關(guān)于加強(qiáng)工程建設(shè)檔案管理的思考與建議

摘要： 建設(shè)工程檔案管理是工程建設(shè)過(guò)程中的容易被忽略的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)于工程項(xiàng)目建設(shè)及后期的維護(hù)管理至關(guān)重要。本文嘗試對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，并提出若干解決思路和對(duì)策，以提高管理效率。

關(guān)鍵詞： 建設(shè)工程? 檔案管理? 解決思路

建筑工程涵蓋了規(guī)劃、設(shè)計(jì)以及施工等諸多環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)的審批、報(bào)建工作都需要大量的工程資料，加強(qiáng)管理，提高審批、報(bào)建效率，是企業(yè)工程項(xiàng)目管理的核心目標(biāo)。特別是在多項(xiàng)目同時(shí)開(kāi)展的情況下，數(shù)量龐大、種類繁多、收集困難、存儲(chǔ)分散的檔案資料，對(duì)企業(yè)工程建設(shè)檔案管理人員的管理水平提出了很高的要求。梳理當(dāng)前影響工程項(xiàng)目檔案管理的各類因素，分析檔案管理中存在的問(wèn)題及原因，有助于提高管理效率，促進(jìn)建筑工程建設(shè)順利實(shí)施。

一、工程項(xiàng)目檔案管理工作中存在的問(wèn)題及原因分析

（一）檔案資料完整性、準(zhǔn)確性不足

當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理工作中常會(huì)遇到資料不完整、不準(zhǔn)確的問(wèn)題。其原因一是施工單位和項(xiàng)目管理部門缺乏管理意識(shí)，認(rèn)為檔案管理僅僅是檔案管理人員的工作，自身并沒(méi)有參與檔案的收集與整理，因此無(wú)法做到與工程建設(shè)進(jìn)度同步，文件缺失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。二是施工人員和項(xiàng)目管理人員對(duì)工程項(xiàng)目資料收集工作重視程度不足，項(xiàng)目完工后才考慮準(zhǔn)備項(xiàng)目檔案，后補(bǔ)檔案資料存在失真失準(zhǔn)情況。

（二）檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)欠缺

缺少專業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度，難以實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目檔案管理過(guò)程的程序化。在當(dāng)前的檔案管理制度中，由于缺少可操作、相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員大多憑借經(jīng)驗(yàn)或直觀感覺(jué)進(jìn)行管理。同時(shí)工程建設(shè)項(xiàng)目專業(yè)性較強(qiáng)，在缺少專業(yè)知識(shí)背景的情況下，檔案管理人員很難充分了解整個(gè)工程項(xiàng)目的各個(gè)流程以及所涉及到的檔案資料，也導(dǎo)致檔案管理工作的難度增加。

（三）管理模式難以適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目要求

傳統(tǒng)的檔案管理模式一直沿用至今，管理手段單一、管理設(shè)備老舊、相關(guān)專業(yè)人才的缺失，是難以實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要原因?，F(xiàn)代工程建設(shè)項(xiàng)目越來(lái)越講究管理效率，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前大型建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的信息化需求。

二、優(yōu)化建設(shè)工程檔案管理的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作

項(xiàng)目施工階段，檔案管理人員需主動(dòng)提高專業(yè)水平，增強(qiáng)責(zé)任心。施工單位應(yīng)履行自身職責(zé)，組織技術(shù)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高檔案材料的編制能力和相關(guān)業(yè)務(wù)水平。若無(wú)法妥善編制工程檔案材料，該施工隊(duì)伍便不能開(kāi)展施工。

（二）嚴(yán)格遵循規(guī)章制度開(kāi)展管理工作，適度優(yōu)化創(chuàng)新

完善企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理制度和規(guī)范，對(duì)當(dāng)前制度合理補(bǔ)充或優(yōu)化。嚴(yán)格依照《項(xiàng)目竣工檔案組卷歸檔實(shí)施細(xì)則》開(kāi)展管理工作，明確對(duì)項(xiàng)目檔案的收集整理以及歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)要求，以及各有關(guān)部門、單位、監(jiān)理方的檔案管理職責(zé)和管理范圍，確保整個(gè)檔案歸檔工作的程序化。實(shí)施細(xì)則對(duì)歸檔文件的完整性和準(zhǔn)確性的要求，相關(guān)管理人員應(yīng)充分領(lǐng)悟。此外，可適當(dāng)創(chuàng)新，通過(guò)制定補(bǔ)充管理?xiàng)l例、工作指引等手段，讓整個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理工作更加有據(jù)可依，逐步將管理制度夯實(shí)并程序化。

（三）制定管理計(jì)劃，強(qiáng)化主動(dòng)管理意識(shí)

工程檔案形成過(guò)程長(zhǎng)，涉及部門多，應(yīng)秉承工程建設(shè)和檔案管理同步并行的原則，根據(jù)工程建設(shè)實(shí)際情況制定年度檔案管理工作計(jì)劃。按照工程進(jìn)度和時(shí)間節(jié)點(diǎn)制定的每個(gè)階段的具體目標(biāo)，明確各工作階段工程建設(shè)檔案管理內(nèi)容要點(diǎn)，對(duì)重要環(huán)節(jié)的檔案歸檔工作需加強(qiáng)監(jiān)督。形成責(zé)任制落實(shí)到各相關(guān)部門，以定期督辦的形式加強(qiáng)各部門對(duì)檔案管理的重視程度，逐步培養(yǎng)形成主動(dòng)管理意識(shí)。

（四）嚴(yán)格把關(guān)竣工驗(yàn)收檔案質(zhì)量

工程完工后，建設(shè)單位和工程項(xiàng)目管理人員需依照《建設(shè)工程檔案規(guī)范》要求對(duì)建設(shè)工程全過(guò)程所形成的全部文件進(jìn)行審核與檢查。嚴(yán)格按照《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》做好竣工檔案的移交和驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)竣工資料驗(yàn)收和工程完工驗(yàn)收兩者同步。為提高竣工檔案質(zhì)量，有必要研究制定竣工檔案管理?xiàng)l例，使竣工檔案的時(shí)效性得到保障。

三、結(jié)語(yǔ)

工程建設(shè)檔案管理即是對(duì)建設(shè)過(guò)程和建設(shè)質(zhì)量的直接記錄，也是工程后續(xù)管理的必要依據(jù)。為適應(yīng)現(xiàn)代工程建設(shè)，需要建立現(xiàn)代化、系統(tǒng)化的檔案管理模式，檔案管理人員須主動(dòng)提升職業(yè)素養(yǎng)，理論與實(shí)際相結(jié)合，以適度創(chuàng)新的思維對(duì)原有檔案管理工作不斷優(yōu)化改進(jìn)，推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。

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（作者單位：中國(guó)移動(dòng)通信集團(tuán)廣東有限公司）

作者簡(jiǎn)介：苗珊珊 ，1990年3月，女，漢族，廣東廣州，本科，研究方向：檔案管理。