數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)

程珊珊

摘 要：數(shù)字時代下的檔案管理工作在面臨越來越多機(jī)遇的同時，也面臨著諸多挑戰(zhàn)，并在實(shí)際的管理工作中呈現(xiàn)出較多的問題。本文在分析檔案管理工作時，從數(shù)字化、智能化等關(guān)鍵詞出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)化管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并從不同角度對當(dāng)前存在的問題進(jìn)行剖析，深入探討實(shí)現(xiàn)更加高效的檔案數(shù)據(jù)化管理的創(chuàng)新模式并分析具體的實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代;檔案管理;數(shù)據(jù)化管理;問題;對策

醫(yī)院人事檔案能夠?yàn)榧訌?qiáng)人力資源管理提供支持，從而保證醫(yī)院在各個時期都能夠合理的實(shí)現(xiàn)人力資源調(diào)配。而在科學(xué)的管理和利用機(jī)制下，醫(yī)院人事檔案的效用才能夠真正發(fā)揮出來。在對醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理時，應(yīng)基于當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷縱深推進(jìn)的視角，積極的對醫(yī)院人事檔案資源管理活動進(jìn)行革新。

當(dāng)前是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代，各行各業(yè)在發(fā)展過程中均意識到應(yīng)用信息技術(shù)的重要性與必要性，醫(yī)院同樣如此。醫(yī)院的發(fā)展過程中將會涉及許多的人事檔案資料，在人事檔案資料的管理過程中若運(yùn)用信息化管理手段，可以使得人事檔案的相關(guān)資料與信息被更好地利用，進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案資料的應(yīng)用價值。簡而言之，利用信息化管理人事檔案這一舉措，可對人事檔案資料進(jìn)行協(xié)調(diào)與優(yōu)化，使醫(yī)務(wù)人員的優(yōu)勢、簡歷更方便被管理層查閱，從而將相關(guān)醫(yī)務(wù)人員步入與其更匹配的崗位中，使得醫(yī)院的整體人力資源管理效率進(jìn)一步提升，真正實(shí)現(xiàn)各司其職，從而逐步提高醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水準(zhǔn)。

1 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 管理手段傳統(tǒng)

在大數(shù)據(jù)時代下，各個醫(yī)院開始積極的進(jìn)行人事檔案方面的信息化建設(shè)，但是部分醫(yī)院的執(zhí)行力不夠，在管理設(shè)施、管理手段和管理機(jī)制方面仍存在較為明顯的落后特征。從醫(yī)院信息化管理設(shè)施角度來看，大部分醫(yī)院對人事檔案信息化管理缺乏投入，導(dǎo)致信息化設(shè)施無法配備齊全，或配備的設(shè)施級別較低等。而在管理手段方面，部分醫(yī)院缺乏專門的醫(yī)院人事檔案信息化管理技術(shù)人員，且缺乏醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫和相應(yīng)的信息化管理平臺，導(dǎo)致無法為人事檔案的高效管理提供支持。

1.2 信息更新滯后

在醫(yī)療改革背景下，醫(yī)院人員流動出現(xiàn)明顯上漲的趨勢，在人員引進(jìn)和流出較為頻繁的狀態(tài)下，醫(yī)院的人力資源檔案建設(shè)工作面臨著更多難題。部分流動人員的原所在單位可能不想放人，從而導(dǎo)致無法調(diào)動檔案。而面對部分離職的醫(yī)務(wù)人員，醫(yī)院在信息獲取和更新方面反應(yīng)較為遲緩，從而導(dǎo)致信息更新滯后。上述問題的出現(xiàn)，增加了醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設(shè)的難題，導(dǎo)致無法精準(zhǔn)有效的收集和分析人事檔案數(shù)據(jù)，從而導(dǎo)致人事檔案信息化建設(shè)速度遲緩。

1.3 檔案利用受限

1）人事檔案資料的非共享性。人事檔案在檔案體系中是一種保密性要求較高的檔案種類，在查看檔案時，應(yīng)由本人查看。通過采取這種封閉式的檔案管理模式，將能夠顯著提高檔案信息保密工作水平。

2）實(shí)用價值與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)。醫(yī)院人事檔案中一般會記錄大量的信息，雖然通過檔案可以了解到該人員的基本情況和信息，但是缺乏核心信息，將導(dǎo)致無法及時的判斷出該人員的從醫(yī)水平和業(yè)務(wù)表現(xiàn)。此外，針對當(dāng)前醫(yī)院人事檔案資源的信息化建設(shè)現(xiàn)狀可知，大部分醫(yī)院的人事檔案都存在內(nèi)容模式化痕跡明顯這一問題，缺乏醫(yī)護(hù)人員診病的治愈率、就診人員的滿意度等實(shí)用信息的記錄，嚴(yán)重脫離了人事檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求[1]。

2 數(shù)據(jù)管理視角下醫(yī)院人事檔案信息資源建設(shè)路徑

2.1 創(chuàng)新管理手段

首先，改進(jìn)應(yīng)急機(jī)制——提高特殊事件應(yīng)對水平。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)具備長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)，即認(rèn)識到人事檔案在特殊時期的具體價值。

由此，醫(yī)院人事檔案管理人員要積極的對醫(yī)院內(nèi)外部的信息化資源進(jìn)行整合，做好信息記錄與信息分類，并構(gòu)建專門的人事檔案管理的應(yīng)急系統(tǒng)，找出醫(yī)務(wù)人員檔案的核心信息，對應(yīng)不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，做好應(yīng)急系統(tǒng)的調(diào)整與優(yōu)化，確保最大化、最高效的實(shí)現(xiàn)信息資源匹配，滿足特殊時期對人力資源進(jìn)行精準(zhǔn)跳調(diào)配的需求[2]。

其次，加強(qiáng)數(shù)據(jù)建設(shè)，確保多方并進(jìn)融入數(shù)據(jù)時代內(nèi)涵。第一，加強(qiáng)開發(fā)和建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)化管理，需要專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫的支持。檔案數(shù)據(jù)庫是開展高質(zhì)量、高效率檔案管理工作的基本前提。

2.2 加快信息更新首先，完善基礎(chǔ)設(shè)施

在數(shù)據(jù)管理視角下進(jìn)行醫(yī)院人事檔案的管理時，管理人員要從完善信息化設(shè)施的角度出發(fā)，對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行整改，提高人事檔案信息變動反應(yīng)靈敏度，同時能夠在資源互通的狀態(tài)下，對人事檔案進(jìn)行適當(dāng)變動與調(diào)整，以滿足人員信息變動下的管理需求。各個醫(yī)院應(yīng)加大對人事檔案管理工作的各項(xiàng)投入，包括資金、設(shè)備和技術(shù)。要確保檔案室內(nèi)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備配備充足。同時針對檔案室，也要保證按照檔案材料的存儲環(huán)境要求進(jìn)行布置，做好檔案室的防塵防潮工作，并且要設(shè)置分類存儲空間，對不同類型和不同介質(zhì)的檔案材料進(jìn)行存放，確保檔案資料完整、有序。此外，醫(yī)院人事檔案管理人員還要做到對人事檔案的定期檢測和維護(hù)，確保其存放環(huán)境安全。針對信息及時更新這一要求，人事檔案管理人員應(yīng)注重提升自身素質(zhì)，要對現(xiàn)代化的管理設(shè)備做到熟練操作，并且醫(yī)院要配備專業(yè)的信息技術(shù)人才，以幫助醫(yī)院人事檔案管理人員更好的推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化管理工作，確保醫(yī)院人事檔案管理工作處于較高的專業(yè)化水平[3]。

2.3 提高利用效率

多角度挖掘信息化潛在價值。在對醫(yī)院人事檔案信息進(jìn)行管理時，管理人員的目的在于充分發(fā)揮出檔案價值。而在數(shù)據(jù)管理視角下，醫(yī)院人事檔案的價值將被更加充分的挖掘。而在具體的檔案管理與利用工作中，管理人員要在數(shù)字化管理平臺和專項(xiàng)數(shù)據(jù)庫的支持下，借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)提取關(guān)鍵信息，并將信息轉(zhuǎn)化為圖片、文字、語言陳述以及發(fā)展指數(shù)等形式，以更加直觀的方式呈現(xiàn)出檔案信息[4]。

3 結(jié)語

國家檔案機(jī)構(gòu)和地方檔案機(jī)構(gòu)的管理人員必須要提高對檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的重視，要從加強(qiáng)檔案管理部門之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)歸納與整理，并對檔案信息化管理平臺進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對于檔案管理工作人員而言，要將推動檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化發(fā)展。

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