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    淺談現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)工作

    2020-11-06 06:05:55吳波
    科學(xué)與財富 2020年22期
    關(guān)鍵詞:信息管理系統(tǒng)檢索現(xiàn)代化

    吳波

    一、檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

    檔案管理基礎(chǔ)工作是檔案管理工作的重要組成部分,它在檔案的規(guī)范程度和查找的準(zhǔn)確度上都是不可或缺的,但在一些企業(yè)里檔案管理系統(tǒng)還存在一些問題。

    1.1? 檔案管理人員對基礎(chǔ)工作不重視

    檔案管理基礎(chǔ)工作較為繁瑣枯燥,使得管理人員對此應(yīng)付了事。在一些企業(yè)里對檔案的認(rèn)識程度不夠,無法理解檔案管理的重要,將檔案管理視為可做可不做,這就使得檔案管理過程中出現(xiàn)缺失、分類不明等現(xiàn)象。檔案管理對企業(yè)是非常重要的,基礎(chǔ)工作做的不好導(dǎo)致檔案無法調(diào)取,就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

    1.2? 檔案的分類不合理

    很多企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)分類不合理的現(xiàn)象,分類標(biāo)準(zhǔn)太過單一。有些檔案在分類時致使簡單的按照時間分類,完全沒有考慮內(nèi)容,使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標(biāo)注不全,使得檔案缺頁或者排序不當(dāng)造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規(guī)范,使得檔案管理混亂,在檔案匯總后就會出現(xiàn)各種問題。

    1.3? 檔案的編號缺失或不準(zhǔn)確

    檔案編號也是檔案管理的重要部分,在一些企業(yè)中檔案管理還是按照傳統(tǒng)的進(jìn)行編號,使得許多新的內(nèi)容無法準(zhǔn)確表達(dá)。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案,沒有設(shè)計目錄,使得很多檔案無法被準(zhǔn)確定義,丟失的部分無法確定,已經(jīng)存在的部分無法排序,影響檔案的分類和內(nèi)容的確定。

    1.4? 檔案管理缺少高素質(zhì)的檔案管理人員

    在許多企業(yè)中檔案管理人員多是年齡較大的,缺少年輕人,這種結(jié)構(gòu)是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差,很多高新的信息管理方法都無法理解和應(yīng)用,無法正確使用新的檔案管理系統(tǒng)。缺乏應(yīng)用信息技術(shù)的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學(xué)習(xí)快,探索性強(qiáng),能更好的操作信息管理系統(tǒng),推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化。

    二、如何加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)工作的有效性

    檔案管理基礎(chǔ)工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的,它對檔案管理的規(guī)范性準(zhǔn)確性及有效性都有積極的意義。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就要正確對待檔案管理的基礎(chǔ)工作。切實(shí)的落實(shí)好每一步。

    2.1? 提高工作人員對檔案管理基礎(chǔ)工作的認(rèn)識

    在現(xiàn)實(shí)的工作中企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的培訓(xùn),讓檔案管理人員清晰的認(rèn)識到這份工作的重要,在觀念上強(qiáng)化基礎(chǔ)工作不容馬虎。在實(shí)際操作中也要做到準(zhǔn)確規(guī)范。在檔案的分類,訂裝和登記等方面要嚴(yán)格認(rèn)真,做到合理,有效。檔案管理人員的素質(zhì)要高要求,在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業(yè)的正規(guī)程度。

    2.2? 加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn),使其更正規(guī)化系統(tǒng)化

    檔案管理中重要的就是對檔案進(jìn)行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴(yán)密,從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同,檔案的分類缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細(xì)致,關(guān)鍵詞區(qū)分更完善,就能大幅度提升查找的準(zhǔn)確性和便捷性。建立關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)庫,加速檔案檢索速度。一個完善系統(tǒng)的檔案基礎(chǔ)工作是檔案管理工作系統(tǒng)高效運(yùn)行的保障。當(dāng)然檔案管理工作不是一成不變的,它也是向著現(xiàn)代化發(fā)展的。那么引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)和管理手段建立一套全面的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)才能規(guī)范檔案管理基礎(chǔ)工作。有了較高標(biāo)準(zhǔn)的要求,檔案管理人員對檔案的管理會更認(rèn)真,有利于提高檔案管理的查準(zhǔn)率。標(biāo)準(zhǔn)一旦設(shè)立就要嚴(yán)格執(zhí)行,否則就形同虛設(shè)。

    2.3? 強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)

    信息技術(shù)的快速發(fā)展使得它在檔案管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用,檔案信息大多已經(jīng)變成數(shù)字信息化。但信息管理系統(tǒng)還不夠健全,在很大程度上影響了檔案信息檢索的準(zhǔn)確性。若想實(shí)現(xiàn)信息化的管理模式就要完善信息管理系統(tǒng)。首先在信息管理上要優(yōu)化分類,將檔案信息分類填寫細(xì)致,在設(shè)置關(guān)鍵詞時要準(zhǔn)確,提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯,控制題名的長度。在設(shè)置檢索信息時要優(yōu)先一些新的檔案信息,分清主次。同時丟失的檔案也要標(biāo)明,方便查閱。強(qiáng)化信息管理系統(tǒng)的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準(zhǔn)確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統(tǒng)那就要不斷地進(jìn)行更新,保持與現(xiàn)代技術(shù)的同步性,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。

    2.4? 加大檔案管理的安全性

    檔案管理工作還要注重安全工作,在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補(bǔ)漏,做到檔案管理心中有數(shù)。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況,避免損壞或丟失。只有將基礎(chǔ)工作做好了才能保證檔案管理準(zhǔn)確嚴(yán)密。

    三、結(jié)語

    檔案管理的基礎(chǔ)工作就是整個檔案管理的基礎(chǔ),沒有這一步驟其余的現(xiàn)代化都是沒有意義的,前期的分類裝訂登記都是為了方便后期的查找和調(diào)取,所以這一步驟至關(guān)重要。只有將檔案管理的基礎(chǔ)工作做好了,檔案管理工作就變得簡單了。檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性不容忽視。

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