數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化研究

任毅

【摘 ?要】事業(yè)單位的人事檔案管理工作非常重要，不僅可以隨時(shí)掌握和了解各部門工作人員的動(dòng)態(tài)，還在一定程度上杜絕了弄虛作假、走后門等不正作風(fēng)。傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作采用紙質(zhì)的方法，不僅容易丟失，還存在人為借機(jī)弄虛作假或者篡改信息的風(fēng)險(xiǎn)，而且紙質(zhì)檔案翻閱起來特別不方便。數(shù)字化管理給事業(yè)單位人事檔案管理工作帶來了很大的方便，也改善了傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理帶來的弊端，是事業(yè)單位人事檔案管理工作的一個(gè)重大革新。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化背景下;事業(yè)單位;人事檔案管理工作;優(yōu)化研究

引言

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運(yùn)用信息化技術(shù)能夠不斷優(yōu)化事業(yè)單位管理工作，可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，而且信息化的應(yīng)用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理面臨的問題，促進(jìn)管理效率大幅度提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)該遵循時(shí)代發(fā)展，確保可以合理將信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作當(dāng)中，發(fā)揮其應(yīng)用效果的同時(shí)，促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

從微觀的角度出發(fā)，檔案管理工作是事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)在需要，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作，是實(shí)現(xiàn)一個(gè)組織或機(jī)構(gòu)各項(xiàng)事業(yè)長效運(yùn)營的基礎(chǔ)。一方面，由于我國事業(yè)單位是國家機(jī)構(gòu)的重要組成，因此，事業(yè)單位各項(xiàng)工作事務(wù)的開展與國家利益、人民群眾的利益息息相關(guān)。而做好事業(yè)單位檔案管理，則是確保事業(yè)單位能夠嚴(yán)格落實(shí)國家各項(xiàng)方針與政策，做好本職工作的基礎(chǔ)條件。尤其是對于事業(yè)單位的人事檔案管理、科研檔案管理等等，此類檔案信息較為復(fù)雜，關(guān)系著事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的日常開展及組織穩(wěn)定。因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作，是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)保障。另一方面，事業(yè)單位發(fā)展需要檔案資源提供信息支撐，各個(gè)單位之間的讓人員流動(dòng)、事務(wù)對接、資源互換等都需要檔案管理。因此，做好事業(yè)單位檔案管理工作，是保證事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)開展的基石。

二、事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

2.1事業(yè)單位的管理技術(shù)不夠成熟

人事檔案比較復(fù)雜，人員流動(dòng)量大，信息內(nèi)容范圍廣。管理人事檔案的資訊時(shí)，需要隨時(shí)更新原始檔案資訊。而且，出于技術(shù)原因，更新歸檔信息時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)一個(gè)問題，即原始信息已涵蓋且信息未及時(shí)更改，從而導(dǎo)致一系列歸檔信息問題。此外，原始紙質(zhì)文件必須及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，即實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件的電子化。為了提高轉(zhuǎn)換效率，需要一些技術(shù)將圖像轉(zhuǎn)換為單詞。轉(zhuǎn)換質(zhì)量低也會(huì)限制電子紙質(zhì)文件的處理過程，影響個(gè)人文件的完整性。基于人事檔案流動(dòng)性大的特點(diǎn)，需要及時(shí)維護(hù)檔案資料，但這些方面存在技術(shù)問題影響人事檔案數(shù)字化的過程。

2.2信息資源建設(shè)進(jìn)程緩慢

由于干部檔案工作的特殊性和敏感性，必須對整個(gè)制度保密，對有關(guān)工作保密。但是，由于我們在日常工作中不注重分類設(shè)計(jì)，因此在對許多檔案進(jìn)行分類管理時(shí)會(huì)遇到一些困難。因此，我們必須完成秘密工作網(wǎng)絡(luò)的升級(jí)改造。由于干部檔案數(shù)字化更新過程的復(fù)雜性，需要通過儀器依次掃描歸檔相關(guān)的電子設(shè)備或原始文件，創(chuàng)建一個(gè)基于信息的數(shù)字文件，與干部的一些基本信息一起納入信息管理系統(tǒng)，從而減少人力物力的使用。

三、數(shù)字化背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

3.1加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理隊(duì)伍建設(shè)建設(shè)

在加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化中人力資源管理隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，我們可以從兩個(gè)方面對待老領(lǐng)導(dǎo)和新領(lǐng)導(dǎo)。原始文件管理器具有足夠的管理經(jīng)驗(yàn)，但通常對現(xiàn)代管理技術(shù)不太了解。因此，應(yīng)鼓勵(lì)部門主管提高自身素質(zhì)，開展技術(shù)培訓(xùn)，以盡快提高老員工的計(jì)算機(jī)操作水平。同時(shí)，我們可以加強(qiáng)引進(jìn)高素質(zhì)的檔案管理人員，做好新兵考核培訓(xùn)工作，逐步培養(yǎng)一支高素質(zhì)的數(shù)字檔案專業(yè)隊(duì)伍，提高人事檔案數(shù)字化建設(shè)的效率，確保人事檔案的完整性和安全性。

3.2完善管理人員的專業(yè)素質(zhì)

雖然技術(shù)的創(chuàng)新與發(fā)展在信息化建設(shè)中發(fā)揮著不可替代的作用，但仍然需要強(qiáng)化對人員的重視。在檔案管理的過程中，應(yīng)該事先對檔案工作人員的素質(zhì)有一定的要求，注重檔案信息化管理，培養(yǎng)符合檔案管理信息化發(fā)展的專業(yè)性人才，這樣在信息化穩(wěn)定發(fā)展的推動(dòng)下，能夠完善各項(xiàng)工作的落實(shí)，使得工作人員的工作質(zhì)量及效率大幅度提升，強(qiáng)化對專業(yè)管理的重視，擴(kuò)大管理工作人員的視野，為各項(xiàng)工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)。對于計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來講，在科技的推動(dòng)下，軟件管理要求正在不斷提升，需要得到工作人員的重視，并不斷探究針對性管理方案，圍繞當(dāng)前管理工作進(jìn)行分析，掌握新時(shí)代信息化人事檔案管理要點(diǎn)，為企業(yè)單位的人事檔案管理提供幫助。除此之外，人事檔案管理工作涉及的內(nèi)容相對較多，甚至還會(huì)受多種因素影響，不僅難以提高管理效率，同時(shí)無法提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，所以必須要得到工作人員的重視，圍繞各項(xiàng)管理工作進(jìn)行分析，建立相對較為完善的管理制度，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，為日后各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行打下良好基礎(chǔ)。

3.3加大人事檔案信息化管理的資金投入，提升整體管理水平

想要在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中全面落實(shí)信息化管理，事業(yè)單位不僅要重視信息化管理，鼓勵(lì)信息化手段在人事檔案管理工作中落實(shí)應(yīng)用，還需增加人事檔案信息化管理的資金投入，鼓勵(lì)相關(guān)部門不斷優(yōu)化現(xiàn)今應(yīng)用的信息化管理設(shè)備與人事檔案管理設(shè)備，增加信息化技術(shù)研發(fā)的資金投入，增加人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)資金投入，才能全面提升人事檔案信息化管理的實(shí)際水平。但為了保證資金投入的科學(xué)性與合理性，事業(yè)單位必須完善現(xiàn)有人事檔案管理工作的相關(guān)投入機(jī)制，明確檔案管理信息化建設(shè)所需要的經(jīng)費(fèi)數(shù)字，并將經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道中，確定資金要求合理后，提供專項(xiàng)資金，實(shí)現(xiàn)資金投入長效化，保證人事檔案信息化管理工作能夠順利開展，順利完成。事業(yè)單位在投入相應(yīng)資金后，還需增加資金監(jiān)管力度，明確每一筆資金的實(shí)際應(yīng)用方向，確定資金的使用合理性。必須保證所投入的資金有一定比例用于人才培養(yǎng)工作，積極創(chuàng)造機(jī)會(huì)安排人事檔案管理人員前往上級(jí)政府或是相關(guān)院校進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷提升人事檔案管理人員的信息化管理能力，從而提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理實(shí)際效果。

結(jié)束語：

綜上所述，按照社會(huì)發(fā)展潮流來看，數(shù)字化管 理技術(shù)將會(huì)越來越多的運(yùn)用在以后的事業(yè)單位人事 檔案管理工作當(dāng)中，不斷更新設(shè)施和技術(shù)水平，提 高事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，使數(shù)字化管 理越來越規(guī)范，越來越多地運(yùn)用到事業(yè)單位的人事 檔案管理當(dāng)中。

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