淺談大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案文件管理的信息化建設(shè)

薛辰兵

[摘 要]在大數(shù)據(jù)技術(shù)高速發(fā)展的時代，信息公開是一項重要的政府公共服務(wù)。文章針對事業(yè)單位文件管理信息化進(jìn)程中存在的人事建設(shè)、觀念層次、文件查詢、文件數(shù)據(jù)安全方面的問題，提出相應(yīng)的解決方案，以提升事業(yè)單位檔案文件管理信息化能力，推動檔案文件管理信息化建設(shè)工作。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時代;信息化;檔案文件管理;事業(yè)單位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.088

[中圖分類號]G271[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2020）16-0-02

0? ? ?引 言

檔案文件管理信息化指數(shù)據(jù)信息技術(shù)在日常文件管理中的綜合應(yīng)用及對檔案文件內(nèi)容信息的數(shù)字化管理和應(yīng)用。大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案文件管理方法將由關(guān)注紙質(zhì)文件管理轉(zhuǎn)化為通過電子設(shè)備對檔案文件進(jìn)行數(shù)字化存儲、管理。在檔案文件管理工作者統(tǒng)一規(guī)劃下，對文件信息資源進(jìn)行數(shù)字化利用，能夠提高公共事業(yè)服務(wù)效率，提升對外服務(wù)水平;推動事業(yè)單位檔案文件管理工作向信息化、數(shù)據(jù)化、科學(xué)化、社會化發(fā)展。

1? ? ? 事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1? ?檔案文件管理工作者專業(yè)知識與技能水平偏低

由于部分機(jī)構(gòu)對文件管理工作的重視程度不夠或經(jīng)費限制，事業(yè)單位缺乏對相關(guān)檔案文件管理工作者進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)學(xué)習(xí)與入職培訓(xùn)。公共事業(yè)單位從事文件管理工作的人員普遍存在學(xué)歷等級偏低;文件管理信息化思維薄弱;身兼多職，難以保證文件管理工作的質(zhì)量，導(dǎo)致文件管理信息系統(tǒng)難以應(yīng)用新技術(shù)和新體系。在沒有專業(yè)培訓(xùn)的情況下，文件管理工作人員只能完成一些基礎(chǔ)的統(tǒng)計、整理工作，難以對文件信息數(shù)據(jù)進(jìn)行多輪精密處理，甚至并不熟悉計算機(jī)的操作，在實際工作中存在效率低、質(zhì)量差，遇到問題無法及時、有效地反饋給上級部門的情況，導(dǎo)致事業(yè)單位文件管理信息化建設(shè)項目無限停滯。

1.2? ?領(lǐng)導(dǎo)及職工管理觀念和方式相對落后

在開展事業(yè)單位檔案文件信息管理過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對該工作的重視程度直接影響各項檔案文件管理信息化建設(shè)任務(wù)的進(jìn)度。大多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及職工對檔案文件管理工作缺乏正確的理解、認(rèn)識，僅僅認(rèn)為檔案文件資料只需要進(jìn)行妥善保存，避免丟失、損壞或遺漏，他們對檔案文件管理信息化工作的督促力度不足，未能對檔案文件管理信息化建設(shè)進(jìn)程進(jìn)行總體規(guī)劃與系統(tǒng)設(shè)計。文件管理人員的管理方式落后，容易導(dǎo)致檔案文件遺失、破損或者開展低效率的檔案文件管理活動，給檔案文件管理工作、來往查詢?nèi)藛T帶來很大的困擾和麻煩。

1.3? ?傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理過程存在缺陷

目前，大多數(shù)事業(yè)單位的文件管理工作仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)文件進(jìn)行存儲和管理。在實際的查詢與借閱過程中：首先，需要通過當(dāng)面登記或電話預(yù)約的方式，向檔案文件管理工作人員提出文件調(diào)度申請;其次，經(jīng)多方批準(zhǔn)后由文件管理部門代為查找所需卷宗;最后，由申請人登門拜訪，實地閱覽所需文件。在此期間，無論是在等待檔案文件查詢申請的批準(zhǔn)環(huán)節(jié)，還是需要配備相關(guān)文件管理人員在檔案儲藏室查找所需要的卷宗環(huán)節(jié)，都會消耗大量人力、物力、財力和時間，嚴(yán)重影響雙方的效率。此外，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案文件在公開借閱、查詢的過程中存在缺陷，任何意外行為都會造成檔案受到不同程度的損壞，且難以進(jìn)行監(jiān)督。

1.4? ?數(shù)據(jù)安全問題尚未受到足夠重視

事業(yè)單位文件涉及眾多企業(yè)、個人的隱私文件，具有極強(qiáng)的私密性，這是在事業(yè)單位檔案文件管理部門在檔案文件管理信息化建設(shè)工作中不得不考慮的一個問題。但是，就目前的情況而言，公共機(jī)構(gòu)文件管理人員進(jìn)行文件管理信息建設(shè)時往往容易忽視文件數(shù)據(jù)的私密性、安全性，特別是在將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件的過程中，受到諸多外界因素的影響，導(dǎo)致文件信息泄露、遺失，嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性，為未來的檔案文件管理工作留下重大安全隱患。此外，檔案管理信息化建設(shè)主要利用電子計算機(jī)系統(tǒng)、局域網(wǎng)服務(wù)器站點等電子設(shè)備開展信息化管理工作，一旦遭到黑客入侵，電子文件數(shù)據(jù)就會泄露，而任何檔案內(nèi)容的泄露，都會產(chǎn)生嚴(yán)重的連鎖反應(yīng)，直接影響企事業(yè)單位及所屬員工的人身、信息、財產(chǎn)安全。

2? ? ?事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)的改進(jìn)策略

2.1? ?提升對檔案文件管理信息化建設(shè)的認(rèn)識

為了彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案文件管理信息建設(shè)中存在的漏洞，事業(yè)單位檔案文件管理部門應(yīng)該加強(qiáng)對負(fù)責(zé)單位文件管理工作的相關(guān)負(fù)責(zé)人的思想教育工作。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)小組在實際的檔案文件管理信息化工作的建設(shè)過程中，要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，了解文件管理信息化的重要意義和作用，加大資源投入力度，提高信息化管理水平，實現(xiàn)信息化管理的可持續(xù)發(fā)展。首先，事業(yè)單位行政決策者需要改變認(rèn)識，當(dāng)代的文件管理工作不僅僅是單一的管理工作，更是一項具有公共、公開特征的社會性服務(wù)，這需要事業(yè)單位檔案文件管理部門從文件保存、共享、調(diào)取、人才隊伍建設(shè)、資金、設(shè)備等多方面對檔案資料進(jìn)行信息化處理。其次，端正對檔案信息化管理建設(shè)的態(tài)度，把該工作當(dāng)作一項公共事業(yè)單位重要的內(nèi)部管控工作內(nèi)容進(jìn)行發(fā)展和構(gòu)建，促使檔案管理工作適應(yīng)時代的發(fā)展變化，為國家、社會公眾提供準(zhǔn)確、實時、高效的文件信息數(shù)據(jù)，滿足當(dāng)前社會文化、政治和經(jīng)濟(jì)等多角度發(fā)展需要。最后，考慮檔案文件管理工作的安全性和保密性問題，設(shè)立獨立檔案文件儲存室，選擇合適位置放置文件資料及相關(guān)電子設(shè)備;建設(shè)綜合監(jiān)控系統(tǒng)，分別進(jìn)行供電;加固門窗，安裝電子鎖;建立面部識別登記系統(tǒng)，嚴(yán)禁無關(guān)人員出入，最大限度地保證文件數(shù)據(jù)的安全。

2.2? ?提高檔案文件管理工作者的專業(yè)知識與技能

可靠先進(jìn)的檔案文件信息化管理體系需要由專業(yè)人員建立和維護(hù)。在文件管理工作中，人才屬于決定性因素，因此，事業(yè)單位在文件管理信息化建設(shè)中應(yīng)尤為注意對事業(yè)單位文件管理工作者進(jìn)行專業(yè)知識與技能培訓(xùn)，這是事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。首先，公共事業(yè)單位應(yīng)組織統(tǒng)一、規(guī)范的在職培訓(xùn)，對參加檔案文件管理工作的人員進(jìn)行專業(yè)評估，評估合格后方可錄用入職，保證相關(guān)檔案管理從業(yè)人員具備檔案文件管理的專業(yè)知識和技能。其次，邀請知名大學(xué)檔案學(xué)、管理信息科學(xué)的教授，對現(xiàn)有的檔案文件管理工作者定期進(jìn)行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中，事業(yè)單位應(yīng)針對檔案學(xué)中有關(guān)檔案文件管理的信息化技術(shù)等內(nèi)容建立課程體系，保證檔案工作者提高計算機(jī)操作水平，在日常檔案文件管理工作中建立信息化思維。同時，提高檔案工作者的整體素質(zhì)和工作技能，培養(yǎng)出既具有檔案文件管理專業(yè)知識又能熟練運(yùn)用計算機(jī)對文件信息進(jìn)行信息化錄入、開發(fā)、管理的綜合型人才。最后，檔案文件管理部門還應(yīng)積極引進(jìn)人才，招聘時應(yīng)優(yōu)先考慮檔案學(xué)專業(yè)、管理科學(xué)專業(yè)的優(yōu)秀畢業(yè)生或有相關(guān)文件管理工作經(jīng)驗的社會人士，不斷充實、優(yōu)化檔案文件管理工作隊伍，提高檔案文件管理部門整體信息化管理建設(shè)程度，為事業(yè)單位檔案文件管理信息化建設(shè)提供內(nèi)在驅(qū)動力。

2.3? ?建立全新數(shù)字化檔案文件管理模式

事業(yè)單位在檔案文件管理信息化建設(shè)的過程中，要逐漸推行數(shù)字化的工作方式，不斷完善檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，促進(jìn)檔案資源實現(xiàn)信息共享。第一步，以電腦儲存方式為主，通過掃描儀、照相機(jī)、錄像機(jī)、錄音器等設(shè)備對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，再存儲到各個儲存節(jié)點。第二步，運(yùn)用電腦對零散的電子檔案文件進(jìn)行掃描、整合、分類、修改，使其逐步轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，并合理排列數(shù)字化電子檔案文件庫。第三步，升級并完善數(shù)字化電子檔案文件庫，分案卷錄入卷宗號、年份、全宗號、目錄等相關(guān)文件信息，方便之后的搜索查詢，提高使用效率。

2.4? ?建立全方位的檔案文件管理信息數(shù)據(jù)安全機(jī)制

2.4.1? ?做好單位內(nèi)部的有效保護(hù)工作

事業(yè)單位檔案文件管理部門應(yīng)設(shè)計文件錄入、讀取、修改的訪問限制程序，將事業(yè)單位負(fù)責(zé)文件管理工作的人員身份信息錄入系統(tǒng)中，訪問限制程序會默認(rèn)這些用戶進(jìn)入白名單，操作不受限制，而對未在系統(tǒng)內(nèi)登記身份、沒有提前預(yù)約、未識別的外部訪客，系統(tǒng)可以進(jìn)行攔截，同時驗證他們的網(wǎng)絡(luò)IP和身份信息，保證文件的機(jī)密性。同時，建立針對文件管理人員的文件訪問監(jiān)督機(jī)制，記錄每一位內(nèi)部管理者的登錄信息，如使用身份，登錄時間，文件錄入、讀取、修改等操作行為，并實時上傳到主服務(wù)器鎖碼區(qū)，設(shè)立專人負(fù)責(zé)每日審查。做好文件管理信息化建設(shè)的監(jiān)督工作，讓文件管理人員隨時處在有力的監(jiān)督體系下，規(guī)范他們的檔案文件管理工作。

2.4.2? ?保證物理環(huán)境和硬件環(huán)境安全

想要確保物理環(huán)境的安全，事業(yè)單位不僅需要將內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行物理隔離，還要將內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)各個網(wǎng)段進(jìn)行有效隔離。根據(jù)國務(wù)院及有關(guān)安全保密部門的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，涉及國家秘密的計算機(jī)信息系統(tǒng)，不得直接或間接與國際互聯(lián)網(wǎng)或其他公共信息網(wǎng)相連接，必須實行物理隔離。因此，檔案部門必須嚴(yán)格分離內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和國際互聯(lián)網(wǎng)，防止內(nèi)部數(shù)據(jù)和機(jī)密通過網(wǎng)絡(luò)流出，危害檔案部門的信息安全。

2.4.3? ?確保系統(tǒng)安全和應(yīng)用安全

事業(yè)單位檔案文件管理部門應(yīng)設(shè)立多種應(yīng)急預(yù)案，做好應(yīng)對互聯(lián)網(wǎng)攻擊的準(zhǔn)備，并在電子計算機(jī)中安裝獨立安保系統(tǒng)，及時抵御黑客攻擊、竊取行為，提高電子文件數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，盡量避免文件丟失或泄露。想要確保檔案管理系統(tǒng)的安全，最主要的是確保檔案數(shù)據(jù)的安全。為了有效防止惡意攻擊和惡意篡改，事業(yè)單位檔案文件管理部門要采用數(shù)字證書、動態(tài)口令、加密等手段。同時，還要采取多種儲備方式，在系統(tǒng)遭到惡意攻擊時能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證檔案管理工作正常開展。

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