關(guān)于提升企業(yè)秘書寫作能力的思考

謝金漢（廣東省技師學院）

■引言

對于企業(yè)秘書而言，其所從事的工作都是和文字打交道，日常的工作職責包括：起草材料、辦文辦會、綜合協(xié)調(diào)、會議記錄等等。從其職責我們可以看出，這些職責對企業(yè)秘書的寫作能力具有一定的要求。良好的寫作能力是企業(yè)秘書工作的核心技能。尤其是隨著時代的發(fā)展，我國的企業(yè)管理也在不斷發(fā)展，這對企業(yè)秘書的工作能力提出了更高的要求和標準。企業(yè)秘書要想在工作過程中有一定的建樹，實現(xiàn)自己的人生理想和價值抱負，那么必須要對自身寫作能力進行提升，這是最基本的要求。在本篇文章中，筆者通過思考，針對企業(yè)秘書的寫作能力提出了幾條具有創(chuàng)新性的舉措，希望能夠促進企業(yè)秘書寫作能力的有效提升。

■提高企業(yè)秘書寫作能力，重在基本功

對企業(yè)秘書這項崗位而言，其寫作能力關(guān)乎著服務質(zhì)量的高低。所以企業(yè)秘書要通過對寫作基本功的不斷訓練，來提升自身的寫作能力。

對于寫作而言，其基本功有四大部分組合而成：聽、讀、記、寫。訓練基本功即是從這四大部分出發(fā)，綜合進行訓練。

首先，從聽出發(fā)，訓練企業(yè)秘書的寫作基本功。聽，是指在企業(yè)秘書工作過程中，其要及時抓取領(lǐng)導講話的內(nèi)容。對領(lǐng)導講話的思路、大綱有所了解；在這一了解的基礎(chǔ)上，要重點抓取領(lǐng)導主要強調(diào)的內(nèi)容，這樣，所寫出來的工作報告才能符合領(lǐng)導的要求、符合會議精神要求；同時，企業(yè)秘書要意識到，聽不只是要聽自己直屬領(lǐng)導的意見，還要對各個部門有一定的了解，聽各個部門領(lǐng)導的相關(guān)匯報。對整個企業(yè)的發(fā)展、基本狀況、工作結(jié)構(gòu)、工作問題等有一個全局觀念，這樣在寫作過程中才能從整體上去把握寫作內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，全面而深刻地去分析相關(guān)問題，所寫出來的東西才具有深度和可閱讀性。

其次，從讀出發(fā)，鍛煉企業(yè)秘書的寫作基本功。對于讀這一層面的內(nèi)容來講，其具有層次性。首先企業(yè)秘書要閱讀國家層面上的方針政策，對國家與行業(yè)、企業(yè)有關(guān)的相關(guān)方針政策內(nèi)容，要進行深度研讀，時刻把握行業(yè)發(fā)展的方向。接著，要閱讀領(lǐng)導層面的講話內(nèi)容、工作報告等。通過對領(lǐng)導相關(guān)意見的閱讀，即可把握工作思路、工作重難點以及企業(yè)領(lǐng)導的要求，這有利于自身工作活動的有序開展；最后還要閱讀其他部門領(lǐng)導的工作報告和相關(guān)信息。通過這些信息的閱讀，能夠?qū)Ω鱾€部門發(fā)展的現(xiàn)狀、發(fā)展過程中所遇到的問題、部門領(lǐng)導人所采取的工作打算有所了解，便于部門工作活動的開展。

從記出發(fā)，鍛煉企業(yè)秘書的寫作基本功。對于記這一內(nèi)容，其核心點在于，企業(yè)秘書要學會做筆記。在相關(guān)的學習活動中，企業(yè)秘書要積極做好筆記，把握學習重難點；在會議記錄中，企業(yè)秘書也必須要將領(lǐng)導者所強調(diào)的重難點逐一記錄。同時，企業(yè)秘書還可以去記一些權(quán)威性文件上的行業(yè)報告。這些所記載的內(nèi)容，是企業(yè)秘書寫作的重要素材積累。

從寫出發(fā)，來鍛煉企業(yè)秘書的寫作基本功。這一寫的過程也是企業(yè)秘書寫作經(jīng)驗和寫作能力實踐的過程。無論是什么事情，只有經(jīng)過了實踐的檢驗，其才能夠發(fā)現(xiàn)問題。企業(yè)秘書的寫作活動亦是如此，企業(yè)秘書不要對寫作活動神話化，其在工作過程中要不斷地抓住機會，去進行相關(guān)的實踐寫作，從而在實踐寫作活動中發(fā)現(xiàn)自身的問題，針對這些問題，可設置具有針對性的改正計劃，逐一去改正自己在寫作過程中的問題，從而全面提升自身的寫作能力，所以企業(yè)秘書從思想上要正確認識寫作活動，要敢于創(chuàng)作，勇于實踐。對于寫作活動來講，企業(yè)秘書必須要具備寫作思維。首先，在寫作之前，企業(yè)秘書必須要有思路、有大綱，這一點是寫作活動的基礎(chǔ)。其次，企業(yè)秘書要根據(jù)自己所學習的知識，對本次所撰寫的內(nèi)容進行歸類，從而采取適合的寫作格式來進行協(xié)作。在寫作過程中，企業(yè)秘書一定要遵守寫作的相關(guān)要求，要用詞準確、不帶偏見性的客觀描述事實。最后，在寫作過程中，企業(yè)秘書還可以將文章的表達方式進行創(chuàng)新，增強文章語言的生動形象性。

■企業(yè)秘書在寫作過程中，要注意寫作技巧的掌握

對于寫作活動而言，掌握了一些技巧，能夠有效提升寫作的質(zhì)量和寫作的效率。企業(yè)秘書需要對這些寫作技巧進行學習。

技巧一：從簡單到復雜。俗話說一口吃不下個大胖子，寫作活動亦是如此。對于一些剛開始嘗試寫作的企業(yè)秘書來講，要對自己的寫作能力有一個正確的認知，不要自視甚高。一開始就選擇難度超高的長篇公文寫作。其可以先從一些小的、簡單的寫作入手，在對這些小的寫作素材練手的過程中，企業(yè)秘書會慢慢掌握寫作的技巧和寫作的規(guī)律，此時在從事難度較高的長篇寫作內(nèi)容，企業(yè)秘書會知道從何下筆，并且所寫出來的東西質(zhì)量較高。

技巧二：從全局出發(fā)，進行寫作。對于許多企業(yè)秘書而言，其在工作的過程中有很強的界限性。其給自己規(guī)劃了一個部門和職業(yè)范圍，于是就只在這一個范圍內(nèi)進行創(chuàng)作活動。這樣所寫出來的文章是具有局限性的，可閱讀性和可借鑒性也不強。企業(yè)秘書應該要打破這種界限，具有開放性的思維。在寫作活動中，不僅要從自身所在的部門出發(fā)，更要從企業(yè)全局出發(fā)，去認真了解其他部門的相關(guān)信息和內(nèi)容。對整個公司的運作和發(fā)展有一定的了解。再從全局出發(fā)，去進行寫作內(nèi)容的創(chuàng)作。這樣所寫出來的東西具有很強的全局觀和大局性，也有很強的借鑒意義。

技巧三：巧借集體的力量。一個人的思維和創(chuàng)作都是有限的，我們在寫作過程中經(jīng)常會遇到這樣的問題：寫著寫著就沒有內(nèi)容可寫，沒有思路下筆。這個時候，我們就要懂得去借鑒別人的智慧。集體的智慧是無窮的，所以在我們寫作的過程中我們可以去吸收同事的意見和建議，共同去完成文章的創(chuàng)作；在我們寫作完成后，也可以去借鑒同事的意見和建議，拿出自己所寫的內(nèi)容，讓同事去進行閱讀，并且要及時記錄下同事的意見。對這些意見我們進行有效思考，取其精華，棄其糟粕，對我們的文章內(nèi)容進行豐富。

■企業(yè)秘書在寫作的過程中，要注重良好習慣的養(yǎng)成

良好的寫作習慣能夠有效率地提高企業(yè)秘書所創(chuàng)造作品的質(zhì)量。所以企業(yè)秘書一定要注意，在日常生活中培養(yǎng)自己良好的寫作習慣。

寫作習慣一：注重寫作的思考性。即，企業(yè)秘書在寫作的過程中要不斷地進行思考。思考要貫穿于寫作的每一個階段。在落筆之前企業(yè)秘書要先進行思考，思考自己所寫內(nèi)容的整體走向、思考自己創(chuàng)作內(nèi)容的大綱，這一階段有效的思考，能夠幫助企業(yè)秘書所創(chuàng)造的內(nèi)容具備條理性，不會出現(xiàn)混亂重復內(nèi)容；在落筆寫作的過程中也要不斷進行思考，這一階段，企業(yè)秘書要先思考整個企業(yè)運營發(fā)展的方向和要求，思考領(lǐng)導者的講話內(nèi)容和工作要求、思考其他部門的問題和文件。這一階段的有效思考，能夠幫助企業(yè)秘書樹立全局的寫作觀，能夠幫助企業(yè)秘書發(fā)現(xiàn)問題，從聯(lián)系性出發(fā)，找到問題的歸結(jié)原因，從而才能提出妥善的解決措施。在創(chuàng)作完成后，企業(yè)秘書也要進行思考。這一階段，企業(yè)秘書要對自己所創(chuàng)造的內(nèi)容進行深度研討，思考自己所發(fā)現(xiàn)的問題是否正確、依據(jù)是什么、思考自己所提的對策可行性如何。甚至要站在領(lǐng)導者的角度，運用領(lǐng)導者的思維對自己的作品進行評價，這樣才能更快發(fā)現(xiàn)自己作品中的問題，從而去改正這些問題，這樣才能夠迅速高效地提升自己的寫作能力。

寫作習慣二：在工作過程中要多寫。許多企業(yè)秘書都沒有這樣的思維：在遇到問題時，及時寫作、及時記錄。他們經(jīng)常是領(lǐng)導者有工作需求和任務要求時，其才會從事寫作活動。萬丈高樓平地起，良好的寫作能力必須要通過不斷的寫作活動的實踐鍛煉。如果在平時不注重對寫作活動的鍛煉，那么在領(lǐng)導有所要求時，也無法瞬間就將寫作能力得到提升，達到領(lǐng)導者的要求。所以在平常的工作過程中，企業(yè)秘書必須要具備多寫的思維。遇到一些問題時，要多給自己創(chuàng)造機會和條件，進行寫作。在這樣日積月累的訓練中，企業(yè)秘書的寫作能力才能夠得到有效提升。

■結(jié)束語

以上是筆者對提升企業(yè)秘書寫作能力的一些思考，總而言之，要想提升企業(yè)秘書的寫作能力，關(guān)鍵在于多聽、多學、多想、多寫。企業(yè)秘書在工作過程中，針對這四方面要進行不斷的鍛煉，只有這樣才能有效提升自身的寫作能力。