淺析政府采購(gòu)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策

劉文武

摘 要：《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》于2002年制訂，并于2014年修訂，其主要目的是為了規(guī)范政府的采購(gòu)行為，將權(quán)力關(guān)進(jìn)制度的籠子，進(jìn)而促進(jìn)廉政建設(shè)。近年來(lái)，我國(guó)也在大力貫徹落實(shí)這項(xiàng)法律，盡力將其落到實(shí)處。而在政府整個(gè)的采購(gòu)過(guò)程中，采購(gòu)檔案管理工作是重中之重。本篇文章著重分析了政府采購(gòu)檔案管理工作中的一些問(wèn)題，并提出了一些對(duì)策。

關(guān)鍵詞：政府采購(gòu);檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

引言

在政府整個(gè)采購(gòu)過(guò)程中，必須要記錄來(lái)供日后進(jìn)行參考以及問(wèn)責(zé)，而政府采購(gòu)檔案，恰恰就是政府采購(gòu)活動(dòng)最真實(shí)的記錄，它具有客觀性、實(shí)證性，見(jiàn)證了政府采購(gòu)工作的全過(guò)程。不僅如此，這些檔案更是國(guó)家進(jìn)行反腐倡廉等工作的重要依據(jù)和參考，是群眾監(jiān)督的重要途徑，更是日后進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和錯(cuò)誤分析的重要資料。而妥善保存這些檔案，不但能夠?yàn)檎少?gòu)總結(jié)一些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，還可以為政府的數(shù)據(jù)分析、處理糾紛、接受監(jiān)督檢查等等提供重要的參考。

一、存在的主要問(wèn)題

政府的工作按其本身的性質(zhì)，不容得半點(diǎn)錯(cuò)誤，而檔案管理工作作為政府采購(gòu)工作的重中之重，更容不得半點(diǎn)的紕漏。從現(xiàn)在的相關(guān)工作來(lái)看，各地政府對(duì)采購(gòu)檔案工作的管理水平不高、管理力度不到位，存在的問(wèn)題更是數(shù)不勝數(shù)。如果不及時(shí)解決這些問(wèn)題，不僅僅會(huì)影響檔案管理，而且可能會(huì)導(dǎo)致政府采購(gòu)環(huán)境變得混亂，更加不利于政府日后的工作，在人民群眾的眼中，則會(huì)有損政府的形象。

縱觀各地政府機(jī)構(gòu)檔案管理工作，其出現(xiàn)的問(wèn)題也存在一定的共性，主要體現(xiàn)如下：

（一）缺少專業(yè)性人員，且管理的水平低、質(zhì)量差、層次低

檔案管理工作雖然一直是各地政府機(jī)構(gòu)的重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，但是相比之下，各地政府卻對(duì)其重視不盡相同，目前，甚至有一些采購(gòu)部門認(rèn)為這項(xiàng)工作很簡(jiǎn)單，并安排一些不懂的人去處理這項(xiàng)工作;而有些地方的采購(gòu)部門，面臨著人手不夠的情況，無(wú)法單獨(dú)設(shè)立專職檔案員。與此同時(shí)，檔案管理工作的相關(guān)人員，還處處找借口，以工作忙、沒(méi)時(shí)間等等為由，對(duì)檔案管理工作不聞不顧，甚至推三阻四，完全被工作牽著走，沒(méi)有絲毫的敬業(yè)心和對(duì)于工作的主動(dòng)性、積極性。更讓人擔(dān)憂的是，在處理民間一些不良事件時(shí)，處罰力度不夠，領(lǐng)導(dǎo)不得力，造成事件沒(méi)有得到很好的解決，極大損傷了政府在人民群眾眼中的形象。不但如此，這種做法還會(huì)損傷別的同事的工作積極性，進(jìn)而導(dǎo)致政府的工作效率不高，負(fù)面效果相當(dāng)嚴(yán)重，對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，更是屋漏偏逢連夜雨。其實(shí)，認(rèn)為檔案管理工作總是一成不變的想法是極其不對(duì)的，這種想法還會(huì)讓檔案管理工作惡性循環(huán)下去，其實(shí)檔案管理工作具備較強(qiáng)的專業(yè)性，沒(méi)有專業(yè)知識(shí)的人或者專業(yè)知識(shí)掌握不足的人員根本就無(wú)法勝任。

（二）檔案管理缺乏保密性

檔案管理工作最忌諱的，就是保密性不高。如今有諸多的案列，直接導(dǎo)火索就是評(píng)判過(guò)程中，評(píng)委的各項(xiàng)舉動(dòng)被原原本本的透露出去，進(jìn)而引起未中標(biāo)者與中標(biāo)者之間的紛爭(zhēng)。現(xiàn)場(chǎng)資料的保密性成為了采購(gòu)部門的一大死穴，同時(shí)，也是別有用心的險(xiǎn)惡者的發(fā)揮空間，而這些，與采購(gòu)中心崗位設(shè)置的不合理，用人不當(dāng)，出現(xiàn)問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)的做調(diào)整等等有著直接的關(guān)系。

二、改進(jìn)的途徑以及方法

（一）加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)文件的科學(xué)管理

在這項(xiàng)工作上，首先是要加強(qiáng)監(jiān)督的力度，并由專人負(fù)責(zé)。各個(gè)政府部門，一定要按照“分級(jí)管理”的原則，加大對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)力度，并由專人來(lái)進(jìn)行檔案的收集、整理、保存，而且還要建立問(wèn)責(zé)制度，一旦出現(xiàn)問(wèn)題要追溯到個(gè)人。除此之外，還要進(jìn)行相關(guān)人員的培訓(xùn)工作，并提供采購(gòu)檔案必要的保存場(chǎng)地和設(shè)備。

其次要做好采購(gòu)文件的積累工作。在開(kāi)展每項(xiàng)采購(gòu)活動(dòng)的過(guò)程中，進(jìn)行采購(gòu)工作的相關(guān)人員要將采購(gòu)文件進(jìn)行整理并上交給專職人員調(diào)查與保存。而且，調(diào)查工作一定要按時(shí)進(jìn)行，切不可像以往一樣拖到年終進(jìn)行，只有這樣才會(huì)保證采購(gòu)檔案的完整性。

緊接著還要保證采購(gòu)檔案的保密性，牢牢把握住這一死穴，不給任何險(xiǎn)惡者機(jī)會(huì)。要建立采購(gòu)檔案管理制度，提高對(duì)采購(gòu)文件的管理水平，而且涉及供應(yīng)商的機(jī)密文件還要更加好好保存，未得到他人許可，不得對(duì)外公布。

最后要利用信息化手段來(lái)對(duì)采購(gòu)文件進(jìn)行保存。如今中國(guó)迎來(lái)了信息化的時(shí)代，學(xué)會(huì)利用信息化的技術(shù)對(duì)于檔案管理工作來(lái)講更是百利而無(wú)一害，要想科學(xué)利用信息化技術(shù)就要加強(qiáng)采購(gòu)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

（二）不斷提高專職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

要想提高專職檔案管理人員的工作能力和工作效率，必須要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們形成完整的知識(shí)體系與結(jié)構(gòu)，同時(shí)，不能忽視道德修養(yǎng)，幫助他們形成強(qiáng)烈的責(zé)任感，嚴(yán)格界定工作范圍和職責(zé)，掌握與工作有關(guān)的基本知識(shí)，熟悉專業(yè)技能，增強(qiáng)職業(yè)精神和工作責(zé)任感、責(zé)任心和積極性。

（三）自覺(jué)接受相關(guān)部門的監(jiān)督工作

《政府采購(gòu)法》明確了采購(gòu)部門接受監(jiān)督管理部門檢查的義務(wù)和責(zé)任。這就要求監(jiān)督管理部門正確認(rèn)識(shí)政府采購(gòu)檔案管理工作，并將其納入政府采購(gòu)機(jī)構(gòu)綜合考核，實(shí)行定期和不定期檢查以及采購(gòu)執(zhí)行情況檢查。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就必須嚴(yán)肅處理。

結(jié)語(yǔ)

政府采購(gòu)檔案管理是政府采購(gòu)實(shí)施全過(guò)程的重要組成部分。對(duì)于采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)和采購(gòu)監(jiān)督部門來(lái)說(shuō)，都要從根本上加強(qiáng)對(duì)這項(xiàng)工作重要性的深刻認(rèn)識(shí)。在處理這項(xiàng)工作和相關(guān)問(wèn)題時(shí)，不應(yīng)松懈，但從工作職能的角度出發(fā)，采取一切有效措施，把工作做好，真正做到實(shí)處。

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