辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

劉艷華

摘 要：辦公自動(dòng)化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動(dòng)化特征，開(kāi)展后續(xù)的管理，為決策人員在進(jìn)行決策的時(shí)候，提供有力的參考依據(jù)。非專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員從事這一項(xiàng)工作，他們自動(dòng)化意識(shí)淡薄，缺乏基本的操作技能，無(wú)法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理難以有序開(kāi)展，提升醫(yī)院檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、信息化的關(guān)鍵。本文主要分析辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理;有效措施

我們處于一個(gè)信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，隨著科技的進(jìn)步，很多行業(yè)走上了辦公自動(dòng)化的道路，辦公自動(dòng)化能夠?qū)崿F(xiàn)高效的信息整合，促進(jìn)資源共享和信息交流。醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院的日常工作中一直都處于十分重要的地位，傳統(tǒng)的管理模式只是依靠人工進(jìn)行管理，很容易出現(xiàn)問(wèn)題，這使得檔案管理效率極低，難以滿足當(dāng)前的發(fā)展趨勢(shì)，引入信息技術(shù)，開(kāi)展自動(dòng)化的檔案管理，不僅可以確保檔案管理的安全性，還可以提升管理的質(zhì)量。

一、醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的必要性

隨著科技的發(fā)展，辦公自動(dòng)化成為了一種必然趨勢(shì)，很多醫(yī)院為了緊跟時(shí)代發(fā)展的潮流，在自身的管理方面做出了調(diào)整，對(duì)于管理理念和管理方式、管理目標(biāo)等進(jìn)行了重新的定位。醫(yī)院的檔案管理工作處于這一背景下，也應(yīng)該做出改變，積極迎合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，做出創(chuàng)新，引入信息技術(shù)管理體系，實(shí)現(xiàn)高效的檔案管理目標(biāo)?，F(xiàn)階段，很多醫(yī)院都處于轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，管理理念以及管理方式的革新，能夠給醫(yī)院帶來(lái)新的生命力，辦公自動(dòng)化的引入，可以有效提升工作效率，信息化、自動(dòng)化進(jìn)程的推進(jìn)，可以應(yīng)用現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)以及計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息之間的交互，促進(jìn)資源的合理共享。

辦公自動(dòng)化的檔案管理相較于傳統(tǒng)概念中的檔案管理來(lái)講具有很強(qiáng)的高效性，在一定程度上可以減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，辦公自動(dòng)化的檔案管理可以幫助所需者快速找到需要的資料，提升檔案管理質(zhì)量。管理人員可以利用信息化和自動(dòng)化特征，開(kāi)展后續(xù)的管理，為決策人員在進(jìn)行決策的時(shí)候，提供有力的參考依據(jù)。很多醫(yī)院都在進(jìn)行信息化的改革，信息化水平以及辦公自動(dòng)化程度的高低嚴(yán)重制約著醫(yī)院的發(fā)展，自動(dòng)化和信息化的加強(qiáng)是提升醫(yī)院綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的關(guān)鍵，辦公自動(dòng)化的檔案管理不僅可以提升檔案管理工作的效率，還可以避免傳統(tǒng)檔案管理工作中出現(xiàn)的失誤，因此，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化進(jìn)程，對(duì)醫(yī)院今后的發(fā)展有著十分積極的影響。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)分析

1.工作時(shí)效提高

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，由于進(jìn)入到新時(shí)期，醫(yī)院檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，其整體功能、作用等都有了明顯的變化，醫(yī)院檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，由于涉及到的因素條件相對(duì)比較多，比如人事檔案、會(huì)計(jì)、病例資料等這些都是醫(yī)院內(nèi)部非常重要的檔案內(nèi)容。這些檔案內(nèi)容不僅涉及到醫(yī)療、教學(xué)、財(cái)務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，而且對(duì)醫(yī)院的整個(gè)運(yùn)行將會(huì)直接產(chǎn)生影響，所以必須要重視起來(lái)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在構(gòu)建和具體應(yīng)用過(guò)程中，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部各部門(mén)相互之間的職能作用、人員以及業(yè)務(wù)流程等都帶來(lái)了一定的影響。通常傳統(tǒng)的人工操作方式在提出以及具體應(yīng)用過(guò)程中，其整體限制影響相對(duì)比較大。但是在辦公自動(dòng)化的影響下，這種人工操作的限制被打破，檔案管理工作可以以一種更加合理、科學(xué)的方式進(jìn)行，無(wú)論是在信息資源的檢索、分析和研究方面都會(huì)更加便捷。

2.對(duì)管理人員的挑戰(zhàn)

辦公自動(dòng)化在醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作具體開(kāi)展過(guò)程中的應(yīng)用，通常情況下是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)作為運(yùn)作的基礎(chǔ)。在與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前現(xiàn)有的現(xiàn)代化辦公設(shè)備數(shù)量相對(duì)比較多，同時(shí)現(xiàn)有的檔案儲(chǔ)存格式也逐漸朝著更加多樣化的趨勢(shì)發(fā)展。這種發(fā)展形勢(shì)，不僅可以對(duì)工作人員的各項(xiàng)業(yè)務(wù)、技術(shù)的具體操作以及專(zhuān)業(yè)技能水平等，都提出了全新的要求，其根本目的是為了保證醫(yī)院檔案管理工作可以有序開(kāi)展，滿足醫(yī)院日常管理等各個(gè)環(huán)節(jié)的個(gè)性化要求。各環(huán)節(jié)工作的創(chuàng)新、優(yōu)化，必須要有對(duì)應(yīng)的新型技術(shù)來(lái)給予支持，傳統(tǒng)的工作經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)無(wú)法滿足實(shí)際要求，所以必須要對(duì)新型技術(shù)手段進(jìn)行掌握和利用，才能夠保證檔案管理工作的有效落實(shí)。雖然在無(wú)形當(dāng)中對(duì)檔案管理人員提出的要求有所提升，但是也是人員自身綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)技能水平可以得到有效提升的重要措施，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的專(zhuān)業(yè)化。

3.檔案管理應(yīng)當(dāng)建立標(biāo)準(zhǔn)

自動(dòng)化主要是將標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)作為基礎(chǔ)。檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的必要前提條件。辦公自動(dòng)化在具體應(yīng)用過(guò)程中，本身就是一項(xiàng)非常龐大的工程項(xiàng)目，所以在實(shí)踐中必須要有對(duì)應(yīng)的科學(xué)依據(jù)作為支持，同時(shí)，還要保證檔案工作業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)在制定和具體應(yīng)用過(guò)程中的有效性。這樣不僅可以滿足當(dāng)前辦公自動(dòng)化在發(fā)展過(guò)程中的基本要求，而且還可以提高醫(yī)院檔案管理水平。

4.醫(yī)院檔案儲(chǔ)存方式的多樣化

辦公自動(dòng)化環(huán)境影響下，醫(yī)院檔案管理工作在具體開(kāi)展過(guò)程中，其自身的整體方式有了非常明顯的變化趨勢(shì)，其已經(jīng)逐漸從單一的方式，朝著紙質(zhì)發(fā)展趨勢(shì)轉(zhuǎn)變。同時(shí)，在整個(gè)發(fā)展過(guò)程中也在逐漸朝著文本、圖像等領(lǐng)域發(fā)展，這樣不僅可以從根本上促使其儲(chǔ)存檔案的空間可以得到有效控制，而且還可以在實(shí)踐中不斷擴(kuò)大檔案在儲(chǔ)存管理過(guò)程中的基本范圍、內(nèi)容。通過(guò)這種方式在其中科學(xué)合理的利用，有利于保證檔案信息的完整性，同時(shí)還可以在實(shí)踐中延長(zhǎng)檔案壽命，提高檔案的整體利用率。除此之外，現(xiàn)有的載體儲(chǔ)存方式在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，不僅可以實(shí)現(xiàn)快速、有效的讀取、傳遞，而且不會(huì)輕易損壞，具有非常強(qiáng)的穩(wěn)定性特征。

5.實(shí)現(xiàn)范圍內(nèi)信息共享

辦公自動(dòng)化在醫(yī)院檔案管理中的提出以及落實(shí)，在多個(gè)部門(mén)中都可以實(shí)現(xiàn)高效、合理的利用，有利于保證檔案管理工作的有序開(kāi)展，同時(shí)還可以保證檔案利用率的提升。在與當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開(kāi)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)各科室是醫(yī)院綜合檔案管理中的傳統(tǒng)場(chǎng)所，檔案是否可以實(shí)現(xiàn)完整、高效的利用，與其具有密切的聯(lián)系。而計(jì)算機(jī)技術(shù)的提出以及在辦公自動(dòng)化環(huán)境下的引進(jìn)和利用，可以將計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。通過(guò)該技術(shù)在其中的應(yīng)用，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而且還可以保證檔案可以實(shí)現(xiàn)有效的分類(lèi)管理，保證儲(chǔ)存的效果。在保證檔案管理整體利用率有所提升的基礎(chǔ)上，可以保證各類(lèi)檔案信息在查找時(shí)的便捷性、高效性。這樣不僅可以打破空間、時(shí)間、地域等因素的限制影響，而且還可以在規(guī)定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)信息的共享和高效利用。其他各部門(mén)在日常工作過(guò)程中，對(duì)應(yīng)的工作動(dòng)態(tài)、檔案管理信息現(xiàn)狀等，都可以直接以網(wǎng)絡(luò)的形式實(shí)時(shí)有效的傳播。除此之外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在構(gòu)建和具體應(yīng)用過(guò)程中，可以對(duì)文件歸檔起到良好的規(guī)范化管理，同時(shí)還可以保證現(xiàn)有的管理流程、審批權(quán)限等各環(huán)節(jié)得到有效控制，為醫(yī)院檔案信息的真實(shí)性、保密性提供保證。由此可以看出，對(duì)于新時(shí)期背景下的醫(yī)院檔案管理工作而言，辦公自動(dòng)化的利用，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的改革和創(chuàng)新發(fā)展，而且還可以提高管理效率和質(zhì)量。

三、醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.檔案管理人員素質(zhì)普遍較低

很多醫(yī)院沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，認(rèn)為檔案管理只需要簡(jiǎn)單做好簡(jiǎn)單的信息記錄和檔案分類(lèi)、整理就足夠了，因此，在檔案管理上所投入的人力和物力的嚴(yán)重不足，所聘請(qǐng)的檔案管理人員大多數(shù)都是一些沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的人，甚至是聘請(qǐng)兼職人員來(lái)進(jìn)行檔案管理工作?；谶@種現(xiàn)狀，很多醫(yī)院的檔案管理工作是十分混亂的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)信息的遺漏以及記錄的不到位，還有可能出現(xiàn)檔案記錄的不全面，分類(lèi)不夠細(xì)致、工作交接比較混亂等問(wèn)題，使得醫(yī)院的檔案管理或多或少出現(xiàn)一些問(wèn)題。正是由于這樣非專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員從事這一項(xiàng)工作，他們自動(dòng)化意識(shí)淡薄，缺乏基本的操作技能，無(wú)法熟練應(yīng)用相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)，這就使得辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理難以有序開(kāi)展，在一定程度上還會(huì)損害醫(yī)院的利益。

2.檔案管理體系較為混亂

我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院對(duì)于檔案管理的不重視以及專(zhuān)業(yè)性人才的缺乏，使得檔案管理體系十分混亂。很多醫(yī)院的檔案管理無(wú)法發(fā)揮出檔案管理本身的作用。醫(yī)院的檔案資料數(shù)量和種類(lèi)繁多，在整理的過(guò)程中需要進(jìn)行嚴(yán)格的分類(lèi)，大到各個(gè)科室，小到各個(gè)環(huán)節(jié)，這些信息都需要進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)，這樣才能夠在最大程度上節(jié)省有效時(shí)間。然而檔案管理體系的混亂，導(dǎo)致很多時(shí)候，我們?cè)趯ふ倚畔⒌臅r(shí)候需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展是極其不利的。管理體系的混亂，嚴(yán)重制約著檔案管理工作自動(dòng)化進(jìn)程的開(kāi)展，在很大程度了阻礙了醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

3.檔案管理信息化程度較低

信息化時(shí)代的到來(lái)，使得很多行業(yè)都在朝著信息化的趨勢(shì)邁進(jìn)，處于辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，醫(yī)院的檔案管理工作必須要實(shí)現(xiàn)信息化的管理，才能夠滿足當(dāng)前變革的趨勢(shì)。很多醫(yī)院受到自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力以及員工素質(zhì)等內(nèi)在因素和外在因素的限制，檔案管理信息化的程度較為欠缺，有些醫(yī)院雖然認(rèn)識(shí)到了檔案管理自動(dòng)化改革的必然性，也引進(jìn)了相關(guān)的自動(dòng)化信息設(shè)備，卻沒(méi)有將這些設(shè)備真正的利用起來(lái)，無(wú)法將檔案管理信息化落到實(shí)處，使得辦公自動(dòng)化進(jìn)程受到了嚴(yán)重的阻礙。

四、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的有效措施

1.提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作具有一定的難度，如果只是依靠一些非專(zhuān)業(yè)人員或者是兼職人員來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作，就難以進(jìn)行有效的檔案管理。醫(yī)院檔案管理的工作量巨大，工作難度不低，并且檔案管理在醫(yī)院的日常工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程的高低嚴(yán)重影響著各個(gè)科室工作的開(kāi)展情況。醫(yī)院必須要認(rèn)識(shí)到引入檔案管理人才的重要性，可以加強(qiáng)和高校之間的合作，培養(yǎng)出更多專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的技術(shù)型人才，為醫(yī)院今后的檔案管理工作引入新鮮血液。醫(yī)院需要組織檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，提升他們對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，讓他們具有較高的責(zé)任心，醫(yī)院可以制定嚴(yán)格的檔案管理人員選拔機(jī)制，選擇一批高素質(zhì)、高水平的專(zhuān)業(yè)性人才來(lái)?yè)?dān)任檔案管理工作。在檔案管理人才的任用過(guò)程中，必須要選擇專(zhuān)門(mén)的人員，不能出現(xiàn)兼職或者是聘請(qǐng)一些檔案管理團(tuán)隊(duì)，除此之外，還需要針對(duì)不同科室的實(shí)際情況進(jìn)行檔案的建立和管理。這樣才能夠滿足辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)，切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，醫(yī)院要定期組織檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的學(xué)習(xí)，及時(shí)更新他們的知識(shí)體系，為他們介紹新的檔案管理技術(shù)，進(jìn)而提升醫(yī)院的檔案管理水平。

2.構(gòu)建檔案管理信息化的設(shè)備和體系

醫(yī)院只有做好檔案管理信息化的工作，才能夠保證日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展必須要始終以信息化和技術(shù)化為依托，進(jìn)行不斷的改革和創(chuàng)新，只有將信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中才能夠使得檔案管理發(fā)揮出本身的作用。檔案管理信息化的開(kāi)展必須要建立在完整的信息化體系之上，醫(yī)院必須要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)的信息化設(shè)備，將辦公自動(dòng)化和檔案管理有機(jī)的結(jié)合起來(lái)。醫(yī)生在診斷的過(guò)程中，可以利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)，自動(dòng)生成患者的信息和檔案，能夠?qū)⑦@些內(nèi)容直接輸入到檔案管理系統(tǒng)之中，這樣才能夠在最大程度上確保信息的完整性，還可以提升檔案分類(lèi)整理的工作效率，實(shí)時(shí)化的信息傳播，可以實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，在患者就診的時(shí)候，可以幫助醫(yī)生快速了解患者的病例。醫(yī)院在信息化體系的構(gòu)建過(guò)程中，需要及時(shí)進(jìn)行信息化設(shè)備的更新，對(duì)于受損的設(shè)備要及時(shí)維護(hù)，可以適當(dāng)加大在信息化方面的資金支持力度，引入相關(guān)的高素質(zhì)和高水平信息化技術(shù)人才。醫(yī)院檔案保存完整，在很大程度上可以為我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)做出貢獻(xiàn)，能夠?yàn)橄嚓P(guān)的科研提供參考依據(jù)，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療水平的穩(wěn)步提升。

3.健全相關(guān)的檔案管理制度

我國(guó)很多醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作認(rèn)識(shí)的較為欠缺，使得檔案管理水平較低，甚至有一部分醫(yī)院認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，導(dǎo)致檔案管理工作的相關(guān)制度不夠完善。缺少了制度的保障，難以形成有效的檔案管理體系，因此，積極完善檔案管理工作制度，是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的前提，只有通過(guò)強(qiáng)有力的制度對(duì)員工進(jìn)行約束，規(guī)范員工的工作內(nèi)容和管理方式等，才能夠促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。在檔案管理制度的制定過(guò)程中必須要考慮到各個(gè)部門(mén)之間的相互作用，必須要做到互相制約、互相平等，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和一體化。在辦公自動(dòng)化的過(guò)程中，需要考慮到檔案管理的精準(zhǔn)性和高效性，可以制定統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上，還需要提升檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，可以進(jìn)行詳細(xì)的編號(hào)或者是歸類(lèi)，確保在今后需要查閱的時(shí)候，能夠快速找到相關(guān)的資料。對(duì)于在檔案管理中出現(xiàn)原則性失誤的人員，可以按照檔案管理的相關(guān)制度進(jìn)行處理，這樣才能夠確保檔案管理體系的平穩(wěn)運(yùn)行，促進(jìn)醫(yī)院的有序經(jīng)營(yíng)和進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理分析是十分有必要的。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了辦公自動(dòng)化時(shí)代，醫(yī)院檔案管理工作也需要緊隨著一趨勢(shì)，才能夠得到更好的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中的存在的問(wèn)題，不僅制約著醫(yī)院的發(fā)展，還影響著社會(huì)的進(jìn)步，在此時(shí)，提升醫(yī)院檔案管理的效率顯得尤為重要。只有打造高效、實(shí)用的檔案管理體系，才能夠?yàn)槲覈?guó)的醫(yī)療事業(yè)做出貢獻(xiàn)，為人人民群眾提供強(qiáng)有力的醫(yī)療保障。

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（作者單位：濟(jì)寧市婦幼保健計(jì)劃生育服務(wù)中心）