、提高時間管理與信息溝通的效率？宅在家中的時間太長，如何維持情緒的穩(wěn)定與身心的健康？浮現(xiàn)出的種種問題，讓許多出版行業(yè)的管理者感到心力憔悴，感慨即便是在通信技術(shù)極度發(fā)達的當下，遠程辦公也絕不是一件容易的事情。

陳曉暉卻沒有這樣的感覺?！拔覀儚? 月3 日起就開始遠程辦公了。”陳曉暉告訴出版人：“此前我專門跟各個部門調(diào)查了一下最近的工作狀態(tài)，大家的反映都非常好，絕大部分人甚至認為效率比原來還高?！彼栽傇谶h程辦公這件事情上，湛廬“確實有一點小心得”，而在他的直播中，他把這個心得歸納為道、法、術(shù)三個維度，在他看來，在物理意義上把員工打散是遠遠不夠的，一家企業(yè)只有在管理方法、辦公工具乃至文化層面均做好了相應(yīng)的準備，才能真正克服時間與空間的障礙，讓遠程辦公成為行業(yè)可能的常態(tài)。

這種常態(tài)的背后有著怎樣的工作方法和管理智慧？湛廬的遠程模式能給疫情中焦慮的行業(yè)帶來怎樣的啟發(fā)？就讓我們聽聽陳曉暉是怎么說的。

《出版人》：在前陣子的直播中，你提出遠程辦公在關(guān)注工具的同時，還要關(guān)注企業(yè)文化的“道”和管理方式的“法”，請問湛廬分別有怎樣的“道”和“法”，對公司遠程辦公的實踐起到了哪些作用？

陳曉暉：這個觀點我在跑步的過程中突然想到的?？赡軐τ诋斚潞芏喙净蛘呓M織來說，現(xiàn)階段遠程辦公就是使用一些遠程的辦公工具，規(guī)范一些流程。事實上湛廬在許多年前就在遠程辦公方面做了很多的嘗試，現(xiàn)在來總結(jié)：如果做好遠程辦公，需要以企業(yè)文化為道，管理方式為法，遠程辦公工具為術(shù)，三者相輔相成才能真正做好遠程辦公，實現(xiàn)高效率。

為什么說企業(yè)文化為道？遠程辦公的過程中，大家是不見面的，你沒有辦法去監(jiān)控員工在家里的八個小時中干什么，你只能最大限度地喚起大家的自驅(qū)力。這就需要企業(yè)文化的作用。

在這過程中，湛廬有三種企業(yè)文化起到了突出的作用。其一是以人為本。企業(yè)和員工的關(guān)系，從商業(yè)上來講是雇傭與被雇傭關(guān)系，但更高一層來看，雙方其實是合作者，為了同樣的目標去做同樣的事情。所以企業(yè)能不能和員工的目標保持一致，能不能時時處處將員工放在重要的位置就很重要。就這次疫情來說，我們在去年12月19日就開始密切關(guān)注疫情的各種信息，根據(jù)“非典”時期的經(jīng)驗，及時地給員工更多的建議。我們特別希望我們的同事在這樣的疫情中能夠保護好自己，我相信湛廬的這份希望是每一個員工都能感覺到的。

其二是公開透明。我始終認為將企業(yè)的現(xiàn)實狀況原原本本地告訴員工，才是團結(jié)一致的表現(xiàn)。在復(fù)工的前一天，我給大家寫了一封信。一個是和大家講述了一下目前的狀態(tài)，更重要的是讓大家安心：無論疫情發(fā)生什么樣的變化，哪怕湛廬銷售額在未來的半年為零，公司都是有余糧的，不用擔(dān)心生計的問題。在復(fù)工的第3 天，我又把我們目前面臨的環(huán)境，包括我們現(xiàn)在的銷售形勢和業(yè)務(wù)形式，印刷工廠等等物流的狀態(tài)等等，原原本本地跟所有的同事都交待清楚。同時我們也跟大家講明，在這一次的疫情當中，湛廬沒有裁員、減薪的計劃，同時我們所有的招聘依然正常進行，希望能給大家以信心。

最后一點，也是最重要的是相互信任。員工信任企業(yè)，企業(yè)也要信任員工。我們要把員工當作成年人，這也是湛廬推出的非常暢銷的一本書《奈飛文化手冊》中的核心觀點。對于湛廬來講，我們一直把員工當作成年人，我們對于員工的管理方式不是管小孩的方式，我們相信他們能正確地處理自己的問題。

談到具體的管理，在遠程辦公的過程中有兩種管理的方式，一種是管時間，一種是管任務(wù)。出于對效率的擔(dān)心，很多管理者是每天規(guī)定團隊成員要在什么時間完成什么樣的動作，而更高階的管理方式是管理任務(wù)。湛廬采取的就是管理任務(wù)的方式，而要實現(xiàn)這一點，有兩個關(guān)鍵的要點，一是OKR 工作法，二是信息的高效流轉(zhuǎn)。

OKR 工作法也叫目標與關(guān)鍵成果工作法，它最早來自于英特爾，后來被谷歌、奈飛等這些硅谷的公司大規(guī)模地應(yīng)用。OKR 模式的兩個關(guān)鍵詞就是“目標”與“關(guān)鍵成果”，聚焦公司最重要的事，把關(guān)鍵結(jié)果分解為一個個具體的行動和量化的任務(wù)，可以讓團隊齊心協(xié)力朝著同一個目標前進。

在湛廬，每個編輯部在每個季度都設(shè)定了自己的OKR，不僅和公司的大目標上下對齊，也和協(xié)同部門左右對齊。這些目標和KPI 無關(guān)，只和階段性的目標相關(guān)，這樣大家都在明確的目標下，按照自己既定的關(guān)鍵動作完成自己的關(guān)鍵結(jié)果。疫情爆發(fā)后，因為遠程辦公，OKR 的優(yōu)勢更加顯現(xiàn)，大家的工作溝通就是圍繞OKR在進行。因為工作的目標是明確的，將總目標分解為各階段目標，并細化到每日的工作中，盡管物理空間上大家都在四面八方，但是工作重點依然方向明確，目標統(tǒng)一。再加上各類遠程線上辦公軟件的協(xié)助，工作始終保持高效。所以整體工作的推進才更為順暢，部門間的協(xié)同也更為緊密。同時，因為這次遠程辦公，我們把原計劃在4 月份實施的個人OKR 提前到現(xiàn)在推行，幫助大家了解自己的個人工作目標和關(guān)鍵結(jié)果。

第二個是信息的流轉(zhuǎn)。在遠程辦公當中保證信息的及時流轉(zhuǎn)非常重要，如果想要能夠保持信息的高效流轉(zhuǎn)，除了一些交流工具之外，背后非常重要的是是否能夠形成一整套溝通交流的習(xí)慣。湛廬就非常注意信息的流轉(zhuǎn)和這一過程中產(chǎn)生出的創(chuàng)意。去過湛廬辦公室的朋友都說不像一個出版公司，更像一個互聯(lián)網(wǎng)公司，因為在湛廬空間的設(shè)計過程中，我們非常重要的考量就是如何進行信息的流轉(zhuǎn)，比如在如何設(shè)計動線、如何增加小組的碰撞、如何判斷溝通的頻次等等領(lǐng)域，我們都有對應(yīng)的思考和設(shè)計。而這些都可以在遠程辦公中復(fù)現(xiàn)。

《出版人》：湛廬也是一家涵蓋出版、營銷、數(shù)字出版等多元業(yè)態(tài)的復(fù)合型企業(yè)，不同業(yè)務(wù)部門在遠程辦公的過程中分別狀況如何？在這個過程中，湛廬總結(jié)出了哪些行之有效的方法？

陳曉暉：湛廬一直以來都特別強調(diào)信息在公司內(nèi)部的流動，強調(diào)協(xié)同在企業(yè)中的力量。湛廬不單是國內(nèi)首批拓展數(shù)字化閱讀產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的出版機構(gòu)，也是較早就將微信群和釘釘?shù)臏贤C制與協(xié)同機制引入到工作中的出版機構(gòu)，早已經(jīng)完成了線上審批和業(yè)務(wù)流程系統(tǒng)化的工作。2 月3 日復(fù)工之后的全員居家辦公的方式，對湛廬整體的工作推進效率基本沒有產(chǎn)生影響。此前我專門跟各個部門調(diào)查了一下最近的工作狀態(tài)，大家的反映都非常好，絕大部分人甚至認為效率比原來還高。

拿出版團隊來說，我們按產(chǎn)品線把團隊劃分為一個個編輯部，每天通過視頻、音頻會議討論策劃案，討論項目的推進，與作者、譯者溝通，通過釘釘群與編輯部內(nèi)部，與營銷、湛廬閱讀以及其他部門都能進行密切溝通，利用群直播的功能向公司全員宣講最新出版的產(chǎn)品，整體的工作都在有條不紊地進行中。

受疫情影響，湛廬原本敲定許多線下營銷方案無法及時實現(xiàn)，為此我們的營銷團隊在春節(jié)假期期間時刻關(guān)注疫情的發(fā)展情況，快速組織湛廬內(nèi)部專家以及相關(guān)圖書的作者和譯者，以各自的專長，并結(jié)合湛廬出版過的經(jīng)典圖書的內(nèi)容為預(yù)測、防范和科學(xué)解讀疫情撰寫文章，通過內(nèi)部自媒體矩陣以及外部媒體進行發(fā)布。

作為湛廬自有的虛擬/有聲閱讀服務(wù)平臺，湛廬閱讀App 的團隊在整個春節(jié)期間也是在忙碌中度過。在一周不到的時間內(nèi)，根據(jù)疫情防控的需要，數(shù)字閱讀團隊緊急協(xié)調(diào)上線近500 本電子書產(chǎn)品，內(nèi)容團隊還將以前付費的產(chǎn)品精選出來，免費提供“理性防疫、科學(xué)宅家指南”書單專題，教大家用科學(xué)和知識增強每個人的終身免疫力?？吹郊倨谘娱L、在家辦公的情況，湛廬閱讀App 的運營團隊將原計劃15 天的春節(jié)活動緊急延長到2 月底，累計共35 天。以上這些活動的策劃和實施，湛廬閱讀都是在極短的時間內(nèi)用在家辦公、遠程協(xié)作的方式完成，工作強度、溝通密度比平常還要高。

就具體的工作方式而言，湛廬也有下面這些小技巧。我們的員工每日9 點到9 點30 之間會在釘釘群中簽到打卡互相問候，就像之前大家來公司上班刷卡進門后互相之間問聲早安。以前的周例會，調(diào)整成每天早晨會-晚總結(jié)制度，保證團隊的方向感和親密度，感知個體員工的情緒變化和工作狀態(tài),及時發(fā)現(xiàn)工作中的困難，通過個別的溝通提供有益的幫助，同時能對外部形勢和市場變化快速反應(yīng)，保持團隊靈敏性。原有的一些流程和規(guī)則也會因時而變，比如遠程網(wǎng)絡(luò)條件的制約，原來的大溝通會就要變成開小會，甚至1V1 的會，然后大家用文字在更大范圍內(nèi)同步小會決議。

要把工作進展和成果同步，我們就要借用第三方工具，讓項目進度透明化——未開始的工作、在做的工作、已做完的工作分類明確；個人提出的問題有個統(tǒng)一的公布區(qū)，團隊成員可查看搜索和回答；再比如一些書封、音頻、電子資料等公共文件以前都儲存在電腦或硬盤里，現(xiàn)在就要用“云存儲、云取用”的方式來管理和傳遞。在遠程辦公中，你會發(fā)現(xiàn)湛廬綜合使用了很多的辦公遠程辦公工具，包括我們自有的管理系統(tǒng)，有釘釘、微信、QQ、還有zoom 這樣的視頻會議工具。

總體而言，遠程辦公考驗的是個人自覺性和組織間的溝通能力。公司不同部門之間需要建立長期穩(wěn)定的溝通合作機制，部門間只需按時間節(jié)點通過網(wǎng)絡(luò)進行多方的信息交流即可，與線下交流僅為形式的 改變，完成效率和效果均無差異。這一點充分證明了，能落地的公司文化、溝通機制和管理辦法是應(yīng)對內(nèi)外部變化的適應(yīng)性關(guān)鍵。

《出版人》：著眼未來，遠程辦公的模式在我們這個行業(yè)內(nèi)是否有更廣泛的應(yīng)用？

陳曉暉：對于出版行業(yè)或者更多行業(yè)來說，遠程辦公或許有兩種方向可以發(fā)展。一種是全職員工有的時候不需要一定來單位，就在家辦公，節(jié)約通勤時間，較少占用辦公場地，降低單位的運營成本。另一種是隨時可以招募隨需隨聘的員工，只保留核心的業(yè)務(wù)由本單位員工完成，其他專業(yè)性強的崗位都可以充分利用社會資源來完成。

疫情期間，出版行業(yè)的遠程辦公主要采取的是第一種模式，但長遠來看，我們一直希望湛廬變成一個指數(shù)型組織。指數(shù)型組織里有很重要的一個特點是有隨需隨聘的員工。所謂隨需隨聘，就必然要涉及云辦公、遠程辦公這種方式。在國外，所有的文字編輯都是自由職業(yè)者，并不隸屬于任何一個出版社，他們一直都是遠程辦公。我們也希望建立這樣一支強大的外編隊伍，這支隊伍可能分布在全國各地。

為了應(yīng)對這種趨勢，湛廬采用了一系列的方法：我們確立了外編的相關(guān)遴選標準，以及合作的流程和編輯規(guī)范，通過一本本書的合作，不斷優(yōu)化外編隊伍，不斷優(yōu)化外編的流程，建立針對外編的考核機制和分級方案；為了吸引高質(zhì)量的文字編輯，我們會提供高于市場價格兩倍甚至三倍的編加費用；同時我們也利用湛廬閱讀App 的自身優(yōu)勢，特別錄制專門用于外編遠程培訓(xùn)的音頻內(nèi)容。

如今湛廬閱讀團隊已經(jīng)與幾十個行業(yè)頂尖的音頻團隊合作，讓近五十位有才能的有聲書朗讀者在家就能錄制、剪輯、制作有聲書；技術(shù)團隊也采用了模塊化使用外協(xié)開發(fā)模式，有效提升了開發(fā)效率和質(zhì)量。相信這些實踐會在未來擁有更廣闊的發(fā)展前景。