新時期基建工程檔案管理工作方法思路探究

徐艷梅

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2020）07-088-02

摘 要 在基建工程項目中，基建工程檔案主要將項目各個環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等進行科學(xué)、有效地存放，并根據(jù)項目主要內(nèi)容建立相應(yīng)的檢索機制，新時期基建工程獲得迅猛發(fā)展，由此相應(yīng)的提高了對之相關(guān)的檔案管理工作，其研究目標主要是基建工程建設(shè)項目，通過對相關(guān)資料與文件的收集與整理，可全程記錄全部的基建活動。為促進基建工程檔案管理水平的顯著提高，在新時期這項工作需要與時俱進、堅持創(chuàng)新，實現(xiàn)對現(xiàn)代化管理模式的方法的構(gòu)建，將檔案服務(wù)社會的價值充分發(fā)揮出來，促進檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞 新時期 基建工程檔案 管理

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，基礎(chǔ)建設(shè)項目的規(guī)模在不斷擴大，數(shù)量在不斷增加。而基建檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到基礎(chǔ)建設(shè)項目的正常展開，也影響工程項目中改建、維修及責(zé)任問題最終權(quán)責(zé)認定等各個方面。但是目前我國的基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理中依舊存在一定的問題，本文主要分析基建檔案的重要性，并針對問題探討有效的對策?，F(xiàn)如今，關(guān)于企業(yè)的基建工程項目較之前相比獲得顯著增加，極大的加快了工程建設(shè)節(jié)奏，而作為支撐整個工程的重要文件資料——基建工程檔案，相應(yīng)的提高了其實用性、準確性要求[1]。

一、新時期企業(yè)基建工程檔案管理特點

（一）檔案真實性、實時性

檔案管理必須嚴格按照同步原則，即結(jié)合工程進步實現(xiàn)同步管理，為此及時、快速的更新工程檔案的記錄內(nèi)容，且能夠?qū)⒐こ虄?nèi)容真實有效的反映出來。同時，建設(shè)施工需要符合相關(guān)檔案內(nèi)容，嚴防管理不符合實際施工的情況[2]。

（二）實用性

檔案內(nèi)容一定要確保準確性、實用性，究其原因在于一旦通過該工程檔案就會用到實際施工中，按照檔案記錄與標準會組織工程建設(shè)的相關(guān)方案進行施工，若施工細節(jié)缺乏明確性，則不利于充分保證施工的規(guī)范性，甚至還會影響工期進度[3]。

（三）整體性

基建工程檔案需要保證整體性，在建設(shè)過程中檔案資料作為重要實施依據(jù)，檔案內(nèi)容需要將整個施工過程充分體現(xiàn)出來，且能夠認真指導(dǎo)每個施工環(huán)節(jié)的開展[4]。

二、基建檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對基建檔案管理的重視

基礎(chǔ)工程的建設(shè)項目當中，部分領(lǐng)導(dǎo)過于重視工程建設(shè)，而對基建檔案管理欠缺重視，沒有正確認識到基建檔案管理的重要性，將全部精力都集中在了基建工程項目的施工環(huán)節(jié)中，甚至沒有關(guān)注到基建工程檔案的建設(shè)。主要表現(xiàn)就是不重視基建檔案相關(guān)資料的采集工作，沒有及時整理以及收集、保存相關(guān)的資料數(shù)據(jù)等，未給基建檔案的建設(shè)與管理提供有力支持，也沒有建立專門的基建檔案管理隊伍，使得基建檔案在采集、整理、分類以及保存等各個環(huán)節(jié)中都存在不同程度的問題，直接導(dǎo)致基建檔案不完善與不規(guī)范[5]。

（二）規(guī)章制度的執(zhí)行力和保障力不足

近年來，基建工程項目發(fā)展較快，規(guī)模不斷擴大，為了促進基建工程項目的發(fā)展，國家相繼頒布了有關(guān)法規(guī)制度，比如《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》 《城建檔案管理規(guī)定》等，而且不同省市也制定了實施細則，確?；n案管理工作的順利開展。但是，在各項法規(guī)制度落實過程中存在著一些問題，如法規(guī)制度落實不到位、形式化以及保障力不足等。基建工程項目的周期長、環(huán)節(jié)多、涉及的專業(yè)多等特點決定了基建檔案管理難度大，加上經(jīng)濟利益、工期等因素的制約，管理者大多會重視基建項目本身，而忽視基建檔案管理。在這種情況下，基建檔案收集、整理及歸檔往往不能與基建項目工程建設(shè)協(xié)調(diào)一致，各項規(guī)章制度流于形式，法律政策保障力不足，導(dǎo)致基建項目檔案工作嚴重滯后。

（三）人員素質(zhì)較低，專業(yè)水平不足

基建檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的有效性。就目前我國基建檔案管理的現(xiàn)狀而言，部分檔案管理人員沒有正確認識到自身工作的重要性，對于基建檔案管理與保護的意識較弱，致使基建檔案管理工作的效率低下。此外，部分檔案管理工作人員并未具備基礎(chǔ)工程建設(shè)項目的相關(guān)知識，沒有完全了解和掌握基礎(chǔ)工程項目建設(shè)的施工流程等，也沒有和基礎(chǔ)工程項目施工人員建立有效的溝通與交流，使得檔案管理工作很難有序推進?；n案管理人員的整體工作水平較低，專業(yè)水平無法滿足現(xiàn)代化基建工程與基建檔案建設(shè)的發(fā)展需求，因此，嚴重地影響了基建檔案的建設(shè)與管理工作[6]。

（四）基建檔案完整性欠缺

基建工程的檔案在采集階段的工作難度比較大，普遍存在數(shù)據(jù)資料以及圖紙等不完整的問題，主要因為領(lǐng)導(dǎo)與管理者不夠重視基建檔案的建設(shè)與管理，導(dǎo)致部分資料以及工程圖紙等缺少相應(yīng)的標注、日期與簽名等不夠完整以及缺少單位加蓋的印章等，這些原因都會使基建檔案內(nèi)數(shù)據(jù)信息有所缺失，不僅增加了基建檔案前期建設(shè)的工作量，同時也無法確保基建檔案建設(shè)的效率與質(zhì)量，使基建檔案欠缺完善性與準確性。

三、工作方法思路探究

（一）構(gòu)建健全的檔案管理制度和體系

新時期，為實現(xiàn)基建工程檔案管理的現(xiàn)代化，就需要不斷健全與優(yōu)化相應(yīng)的管理制度，幫助檔案管理者增強自身的管理意識，將檔案管理思維有機融入到具體的項目規(guī)劃當中，對檔案資料的收集、整理、歸納工作進行全面落實。增強檔案專人負責(zé)與統(tǒng)一管理，實現(xiàn)對從下而上的基建檔案管理網(wǎng)絡(luò)的建立，將每位員工的職責(zé)進一步明確下來，提供有效的依據(jù)積極的開展檔案管理工作[7]。

（二）在基建工程全過程貫徹檔案管理工作

針對這項檔案管理工作來說，同步開展工程項目建設(shè)和檔案管理工作是最為基本的指導(dǎo)方案，在工程項目全過程認真有效的落實檔案管理項目。如：項目立項初期就需要認真考慮檔案管理工作，特別是前期需要認真收集、整理、審查資料。項目竣工驗收階段，高度重視文件歸檔和驗收工作，在整個項目流程中做好檔案管理工作[8]。

（三）應(yīng)用先進技術(shù)，增強工作人員的素質(zhì)

在計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，應(yīng)在基建檔案管理工作中科學(xué)合理地應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化基礎(chǔ)建設(shè)項目管理工作模式，節(jié)約人力與物力方面的投入，促進基建檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化與高效化。應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，可以實現(xiàn)基建檔案的網(wǎng)絡(luò)傳輸、實時查閱以及同步保存等，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，提高基建檔案的保存效率。與此同時，針對目前基建檔案管理人員綜合素質(zhì)較低的情況以及身兼數(shù)職的問題，應(yīng)當不斷加強基建檔案管理工作隊伍的建設(shè)。應(yīng)將專業(yè)知識與專業(yè)技能的教育培訓(xùn)工作納入日常工作中，使之常態(tài)化。應(yīng)根據(jù)職能不同的基建檔案管理人員，開展有針對性的專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體專業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)能力，利用科學(xué)合理的措施激勵其開展自主學(xué)習(xí)。讓基建檔案管理工作隊伍可以適應(yīng)環(huán)境與工作的新變化，進一步促進基建檔案管理工作的發(fā)展。

（四）強化檔案資料質(zhì)量管理

基建工程檔案盡量將原件保存在檔案室內(nèi)，一旦出現(xiàn)原件丟失的情況需立即復(fù)原；入檔前，需要認真核對其與相關(guān)實際工程，一旦檔案文件出現(xiàn)內(nèi)容或格式上的錯誤，就需要立即修正；針對需要手寫的檔案資料，書寫時必須使用耐久材料，如碳素墨水等，如果手寫部分資料出現(xiàn)褪色的情況，就需要立即謄寫，避免出現(xiàn)字跡模糊不清的情況而影響到檔案實用性；資料用紙一定要保持清潔、耐久，文件中的圖章保持清晰完整。由于企業(yè)的基建工程檔案文件與檔案內(nèi)容本身的實用性、有效性息息相關(guān)，因此一定要認真做好質(zhì)量管理工作，擁有一份質(zhì)量合格的檔案，才能最大限度的保證工程建設(shè)質(zhì)量，加快施工進度。

（五）建立健全基建檔案管理工作制度

企業(yè)只有去建立健全的基建檔案管理工作才能夠去提升及基建檔案管理的工作質(zhì)量以及去規(guī)范基建檔案管理工作。對于基建檔案工作當中的編寫目錄、信息收集、處理、歸檔以及分類等工作就需要去制定一些相對應(yīng)的工作標準。同時我們還應(yīng)該去符合基建檔案工作的實際情況去進行制定管理工作的制度。企業(yè)只有去健全相對應(yīng)的基建檔案管理制度才能夠使各項工作都有相應(yīng)的管理條例去進行參照。企業(yè)需要對內(nèi)部的每一位工作人員，要求他們?nèi)デ袑嵚男凶陨硐鄳?yīng)的責(zé)任，同時他們還應(yīng)該去明確自己的職責(zé)。我們想要去確保所有基建檔案信息資料都具有可靠性、完整性以及準確性就應(yīng)該對歸類的基建檔案進行嚴格的審核，同時還應(yīng)該去完善基建檔案管理工作的審核機制。

（六）明確工作職能

相關(guān)的基建工程項目建設(shè)單位在與各個參與施工的單位簽訂相關(guān)的合同時，可在合同中增添基建工程檔案工作內(nèi)容，明確要求參與施工的單位以及團隊的歸檔要求、職責(zé)、流程；明確說明和約定參與施工的單位以及團隊完成基建工程歸檔工作與工程款結(jié)付存在著直接的聯(lián)系，在完成檔案標準審核并移交確認無誤后，統(tǒng)一結(jié)付工程款。通過這樣的方式，增強參與施工單位以及團隊的責(zé)任心，從而有效促進基建工程檔案的有效整理以及保存，并能確保其完整性以及準確性。

四、結(jié)語

基建檔案管理工作是基建工程項目管理以及企事業(yè)單位的重要組成部分之一。因此基建檔案可以去反映整個企業(yè)以及基建工程項目的真實面貌。隨著社會發(fā)展，人們對基建檔案管理工作也越來越重視，因此檔案人員應(yīng)該去具備認真踏實以及愛崗敬業(yè)的精神。對于企業(yè)來說只有通過這樣的方式才能夠提升單位的基建工程建設(shè)水平以及企業(yè)的管理水平。

參考文獻：

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[6]張原鳳.論基建檔案管理中存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（8）：136.

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