醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理策略分析

[摘要] 醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性會(huì)對(duì)醫(yī)院各科室的工作造成重大影響，也會(huì)影響醫(yī)院整體的發(fā)展水平。在全面推進(jìn)醫(yī)療改革的過程中，文書檔案管理成為不可忽視的一部分，使文書檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，可有效提升文書檔案的管理效率，增加其利用率。該文在探尋醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理意義的基礎(chǔ)上，關(guān)注了我國(guó)醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理的現(xiàn)狀，并針對(duì)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的過程中出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的解決策略。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;文書檔案;規(guī)范化;管理策略

[中圖分類號(hào)] R197.323 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1672-5654（2020）07（b）-0009-03

Analysis of Standardized Management Strategy of Hospital Documents

HE Shu-jing

Department of General Affairs， Jining First People's Hospital， Jining， Shandong Province， 272000 China

[Abstract] The standardization of hospital file management will have a significant impact on the work of various departments in the hospital， and will also affect the overall development level of the hospital. In the process of comprehensively advancing the medical reform， the management of documents and archives has become a part that cannot be ignored. The standardization of document and archive management can effectively improve the management efficiency of documents and archives and increase their utilization. On the basis of exploring the significance of standardized management of hospital documents and archives， this article pays attention to the status quo of standardized management of hospital documents and archives in our country， and proposes corresponding solutions to the problems in the process of achieving standardized management of hospital documents and archives.

[Key words] Hospital; Document files; Standardization; Management strategy

醫(yī)院文書檔案主要是由公文轉(zhuǎn)化而來，其承擔(dān)著各級(jí)公文分類、轉(zhuǎn)遞貴重與醫(yī)院重要事件等工作的記錄，屬于檔案管理體系中的主要組成內(nèi)容，也是醫(yī)院管理歷程的主要憑證[1]。醫(yī)院文書檔案涉及到醫(yī)院管理的方方面面，且其管理水平的高低影響醫(yī)院發(fā)展前景，這是由于文書檔案與醫(yī)學(xué)、護(hù)理、藥學(xué)、行政等各部門工作密不可分，因此，促使醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化，能提高醫(yī)院整體的管理水平[2]。規(guī)范化的文書檔案管理，能確保文書檔案的質(zhì)量和完整性，也能使文書檔案的利用率得到極大提升，為醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)和長(zhǎng)久發(fā)展提供動(dòng)力支撐。但就現(xiàn)階段醫(yī)院文件材料的收集與歸檔來看，檔案資料短缺、不全等問題較為嚴(yán)重[3]。部分醫(yī)療器械合同、文件資料長(zhǎng)時(shí)間存在個(gè)人手中，而沒有能夠及時(shí)對(duì)其進(jìn)行整理與歸檔，進(jìn)而使得醫(yī)院文書檔案管理水平較低。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作改革，從規(guī)范化、科學(xué)化的角度出發(fā)，改變傳統(tǒng)、老舊的管理模式，積極優(yōu)化文書檔案的管理策略，為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展助力。

1? 醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理的意義

醫(yī)院文書檔案指的是醫(yī)院重要文件、資料的匯總，對(duì)于醫(yī)院管理作用較大，因此，要求對(duì)其的管理需要具備保密性、系統(tǒng)性、規(guī)范性等特點(diǎn)，規(guī)范化管理醫(yī)院文書檔案是為了方便患者及相關(guān)人員查閱。醫(yī)院檔案管理工作主要包括檔案文書的收集、整理、保存和利用等工作，對(duì)于醫(yī)院管理工作的開展作用明顯[4]。醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵，更規(guī)范的管理能體現(xiàn)醫(yī)院的管理水平，也方便相關(guān)人員查閱。

2? 醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理原則

2.1? 文書檔案齊全

醫(yī)院的文書檔案收集工作必須保證檔案的完整性，檔案需要能夠真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映醫(yī)院工作的整個(gè)過程[5]。文書檔案的收集貫穿于醫(yī)院文書檔案管理的全過程，保證對(duì)文書檔案收集的齊全能夠有效提升醫(yī)院文書檔案的工作水平，而如果收集工作不能保證質(zhì)量，則可能嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理工作，甚至對(duì)醫(yī)院工作的正常運(yùn)行產(chǎn)生不利影響。醫(yī)院的文書檔案包括正件、附件、請(qǐng)示批復(fù)、原件、轉(zhuǎn)發(fā)文件等，由于文件種類眾多，因此保證文書檔案的齊全需要首先確保檔案收集完整，保證檔案完整成套。

2.2? 嚴(yán)格遵循制度

對(duì)文書檔案的規(guī)范化管理工作往往容易受到很多客觀因素的影響，檔案管理部門在接收文件材料時(shí)的工作態(tài)度和工作能力將直接決定檔案工作的整體質(zhì)量[6]。但對(duì)于大多數(shù)醫(yī)院來說，其文書檔案分散在院內(nèi)的很多部門中，不同部門都存在大量檔案材料。將文書檔案分散在醫(yī)院各部門進(jìn)行檔案收集會(huì)給檔案規(guī)范化管理帶來很多不便之處，也更容易造成收集不全的情況出現(xiàn)[7]。因此醫(yī)院文書檔案管理部門需要嚴(yán)格遵循制度要求，保證文書檔案整理的規(guī)范性和完整性，并根據(jù)實(shí)際需求健全制度體系，適當(dāng)修改或增減相關(guān)條例，設(shè)立工作責(zé)任制，將文書檔案的收集管理工作落實(shí)到個(gè)人，明確各職工的職責(zé)內(nèi)涵和要求。

2.3? 文件材料準(zhǔn)確

在日常工作中，醫(yī)院會(huì)產(chǎn)生大量文件，并且很多文件會(huì)在之后的工作中被使用，但并不是所有的文件都必須建立檔案并保存，檔案只能保存具有價(jià)值的重要文件[8]。因此對(duì)于檔案管理工作需要做到精細(xì)化和準(zhǔn)確化，將非必要文件從檔案中剔除，從而提升檔案管理的效率。文書檔案的管理部門應(yīng)根據(jù)檔案鑒定原則以及保管期限規(guī)定，在充分討論了醫(yī)院實(shí)際情況后，目的明確地鑒別文件，將無價(jià)值文件銷毀，將有價(jià)值文件歸檔。

3? 我國(guó)醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理的現(xiàn)狀

3.1? 醫(yī)院文書檔案管理工作制度不完善

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層不重視文書檔案管理工作，在醫(yī)院管理相關(guān)條例和制度制定中，并不重視文書檔案管理，因此，醫(yī)院文書檔案管理工作制度處于殘缺或者空白，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理人員工作內(nèi)容考核不利，大大降低管理人員的工作積極性，也使其工作處于自我狀態(tài)，無相關(guān)的參考標(biāo)準(zhǔn)[9]。

3.2? 管理人員的規(guī)范化管理意識(shí)淡薄

醫(yī)院文書檔案管理人員依然采取老舊的管理模式，這是由于醫(yī)院患者人流量大、流動(dòng)性大，每個(gè)季度的文書檔案數(shù)量巨大，對(duì)于檔案文書的整理、管理未實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，管理文書檔案的效率低下，這與管理人員未建立規(guī)范化管理意識(shí)有關(guān)[10]。

3.3? 文書檔案的分類不夠明確

醫(yī)院文書檔案的分類屬于檔案管理中的意向基本內(nèi)容，也屬于一種對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、有效管理的主要方式?，F(xiàn)階段國(guó)家檔案管理部分對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案分類方法還沒有明確的規(guī)定，大部分醫(yī)院均采用的是綜合檔案室年終統(tǒng)一立卷的管理模式，這也使得檔案管理的工作人員通常需要花費(fèi)大量的精力來對(duì)照檔案分類表，對(duì)所有相關(guān)的信息進(jìn)行分類與甄別[11]。但出現(xiàn)醫(yī)院文書檔案歸屬難以選擇時(shí)，只能夠通過檔案管理人員自身進(jìn)行權(quán)衡，進(jìn)而使得某一份資料的完整性難以得到保障，很容易出現(xiàn)同一份材料出現(xiàn)在不同的類目當(dāng)中。

3.4? 文書檔案管理信息系統(tǒng)不健全

在信息技術(shù)已經(jīng)遍布所有行業(yè)的今天，信息技術(shù)的使用使管理工作更規(guī)范、科學(xué)，也能提升管理效率，但是我國(guó)醫(yī)院文書檔案管理部門，卻并未將信息技術(shù)引入其管理工作中，或者并未建立健全的文書檔案管理信息系統(tǒng)，使文書檔案管理工作跟不上醫(yī)院整體管理步伐。

3.5? 文書檔案管理人員的素質(zhì)不高

醫(yī)院文書檔案管理人員大部分并非經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)的，面對(duì)數(shù)量龐大的文書檔案，只是沿襲老舊的管理模式，不具備專業(yè)的管理技術(shù)，常常會(huì)在文書檔案管理過程中出現(xiàn)文書檔案遺失，或者保存不當(dāng)?shù)男袨?。而部分具備管理?jīng)驗(yàn)的人才，進(jìn)入醫(yī)院文書檔案工作中，因不具備專業(yè)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，對(duì)于檔案中疾病術(shù)語不了解，也會(huì)降低管理效率和質(zhì)量。

4? 醫(yī)院文書檔案的規(guī)范化管理的策略

4.1? 健全醫(yī)院文書檔案的管理制度

醫(yī)院文書檔案管理需要走向規(guī)范性，并落到實(shí)處，就需要一套的醫(yī)院文書檔案管理制度為堅(jiān)實(shí)后盾，使各項(xiàng)管理工作能有條不紊地進(jìn)行。受新醫(yī)改的影響，醫(yī)院的內(nèi)外部環(huán)境也隨之變化，過去的醫(yī)院文書檔案管理制度會(huì)出現(xiàn)不完整現(xiàn)象，需要對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化整合，以適應(yīng)管理工作的變化和革新。具體的健全措施有：①落實(shí)責(zé)任制度：制定醫(yī)院文書檔案管理的工作內(nèi)容，并明確每位工作人員的職責(zé)范圍，使其能熟悉了解自身工作職責(zé)，完善醫(yī)院文書檔案管理的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)管理人員的工作熱情，降低文書檔案管理的出錯(cuò)率;②明確文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)：管理人員可根據(jù)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)開展工作，使文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率更高;③完善文書檔案管理工作的監(jiān)督制度：建立一套文書檔案管理工作監(jiān)督體系，使文書檔案得到更規(guī)范的保存，成立監(jiān)督小組，定期對(duì)管理人員的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保文書檔案管理工作順利開展。

4.2? 樹立文書檔案規(guī)范化的管理意識(shí)

隨著新醫(yī)改的逐步推進(jìn)，對(duì)于整個(gè)醫(yī)療系統(tǒng)而言，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)，整個(gè)醫(yī)院及其各個(gè)部門都在進(jìn)行改革。醫(yī)院文書檔案管理部門是醫(yī)院重要的組成部分，其改革也迫在眉睫，需要不斷加強(qiáng)規(guī)范化意識(shí)，全面推進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理規(guī)范化工作。具體措施有：①醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)階層需要充分重視文書檔案管理工作，并在文書檔案管理人員心中樹立規(guī)范意識(shí)，再結(jié)合自身實(shí)際，對(duì)醫(yī)院文書檔案管理部門進(jìn)行工作改革，將規(guī)范化管理根植于文化檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)中;②加強(qiáng)規(guī)范化管理的宣傳力度：在醫(yī)院的各部門（包括文書檔案管理部門）宣傳規(guī)范化管理的重要性，倡導(dǎo)所有工作人員將規(guī)范化意識(shí)深入工作中，并作為提升工作能力的助力，增強(qiáng)工作人員的自覺性。

4.3? 加強(qiáng)文書檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為各行業(yè)管理中不可或缺的一部分，并對(duì)各行業(yè)的工作進(jìn)行有效整合，實(shí)踐證明，信息化技術(shù)在管理中的應(yīng)用較多，且成效明顯。因此，新型的信息管理系統(tǒng)的崛起，為企業(yè)管理工作的高效、優(yōu)質(zhì)完成提供保障，在醫(yī)院的文書檔案規(guī)范化管理工作中融合信息技術(shù)，將信息技術(shù)中可用部分應(yīng)用于文書檔案管理工作中。具體措施是完善醫(yī)院文書檔案的信息管理系統(tǒng)，使其更規(guī)范、更健全，具體措施有：①醫(yī)院文書檔案管理部門需組織全員學(xué)習(xí)文書檔案信息化管理的理論知識(shí)和技巧，認(rèn)真分析信息技術(shù)的使用方法和價(jià)值，將信息技術(shù)與文書檔案管理兩者有機(jī)融合，簡(jiǎn)化管理流程，提高管理效率，確保患者查閱檔案更方便、更快捷;②確保文書檔案管理的保密性：通過信息技術(shù)，可對(duì)文書檔案信息管理系統(tǒng)實(shí)施安全防護(hù)，在確保文件檔案不會(huì)丟失的同時(shí)，也能預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，保障其安全。

4.4? 提高管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)文件檔案管理質(zhì)量影響最直接的是文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，想要推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理的效率，使其更加規(guī)范，就必須培養(yǎng)工作人員的工作責(zé)任感，使其積極主動(dòng)學(xué)習(xí)管理技巧和醫(yī)學(xué)知識(shí)，從而提高自己的管理水平，適應(yīng)醫(yī)院文書檔案管理工作[12]。醫(yī)院可定期組織文書檔案管理人員進(jìn)行管理知識(shí)培訓(xùn)，提高其綜合素質(zhì)，具體措施有：①醫(yī)院可定期組織教育培訓(xùn)，側(cè)重于培訓(xùn)管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)、文件整理的技能等，并將現(xiàn)代化技術(shù)納入培訓(xùn)中心，使其能跟上時(shí)代潮流，善于將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于管理工作中;②為文書檔案管理工作人員提供深造和職業(yè)晉升機(jī)會(huì)，如將管理工作人員輸送至知名企業(yè)中，學(xué)習(xí)文書檔案管理技術(shù)，也可邀請(qǐng)知名的管理大師來院教授管理經(jīng)驗(yàn)和技巧;根據(jù)管理工作人員個(gè)人的發(fā)展需要，為其制定考核目標(biāo)，通過考核目標(biāo)可提高其薪資待遇，對(duì)于工作能力強(qiáng)的人員，還可提供職位提升的待遇，充分激發(fā)文書檔案管理人員的工作積極性;③醫(yī)院定期開展文書檔案管理職業(yè)道德素質(zhì)教育，通過視頻教育、發(fā)放相關(guān)書籍等方式提升其職業(yè)道德水平，實(shí)現(xiàn)其人生價(jià)值。

5? 結(jié)語

隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展和擴(kuò)大，醫(yī)院文書檔案的數(shù)量和內(nèi)容將不斷增多，如果文書檔案管理存在不合理性，或者管理方式落后，就會(huì)影響患者查閱檔案，也會(huì)影響醫(yī)院的整體形象。因此，將信息化技術(shù)引入醫(yī)院文書檔案管理工作中，提升管理工作者的綜合素質(zhì)，完善其管理系統(tǒng)制度等措施的實(shí)施，成為實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理的基石。醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理，不僅能提升醫(yī)院文書檔案的管理質(zhì)量和效率，而且能促使醫(yī)院整體管理改革前進(jìn)一大步，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展。

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（收稿日期：2020-04-22）

[作者簡(jiǎn)介] 何姝婧（1983-），女，本科，館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。