電子文件檔案化管理淺析

賈文倩

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，電子文件在日常辦公生活等各個(gè)領(lǐng)域已經(jīng)成為不可或缺的元素。面對(duì)幾何級(jí)數(shù)的電子文件，電子文件檔案管理勢(shì)在必行，這是現(xiàn)代化信息社會(huì)發(fā)展的要求。本文依據(jù)電子文件特點(diǎn)，就電子文件檔案化管理過程進(jìn)行了相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案化;管理

隨著現(xiàn)代化信息社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，高效、便利、迅捷的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)深入社會(huì)各個(gè)層級(jí)。而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、定稿到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行的，它便于修改、復(fù)制的特性，使得在紙質(zhì)檔案中最能體現(xiàn)檔案原始性的形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與正稿的區(qū)別，文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。在信息電子化條件下，傳統(tǒng)的檔案工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，使得檔案工作中的技術(shù)含量明顯增加，對(duì)檔案管理工作造成非常大的影響。實(shí)踐中，由于對(duì)電子文件及其特點(diǎn)的認(rèn)識(shí)不足，檔案管理人員若采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對(duì)其進(jìn)行管理，顯然有種無從下手的感覺。

1 電子文件的標(biāo)準(zhǔn)與特點(diǎn)

按照國家新頒布的《電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)》，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)數(shù)機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?。具體表現(xiàn)為：電子文書、電子郵件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有下列特點(diǎn)：

1）依耐性。電子文件是以電子字節(jié)形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲(chǔ)等過程都是依靠計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)完成的，在閱讀使用時(shí)必須要借助計(jì)算機(jī)硬件、相關(guān)系統(tǒng)軟件等數(shù)字設(shè)備。而紙質(zhì)文件，通過肉眼就可以識(shí)別利用。

2）虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設(shè)備中，是一種數(shù)字化形式存在，在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無論是運(yùn)算、存儲(chǔ)還是傳輸?shù)冗^程，都是以數(shù)字編碼形式存在。

3）共享性。電子文件儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，用戶可以不受時(shí)間和空間限制隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱，同一個(gè)電子文件均可以通過終端網(wǎng)絡(luò)傳輸給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端，可以使若干用戶在不同的空間調(diào)用。

4）不安全性。網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)開放的平臺(tái)，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時(shí)，電腦設(shè)備及存儲(chǔ)載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。

5）不穩(wěn)定性。電子文件形成后，其識(shí)讀應(yīng)用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對(duì)環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質(zhì)處于不斷更新發(fā)展中，當(dāng)這些介質(zhì)受到破壞后，會(huì)造成電子文件的不穩(wěn)定性。

2 電子文件檔案化管理

電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式，根據(jù)電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，運(yùn)用文件中心、虛擬立卷等數(shù)字檔案管理理論，建立高效、快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，有目的性地對(duì)形成的相對(duì)集中的電子文件實(shí)行文件級(jí)（自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化）保存和管理，為部門及相關(guān)用戶提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

3 檔案信息電子化的作用主要有以下幾個(gè)方面

1）檔案信息電子化，可充分利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備技術(shù)，減少對(duì)紙張等自然資源的耗費(fèi)，提高工作效率。

2）檔案信息電子化，可改變信息再次利用受人員經(jīng)費(fèi)限制的影響，依靠個(gè)人即可較容易地根據(jù)需要進(jìn)行再開發(fā)，避免了因外在因素的限制，使檔案工作者的勞動(dòng)成果利用較難的現(xiàn)象。

3）檔案信息電子化，可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使電子檔案方便地傳輸共享，單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員可方便快捷地得到所需的文件資料，有效地提高了服務(wù)質(zhì)量。

4 電子檔案管理的實(shí)施方法

1）制訂電子文件的歸檔管理制度。一是根據(jù)國家、地方相關(guān)電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全以及專利維護(hù)等各項(xiàng)歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續(xù)、立卷、傳輸、使用等技術(shù)措施，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，以確保信息的原始性、真實(shí)性和完整性。

2）明確電子文件的歸檔內(nèi)容。根據(jù)電子文件的重要性和實(shí)用性進(jìn)行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應(yīng)的電子文件進(jìn)行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件中，便于查詢使用。二是可根據(jù)歸檔環(huán)境、存儲(chǔ)載體技術(shù)及使用壽命等具體情況確定歸檔時(shí)間。三是一般電子文件實(shí)行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募惨獙?shí)行保存兩套，其中一套實(shí)行異地保存。四是嚴(yán)格遵守歸檔要求，準(zhǔn)確說明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)下采用備份系統(tǒng)歸檔， 將要?dú)w檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質(zhì)上。

3）做好電子文件檔案化保管。（1）電子檔案載體保護(hù)。電子檔案載體應(yīng)采用防磁性能好的專用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃-24℃，濕度保持在45%-60%。同時(shí)做好“七防”工作（即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠），以保證存儲(chǔ)介質(zhì)的穩(wěn)定性。（2）加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份。一是對(duì)電子文件建立多套備份，分開保管，避免因某一電子檔案載體損壞而造成文件丟失;二是每隔一段時(shí)間（一年一次）對(duì)電子檔案進(jìn)行一次保護(hù)性復(fù)制;三是對(duì)一些重要的電子文件，應(yīng)采取相應(yīng)的紙質(zhì)文件備份，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理。（3）網(wǎng)絡(luò)安全保密。一是在現(xiàn)有保密基礎(chǔ)上，借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，采取除使用磁卡身份證嚴(yán)格識(shí)別訪問者身份外，加設(shè)電子密鑰等，實(shí)行多重限制，最大限度地確保安全。二是建立完善先進(jìn)的電子文件電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逆流跟蹤查找功能，便于在遭遇黑客攻擊時(shí)，及時(shí)查找黑客行蹤，將其緝拿歸案，予以制裁。三是嚴(yán)格遵守電子文件管理使用規(guī)定，完善計(jì)算機(jī)殺毒防毒軟件安全系統(tǒng)，嚴(yán)密防止計(jì)算機(jī)感染病毒。

4）電子檔案的開發(fā)利用。電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發(fā)使用常見的有拷貝、通信傳輸?shù)榷喾N利用方式。在使用過程中需要加強(qiáng)電子檔案的有效利用管理：一是根據(jù)使用者工作職責(zé)和性質(zhì)進(jìn)行相關(guān)權(quán)限設(shè)置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的監(jiān)控，使用內(nèi)容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。三是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下傳輸或直接利用等的電子檔案，要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期地更換，防止泄密。四是建立電子檔案利用系統(tǒng)全程跟蹤監(jiān)控和容錯(cuò)能力，提供相關(guān)使用登記記錄，防止由于操作不當(dāng)造成的損失。

5）加強(qiáng)從業(yè)人員知識(shí)技能培訓(xùn)。當(dāng)前，自動(dòng)化辦公已成為時(shí)代主流，相關(guān)存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)也隨之發(fā)展，具有一定的專業(yè)性和難度需要加大對(duì)從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，使其不斷更新其知識(shí)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，跟上時(shí)代步伐。

5 結(jié)語

總之，實(shí)行電子文件檔案化管理是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要我們根據(jù)其特點(diǎn)，采用適宜的辦法，做細(xì)做強(qiáng)。

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