事業(yè)單位檔案管理中精細化管理模式的運用研究

段驚龍

摘要：要想推動我國公益事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，需要事業(yè)單位做好日常各項管理工作，而檔案管理作為一項重要管理內(nèi)容，融入精細化管理模式，有助于事業(yè)單位檔案管理水平的提升，從而迎合時代發(fā)展步伐。故此，本文立足筆者工作實務，重點研究了將精細化管理模式運用到事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)勢及方式，旨在提高事業(yè)單位的檔案管理成效。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;精細化

所謂精細化管理，是在管理成本壓力不增加的情況下，對管理工作細節(jié)進行改良。此種管理模式，是基于個性化、規(guī)范化及精細化所發(fā)展起來的。首先，精細化管理重視日常管理分工的明確，強調(diào)具體管理責任的良好落實，并在落實到位的基礎(chǔ)上，將各項檢查工作做好，從而有效、及時消除掉問題目標。其次，在強調(diào)分工的同時，精細化管理重視先進技術(shù)的引進，旨在通過有效的生產(chǎn)管理技術(shù)將日?；顒又械膯栴}成功解決，對檔案管理過程做提前控制[1]。第三，精細化管理的一個核心方向即為個性化，強調(diào)在科學配置現(xiàn)有人員和設(shè)備的基礎(chǔ)上，竭力實現(xiàn)設(shè)備與人員的巧妙結(jié)合，從而提高管理實效。因此，對精細化管理模式在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用展開相關(guān)研究，有助于事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理中運用精細化管理模式的優(yōu)勢

（一）促進服務利益最大化

對事業(yè)單位檔案展開精細化管理，能夠推動單位檔案管理工作邁向更高層次，如此則有助于檔案管理服務利益實現(xiàn)最大化。運用該模式，能夠清晰審視整個檔案管理工作，有利于相關(guān)問題的第一時間發(fā)現(xiàn)，并且精細化管理理念的融入，能夠逐漸在單位內(nèi)部營造出良好的檔案運用氛圍，使員工能重視檔案資料所具有的價值。

（二）推動檔案事業(yè)的發(fā)展

在精細化管理模式的作用下，工作目標能夠更好完成，首先，當前社會對于公共服務供給的需求增大，采用該模式可以幫助事業(yè)單位有效收集各種數(shù)據(jù)，并做好數(shù)據(jù)的記錄，如此一來，則有利于相關(guān)人員對數(shù)據(jù)中的有用信息做深入挖掘[2]。并且，能及早發(fā)現(xiàn)目前檔案管理工作隱藏的問題展開相應處理。其次，在該模式的作用下可進一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理工作的顯著提升。另外，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案精細化管理，能使工作戰(zhàn)略目標更為明確，進而在規(guī)劃自身發(fā)展時也更具科學性，實現(xiàn)單位工作能力的持續(xù)提升。

（三）增強檔案管理人員的工作能力

精細化管理模式，在促進檔案管理人員專業(yè)能力發(fā)展方面也發(fā)揮著顯著作用。在這一模式的實行中，明確了相關(guān)崗位的工作職責，優(yōu)化了檔案管理制度，而優(yōu)化后的制度對于相關(guān)人員提出了更高的要求，需要相關(guān)人員嚴格遵循制度展開各項操作。在制度的良好約束下，人員的工作態(tài)度和效率都將得以改善。

二、精細化管理模式的具體運用方式

根據(jù)筆者實際工作經(jīng)驗，認為應從三個方面來全面實行精細化管理模式即：制度、流程及技術(shù)。

（一）管理制度精細化

現(xiàn)實中各項具體工作的穩(wěn)步推進，需要制度層面的保障，故此事業(yè)單位應注重管理制度的精細化。具體而言，第一，優(yōu)化完善檔案管理工作制度，保證現(xiàn)有制度與相關(guān)法律要求相符合。第二，結(jié)合單位實際著手事業(yè)單位檔案管理工作制度的制定，強調(diào)基于事業(yè)單位管理工作實際，對檔案管理制度不符實際的問題展開有效修訂，進而使檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、檔案管理職員的完善性得到良好保障。第三，在重視科學工作制度建立的同時，應依托檔案專業(yè)方面的法規(guī)，來使管理工作不斷完善?？傊?，在實踐工作中事業(yè)單位須注重經(jīng)驗的總結(jié)，對工作制度做不斷完善，以工作制度的實操性得以持續(xù)提升，從而實現(xiàn)檔案的精細化管理。

（二）管理流程精細化

精細化的檔案管理流程，能使整體工作質(zhì)量得以改善，將多種現(xiàn)實問題有效解決。具體而言：第一，結(jié)合電子檔案管理的具體需求著手合理工作流程的制定，進而能夠規(guī)范化、標準化地收集、整理、鑒定、保管及移交檔案。并且，對這些流程進行審視，將其中的問題及時發(fā)現(xiàn)展開相應處理[3]。第二，根據(jù)上級部門的要求，做好檔案總目錄、類目錄、卷目錄的管理。注重檔案的掃描工作，做好數(shù)字化檔案的及時收錄。第三，加強管理電子檔案，特別是保證電子檔案的安全性，以及實現(xiàn)完整傳遞。唯有如此，才能使電子檔案良好滿足相關(guān)人員的使用需求，有效提高檔案資源的共享率和利用率。

（三）管理技術(shù)精細化

事業(yè)單位檔案管理能否實現(xiàn)精細化，采用的技術(shù)是否先進、科學占據(jù)很大程度因素。故此，事業(yè)單位應充分運用現(xiàn)代技術(shù)的力量，推動檔案管理工作精細化，建議采用如下幾點方式：第一，投入適當資金，使配套的檢索、服務器、存儲和管理設(shè)施得以完善，對信息化管理做全面落實，使檔案管理更具效率。第二，不斷引入先進的科學技術(shù)，處理好質(zhì)量與效率間的關(guān)系。第三，強調(diào)樹立智能化、數(shù)字化理念，促進服務質(zhì)量的提升。第四，定期更新技術(shù)，確保事業(yè)單位檔案管理工作在技術(shù)層面能夠保持長久的優(yōu)勢。通過設(shè)施投入、技術(shù)引進等方式，確保檔案信息使用者，可以快速、準確地實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的獲取，使檔案利用更具效率，有效發(fā)揮檔案的價值。

結(jié)語

總之，事業(yè)單位檔案信息是對以往信息的數(shù)據(jù)記錄，包含了本單位各階段、各部門的發(fā)展歷史，在事業(yè)單位日常工作及未來發(fā)展中都扮演著重要角色。尤其在當前，要想推動我國公益事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，需要事業(yè)單位做好日常各項管理工作，所以需要全面實行檔案精細化管理，做好檔案管理工作，更多挖掘出檔案資源的價值，進而為單位決策與管理提供參考依據(jù)。

參考文獻：

[1]吳巧玲.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].辦公室業(yè)務，2019（5）：25-26.

[2]張敏.網(wǎng)絡時代如何完善事業(yè)單位檔案管理工作[J].卷宗，2019，9（007）：70.

[3]劉燕.推進行政事業(yè)單位檔案管理改革探究[J].環(huán)球慈善，2019，000（010）：P.1.