新時代檔案保護的新理念與新模式研究

摘要：檔案是人類在各種社會活動中形成的，以文字、圖像、報表、圖表、光盤、錄音、錄像等形式存在的，具有保存價值的原始記錄，是寶貴的資料資源。檔案保護顧名思義便是采取有效手段，保護檔案安全，其是一項基礎性的工作，在記錄歷史、傳承文明以及服務社會等層面均發(fā)揮著重要的支撐作用。新時代下，檔案保護也面臨著新問題、新形勢，因此，也要創(chuàng)新檔案保護的理念與模式。文章主要對新時代檔案保護的新理念與新模式進行了分析。

關鍵詞：檔案保護;新理念;新模式;檔案安全

檔案是一種歷史價值、現(xiàn)實價值兼具的重要資源，是社會經(jīng)濟發(fā)展過程中的一種戰(zhàn)略性生產(chǎn)要素。新時代下，檔案保護面臨著新問題，具體表現(xiàn)在檔案載體形式越來越多樣化、檔案面臨的安全威脅與安全問題更多也更嚴峻、檔案保護工作中引進了諸多新技術推動著檔案保護工作體系的改變等。為此，新時代的檔案保護工作，必須轉變傳統(tǒng)理念、改變傳統(tǒng)模式，通過建立新理念與新模式，推動檔案保護工作效率與效果的提高。

1.新時代檔案保護的新理念

1.1整體性保護

新時代下，檔案保護的整體性保護理念主要體現(xiàn)在以下三個方面：首先是在思想層面上改變認識;其次是在管理層面上不斷完善、認真執(zhí)行相關法規(guī)、制度;最后是制定并貫徹落實檔案管理標準體系以及相關檔案技術保護規(guī)范，保障檔案運行、操作規(guī)程的規(guī)范化，同時在規(guī)范標準的指導下，來開展檔案實體保護工作、保障人員的規(guī)范化操作、加強環(huán)境管控與監(jiān)測、完善相關設施設備與技術方法的保障，轉變傳統(tǒng)檔案保護方向，切實保障檔案實體的安全性，并確保檔案信息的安全性。

1.2全過程管理

新時代下，檔案保護的全過程管理指的是，在“收管用”等全過程中強化檔案的安全保護，包括檔案的接收征集環(huán)節(jié)、檔案的整理歸檔環(huán)節(jié)、檔案的保管保護環(huán)節(jié)、檔案編研與開發(fā)利用環(huán)節(jié)等。

1.3動態(tài)化保護

新時代下，檔案保護的動態(tài)化保護理念指的是，在檔案運行的全過程中，動態(tài)化地貫徹檔案保護。檔案保護的動態(tài)化要求，在強化相對靜態(tài)的庫房保護的基礎上，對檔案保管保護的范圍進行擴展，也就是將其前移，在檔案形成階段做好前端監(jiān)督，并將其后延，在檔案利用階段加強后端指導與監(jiān)管，從而確保檔案信息的長期讀取。

2.新時代檔案保護的新模式

2.1入庫檔案的保護

對于接收入庫的檔案，應及時給予有效的保護性措施，實現(xiàn)對檔案的保護?？梢詮囊韵聨讉€方面入手：

首先，消毒處理。對新入庫檔案進行消毒，是檔案保護的第一步。不僅是新入庫檔案，新入庫檔案的檔案袋、檔案盒、檔案裝具以及原有館藏檔案等，均是消毒工作的主要對象。檔案消毒處理方式多樣化，針對檔案應進行實時消毒，針對庫房應定期進行消毒凈化，針對檔案的新載體應實施防霉抑霉處理。做好對檔案的日常消毒工作，對各種消毒方法、消毒設備進行正確使用，針對常見、多發(fā)自然災害制定檔案搶救預案，并制定害蟲、有害微生物的檢查機制，以有效保障檔案安全。

其次，檔案收集環(huán)節(jié)的保護。針對檔案征集工作，構建安全管理機制，為檔案征集中的安全保護提供有效指導;征集檔案入館之前，確保其包裝嚴密，并安排專人護送，并保障運輸過程中的妥善性，從而確保檔案的安全性;對于征集而來的檔案，必須做到及時歸檔，并及時移交給檔案管理部門。

其次，檔案整理環(huán)節(jié)的保護。檔案整理環(huán)節(jié)，必須確保檔案的分類準確、目錄清楚、編排有序、格式統(tǒng)一、裝訂整齊、填寫規(guī)范;在檔案的整理歸檔環(huán)節(jié)，應嚴格遵循檔案安全管理的具體要求，來對檔案進行逐卷、逐件地整理歸檔，并要對檔案原件進行慎重處理;檔案整理的全過程中，加強檔案保護，預防由于突發(fā)事件、人為災害或者是操作不當而導致的檔案破壞、損毀以及丟失等問題。

最后，檔案編研環(huán)節(jié)的保護。嚴格遵循檔案法規(guī)的要求，按照檔案保護相關技術規(guī)范與標準，并根據(jù)檔案利用與安全方面的規(guī)章制度，來加強檔案保護;實施規(guī)范化管理，預防檔案的不合理使用、不當使用或者是使用過度而導致的檔案損傷、損毀問題;以保護檔案安全、便于檔案的高效使用為目標，盡量使用數(shù)字化檔案或者是檔案復制件，減少對檔案原件的使用、盡可能地避免其重復使用，以有效控制檔案利用損傷。

2.2館藏檔案的保護

對于館藏的檔案，也要做好安全保護?？梢詮囊韵聨讉€方面入手：

首先，消防設備的完善。應遵循國家規(guī)范、國際條約的要求，在檔案館內(nèi)配備自動滅火系統(tǒng)、自動報警裝置，并定期進行檢查，確保其有效性及安全性。裱糊室、整理室、機房以及庫房等位置，應按規(guī)定安裝相關消防設備設施、防火報警設備以及消防滅火系統(tǒng)。

其次，檔案維護設備的完善。檔案館內(nèi)安裝空調(diào)設備，以合理調(diào)控溫度、濕度。同時，庫房應安裝空氣凈化設備、通風換氣設備、溫濕度指示儀表、溫濕度調(diào)控設備等，并確保各種設備的功率符合要求。消毒設備以及消毒室也是檔案館內(nèi)的基礎維護設備。檔案館內(nèi)，應配備修裱工具、照片洗印設備、光盤刻錄設備、靜電復印設備、大容量存儲設備、除塵設備以及其他相關設備。檔案庫房中應配備專門保管設備、檔案密集架以及檔案多節(jié)柜，并確保其可靠性、適用性以及安全性。

最后，數(shù)字信息設備的完善?，F(xiàn)如今，數(shù)字化技術已經(jīng)在檔案工作中得到了廣泛應用。為提高檔案保護工作質量，也要對數(shù)字信息設備進行完善。應配備專用錄像機、錄音機、轉錄設備、動態(tài)圖像采集壓縮卡、檔案縮微設備掃描儀等信息處理設備，以便于檔案的備份;專用機房應完善防靜電設施、隔熱設施、防塵設施、防電磁干擾設施以及不間斷電源、電磁信號干擾器、過載保護裝置等相關設備設施。需選擇生產(chǎn)許可證、生產(chǎn)合格證完備的設備。設置局域網(wǎng)絡，并確保其布線規(guī)范、合理，數(shù)據(jù)庫配備加密的存儲設備、傳輸設備。

2.3出庫檔案的保護

檔案使用是檔案工作的核心。因此，檔案館、檔案室中存儲的檔案，不可避免地需要出庫，必須加強對出庫檔案的保護?？梢詮囊韵聨讉€方面入手：

首先，檔案外借的管理。檔案館、檔案室在將檔案摘抄材料、檔案復印件等出借給個人或單位的時候，必須加蓋公章;對于個人或單位借用的檔案，必須做好登記，不可轉讓、擴散，并要妥善保管檔案;外借的檔案，個人或單位用畢一律退回，不可長期保存。

其次，檔案移交中的管理。檔案交接前，做好相關準備工作，一次性、全面清理所有保存檔案，確保賬物相符;根據(jù)檔案移交要求，對檔案移交清單進行編制，有特殊情況需要說明的，應附于清單之后;對借出的檔案，必須及時向個人或單位進行催還，對于無法及時歸還的，則要追蹤原因，并在借閱查詢登記簿上將催還情況、無法歸還的原因注明。

再次，檔案轉移運輸過程中的保護。在檔案包裝的時候，必須使用干燥、牢固的包裝材料，采取安全防護舉措，運到目的地后，再對檔案進行仔細檢查，避免檔案轉運過程中的損壞;檔案轉移運輸過程中，應根據(jù)檔案安全要求合理選擇包裝箱，注意保護檔案的完整性、完好性，預防檔案在轉運過程中被盜、損壞或者是丟失;檔案遠距離轉運的時候，也要對天氣情況進行仔細分析，做好對大風、冰雪、暴雨等惡劣天氣的應對，并做好對突發(fā)事件的防范，避免其對檔案所帶來的危害或損失。

然后，檔案展覽中的保護。檔案展覽場所必須配備相應的保護設備、設施，避免檔案受到破壞、損壞或者是被盜;檔案展覽過程中，加強安全管理與控制，避免操作不當、展覽環(huán)境改變或者是人為損傷而導致的檔案破壞。

最后，檔案利用中的保護。檔案利用中，做好登記工作，對用戶利用范圍進行嚴格限定，完善審批流程、審批手續(xù);完善登記、借用以及歸還等方面的手續(xù);檔案利用場所應配備監(jiān)控設備，利用者不可在檔案上圈劃、涂改或者是裁剪、折疊、撤換;收回檔案的時候，對摘抄的內(nèi)容、被利用的案卷進行仔細檢查。

結語

檔案保護是國家與政府十分重視的工作，也是一項利國利民的偉大事業(yè)。新時代的檔案保護工作，應秉持全過程管理的理念，在入庫檔案、館藏檔案、出庫檔案等方面加強檔案保護，從而確保檔案的安全性，提高檔案保護質量與效果。

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作者簡介：

徐娜（1980—），女，籍貫：河北石家莊，學歷：大學，職稱：館員，工作單位：煙臺市教育招生考試中心，研究方向：人事文書檔案管理。