新時(shí)期政府機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)踐研究

秦衛(wèi)東

摘 要：機(jī)關(guān)檔案管理工作是政府機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的重要基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效開(kāi)展可以提升政府機(jī)關(guān)單位各個(gè)部門工作的工作效率，因此，政府機(jī)關(guān)應(yīng)該提升對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度。在新時(shí)期的背景下，各項(xiàng)制度都開(kāi)始改革創(chuàng)新，檔案管理工作也應(yīng)該緊跟制度改革創(chuàng)新的潮流，這樣才能更加符合政府機(jī)關(guān)單位的要求，促進(jìn)行政機(jī)關(guān)和事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;政府機(jī)關(guān);檔案管理工作

機(jī)關(guān)工作的重要組成內(nèi)容就是檔案管理工作，檔案管理工作可以有效提升各級(jí)政府的工作效率，對(duì)于機(jī)關(guān)工作的連續(xù)性以及整體運(yùn)轉(zhuǎn)水平具有重要作用，因此，政府機(jī)關(guān)單位應(yīng)該十分注重檔案管理工作的規(guī)范化開(kāi)展，檔案管理工作的規(guī)范性開(kāi)展是政府機(jī)關(guān)單位工作的必要性條件。目前，我國(guó)政府機(jī)關(guān)單位逐漸提高了對(duì)于檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作在政府單位工作的效果也逐漸顯現(xiàn)，對(duì)于政府機(jī)關(guān)單位其他工作具有明顯的幫助，但是，隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，檔案管理工作也應(yīng)該結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)一步完善和優(yōu)化，這樣才能符合時(shí)代發(fā)展的潮流。將機(jī)關(guān)檔案管理工作更好地運(yùn)用到政府機(jī)關(guān)單位，充分發(fā)揮檔案管理工作在政府機(jī)關(guān)單位中的作用，有效提升政府機(jī)關(guān)單位工作的效率以及質(zhì)量。

一、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)提高管理人員的專業(yè)水平與專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員對(duì)于我國(guó)政府機(jī)關(guān)單位檔案整理工作具有重要的作用。目前我國(guó)政府機(jī)關(guān)單位中的檔案管理工作取得了一定進(jìn)步，但是在基層的工作單位中，大多數(shù)檔案管理人員都是非專業(yè)人員，缺乏相應(yīng)的管理工作經(jīng)驗(yàn)。因此，檔案管理人員的專業(yè)水平還沒(méi)有完全達(dá)到政府機(jī)關(guān)單位要求，檔案管理人員的專業(yè)水平以及專業(yè)素養(yǎng)在一定程度上限制了政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的有效開(kāi)展。因此，為了可以更好地發(fā)揮檔案管理工作在政府機(jī)關(guān)單位中的作用，需要拓寬政府機(jī)關(guān)檔案管理人員的招聘途徑，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整檔案管理人員的結(jié)構(gòu)布局，招聘一些符合檔案管理人員要求的人才。政府機(jī)關(guān)在開(kāi)展檔案管理人才招聘的過(guò)程中，對(duì)于檔案管理人員人才的人選拔任用應(yīng)該進(jìn)行多方式的篩選。另外，還要做好梯隊(duì)結(jié)構(gòu)建設(shè)，一些新員工在入職以后對(duì)于檔案管理工作的運(yùn)行方式以及運(yùn)行狀況不太了解，對(duì)于檔案管理工作可能無(wú)從下手。這時(shí)應(yīng)該安排一個(gè)經(jīng)驗(yàn)豐富的工作人員去帶領(lǐng)新員工去熟悉這一工作，帶領(lǐng)新員工逐漸熟悉檔案管理工作的流程，提升管理人員的工作效率，使管理隊(duì)伍更加的年輕化，為人才成長(zhǎng)創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。此外，政府機(jī)關(guān)還應(yīng)該重視對(duì)新員工的培訓(xùn)方式，提升培訓(xùn)方式的多樣性，以及培訓(xùn)內(nèi)容的完整性。之前政府機(jī)關(guān)的新員工培訓(xùn)和崗位培訓(xùn)都采用講授和解答的方式進(jìn)行，既缺乏溝通互動(dòng)，又枯燥乏味。實(shí)際上完全可以針對(duì)不同工作方式選擇案例討論、情景模擬等多種方式開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，既能調(diào)動(dòng)員工參與的熱情，又提高了培訓(xùn)效果?，F(xiàn)行培訓(xùn)項(xiàng)目的內(nèi)容更新緩慢，缺少針對(duì)性和實(shí)用性，使得員工成長(zhǎng)主要依靠自己的摸索，造成效率低下，新員工成為合格員工的磨合期過(guò)長(zhǎng)。另外政府機(jī)關(guān)目前的培訓(xùn)不僅著眼于員工的知識(shí)和基本崗位技能，還應(yīng)對(duì)于員工的理念、態(tài)度以及行為進(jìn)行培訓(xùn)。

二、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)

伴隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)不僅帶來(lái)了機(jī)遇也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用逐漸提升了機(jī)關(guān)檔案工作的工作效率，而且提升了政府機(jī)關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)完整性和精準(zhǔn)性。數(shù)字信息技術(shù)是建設(shè)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的必備條件，是推動(dòng)檔案管理向現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)型的重要手段，數(shù)字信息技術(shù)不僅可以提升機(jī)關(guān)檔案管理水平還可以實(shí)現(xiàn)檔案資料數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化和信息資源共享化。

在建設(shè)檔案信息數(shù)字化的過(guò)程中，將檔案中的信息化為可對(duì)計(jì)算機(jī)識(shí)別的二進(jìn)制代碼，這樣就可以用音頻文件格式、視頻文件格式將這些數(shù)字代碼進(jìn)行轉(zhuǎn)換。然后，數(shù)據(jù)庫(kù)就會(huì)接受這些經(jīng)過(guò)轉(zhuǎn)換的數(shù)字信息，使其成為機(jī)讀形式的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)接受這些數(shù)據(jù)信息的時(shí)候，操作人員為了保證這些數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確地被計(jì)算充分識(shí)別。應(yīng)該在數(shù)據(jù)信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中認(rèn)真的校對(duì)和審核，這樣才能保證構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)的規(guī)范性以及數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，有效提高機(jī)關(guān)單位工作人員的工作效率和工作質(zhì)量。

三、新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)逐步建立科學(xué)化、規(guī)范化的管理制度

針對(duì)當(dāng)前政府機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題，如檔案管理保管不完全、數(shù)據(jù)存在不完整、檔案利用效率低等問(wèn)題。因此，為了完善的檔案和管理制度，應(yīng)該對(duì)政府機(jī)關(guān)檔案的管理實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化管理。在開(kāi)展制定檔案管理制度的過(guò)程中，一定要確保檔案管理制度的完整性以及科學(xué)性，將檔案管理制度充分地落實(shí)在政府機(jī)關(guān)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，制定檔案管理制度應(yīng)該結(jié)合檔案管理工作特點(diǎn)以及相關(guān)機(jī)關(guān)文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，制定一系列的規(guī)章制度，利用檔案制度去約束檔案管理工作內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化。在政府機(jī)關(guān)單位中，不同部門具有不同的檔案類型，檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作中嚴(yán)格按照檔案管理制度將不同部門的不同檔案類型去歸檔，這樣才能保證檔案管理范圍以及工作流程都符合規(guī)范性要求，實(shí)現(xiàn)政府機(jī)關(guān)單位檔案管理數(shù)據(jù)平臺(tái)的可持續(xù)發(fā)展以及檔案案卷質(zhì)量的提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

政府機(jī)關(guān)工作的基礎(chǔ)以及機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作開(kāi)展的前提和保障就是檔案管理工作，因此，政府機(jī)關(guān)單位應(yīng)該提升對(duì)于檔案管理工作的重視程度，這樣才能有效發(fā)揮檔案管理工作在政府機(jī)關(guān)工作中的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)政府機(jī)關(guān)單位的發(fā)展，提升政府機(jī)關(guān)工作的工作效率。在新時(shí)期的背景下，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們?nèi)粘Ｉ钪幸驳玫搅藦V泛的應(yīng)用，尤其是一些數(shù)據(jù)管理量較大的企業(yè)、機(jī)關(guān)、單位，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，政府機(jī)關(guān)檔案管理工作應(yīng)該不斷創(chuàng)新和完善，這樣才能推動(dòng)政府機(jī)關(guān)單位的額可持續(xù)發(fā)展。

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