新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理規(guī)范化研究

張利榮

摘 要：檔案管理是鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作體系中的重點(diǎn)，隨著單位改革事業(yè)的持續(xù)推進(jìn)，對(duì)于檔案管理的重視程度也進(jìn)一步提高，在深化單位管理改革方面的投入也有所增加。于是在新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位所承擔(dān)的檔案管理事務(wù)變得越來(lái)越復(fù)雜，于是需要開(kāi)展規(guī)范化管理，改變以往檔案管理當(dāng)中盲目無(wú)序的狀態(tài)，使得各項(xiàng)管理工作的實(shí)施都能夠服務(wù)于基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展。單位在對(duì)辦公室檔案管理進(jìn)行改革時(shí)，要牢牢把握規(guī)范化管理這一改進(jìn)方向，同時(shí)注意順應(yīng)新時(shí)代融入現(xiàn)代化的管理手段，保證規(guī)范和安全管理目標(biāo)的達(dá)成。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;辦公室;檔案管理;規(guī)范化

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為政府服務(wù)群眾和助推社會(huì)發(fā)展的重要載體，在政府職能轉(zhuǎn)變的背景之下，也需要走上一條改革創(chuàng)新的發(fā)展道路，充分適應(yīng)如今社會(huì)新環(huán)境。辦公室檔案管理在單位當(dāng)中占據(jù)突出地位，是滿足單位發(fā)展建設(shè)要求的重要內(nèi)容。檔案信息是單位在發(fā)展過(guò)程當(dāng)中所累積的一系列檔案資料，是對(duì)單位活動(dòng)的真實(shí)記錄，有著較高的參考與保存價(jià)值，還能夠?yàn)閱挝恢贫ㄏ嚓P(guān)決策提供必要保證。新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理在不斷從創(chuàng)新改革當(dāng)中找尋思路的同時(shí)，要明確規(guī)范化建設(shè)的方向，提出規(guī)范化管理的實(shí)踐方法，引導(dǎo)單位走上一條規(guī)范化發(fā)展的道路。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的重要意義

毋庸置疑，機(jī)關(guān)事業(yè)單位是國(guó)家長(zhǎng)效發(fā)展以及民族振興的重要支撐與保證，本身承擔(dān)著服務(wù)群眾的重要職能與任務(wù)，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)效果影響深遠(yuǎn)。單位的發(fā)展和是否建構(gòu)了科學(xué)完善的管理體系存在著非常密切的聯(lián)系。檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作當(dāng)中的一部分，在新時(shí)期背景之下要實(shí)現(xiàn)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化管理，從而充分體現(xiàn)出機(jī)關(guān)事業(yè)單位的職能。鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位是基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位，承擔(dān)著服務(wù)基層人民群眾的責(zé)任，要更好的履行這一責(zé)任，就要抓好單位辦公室檔案管理，認(rèn)清改革檔案管理模式的意義。通過(guò)推動(dòng)檔案管理工作的長(zhǎng)效實(shí)施，可以有效確保單位各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)，也能夠充分挖掘培養(yǎng)優(yōu)秀人，才讓單位員工的工作熱情能夠轉(zhuǎn)化成為持久的工作動(dòng)力，并為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。具體來(lái)說(shuō)，通過(guò)對(duì)檔案信息進(jìn)行深入分析，可以綜合掌握單位內(nèi)部員工的業(yè)務(wù)水平，單位部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)，也能夠把檔案內(nèi)容作為重要依據(jù)，做好人員的合理調(diào)整與分配，確保單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在這一過(guò)程中，員工可以得到激勵(lì)和督促，從而提高工作動(dòng)力。要特別注意的是，在如今的信息化時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法與當(dāng)前工作要求相適應(yīng)，需要引入信息化方法，在減輕員工工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，讓檔案管理工作適應(yīng)新時(shí)代。

2 鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理規(guī)范化發(fā)展的策略

2.1 提高認(rèn)識(shí)增加資金投入

新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求發(fā)生了很大的變化，工作難度也有所增加，在這樣的背景之下要推動(dòng)檔案管理規(guī)范化，首先就需要從更新思想認(rèn)識(shí)著手。領(lǐng)導(dǎo)要徹底破除傳統(tǒng)的思想觀念，在規(guī)范化管理方面投入更大的重視程度，明確規(guī)范化檔案管理，在單位整體建設(shè)和適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展要求方面的重大作用，并針對(duì)規(guī)范化檔案管理展開(kāi)全面有力地宣傳，在單位內(nèi)部創(chuàng)設(shè)一個(gè)人人關(guān)注檔案管理，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化的良好氛圍，做好檢查以及督導(dǎo)工作，讓有關(guān)負(fù)責(zé)人員也在強(qiáng)烈責(zé)任感與規(guī)范管理意識(shí)的支持之下主動(dòng)投身于實(shí)際管理工作。規(guī)范化管理不能夠停留在思想層面，還必須在實(shí)施工作當(dāng)中堅(jiān)決落實(shí)，于是單位需要在檔案規(guī)范化管理建設(shè)當(dāng)中增加投資，嚴(yán)格依照規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備日益完善的檔案管理設(shè)備。在設(shè)備建設(shè)當(dāng)中，既要有檔案管理中不可缺少的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)、檔案柜等等，又要完善有關(guān)的安全設(shè)備，比如防潮箱、除濕機(jī)、滅火器。通過(guò)改善整體的檔案管理?xiàng)l件，能夠給規(guī)范化建設(shè)創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件，提供物質(zhì)以及精神層面上的保障。

2.2 用信息化推進(jìn)規(guī)范管理

傳統(tǒng)的檔案管理方法用紙質(zhì)方式進(jìn)行檔案信息的記錄和保存，在管理過(guò)程當(dāng)中需要大量人力投入其中，不僅降低了實(shí)際管理效率，還影響到檔案資料的安全性更高，更給檔案管理規(guī)范化建設(shè)帶來(lái)了不良影響。滿足檔案管理規(guī)范化要求的重要措施就是引入信息化方法，通過(guò)打造檔案管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，提高檔案管理在收集、整理、查閱、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)中的便利性。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的普及應(yīng)用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極利用多方面資源，構(gòu)建完善化的信息化管理系統(tǒng)，并做好系統(tǒng)的規(guī)范化建設(shè)，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化和電子化變革，增進(jìn)各部門之間的關(guān)聯(lián)，為檔案的合理利用打好基礎(chǔ)，助推各個(gè)部門的協(xié)調(diào)發(fā)展。為了避免信息化管理過(guò)程當(dāng)中出現(xiàn)信息丟失、安全漏洞等不良問(wèn)題，必須針對(duì)該系統(tǒng)構(gòu)建完善化的安全保障設(shè)施，通過(guò)運(yùn)用安全技術(shù)和配備專業(yè)技術(shù)人員的方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理當(dāng)中不規(guī)范和不安全的情況，達(dá)成規(guī)范化管理的目標(biāo)。

2.3 健全檔案規(guī)范管理制度

規(guī)范化管理必然要依靠制度的約束，這是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的基礎(chǔ)和根本所在。所以新時(shí)期鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在把握檔案管理規(guī)范化建設(shè)方向的同時(shí)，要把規(guī)范管理制度建設(shè)作為根本。在制度建設(shè)環(huán)節(jié)，為了有效確保檔案管理符合國(guó)家要求以及單位的實(shí)際工作需要，首先要做好檔案法以及檔案管理辦法等法律法規(guī)的研究工作，明確國(guó)家對(duì)檔案管理的統(tǒng)一性要求，在此基礎(chǔ)之上充分考慮單位檔案管理的具體情況，制定出符合單位檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度。建成的制度必須滿足穩(wěn)定性、長(zhǎng)期性與規(guī)范性這幾個(gè)條件，體現(xiàn)出制度的權(quán)威和約束規(guī)范作用。當(dāng)然在制度建設(shè)的同時(shí)，還需要結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行合理調(diào)整與持續(xù)完善，最大化迎合規(guī)范化管理的要求。另外在這一過(guò)程當(dāng)中，還必須做好責(zé)任分工，完善組織機(jī)構(gòu)的規(guī)范性水平，確保每一個(gè)員工都能夠明確各自在檔案規(guī)范化管理方面承擔(dān)的作用和職能，的規(guī)范化落實(shí)。

2.4 提高檔案管理人員素質(zhì)

鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦公室檔案管理對(duì)保密性、安全性和規(guī)范性有著很高的要求，所以給檔案管理者也提出了很高要求。對(duì)此，單位需要做好面向檔案管理者的教育培訓(xùn)工作，引導(dǎo)他們通過(guò)參與培訓(xùn)和自主學(xué)習(xí)的方法，提高檔案管理專業(yè)理論和業(yè)務(wù)實(shí)踐技能，進(jìn)一步增進(jìn)他們對(duì)于檔案規(guī)范化管理的認(rèn)知，持續(xù)優(yōu)化知識(shí)和技能結(jié)構(gòu)，為單位的檔案規(guī)范化管理作出積極貢獻(xiàn)。單位在組織培訓(xùn)工作的過(guò)程中需要建立規(guī)范化的培訓(xùn)制度，對(duì)培訓(xùn)目標(biāo)、內(nèi)容、方法、考核等進(jìn)行規(guī)范準(zhǔn)確安排，這樣才能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理當(dāng)中存在的不足，提高培訓(xùn)工作的針對(duì)性。當(dāng)然規(guī)范化的培訓(xùn)機(jī)制也需要在具體實(shí)施當(dāng)中進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。在對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)時(shí)，還需要關(guān)注他們信息化素養(yǎng)以及職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，引導(dǎo)他們建立正確的服務(wù)意識(shí)，讓他們運(yùn)用更加規(guī)范化的服務(wù)模式，滿足差異化群體的檔案信息需求，促進(jìn)檔案資源的合理化利用，為檔案管理規(guī)范化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

3 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前形勢(shì)下，檔案管理規(guī)范化是檔案管理改革的必然選擇與根本方向，通過(guò)規(guī)范化的檔案管理建設(shè)，可以極大程度上提升單位工作的精細(xì)化水平，確保單位高效穩(wěn)定運(yùn)作，為單位制定科學(xué)化的決策，步入科學(xué)發(fā)展道路打好基礎(chǔ)?；谝?guī)范化管理的作用以及必要性鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位要積極突破現(xiàn)有條件的不足，在基層建設(shè)當(dāng)中綜合利用多樣化的資源，為現(xiàn)代化和規(guī)范化管理創(chuàng)造良好條件，并打造一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，讓檔案的規(guī)范化建設(shè)走得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)。

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