強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理的可行路徑探究

張艷

摘要：本文針對電子檔案管理的發(fā)展情況進(jìn)行了簡要分析，并就事業(yè)單位電子檔案管理方面存在的一些問題進(jìn)行了討論，由此基于問題導(dǎo)向理念，對電子檔案管理強(qiáng)化路徑進(jìn)行了思考，指出應(yīng)圍繞無紙化辦公，在制度、管理、技術(shù)三個層面優(yōu)化電子檔案管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案管理;優(yōu)化

檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案工作的必然趨勢，如何對電子檔案進(jìn)行信息化管理，提高檔案管理的效率，提高電子檔案的利用率，來更好地指導(dǎo)事業(yè)單位發(fā)展，非常值得思考。

一、事業(yè)單位電子檔案思考

由于電子檔案管理與檔案管理信息化建設(shè)同步，盡管取得了一些成效，但多數(shù)是從宏觀上考慮，在微觀上因?yàn)橐恍┮蛩氐挠绊懀壳半娮訖n案管理體系尚未完全建立，大量電子檔案存在保管不善、失去控制、失去利用價值以及信息安全等隱患。

具體而言，首先電子檔案因?yàn)樯森h(huán)境與紙質(zhì)檔案完全不同，在技術(shù)特性上差距巨大，電子檔案是純粹數(shù)字化的，容易改造、容易丟失、容易利用，對電子設(shè)備依賴性強(qiáng)?，F(xiàn)有《檔案法》的規(guī)定并不一定完全適用電子檔案管理。

其次，電子檔案管理存在一定重技術(shù)研究而輕配套的現(xiàn)象，技術(shù)越先進(jìn)，電子檔案管理越滯后，技術(shù)與實(shí)際管理脫節(jié)，不適應(yīng)技術(shù)的進(jìn)步。深層次的原因可能是制度系統(tǒng)性不強(qiáng)，標(biāo)準(zhǔn)之間缺乏有效互補(bǔ)和銜接。整體上就是電子檔案管理系統(tǒng)性不強(qiáng)，一些電子檔案管理相關(guān)的關(guān)鍵點(diǎn)缺失，比如核心技術(shù)、歸檔整理、長期保存、特殊格式保存等。

再次，電子檔案管理與業(yè)務(wù)之間兩張皮，因?yàn)槭聵I(yè)單位在信息化建設(shè)中，業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)和檔案部門的信息系統(tǒng)是分開建設(shè)的，業(yè)務(wù)部門的信息系統(tǒng)最早建設(shè)，目的是方便辦公，沒有考慮到檔案部門對電子文件的整理歸檔問題，因此出現(xiàn)了信息丟失、損毀、泄密等風(fēng)險，同時因?yàn)闄n案部門的地位相對較低，在IT人才方面儲備不到位，加上人員流動頻繁，電子檔案管理不能科學(xué)有效地為事業(yè)單位業(yè)務(wù)服務(wù)。

最后，檔案信息化是技術(shù)進(jìn)步的產(chǎn)物，信息技術(shù)對檔案信息化影響巨大，電子檔案管理對信息技術(shù)依賴性強(qiáng)，加上易改動而導(dǎo)致容易檔案信息失真，同時信息技術(shù)的發(fā)展速度快，可能會因?yàn)橛?jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境的更新而出現(xiàn)可讀性問題。同時因?yàn)樾畔⒐聧u和重復(fù)建設(shè)問題，電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)比較落后，檔案信息整合需要進(jìn)一步思考新技術(shù)的應(yīng)用。

二、事業(yè)單位電子檔案管理強(qiáng)化路徑

現(xiàn)行檔案管理體制還是雙套制，即紙質(zhì)檔案和電子檔案分別同步管理?？扇绻麊渭儝侀_紙質(zhì)檔案，單獨(dú)以電子檔案為核心，構(gòu)建單套制，目前存在一些矛盾，一方面事業(yè)單位無紙化辦公使得電子文件生成、辦理均處在數(shù)字環(huán)境下，這些文件資料是重要的業(yè)務(wù)記錄，要進(jìn)行檔案管理，則必須要依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng);另一方面，雙套制下電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步會造成工作量的增加，同時與無紙化辦公矛盾。如果拋棄紙質(zhì)資料，將解決漲庫問題，但是有些關(guān)鍵資料還是紙質(zhì)的，拋棄它們是不現(xiàn)實(shí)的，尤其是珍貴的檔案記錄，如果出現(xiàn)了問題還必須要修復(fù)，如果掃描成數(shù)字副本，卻有些得不償失，造成檔案資料重疊、冗余，管理上會出現(xiàn)混亂。

因此現(xiàn)階段需要強(qiáng)化事業(yè)單位電子檔案管理。需要頂層設(shè)計(jì)，依托法制和政策，促使電子檔案管理水平提升。應(yīng)從法制層面，通過法律構(gòu)建電子檔案管理的法律法規(guī)，確保電子檔案管理有法可依，有章可循。注意應(yīng)當(dāng)圍繞電子政務(wù)，從法律層面確保行政管理領(lǐng)域電子簽名的法律效應(yīng)，如此電子檔案的屬性也需要明確，使其具備與紙質(zhì)檔案相當(dāng)?shù)姆尚Я?。如此筆者建議通過制度+管理+技術(shù)的方式整體提升電子檔案管理。

首先，制度方面，應(yīng)探索適應(yīng)檔案管理信息化的管理制度，針對電子文件歸檔與電子檔案管理形成專門的管理制度措施，規(guī)范電子文件歸檔，規(guī)范電子檔案記錄的真實(shí)有效性。應(yīng)構(gòu)建完善責(zé)任機(jī)制，落實(shí)主體責(zé)任，保證電子檔案精細(xì)規(guī)范，構(gòu)建四同步工作制度，即部署、實(shí)施、檢查、驗(yàn)收同步工作機(jī)制，形成管理辦法。

其次，管理方面，電子檔案管理的基礎(chǔ)與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理并無多大區(qū)別，檔案管理的核心流程不管信息化程度有多高，實(shí)際上最基礎(chǔ)的流程是不變的，即收集、接收、整理、保存、編研、利用等，電子檔案管理，也應(yīng)當(dāng)著重從建、管、用三個方面來實(shí)施：建就是要精細(xì)化地建，一個小數(shù)點(diǎn)都不能錯，為了保證電子檔案的真實(shí)性準(zhǔn)確性，必須要實(shí)地調(diào)查，如此必須要將電子檔案管理下移至事業(yè)單位的基層機(jī)構(gòu)，幫助基層構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)操作方法;管理，就是要把電子檔案數(shù)據(jù)化，通過建立數(shù)據(jù)索引，分門別類地存儲至數(shù)據(jù)庫、硬盤等存儲器中永久保存，要注意信息安全，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)，如此可方便后續(xù)利用，而網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)的信息，卻可能被抓取而泄密，因此需要注意網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù);利用方面則利用電子檔案流轉(zhuǎn)方便、查閱方便的特性，通過構(gòu)建相應(yīng)平臺賦予相關(guān)人員權(quán)限，在檔案部門高水準(zhǔn)服務(wù)下，為相關(guān)人員提供指導(dǎo)，最終服務(wù)單位發(fā)展。

最后，技術(shù)層面，電子檔案管理無論是建立檔案、管理檔案還是利用檔案，都離不開信息技術(shù)。因此要圍繞無紙化辦公要求，打造一個檔案管理系統(tǒng)，并于與辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行對接，所有電子文件，在有電子簽名的前提下，分發(fā)給各科室后，原件上傳檔案管理系統(tǒng)留檔，對于其他的一些資料記錄，則可以由人工至實(shí)地調(diào)查，利用PAD、智能手機(jī)等進(jìn)行實(shí)時記錄，并通過網(wǎng)絡(luò)上傳管理系統(tǒng)，系統(tǒng)分發(fā)資料給相關(guān)人員進(jìn)行審核，整理歸檔，若引入智能化分析，甚至可以直接由計(jì)算機(jī)自動分配、匯總以及歸檔。

綜上所述，當(dāng)前電子檔案管理必須要結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際，采取四同步工作機(jī)制，圍繞無紙化辦公，構(gòu)建電子檔案管理體系，進(jìn)一步還需要進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，提供法律和政策保障，提高電子檔案管理水平。

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