淺談大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新

黃韌

摘 要：檔案管理工作不僅是將企業(yè)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和保存，更是企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的重要參照依據(jù)，有研究者認(rèn)為檔案管理工作在大數(shù)據(jù)的時(shí)代轉(zhuǎn)變下會(huì)變成檔案數(shù)據(jù)管理，事實(shí)上也是如此，信息技術(shù)的加入使檔案管理工作在工作程序上進(jìn)一步創(chuàng)新。在當(dāng)前信息化時(shí)代環(huán)境下，高度集成這一優(yōu)勢讓檔案價(jià)值大大提升，發(fā)展信息化檔案管理已經(jīng)成為當(dāng)下的必然趨勢。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;檔案管理;工作創(chuàng)新

在信息化背景下，我國各個(gè)行業(yè)的檔案管理也面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。特別是國有企業(yè)，檔案資料更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理模式已經(jīng)不能滿足其發(fā)展，只有結(jié)合先進(jìn)的信息科學(xué)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，建立檔案管理的信息化、有效化，才能對于檔案信息資源進(jìn)行自動(dòng)化、科學(xué)化、合理化以及智能化的管理，從而提高檔案信息資源的運(yùn)用率和工作效率，為大眾提供更加專業(yè)、完善的服務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來對檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各行各業(yè)的工作都離不開對大數(shù)據(jù)的運(yùn)用，檔案管理工作也是如此，檔案管理工作需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行處理。眾所周知，國有企業(yè)的發(fā)展離不開管理工作的完善，需要構(gòu)建科學(xué)完善的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行科學(xué)化的管理，同時(shí)，要保證檔案管理規(guī)劃的清晰和機(jī)密性，且能夠靈活變通，以便于能夠隨時(shí)對檔案中的信息進(jìn)行更新。大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理擁有了新的維護(hù)方式，會(huì)對人們的智力勞動(dòng)進(jìn)行全面有效的維護(hù)，從而保證相關(guān)人員的權(quán)益能夠受到有效的維護(hù)。使用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)有一項(xiàng)變化十分明顯，就是工作效率得到了顯著的提高，工作人員也比以往更加仔細(xì)認(rèn)真。但是還是有一些因素在干擾檔案管理工作的開展，主要是缺乏人力和財(cái)力等資源的投入。這些問題的解決都需要根據(jù)實(shí)際情況制定相應(yīng)的措施，只有解決了這些因素的干擾，檔案管理工作才能走向信息化的道路，工作的效率才會(huì)得到進(jìn)一步的提高。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理方式不夠科學(xué)

雖然企業(yè)或者國有企業(yè)都制定了嚴(yán)格的管理制度和管理程序，但是由于管理方式的不科學(xué)，卷檔案及具體保管方式還是不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。例如檔案管理人員的管理方式太死板，不懂得變通，都說規(guī)矩是死的，但人是活的，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同情況隨機(jī)應(yīng)變，科學(xué)管理。又如有的單位信息系統(tǒng)建立不夠完善，單位的檔案無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和系統(tǒng)化管理，有的甚至對檔案管理部門不重視，從而造成人員的流失，經(jīng)常進(jìn)行人員更新、變動(dòng)，導(dǎo)致檔案資料收集不及時(shí)，資料不完整，歸檔不規(guī)范，無法保證檔案管理質(zhì)量。這些現(xiàn)象的發(fā)生都說明企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)要求相關(guān)責(zé)任主體一定要做到權(quán)責(zé)平衡的認(rèn)知，對檔案管理部門多加關(guān)注，以科學(xué)的方式來進(jìn)行檔案管理工作。

2.2 大數(shù)據(jù)管理技術(shù)遇到了難題

如今，國有企業(yè)的數(shù)據(jù)持續(xù)增加，大量數(shù)據(jù)的涌進(jìn)為檔案管理人員帶來了一定的挑戰(zhàn)，并且檔案信息的安全性一直以來都是人們十分關(guān)注的一個(gè)問題，和以往的紙質(zhì)檔案管理相比，如今的數(shù)據(jù)檔案管理難度更大。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，很多檔案管理者還未掌握好大數(shù)據(jù)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)無法緊隨時(shí)代的需求，很多時(shí)候無法和傳統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的鏈接。并且，如今各個(gè)國有企業(yè)都缺乏專業(yè)的檔案管理人員，以至于檔案管理工作還存在諸多問題。

2.3 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不夠

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、專業(yè)性強(qiáng)的工作，這就需求業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的專業(yè)人員來完成。而在日常的工作中，有許多單位與企業(yè)為了降低本單位的資金損耗，降低公司的運(yùn)營成本，往往把檔案管理這個(gè)不認(rèn)人注意的工作忽略，認(rèn)為檔案管理工作簡單，安排的工作人員是臨時(shí)招聘或是一些毫無相關(guān)知識的員工，或者是公司退休的老員工，他們知識不專業(yè)，學(xué)習(xí)能力不強(qiáng)，接受新事物，新知識的能力也很差，而檔案管理在創(chuàng)新的前提下已不再是原來的簡單處理，它融入了大量的信息化知識，對于這些員工來說是一個(gè)困難，所以管理質(zhì)量和管理效果也不容樂觀，有的單位還會(huì)出現(xiàn)檔案工作人員身兼數(shù)職，疲憊不堪。在這樣的情況下，檔案管理工作的規(guī)范性相對較差。檔案工作人員的不專業(yè)導(dǎo)致單位或企業(yè)的檔案管理工作質(zhì)量下降，不能正常發(fā)揮檔案管理的重要性。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作創(chuàng)新的可行性策略

3.1 推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和管理工作的有序進(jìn)行

國有企業(yè)的檔案管理工作應(yīng)該和當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展的步伐保持一致，因此，在實(shí)際的檔案數(shù)據(jù)開發(fā)和管理時(shí)，應(yīng)該擁有一定的創(chuàng)新意識，能夠融合一定的創(chuàng)新開發(fā)思維，樹立開放性和服務(wù)性的檔案管理理念，實(shí)現(xiàn)以往的檔案管理開發(fā)技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)的統(tǒng)一，以便于能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的快速查詢，這樣才能保證檔案數(shù)據(jù)能夠發(fā)揮其應(yīng)有的效用。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)歸根結(jié)底還是一種信息技術(shù)，因此，檔案管理也可以走向信息化的道路。雖然檔案管理走向信息化是歷史的必然，但是也不能生搬硬套其他行業(yè)的信息化管理道路，而應(yīng)該根據(jù)自身存在的實(shí)際問題構(gòu)建具有針對性的管理體系。這就需要根據(jù)國有企業(yè)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)來進(jìn)行，這樣才能保證檔案管理工作不會(huì)違背國有企業(yè)的整體性目標(biāo)，保證檔案管理工作的前進(jìn)方向和國有企業(yè)的發(fā)展方向相一致。

3.2 要提高檔案工作者的業(yè)務(wù)能力

通過組織參加各類培訓(xùn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)操作，熟悉設(shè)備的使用方法和數(shù)字化加工系統(tǒng)，及時(shí)對當(dāng)年歸檔檔案進(jìn)行更新，制作形式各樣的檢索工具，縮短查找檔案的時(shí)間，提高檔案信息資料的利用率。檔案工作者還要堅(jiān)持正確的政治方向和政治立場，提高制度管理意識，完善檔案管理制度、保密制度，加強(qiáng)對數(shù)字化處理后的檔案管理，以高度的責(zé)任感和事業(yè)心，完成大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化管理建設(shè)工作

由于互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也要跟上相應(yīng)的步伐。國有企業(yè)要想很好的發(fā)展，就要及時(shí)改變原來的檔案管理形式，以往的管理形式主要有以下幾方面的不足：紙質(zhì)檔案繁瑣，并且不易保存以及不安全，因此，要對其進(jìn)行及時(shí)完善，進(jìn)而建立有效的信息化管理平臺。對保密性加以重視，并且要針對問題采取有效的方法加以解決，這就對管理人員提出了更高的要求，要對檔案管理進(jìn)行及時(shí)的優(yōu)化，確保其作用得到有效的發(fā)揮。對于國有企業(yè)而言，還應(yīng)該按照具體的發(fā)展情況，對信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，進(jìn)而使相關(guān)設(shè)備能夠很好地服務(wù)于相應(yīng)的工作，與此同時(shí)，還應(yīng)該不斷健全其服務(wù)管理功能，進(jìn)而確保信息傳輸?shù)募皶r(shí)性、有效性，保證資源使用效率的最大化。

4 結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)協(xié)同的情況下，文檔管理過程可以通過多臺計(jì)算機(jī)的配置來清理分工、組織和劃分，然后對其進(jìn)行重組，可以供人使用，也可以直接查詢有用的信息。為了保證海量文件數(shù)據(jù)的長期安全性和可讀性，必須實(shí)現(xiàn)海量文件數(shù)據(jù)的長期安全性和可讀性。只有確保大量文件數(shù)據(jù)的長期安全性和可讀性，我們才能為單位提供更好的服務(wù)。對大規(guī)模數(shù)據(jù)的需求是全面的，只有更全面的數(shù)據(jù)價(jià)值才是最大的，才能實(shí)現(xiàn)資源的共享和互補(bǔ)，提高文件資源的實(shí)際價(jià)值。大型數(shù)據(jù)平臺的良好環(huán)境加強(qiáng)了文檔的開發(fā)，進(jìn)一步提高了文檔的準(zhǔn)確性。

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