大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用初探

王彩霞

摘要：現(xiàn)代社會(huì)的科技水平已經(jīng)達(dá)到了一定程度的先進(jìn)水平，而且現(xiàn)如今在各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)當(dāng)中已經(jīng)有圖片的應(yīng)用和推廣，尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)在我國(guó)重要領(lǐng)域當(dāng)中的應(yīng)用，不僅提升了工作質(zhì)量和效率，而且能夠更好地滿足現(xiàn)代城市發(fā)展的需求，進(jìn)一步提升我國(guó)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文，主要針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用措施進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);檔案管理;管理模式

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）27-0039-02

開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

傳統(tǒng)檔案管理工作的方式主要是紙質(zhì)檔案管理。雖然這種方式為我國(guó)檔案信息的收集和處理工作帶來(lái)了一定的便利，但是，面對(duì)著大數(shù)據(jù)時(shí)代到來(lái)的沖擊和影響傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的各種需求。為了結(jié)合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)未來(lái)發(fā)展方向提出的各項(xiàng)要求，那么就需要積極開(kāi)展檔案管理工作的轉(zhuǎn)型工作，下文主要針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用進(jìn)行分析，能夠幫助我們充分了解到目前需要完善的問(wèn)題。

1 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的重要性

首先，我們要對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的重要性和意義進(jìn)行分析和闡述，這樣能夠幫助我們充分了解大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的檔案管理工作所發(fā)生的變化。檔案管理工作對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展本身就有特別積極的影響和作用，主要負(fù)責(zé)對(duì)社會(huì)各個(gè)行業(yè)的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整合和處理，但是傳統(tǒng)檔案管理方式，由于過(guò)度依賴人工操作，可能會(huì)存在效率降低，準(zhǔn)確性較差的情況。而且傳統(tǒng)檔案管理方式本身就需要耗費(fèi)較高的成本，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來(lái)說(shuō)，已經(jīng)不是那么容易被接納。現(xiàn)如今大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用，能夠滿足不同企業(yè)對(duì)答案管理提出的不同需求，以下主要從三個(gè)方面來(lái)分析具體的對(duì)于檔案管理工作的作用和影響。

1.1滿足智慧城市發(fā)展需要

首先，建設(shè)信息化城市在當(dāng)今社會(huì)當(dāng)中都是非常重要的一個(gè)問(wèn)題，不僅需要提高對(duì)科學(xué)技術(shù)的投入和研究，而且需要在不同地區(qū)建立不同規(guī)模的信息化智慧城市。而智慧城市所負(fù)責(zé)的主要是對(duì)各行各業(yè)乃至整個(gè)社會(huì)涉及的海量數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行科學(xué)化的處理和整合，根據(jù)對(duì)數(shù)據(jù)信息的處理結(jié)果，能夠有效地預(yù)測(cè)整個(gè)城市未來(lái)的發(fā)展。而且通過(guò)某些領(lǐng)域信息數(shù)據(jù)的調(diào)查和了解，能夠幫助我們充分了解到發(fā)展經(jīng)濟(jì)過(guò)程當(dāng)中存在的問(wèn)題，從而及時(shí)做好應(yīng)對(duì)措施的準(zhǔn)備工作。檔案管理工作與該理念就是十分契合的，在某種程度上結(jié)合了大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作能夠更好地滿足智慧城市發(fā)展和建設(shè)的需求，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)對(duì)各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行，有效地整合和分類能夠幫助該領(lǐng)域相關(guān)工作人員，隨時(shí)隨地的快速查詢獲取信息，這樣就能夠有效提升大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的檔案管理信息化水平。

1.2 滿足檔案管理信息化需要

在我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，往往會(huì)應(yīng)用紙質(zhì)檔案的方式來(lái)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存。雖然這種方式為我國(guó)檔案管理工作做出了巨大的貢獻(xiàn)，而且是我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理工作的基礎(chǔ)，但是這種方式仍然存在，許多需要完善的地方傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案本身對(duì)于工作人員來(lái)說(shuō)就存在查詢比較困難的問(wèn)題，甚至有時(shí)候會(huì)需要耗費(fèi)一定的人力和物力才能夠查詢到自己想要了解的信息，這樣就是與我們本身建立檔案管理工作部門的理念是相悖逆的。我們需要檔案管理的原因，就是能夠?yàn)槲覀兲峁┮环N查找和處理信息數(shù)據(jù)的快捷的方式。但是，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)時(shí)間往往較短，不能很好地滿足人們的需求，而且容易丟失等等缺點(diǎn)都無(wú)法滿足現(xiàn)代社會(huì)對(duì)答案管理工作提出的要求和標(biāo)準(zhǔn)。因此，現(xiàn)代檔案管理工作必須要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，作為最主要的技術(shù)支撐和理論支撐。這樣才能夠更好地建立一個(gè)檔案信息化管理平臺(tái)和系統(tǒng)，從而能夠?yàn)閺V大用戶提供多元化的服務(wù)。

1.3 滿足檔案存儲(chǔ)信息化要求

在我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理工作當(dāng)中，檔案數(shù)據(jù)的量是一定的，這是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案存儲(chǔ)數(shù)量是固定不變的，而且存在一定的局限性，但是隨著數(shù)據(jù)化時(shí)代的到來(lái)，各行各業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)信息提出了更高的要求，因此，大存儲(chǔ)數(shù)量相比之前發(fā)生了巨大的變化。不僅檔案存儲(chǔ)，數(shù)量發(fā)生指數(shù)型增長(zhǎng)，而且檔案的信息程度也相比之前變得更加復(fù)雜，因此現(xiàn)代檔案管理人員面對(duì)著很大的挑戰(zhàn)。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，我國(guó)能夠建立相比之前更加完善的云端電子檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)和系統(tǒng)，云端電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠收納更多的海量信息數(shù)據(jù)。而且不僅能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行梳理和歸納分類，還能夠根據(jù)信息數(shù)據(jù)的屬性以及性質(zhì)挖掘信息存在的價(jià)值。通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)背后隱藏信息的分析，能夠進(jìn)一步利用海量信息數(shù)據(jù)，從而為各行各業(yè)提供更大的幫助，通過(guò)這種方式，就能夠更好地滿足檔案存儲(chǔ)信息化的要求，進(jìn)一步提升對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的利用率，而且能夠減少對(duì)人力物力財(cái)力的耗費(fèi)。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的具體操作

上文針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在我國(guó)檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用的重要性和意義進(jìn)行了分析和闡述，從一定程度上來(lái)說(shuō)，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，檔案管理工作能夠相比之前，進(jìn)一步提升工作質(zhì)量和效率，而且通過(guò)對(duì)檔案管理模式的優(yōu)化，能夠更好地保證信息數(shù)據(jù)的完整性和安全性，這對(duì)于我國(guó)各行各業(yè)來(lái)說(shuō)，都是提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的基礎(chǔ)，因此，必須要確保檔案管理工作，合理運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)。那么下文將對(duì)具體操作進(jìn)行分析。

2.1 構(gòu)建云端存儲(chǔ)

首先，檔案管理工作在運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)之前必須要做好充分的準(zhǔn)備工作，這個(gè)準(zhǔn)備環(huán)節(jié)就包括構(gòu)建良好的云端存儲(chǔ)空間。相關(guān)工作人員必須要確保存儲(chǔ)空間是充足的，這樣才能夠保證建立云端信息存儲(chǔ)庫(kù)的要求。如果存儲(chǔ)空間過(guò)小的話，不僅信息存儲(chǔ)數(shù)量不能夠達(dá)到要求和標(biāo)準(zhǔn)，還有可能會(huì)造成部分?jǐn)?shù)據(jù)信息，不能夠完整的被呈現(xiàn)和整理?，F(xiàn)如今為了滿足智慧城市的建立和發(fā)展，我們就必須建立云存儲(chǔ)空間，云技術(shù)在現(xiàn)代領(lǐng)域當(dāng)中應(yīng)用的十分普遍，而且是實(shí)施檔案管理工作的最基礎(chǔ)的條件。這主要是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)言的方式來(lái)對(duì)各種信息數(shù)據(jù)進(jìn)行儲(chǔ)存，儲(chǔ)存的空間主要是網(wǎng)絡(luò)終端信息管理系統(tǒng)。通過(guò)這種方式不僅能夠進(jìn)一步擴(kuò)大信息存儲(chǔ)空間收納更多海量信息，而且還能夠進(jìn)一步保證檔案信息的完整性和安全性。相關(guān)工作人員可以對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)式分析和記錄，這樣能夠?yàn)閺V大用戶提供多元化的服務(wù)，從而滿足他們對(duì)信息服務(wù)提出的需求。相關(guān)工作人員要想建立云存儲(chǔ)模式，就必須要做好云端檔案管理的硬件基礎(chǔ)配置工作，這主要是根據(jù)實(shí)際情況來(lái)適當(dāng)增加檔案管理硬件的信息存儲(chǔ)量，而且要根據(jù)實(shí)際需求添加檔案管理需要的配套軟件設(shè)施，這樣才能夠更好地去開(kāi)展對(duì)海量信息數(shù)據(jù)的收集處理以及分析工作。云存儲(chǔ)的方式能夠滿足更多的信息對(duì)象，相比之前不僅能夠?qū)我坏奈淖中畔⑦M(jìn)行存儲(chǔ)和處理，而且還能夠?qū)?jīng)過(guò)處理的圖片、視頻以及聲音進(jìn)行完整的存儲(chǔ)，這樣就能夠有效擴(kuò)大檔案管理的存儲(chǔ)范圍。在建立云存儲(chǔ)管理平臺(tái)和系統(tǒng)之前，必須要時(shí)刻保持與國(guó)家終端檔案管理系統(tǒng)的連接，這樣才能夠?qū)n案信息進(jìn)行雙重存儲(chǔ)，進(jìn)一步提升信息的安全性和完整性。

2.2 增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)

大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中應(yīng)用的主要體現(xiàn)就是能夠?qū)ι婕暗暮Ａ啃畔?shù)據(jù)進(jìn)行完整而深入的分析，通過(guò)對(duì)大量信息數(shù)據(jù)的深入的挖掘，能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后潛藏的價(jià)值，從而能夠?yàn)槠髽I(yè)和社會(huì)提供更多有價(jià)值的信息。數(shù)據(jù)分析是整個(gè)檔案管理工作當(dāng)中一個(gè)必要的環(huán)節(jié)。這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中需要為廣大用戶提供數(shù)據(jù)分析服務(wù)，為了更好地滿足廣大用戶的檔案管理工作提出的各類需求，那么就需要充分了解現(xiàn)代檔案管理工作能夠提供的分析服務(wù)的特征。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，但管理工作必須要對(duì)云端數(shù)據(jù)的分析能力進(jìn)行有效的提升，這樣才能夠接受并分析和處理更加復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息，而且能夠在短時(shí)間內(nèi)為用戶提供他們想要了解的內(nèi)容。那么就需要進(jìn)一步增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析服務(wù)，通過(guò)這種方式不僅能夠針對(duì)目前單一的數(shù)據(jù)庫(kù)信息分析服務(wù)進(jìn)行積極的優(yōu)化，能夠隨時(shí)結(jié)合用戶的實(shí)際需求，去提升檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。而且還能夠?qū)⒍喾N檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的整合，從而擴(kuò)大信息整合的范圍，能夠?qū)⒏鞣N類型有聯(lián)系的信息數(shù)據(jù)放在一起進(jìn)行分析。通過(guò)這種方式就能夠有效提升對(duì)信息數(shù)據(jù)的分析的工作質(zhì)量和效率，更好地滿足廣大用戶對(duì)信息分析提出的及時(shí)服務(wù)，能夠幫助他們?cè)诙虝r(shí)間內(nèi)就能夠查詢到自己想要了解的內(nèi)容。

2.3 提升數(shù)據(jù)檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)在其他行業(yè)當(dāng)中的應(yīng)用的比較突出的一個(gè)特點(diǎn)，就是提升了數(shù)據(jù)檢索的效率。同樣的，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作當(dāng)中的應(yīng)用也能夠提供這項(xiàng)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，各行各業(yè)都以一種快節(jié)奏的方式向前發(fā)展，人們也對(duì)信息數(shù)據(jù)的查閱服務(wù)提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)和要求。因此，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不能很好地滿足現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需求，因?yàn)閭鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，所設(shè)置的檔案信息檢索服務(wù)比較復(fù)雜。主要方式就是通過(guò)建立檔案管理檢索目錄，然后讓用戶根據(jù)自己的需求，在目錄上尋找對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼。這種方式對(duì)于用戶來(lái)說(shuō)，要想在眾多大的信息當(dāng)中，快速找到自己需求的那份信息數(shù)據(jù)還是非常復(fù)雜的。而且在一定程度上這種信息數(shù)據(jù)檢索的流程還存在一定的困難。因此，針對(duì)這種問(wèn)題，現(xiàn)代檔案管理工作在結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了優(yōu)化。通過(guò)建立一個(gè)系統(tǒng)化的檔案信息管理平臺(tái)，能夠根據(jù)不同信息數(shù)據(jù)的性質(zhì)和屬性對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)歸納的分類，或者是根據(jù)不同的關(guān)鍵詞進(jìn)行分類，這樣就能夠讓用戶通過(guò)搜索引擎來(lái)進(jìn)行不同的搜索，從而獲取自己想要了解的信息，通過(guò)這種檢索方式的優(yōu)化和改革能夠相比之前有效提升用戶的檢索效率。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)研究人員還能夠在檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)用一定的可視化分析技術(shù)，這樣就能夠借助圖表來(lái)為廣大用戶提供信息的發(fā)展方向。這對(duì)于企業(yè)分析未來(lái)發(fā)展情況來(lái)說(shuō)是非常有幫助的一項(xiàng)服務(wù)，而且還能夠借助這種技術(shù)來(lái)對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行特殊化處理，從而幫助企業(yè)建立科學(xué)的數(shù)據(jù)分析預(yù)測(cè)模型，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)檢索的寬度和深度，通過(guò)這樣的改革和優(yōu)化能夠有效提升檔案管理的檢索能力水平。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展都發(fā)揮著不可磨滅的作用和影響，在應(yīng)用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，能夠進(jìn)一步完善檔案管理系統(tǒng)，提高對(duì)信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)工作的安全性和完整性。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】