事業(yè)單位會計電子檔案的管理研究

黃美玲

摘 要：事業(yè)單位會計電子檔案管理相較于傳統(tǒng)紙質載體形式的檔案管理，有其自身的形成特點和管理要求，對會計個人職業(yè)發(fā)展也有較大影響。本文將從不同的方面入手，結合事業(yè)單位的自身情況，對會計電子檔案管理進行系統(tǒng)闡述，從而實現(xiàn)對豐富檔案資源的高效利用，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供參考信息。

關鍵詞：事業(yè)單位;會計電子檔案;管理;可持續(xù)發(fā)展

隨著信息化時代的來臨，事業(yè)單位改制是順應社會發(fā)展的恰當之舉，事業(yè)單位會計檔案管理是事業(yè)單位檔案管理的一個部分，其中，會計電子檔案的作用越來越重要。電子檔案顧名思義就是將紙質文字檔案信息轉化成電子信息，這也是傳統(tǒng)檔案管理方式逐漸朝向信息化管理方向發(fā)展的一個必然趨勢。

1 事業(yè)單位會計電子檔案管理的必要性

1）節(jié)約成本。隨著事業(yè)單位的改革與改制，在市場經濟不斷繁榮的當下，會計工作也變得更加多樣。事業(yè)單位會計電子檔案管理的應用，可以提高事業(yè)單位檔案管理效率，利用信息技術在云會計的環(huán)境下，改變傳統(tǒng)紙質檔案管理形式，在新的事業(yè)單位檔案管理要求下，提升管理質量，利用云會計，更好地實現(xiàn)檔案的儲存、轉換以及更新，在技術層面上為會計電子檔案管理效果增強及水平提升等提供專業(yè)保障，拓寬事業(yè)單位管理方面的工作思路[1]。

2）安全需要。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，事業(yè)單位會計電子檔案信息的處理和保存都非常地迅速，但是由于信息是保存到磁盤等媒介中，對會計電子檔案的實時更新也有所幫助。其次，電子信息的真實性和可靠性有利于構建完善的云會計管理體系。傳統(tǒng)的紙質會計檔案管理，會計信息量大、數據復雜，再加上會計人員工作繁重，很容易造成會計檔案丟失、信息不完整等現(xiàn)象，利用電子信息技術，并在相關人員的專業(yè)支持下，實施好切實有效的管理計劃，實現(xiàn)對檔案應用中的安全管理，避免因人員因素的影響而引發(fā)會計檔案泄露問題[2]。

2 事業(yè)單位會計電子檔案管理特點

1）現(xiàn)實性。會計檔案不同于其他檔案，數據信息、財務信息會比較多，會計電子檔案的類型決定了其管理的特殊性。只有事業(yè)單位了解他們的會計信息、財務信息等基礎信息，利用現(xiàn)有的財務狀況，進行財務管理和人事調動，這也是單位考察和工作計劃安排的重要憑證。這些正是說明了會計檔案具有非常重要的現(xiàn)實性[2]。

2）機密性。既然是檔案，都具備一定的機密性。會計電子檔案也是不能隨意調用、傳閱的，事業(yè)單位會計檔案具有保密性特點，對事業(yè)單位會計檔案也要有人專人管理。會計檔案有很多機密的財務性信息，如果被隨意泄露，會使得人事單位財務狀況被泄露，甚至會造成嚴重后果。

3）真實性。會計檔案大量的財務數據是作不得假的，事業(yè)單位會計檔案的真實性和完整性也是檔案管理需要關注的內容之一。無論是高層領導，還是底層員工，都要秉承著對檔案負責的態(tài)度，堅決反對會計檔案弄虛作假，管理人員也要秉承著嚴格管理甄別的態(tài)度，重視這份真實性的甄別和保存[3]。

3 事業(yè)單位會計電子檔案的管理策略探析

1）健全安全制度。（1）制定各種會計信息檔案管理標準，強化檔案管理人員思想意識，對檔案管理人員進行定期培訓，強調檔案管理工作的嚴肅性，以及檔案資料的重要性。（2）建設健全的會計檔案電于化管理體系，把管理職責分配給每個工作人員，讓每位檔案管理人員都具備相應的職業(yè)素質，合理分配管理職責及范疇，優(yōu)化安全管理框架，在內部組建安全管理小組，相互引導和監(jiān)管。（3）根據《會計檔案管理辦法》要求[4]，培養(yǎng)管理人員網絡技術安全意識，培養(yǎng)他們的檔案管理、安全意識以及做一份工作所要具備的責任心，把檔案信息立卷、管理等內容和工作職責充分結合，采用一系列方式方法，適應新型會計檔來管理環(huán)境。（4）結合行政事業(yè)單位實際狀況設定對應的安全管理體系，落實職責機制，在單位內部設定安全管理部門，會計工作人員應該做好日常會計信息管理工作，對檔案管理進行定期考核，加強檔案核查[5]。

以廣東為例，2018年1-12月，在省級財務模算系統(tǒng)的支持下，廣東省近630余家行政事業(yè)單位及下屬單位完成會計記賬核算，通過對600余家行政事業(yè)單位及下屬單位實施實時監(jiān)管，結合《廣東省省級財務核算信息集中監(jiān)管改革管理實施細則》對每季度會計管理進行統(tǒng)計和通報，很好地滿足改革單位的會計核算需求，對廣東省各級行政事業(yè)單位財務管理也指明新方向。

2）創(chuàng)新電子檔案管理方式?；诖髷祿h(huán)境，事業(yè)單位會計電子檔案管理方式也要有所改觀，應該迎合時代發(fā)展需求，優(yōu)化檔案管理方式。（1）通過對事業(yè)單位自身情況及發(fā)展要求的考慮，在會計電子檔案應用過程中，需要從技術層面入手，對其管理方式的創(chuàng)新應用進行深入思考，并在計算機網絡的大力支持下，構建好功能強大的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對會計檔案的信息化管理，并為事業(yè)單位的更好發(fā)展打下堅實的基礎;（2）重視云存儲技術的引入及高效利用，在了解會計電子檔案功能特性及數據存儲要求的基礎上，增強其保存效果，避免引發(fā)檔案不完整問題。同時，通過對當前形勢變化的深入分析，健全電子檔案管理體系，也能為會計方面的工作高效開展提供參考信息，滿足事業(yè)單位科學發(fā)展要求，全面提高這方面檔案管理效率，在技術層面上為其管理效果增強提供有效保障;（3）在電子檔案管理時，通過實現(xiàn)省級財務監(jiān)管改革，明確了改革實施原則、業(yè)務操作流程、會計科目使用規(guī)定及綜合考評辦法等，保證預算執(zhí)行結果的合理性和規(guī)范性。（4）加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變，健全會計檔案信息管理系統(tǒng)，在先進的設備與技術支持下，為會計電子檔案管理提供更加便捷、高效的管理辦法[6]。

3）完善電子檔案人力資源。會計電子檔案工作并非一人可獨立完成的，因此，加強高能力、高素養(yǎng)管理人才的引進，提升管理人員信息化管理能力顯得尤為重要。首先，事業(yè)單位需要做好人力資源管理工作，提升管理人員信息化管理能力，增強其專業(yè)素質，針對部分檔案管理人才，給予高度注重，保證檔案管理工作能夠順利落實。其次，通過多種方式指導學習，加強管理人員的信息化管理水平，不斷拓寬管理人員的知識面，定期開展專業(yè)培訓工作，引進高素養(yǎng)人才，對現(xiàn)有管理人員進行專業(yè)繼續(xù)教育，讓檔案管理人員更好的符合時代發(fā)展需求。最后，在會計檔案管理要求下，全面學習計算機操作技能，掌握足夠的綜合分析能力、信息管理技術能力，實施無紙化辦公，迎合電子會計工作要求[7]。

4 結語

事業(yè)單位會計電子檔案管理是一項非常重要的工作，也是大數據時代下事業(yè)單位檔案管理的組成部分。針對會計檔案的管理特點，為了提升檔案管理效率，需要從健全安全制度、創(chuàng)新電子檔案管理方式和完善電子檔案人力資源等方面，加強事業(yè)單位會計電子檔案管理信息化建設，為單位財務信息管理奠定基礎，從而促進單位健康有序發(fā)展。

參考文獻

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[3]李偉郴.云會計環(huán)境下行政事業(yè)單位會計檔案電子化管理探析[J].財會學習，2019（22）：99-100.

[4]吳敏，潘金.行政事業(yè)單位財會需順應“互聯(lián)網+”新趨勢[J].浙江經濟，2018（23）：64.

[5]金宇.會計檔案電子化管理探析[J].會計之友，2018（20）：142-144.

[6]左晶.對事業(yè)單位會計檔案規(guī)范管理的幾點思考[J].山東檔案，2018（02）：70-71.

[7]梁華杰，陳詩佳.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化[J].時代經貿，2018（07）：74-75.