大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的探索

摘要：近年來(lái)隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，促進(jìn)了各行業(yè)生產(chǎn)建設(shè)模式的轉(zhuǎn)變。就電力企業(yè)而言，為全面提升運(yùn)營(yíng)質(zhì)量，必須積極實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，這也是電力行業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的重要要求。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;電力企業(yè);檔案管理創(chuàng)新

引言

檔案管理工作是電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要工作之一，是開(kāi)展電力企業(yè)其他工作的基礎(chǔ)，同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供有效的檔案信息，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人作出正確的決策。所以電力企業(yè)應(yīng)該要重視起檔案管理工作在電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要性，將檔案管理工作落到實(shí)處。

1大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)最早起源于ApacheOrg的開(kāi)源項(xiàng)目Nutch，目的是為了有效地整合網(wǎng)絡(luò)所需的各種數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)被廣泛推廣和應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域是從20世紀(jì)開(kāi)始的，且不同領(lǐng)域?qū)ζ涠x也不盡相同。通常情況下，將在一定時(shí)間內(nèi)，為確保企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)所積累和整合的相關(guān)數(shù)據(jù)都被稱為大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)一般可以分為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)三種類型。其中，通過(guò)表結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)被稱為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);無(wú)法通過(guò)表結(jié)構(gòu)實(shí)現(xiàn)的數(shù)據(jù)被稱為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);介于兩者之間的則是半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。作為當(dāng)前的主流數(shù)據(jù)，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)較為復(fù)雜且不便處理。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代電力企業(yè)檔案管理創(chuàng)新措施

2.1提高檔案管理工作人員的能力素質(zhì)

提高檔案管理工作信息化建設(shè)，能夠促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，但是主要還是需要管理工作人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作。所以提升檔案管理工作水平，還應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，可以采用老員工帶新員工的方式，提高檔案管理工作人員的工作能力。特別是電力企業(yè)這種大型企業(yè)中，一般檔案管理人員的工齡比較高，具有幾年或者是十幾年的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，所以通過(guò)這些老員工，能夠有效地提高新員工的檔案管理能力，更好地開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)老員工帶新員工，還能夠促進(jìn)檔案管理工作團(tuán)隊(duì)和諧氛圍的營(yíng)造，提高檔案管理工作人員之間的團(tuán)結(jié)合作意識(shí)。電力企業(yè)應(yīng)該要定期地對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理工作人員對(duì)于當(dāng)前新知識(shí)的了解程度以及最近的管理方式，從而不斷地提升自身檔案管理能力，提高檔案管理知識(shí)的儲(chǔ)備量，能夠與時(shí)俱進(jìn)，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。同時(shí)還應(yīng)該要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于先進(jìn)技術(shù)的掌握程度，要提高對(duì)于先進(jìn)設(shè)備的了解，能夠熟練操作相關(guān)的設(shè)備，電力企業(yè)還應(yīng)該要積極引入高素質(zhì)、高水平的檔案管理人員，從而不斷地提升檔案管理人員的整體水平。

2.2提高工作效率

通過(guò)對(duì)工程項(xiàng)目檔案驗(yàn)收輔助系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)了檔案快速調(diào)閱、專家意見(jiàn)自動(dòng)匯總、問(wèn)題多維分析等功能，較以往人工抽調(diào)、紙質(zhì)翻閱、問(wèn)題人工匯總，大幅度提高了工作效率，節(jié)省了大量人力成本，有效節(jié)約了驗(yàn)收時(shí)間。且系統(tǒng)的問(wèn)題反饋包含文字、圖片等詳細(xì)內(nèi)容，有助于各單位按照專家意見(jiàn)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行整改和完善，對(duì)工程項(xiàng)目檔案管理具有很好的促進(jìn)作用。該系統(tǒng)應(yīng)用也得到了國(guó)家檔案局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)內(nèi)外專家的高度評(píng)價(jià)。

2.3完善檔案管理制度

在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，通常會(huì)受到一些工作制度的影響，所以，必須要對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行完善，只有在管理制度的支持下，才能全面的開(kāi)展檔案管理工作，否則，將會(huì)引發(fā)一系列的問(wèn)題，使檔案管理工作的作用不能充分發(fā)揮出來(lái)。與此同時(shí)，還應(yīng)根據(jù)當(dāng)前電力市場(chǎng)的發(fā)展情況和電力企業(yè)的發(fā)展需求，制定一套合理、有效的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)的社會(huì)生活在不斷地發(fā)生改變，所以需要對(duì)檔案管理工作中的內(nèi)容做出相應(yīng)的調(diào)整，突顯出檔案信息在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，并對(duì)檔案管理流程進(jìn)行整體優(yōu)化，對(duì)每位管理人員的工作責(zé)任進(jìn)行合理劃分，只有這樣，才能確保管理人員在實(shí)際的工作中履行自身的責(zé)任和義務(wù)，同時(shí)，還需要各個(gè)部門之間保持良好的溝通和聯(lián)系，為檔案管理工作的順利開(kāi)展提供有力保障。除此之外，還應(yīng)為檔案管理工作建立健全的監(jiān)督制度，需要安排專門的工作人員來(lái)監(jiān)督檔案管理工作，以此確保該工作能夠達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。

2.4提升檔案管理工作的整體服務(wù)水平

電力企業(yè)在檔案管理方面利用了先進(jìn)的技術(shù)手段，檔案服務(wù)工作的“量”已有了大幅度的增長(zhǎng)。那么，檔案服務(wù)的“質(zhì)”又該如何保證？這與檔案管理人員的整體素質(zhì)有著直接的關(guān)系。檔案人員既要不斷學(xué)習(xí)、提升專業(yè)技能，還要掌握前沿的信息技術(shù)，成為復(fù)合型檔案管理人才。檔案人員要確保歸檔內(nèi)容的真實(shí)、完整和有效性，并加以鑒定、分類、劃分保管期限，防止交叉、無(wú)歸檔價(jià)值的信息進(jìn)入檔案系統(tǒng)。另一方面，檔案人員要秉承電力行業(yè)的服務(wù)理念，做到用心服務(wù)，滿足當(dāng)前用戶對(duì)檔案信息多元化的需求。此外，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)為用戶提供檔案數(shù)據(jù)分析服務(wù)，也可以利用關(guān)鍵詞檢索和系統(tǒng)聯(lián)想功能，為用戶推送更多的相關(guān)信息。通過(guò)對(duì)用戶的利用方式、檔案類型、用途、數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、利用效果分析，檔案管理人員可以掌握用戶檔案利用的總體趨勢(shì)和方向，檔案服務(wù)工作也能做到“知己知彼”。另外，還可以每年對(duì)用戶開(kāi)展?jié)M意度調(diào)查，收集用戶對(duì)檔案系統(tǒng)、服務(wù)方面的意見(jiàn)和建議，幫助檔案人員認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)工作中的不足，并針對(duì)性地加以調(diào)整和改進(jìn)，不斷提高檔案服務(wù)的滿意度。

2.5完善數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃

毫無(wú)疑問(wèn)，檔案數(shù)字化并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單輕松的工作。從這一任務(wù)的提出到全面落實(shí)，每一階段都面臨著各類問(wèn)題。檔案數(shù)字化對(duì)于電力企業(yè)的未來(lái)發(fā)展有很大益處，但在具體操作環(huán)節(jié)，仍然要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況做出合理安排，針對(duì)不足之處進(jìn)行及時(shí)調(diào)整。而首先要做的，就是完善企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，從而確保數(shù)字化進(jìn)程的高效有序。在數(shù)字化前期階段，要明確涉及到的各種細(xì)節(jié)，例如需要數(shù)字化的檔案量、相關(guān)操作技術(shù)和設(shè)備，以及可能存在風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)措施等。合理全面的規(guī)劃方案能夠起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用，降低出現(xiàn)不良現(xiàn)象的概率，為后續(xù)工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)，并提供科學(xué)可靠的指導(dǎo)和依據(jù)。此外，還要分階段制定實(shí)施方案，對(duì)每一流程做出詳細(xì)的落實(shí)措施，有條件的話，還可以事先進(jìn)行模擬分析。因?yàn)閿?shù)字化本身有一定的復(fù)雜性和高度的虛擬性，并且容易受到外界因素的干擾，針對(duì)這一情況，要求專業(yè)人員對(duì)實(shí)施過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控分析，一旦發(fā)現(xiàn)不利現(xiàn)象要及時(shí)采取措施予以解決?？梢?jiàn)，數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃不是籠統(tǒng)的，而是具體到每一細(xì)節(jié)每一流程，完善規(guī)劃方案能夠避免很多不必要的麻煩，也提高了實(shí)際工作的科學(xué)性和效率，電力企業(yè)要引起足夠的重視。

2.6加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

目前，檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)在全國(guó)范圍內(nèi)開(kāi)展，其中檔案管理信息平臺(tái)的開(kāi)發(fā)對(duì)于解決電子檔案存儲(chǔ)問(wèn)題具有重要的意義。一部分電力企業(yè)已經(jīng)開(kāi)發(fā)了數(shù)字檔案館系統(tǒng)。它的優(yōu)勢(shì)在于：一方面可以與企業(yè)的協(xié)同辦公系統(tǒng)互通共融，實(shí)現(xiàn)公文的在線歸檔。另一方面，為存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)提供了保障。值得一提的是大數(shù)據(jù)技術(shù)中的云存儲(chǔ)模式在檔案信息化建設(shè)中的運(yùn)用，它在保障檔案存儲(chǔ)的完整性和安全性方面表現(xiàn)突出，是當(dāng)前較為先進(jìn)的一種存儲(chǔ)模式。

結(jié)語(yǔ)

在電力企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作作為其中重要的組成部分，它為電力企業(yè)建設(shè)項(xiàng)目的高效開(kāi)展提供了基礎(chǔ)保障。還可以把這些有效的檔案信息當(dāng)作決策的重要依據(jù)。所以說(shuō)，在電力企業(yè)的發(fā)展中，必須要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行加強(qiáng)重視，把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)際工作中去，最終才能更好、更快地完成電力企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介;張媛，女，1980年9月出生，漢族，山西太原人，碩士研究生，職稱，高級(jí)政工師