論工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)各階段的文件管理

馬佃花

【摘 ?要】工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)是一項(xiàng)貫穿于工程建設(shè)全生命周期的工作，在這項(xiàng)工作中，會產(chǎn)生大量的文件資料，設(shè)計(jì)單位須加強(qiáng)文件管理。在設(shè)計(jì)方案階段，強(qiáng)化對于投標(biāo)報(bào)價(jià)階段、方案設(shè)計(jì)階段、初步設(shè)計(jì)階段、擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)階段的文件管理，施工圖設(shè)計(jì)階段加強(qiáng)對于相關(guān)設(shè)計(jì)文件的管理，設(shè)計(jì)服務(wù)階段，加強(qiáng)設(shè)計(jì)交底、圖紙會審會議紀(jì)要的記錄、整理、會簽工作，強(qiáng)化設(shè)計(jì)變更管理，優(yōu)化現(xiàn)場設(shè)計(jì)服務(wù)管理，做好竣工驗(yàn)收及歸檔管理。

【Abstract】Engineering project design is a work throughout the whole life cycle of engineering construction. In this work， a large number of documents will be produced， and the design unit must strengthen the management of documents. In the design scheme stage， the management of documents in the bidding stage， the design scheme stage， the preliminary design stage and the expansion of the preliminary design stage shall be strengthened， and the management of relevant design documents in the construction drawing design stage shall be strengthened. In the stage of design service， we should strengthen the recording， collation and countersigning work of the minutes of design disclosure and drawing meeting， strengthen the management of design change， optimize the management of on-site design service， and do a good job in the management of completion acceptance and filing.

【關(guān)鍵詞】工程項(xiàng)目設(shè)計(jì);階段;文件管理

【Keywords】engineering project design; stage; document management

【中圖分類號】G271 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2020）09-0015-02

1 引言

工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)是一項(xiàng)周期較長的工作，從承接設(shè)計(jì)任務(wù)后，設(shè)計(jì)單位須采集項(xiàng)目基礎(chǔ)治療，規(guī)劃、設(shè)計(jì)方案，進(jìn)行初步設(shè)計(jì)，再進(jìn)行詳細(xì)設(shè)計(jì)，完成設(shè)計(jì)工作后進(jìn)行設(shè)計(jì)交底、圖紙會審、招標(biāo)答疑等工作，項(xiàng)目施工中涉及設(shè)計(jì)變更，還需提供現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，須提供相關(guān)設(shè)計(jì)資料，設(shè)計(jì)各個(gè)階段，都會產(chǎn)生大量資料文件，須加強(qiáng)管理。

2 設(shè)計(jì)方案階段的文件管理分析

2.1 投標(biāo)報(bào)價(jià)階段的文件管理

招標(biāo)是一種市場資源配置的重要交易方式，有利于良性有序競爭市場體系的建立，在工程項(xiàng)目建設(shè)中，建設(shè)單位應(yīng)該遵守《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》規(guī)定，委托項(xiàng)目招標(biāo)公司或中介機(jī)構(gòu)，遴選出資質(zhì)達(dá)標(biāo)的設(shè)計(jì)單位，以及科學(xué)合理的設(shè)計(jì)方案[1]。在投標(biāo)階段，涉及的文件有技術(shù)標(biāo)和商務(wù)標(biāo)、標(biāo)書的澄清和答疑以及各類來往函電，投標(biāo)工作結(jié)束后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)及時(shí)采集、整理上述資料，書寫工作總結(jié)。

2.2 方案設(shè)計(jì)階段的文件管理

在承接設(shè)計(jì)任務(wù)后，設(shè)計(jì)單位要根據(jù)工程項(xiàng)目的用地規(guī)劃、建設(shè)規(guī)模、建筑物或構(gòu)筑物的功能及各項(xiàng)技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，規(guī)劃設(shè)計(jì)建筑造型與風(fēng)格。在方案設(shè)計(jì)階段，應(yīng)該與類似項(xiàng)目文件進(jìn)行對比，評估不同設(shè)計(jì)方案的技術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性，研究國內(nèi)外市場發(fā)展規(guī)律，制定科學(xué)合理的工藝方案，確保所用施工技術(shù)能夠滿足項(xiàng)目施工要求，注重項(xiàng)目設(shè)計(jì)的生態(tài)性，檢查方案設(shè)計(jì)是否符合國家及當(dāng)?shù)亍叭龔U”治理與環(huán)境保護(hù)方案，檢查工程估算及財(cái)務(wù)報(bào)表是否齊全，檢查工程建設(shè)周期是否滿足要求，評估項(xiàng)目建設(shè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益。各項(xiàng)方案設(shè)計(jì)文件通過評審，按照要求修改后，方可上報(bào)至上級部門，通過審查，獲得批準(zhǔn)，方可進(jìn)行下一步設(shè)計(jì)。

2.3 初步設(shè)計(jì)階段的文件管理

在工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)中，初步設(shè)計(jì)至關(guān)重要，在這一設(shè)計(jì)階段，需要總結(jié)各類重大技術(shù)問題，提出解決方案，對技術(shù)方案及設(shè)計(jì)方案進(jìn)行綜合技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析，在評審會議上進(jìn)行方案評審，記錄會議過程及結(jié)果，為后續(xù)設(shè)計(jì)提供參考依據(jù)。在初步設(shè)計(jì)說明文件中，詳細(xì)闡述了項(xiàng)目概況、建設(shè)條件、各項(xiàng)專業(yè)任務(wù)分工、項(xiàng)目組織、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等具體信息，妥善保管各類資料，包括建設(shè)單位的項(xiàng)目立項(xiàng)批文、地質(zhì)勘探報(bào)告、水文氣象條件、施工現(xiàn)場水電氣條件、物料供應(yīng)及運(yùn)輸條件等外部條件資料，以及方案評審記錄、概預(yù)算及其編制資料、質(zhì)量程序和作業(yè)文件、內(nèi)部作業(yè)草圖等內(nèi)部文件資料[2]。

2.4 擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)階段的文件管理

擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)主要針對一些在技術(shù)上有復(fù)雜或特殊要求但缺乏設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)的工程項(xiàng)目增設(shè)的一項(xiàng)設(shè)計(jì)工作，建立于初步設(shè)計(jì)上，在這一階段，文件管理重點(diǎn)在于對各類設(shè)計(jì)文件的編制、審核、評審、上報(bào)及批準(zhǔn)等。在擴(kuò)大初步設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)單位應(yīng)根據(jù)國家規(guī)定，合理編制各項(xiàng)設(shè)計(jì)文件，同時(shí)審核文件中的各專業(yè)設(shè)計(jì)是否達(dá)到行業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，滿足相關(guān)要求，審核概算文件是否符合投資限額要求，不符合予以修正。

3 施工圖設(shè)計(jì)階段的文件管理分析

3.1 施工圖設(shè)計(jì)文件的組成

工程項(xiàng)目施工以施工圖為具體實(shí)施依據(jù)，為了確保施工活動(dòng)高效有序展開，應(yīng)加強(qiáng)對于施工圖設(shè)計(jì)文件的管理，具體管理對象有初步設(shè)計(jì)的批復(fù)、建設(shè)單位提供的書面材料、內(nèi)部各專業(yè)之間的條件往返文件、校審記錄、方案論證記錄、標(biāo)注文件表示的設(shè)計(jì)成品以及相關(guān)的圖紙會審意見、答復(fù)、會議記錄、來往函電。

3.2 施工圖設(shè)計(jì)文件的管理

施工圖是設(shè)計(jì)成品的最終體現(xiàn)，為保證成品質(zhì)量，應(yīng)加強(qiáng)對于設(shè)計(jì)成品文件校審、會簽等流程的控制，審核設(shè)計(jì)程序及相關(guān)作業(yè)文件，確保質(zhì)量體系文件在成品中得以體現(xiàn)。完成設(shè)計(jì)工作后，相關(guān)設(shè)計(jì)文件應(yīng)該以紙質(zhì)文件、電子文件兩種形式，儲存到檔案室及電子檔案中，確保信息的安全儲存，便于檔案借閱、利用。設(shè)計(jì)工作的完成，并不代表著工程項(xiàng)目的結(jié)束，在施工階段，經(jīng)常要用到施工圖設(shè)計(jì)文件，直至項(xiàng)目竣工，通過驗(yàn)收。因此，在文件歸檔后，設(shè)計(jì)單位應(yīng)該及時(shí)整理檔案資料，有序儲存，便于后續(xù)借閱、瀏覽，提升檔案利用率。

4 設(shè)計(jì)服務(wù)階段的文件管理分析

4.1 設(shè)計(jì)交底與圖紙會審

設(shè)計(jì)單位完成設(shè)計(jì)工作，將設(shè)計(jì)文件交付施工時(shí)，需要按照法律規(guī)定，進(jìn)行設(shè)計(jì)交底，向施工單位、監(jiān)理單位詳細(xì)闡述設(shè)計(jì)內(nèi)容，同時(shí)聯(lián)合建設(shè)單位，進(jìn)行圖紙會審，由各個(gè)單位對施工圖中存在的問題進(jìn)行討論，完善設(shè)計(jì)文件，改進(jìn)設(shè)計(jì)方案，提升施工圖的技術(shù)性和經(jīng)濟(jì)性。在這一過程中，設(shè)計(jì)單位應(yīng)該記錄工作過程，整理好設(shè)計(jì)交底的會議紀(jì)要，并由施工單位整理好圖紙會審的會議紀(jì)要，統(tǒng)一交由各個(gè)單位會簽，其中如若涉及設(shè)計(jì)變更，應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)程序處理，設(shè)計(jì)交底和圖紙會審的會議紀(jì)要，一經(jīng)各方簽字確認(rèn)，將成為項(xiàng)目施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收工作開展的依據(jù)[3]。

4.2 設(shè)計(jì)變更管理

施工圖交付給施工單位，在施工前或施工后，受到國家政策法規(guī)變化、建設(shè)單位要求變化或施工現(xiàn)場條件限制等因素的影響，會出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更事件，設(shè)計(jì)變更與項(xiàng)目施工進(jìn)度、造價(jià)等息息相關(guān)，提出變更意見應(yīng)格外慎重。設(shè)計(jì)變更可由建設(shè)單位、承包單位或設(shè)計(jì)單位等任意一方提出，提出變更的單位，須提供證據(jù)，征求建設(shè)單位同意，并且按照程序辦理書面變更手續(xù)。如若設(shè)計(jì)變更涉及施工圖審查內(nèi)容，必須將相關(guān)資料上報(bào)給原審查機(jī)構(gòu)，經(jīng)過審查、批準(zhǔn)后方可實(shí)施[4]。設(shè)計(jì)變更在項(xiàng)目施工中較為常見，如若是設(shè)計(jì)單位提出變更意見，相關(guān)內(nèi)容可以聯(lián)絡(luò)箋的形式發(fā)出，聯(lián)絡(luò)箋上應(yīng)加蓋相關(guān)有效章。

4.3 現(xiàn)場設(shè)計(jì)服務(wù)管理

在項(xiàng)目施工階段，應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)場設(shè)計(jì)服務(wù)管理，參與現(xiàn)場質(zhì)量控制工作，強(qiáng)化對于工程重點(diǎn)部位施工及主要設(shè)備安裝工作的監(jiān)管，進(jìn)行工程質(zhì)量事故處理，就質(zhì)量問題的危害進(jìn)行分析，提出科學(xué)合理的技術(shù)方案，對處理措施及規(guī)劃進(jìn)行技術(shù)鑒定，參與工程竣工驗(yàn)收，尤其是重要隱蔽工程驗(yàn)收及單項(xiàng)工程中間驗(yàn)收工作，督促施工單位嚴(yán)格按照施工圖作業(yè)，提升項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量。

4.4 竣工驗(yàn)收及歸檔管理

工程項(xiàng)目竣工后，驗(yàn)收的內(nèi)容不僅是已建設(shè)好的工程實(shí)體，還有反映工程建設(shè)過程的各項(xiàng)資料文件，這些文件反映了整個(gè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工各個(gè)階段的具體工作實(shí)施情況，能夠讓驗(yàn)收單位看到目不能及的內(nèi)在，確保工程嚴(yán)格按照最初的規(guī)劃設(shè)計(jì)施工，確保工程的質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)都符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。無論是新建的工程項(xiàng)目，還是改建、改造、擴(kuò)建、修復(fù)、拆除的工程項(xiàng)目，最終的成品，都要以全面真實(shí)的竣工資料作為支撐，因此，做好竣工資料的采集、整理、驗(yàn)收、評定、歸檔工作，是極為重要的[5]。

5 結(jié)語

綜上所述，在工程項(xiàng)目全生命周期管理過程中，項(xiàng)目設(shè)計(jì)各階段的文件管理是其中極為重要的一項(xiàng)工作任務(wù)，直接關(guān)系到工程項(xiàng)目的質(zhì)量、造價(jià)管理，而且能夠?yàn)轫?xiàng)目設(shè)計(jì)管理水平提供參考依據(jù)，意義重大。為了提升文件管理水平，設(shè)計(jì)單位應(yīng)該明確各個(gè)階段文件管理的對象及標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任人，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升文件管理效率及質(zhì)量。

【參考文獻(xiàn)】

【1】葉剛，胡進(jìn)賢，周起如，等.基于Vsftpd文件服務(wù)器的可視化管理設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2020（05）：143-144.

【2】李昂.電子出圖章背景下對我省勘察設(shè)計(jì)單位數(shù)字化圖檔管理系統(tǒng)建設(shè)的思考[J].云南檔案，2020（03）：59-61.

【3】蔣奇，李濤，劉世杰，等.勘察設(shè)計(jì)企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)研究與開發(fā)[J].水利水電技術(shù)，2019，50（S2）：160-167.

【4】高飛，章熙海，肖飛，等.江蘇省地震局防震減災(zāi)制度文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].信息系統(tǒng)工程，2018（03）：65-66.

【5】周海全，張兵，邢麗莉.基于C語言文件機(jī)制的文本文件圖書管理數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].電腦迷，2017（12）：56.