大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化對(duì)策

劉陽(yáng)

【摘 要】大學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)、用人單位篩選人才的重要信息。大學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作中的重要部分。本文從大學(xué)生檔案管理工作存在的問題出發(fā)，深入探討加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】大學(xué)生檔案;管理;問題;對(duì)策

大學(xué)生檔案是高校檔案管理工作的重要部分，是個(gè)人信息的重要載體，也是國(guó)家人事檔案的重要組成部分，記載著大學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)情況，反映著學(xué)生的思想品德、獎(jiǎng)懲情況、專長(zhǎng)愛好、學(xué)習(xí)成績(jī)等信息，是大學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)，也是用人單位選拔、任用、考核的重要依據(jù)。因此，大學(xué)生檔案管理工作做的好不好會(huì)直接影響到大學(xué)生的直接利益。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展下，高校大學(xué)生檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題亟待改進(jìn)。本文主要從大學(xué)生檔案管理工作存在的問題出發(fā)，深入探討加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策。

一、大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀

通過對(duì)大學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀的調(diào)查研究，我們發(fā)現(xiàn)，目前大學(xué)生檔案管理很不理想，甚至存在著一些明顯的問題，主要表現(xiàn)在如下幾方面：

1.相關(guān)法律法規(guī)不健全

迄今為止，國(guó)家對(duì)大學(xué)生管理出臺(tái)了多個(gè)文件，但是沒有專門針對(duì)大學(xué)生檔案管理工作的法規(guī)。因此，大學(xué)生檔案管理體制呈現(xiàn)出多樣化。但不管實(shí)行哪種管理方式，因?yàn)闆]有具體的考核標(biāo)準(zhǔn)，都不愿意投入大量的人力、財(cái)力等進(jìn)行專項(xiàng)管理，使得大學(xué)生檔案管理雜亂無(wú)章。

2.大學(xué)生檔案管理無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，不規(guī)范

主要表現(xiàn)在：檔案材料手續(xù)不全，如大學(xué)生、碩博士畢業(yè)生登記表無(wú)本人簽名，甚至有的沒有學(xué)校公章，用的是院系章;學(xué)生成績(jī)單沒有教務(wù)部門的蓋章，甚至有的使用的復(fù)印件。檔案材料沒有標(biāo)明日期，無(wú)法排序;頁(yè)面設(shè)置多樣化，大學(xué)生檔案資料頁(yè)面設(shè)置無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，影響了檔案的信息化處理;檔案材料書寫不規(guī)范。

3.檔案管理技術(shù)落后

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，雖然一些高中學(xué)校已經(jīng)采用了電子檔案模式，但大學(xué)生檔案大部分還是以手工抄寫的紙質(zhì)檔案為主，在檔案管理中采用現(xiàn)代信息技術(shù)還沒有得到有效地推廣，使得管理手段落后。

4.檔案內(nèi)容不全

現(xiàn)階段，大學(xué)生檔案誒榮主要涉及到高校招生報(bào)名表、入學(xué)登記表、學(xué)籍、成績(jī)、身體狀況等，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下這些材料已顯得過時(shí)，不能滿足用人單位對(duì)學(xué)生能力、綜合素質(zhì)和時(shí)代特色等信息的需求。

5.檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，很多高校沒有專門的大學(xué)生檔案管理人員，檔案管理工作由輔導(dǎo)員、教務(wù)人員等兼任。這些人員對(duì)檔案管理的知識(shí)比較欠缺，再加上他們的空余時(shí)間有限，很難在檔案管理工作中投入大量的時(shí)間與精力。有些配備了專門的檔案管理人員，但基本上都是安排的家屬或者一些閑置人員，素質(zhì)普遍偏低，真正懂得檔案管理工作的人非常少，更不用提進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)了。

二、加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，使大學(xué)生檔案管理有章可循。相關(guān)部門可以根據(jù)《檔案法》的指引，結(jié)合大學(xué)生檔案管理實(shí)際情況，制定相應(yīng)的《高校學(xué)生檔案管理工作細(xì)則條例》等法規(guī)，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，強(qiáng)化人們的檔案意識(shí)，指導(dǎo)大學(xué)生檔案管理工作的順利開展。

2.擴(kuò)大檔案歸檔范圍，提高檔案內(nèi)容科學(xué)性

素質(zhì)教育背景下，大學(xué)生檔案應(yīng)該詳細(xì)記錄學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。也就是說(shuō)原有的檔案歸檔范圍不能全面反映學(xué)生的全貌，不利于用人單位對(duì)學(xué)生的全面了解。新形勢(shì)下，要根據(jù)大學(xué)生的學(xué)習(xí)生活實(shí)際，擴(kuò)大檔案的歸檔范圍，真實(shí)、全面反映出學(xué)生的個(gè)性化特征與時(shí)代風(fēng)貌，為學(xué)生就業(yè)和管理工作提供服務(wù)。所以，各高校要本著負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大檔案的歸檔范圍，如大學(xué)英語(yǔ)證書、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書、職業(yè)資格證書、創(chuàng)造性發(fā)明證書、各科研成果等;誠(chéng)信記錄是歸檔的重要方面，也是一個(gè)人的品德基礎(chǔ)，是用人單位關(guān)注的焦點(diǎn);創(chuàng)新潛能是說(shuō)檔案材料不僅關(guān)注學(xué)生的過去，也要記錄學(xué)生可能的發(fā)展?jié)撃?心理檔案能反映出學(xué)生的個(gè)性特征，是用人單位選拔人才時(shí)較為關(guān)注的方面。

3.加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高其業(yè)務(wù)能力

大學(xué)生檔案管理工作需要高素質(zhì)的專業(yè)人才，因此，要加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化建設(shè)，這是提高檔案管理工作水平的基礎(chǔ)與前提。所以，高校要設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專門人才管理檔案，盡量聘用具備檔案管理工作知識(shí)、熱愛檔案管理工作、保密意識(shí)強(qiáng)、工作勤奮、業(yè)務(wù)能力高的人員擔(dān)任。兼職檔案管理人員可以由院系的輔導(dǎo)員或?qū)W生管理工作者擔(dān)任。并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力。

4.加快檔案管理的現(xiàn)代化，提高檔案利用的效率

目前，大學(xué)生檔案數(shù)量呈上升趨勢(shì)，網(wǎng)上招聘也成為學(xué)生找工作的重要渠道，這對(duì)大學(xué)生檔案管理工作提出了高要求，需要對(duì)學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)管理。如果還采用傳統(tǒng)的手工書寫為主的管理模式，會(huì)浪費(fèi)大量的人才物力，與當(dāng)前學(xué)校教育改革和大學(xué)生就業(yè)模式變革不相符。所以，高校要加快檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，根據(jù)高校實(shí)際開發(fā)切實(shí)可行的檔案管理軟件，使大學(xué)生檔案管理趨向數(shù)字化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，提高檔案的利用率。

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