新時期事業(yè)單位檔案管理的信息化構建

張墨濤

摘要：本文首先就新時代背景下，我國事業(yè)單位日常管理檔案過程中所涉及到數(shù)據(jù)化建設的相關內容進行概述，并在此基礎上，就該過程中所暴露的突出問題進行分析，最后基于筆者個人經(jīng)驗，提出了相關的意見建議，期望可以給從事有關領域的工作人員帶來有效幫助。

關鍵詞：新時代;檔案管理;內容;問題;信息化

在中國經(jīng)濟和社會體制不斷發(fā)展健全的過程當中，對于事業(yè)單位的檔案管理方面的工作有了更加復雜的要求。當前，我國正處在計算機技術和互聯(lián)網(wǎng)技術高速發(fā)展的時代，針對檔案管理，自然也應朝著信息化方向邁進，但從目前情況來看，在諸如內部檔案的日常規(guī)范管理等方面的工作中，仍存在許多問題，針對這些問題妥善處理，是相關崗位工作人員所需要關注的問題。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化相關內容分析

筆者認為，目前我國事業(yè)單位內部檔案日常管理工作主要涉及到檔案信息資源庫構建、檔案管理配套設施構建、檔案使用系統(tǒng)構建、檔案管理人才隊伍構建以及制度規(guī)則構建。其中，檔案信息資源庫建設是實現(xiàn)信息化檔案管理的重要前提，是各級事業(yè)單位開展相關工作的重要基礎;檔案管理配套設施建設是事業(yè)單位在開展資源交換、資源共享、資源傳輸?shù)募夹g保障;檔案使用系統(tǒng)將影響到相關部門對信息化檔案的使用效果;管理人才隊伍構建讓信息化檔案管理更加具有專業(yè)性;制度規(guī)則構建讓事業(yè)單位的檔案信息在日常流通過程中更加安全。以上內容，便是我國事業(yè)單位檔案管理在信息化建設中涉及的各個方面，只有將上述內容都有效做好，才能讓事業(yè)單位在新時代背景下，檔案管理工作展現(xiàn)出更加卓越的效果。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

就當前國內各級事業(yè)單位檔案管理的工作特點來進行分析，檔案涉及條目廣泛、數(shù)量繁雜，同時部分檔案有較高的專業(yè)性和秘密性。因此原來的相關部門基本上不能達到檔案管理工作的整體需要，必須要著手強化對檔案管理工作的信息化建設，但值得注意的是，在開展此項工作的過程中，一些問題的存在導致此項工作的進展并不順利，經(jīng)過歸納，問題可以總結為如下幾點：

首先，事業(yè)單位檔案信息建設的針對性不足，目前大部分事業(yè)單位仍舊憑借局域網(wǎng)開展檔案資料的操作處理，針對這些文件的存儲和查閱都比較簡單，無法保障這些檔案始終處在安全和保密的狀態(tài)，同時，國內事業(yè)單位使用的檔案軟件都是家庭用軟件，對事業(yè)單位的檔案管理缺乏針對性;其次，從事業(yè)單位從事檔案管理工作的人員構成進行分析，這些工作人員普遍缺少檔案管理的經(jīng)驗和一些基本的計算機操作技術，事業(yè)單位整體也對檔案管理工作重視程度不足，導致部分擁有高素質、高學歷、高技能的人才在從事檔案管理工作的過程中無法得到應有的待遇，長此以往，導致了目前事業(yè)單位檔案管理人員的整體素養(yǎng)較差，在事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展過程中缺少必要的專業(yè)技能素養(yǎng)。

三、促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設的建議

在上文中，筆者探討了事業(yè)單位檔案信息化建設進程中所暴露的一些問題，針對上述問題，筆者提出如下處理意見建議。

首先，是強化針對性。信息化建設是強化相關行為有效性的一項關鍵性舉措，所以有關部門在進行信息化建設工作的過程中，必須要進行大量的人才儲備建設、財力籌措以及物質資源籌集。依靠信息化網(wǎng)站向有關工作人員提供正確的信息檔案，建議采用網(wǎng)頁的方式來進行檔案建設，讓每一份檔案都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進行查詢，這對于有關部門在檔案管理中采取的行為方式，將會產(chǎn)生積極而又深遠的影響。

其次，增強相關部門對檔案安全性的重視程度，互聯(lián)網(wǎng)的確提升了各類檔案的使用效率，但與此同時，檔案的安全性也受到了一定程度的威脅，因此，為了能夠在新時代背景下，讓事業(yè)單位檔案管理工作安全性得到有效保障，一定要針對檔案管理建立相應的規(guī)章制度，讓涉及到相關內容的日常工作中的各種細節(jié)能夠做到有據(jù)可循。特別是針對重要檔案的使用以及在互聯(lián)網(wǎng)上的交換、共享、傳輸?shù)?，都需要制定相關的操作章程，嚴防泄密事件的發(fā)生。另外，還需要嚴防電腦病毒的入侵，針對這一問題，事業(yè)單位可以通過購買殺毒軟件和搭建防火墻的方式來預防，依靠相關技術手段抵御黑客的入侵，構建事業(yè)單位檔案信息的安全防御模式。

第三，對相關部門的工作人員開展培養(yǎng)和引進工作。筆者認為，事業(yè)單位需要改變傳統(tǒng)觀念，檔案管理是一項具有極強專業(yè)性的工作，良好的檔案管理信息化建設，能夠大幅度降低事業(yè)單位用戶檔案查找的時間，提升事業(yè)單位的工作效率，因此，事業(yè)單位在進行人才培養(yǎng)戰(zhàn)略制定的過程中，針對檔案管理人才的培養(yǎng)應當被當做其中的重要一環(huán)，在人才引進方面，事業(yè)單位應當設立專業(yè)限制，招聘一些具有檔案管理專業(yè)技能的工作人員，而在日常培訓工作中，事業(yè)單位應當作為整體，對單位內全體工作人員開展檔案管理信息化建設培訓，讓其他崗位工作人員在檔案管理過程中，能夠基于相關的規(guī)章制度和合理操作方法進行操作，提升新時代背景下事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效性。

總之，當前我國正處在信息化建設的浪潮之下，對于事業(yè)單位檔案管理工作來講，合理使用信息化技術，能夠顯著提升檔案管理效率，使相關檔案信息在安全、保密均得到有效保障的前提下，在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)高效率的傳輸、交換以及共享，讓事業(yè)單位的運行效率得以提升，由此創(chuàng)造更大的社會效益，因此，事業(yè)單位必須要對檔案管理工作進行重視，通過對工作內容的不斷優(yōu)化，讓信息化技術能夠在檔案管理中得到更加成熟的使用。

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