淺談衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)況與對(duì)策

董彥宇

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們?cè)絹碓街匾暽眢w健康，所以對(duì)衛(wèi)生的要求更高。因此衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)開始被重視起來，作為衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)中的一部分，衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案管理工作就顯得尤為重要，因?yàn)樗粌H可以記錄衛(wèi)生行政許可職能活動(dòng)，還可以記錄衛(wèi)生行政處罰職能活動(dòng)。與此同時(shí)，它還可以作為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的依據(jù)，具有非常高的保存價(jià)值。本文主要對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并提出了相關(guān)改進(jìn)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生監(jiān)督;檔案管理工作;現(xiàn)狀;對(duì)策

【中圖分類號(hào)】19732【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】1002-8714（2020）04-0284-01

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的重要意義

從衛(wèi)生監(jiān)督管理部門層面來說，衛(wèi)生監(jiān)督檔案時(shí)開展各種與衛(wèi)生監(jiān)督有關(guān)活動(dòng)的真實(shí)記錄;從衛(wèi)生行政執(zhí)法層面來說，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是衛(wèi)生行政執(zhí)法過程的重要記錄。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案可以在一定程度上推進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督規(guī)范化建設(shè)，衛(wèi)生監(jiān)督管理人員可以根據(jù)檔案上所記錄的原始活動(dòng)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，分析當(dāng)前的衛(wèi)生檔案還存在哪些問題，針對(duì)所存在的問題，研究制定有效的措施，盡可能提高檔案管理水平。

2 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作方法落后

在科技不斷更新的時(shí)代，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作方法仍然沒有太大改變，更沒有與科技很好的結(jié)合在一起。對(duì)于絕大多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督管理部門來說，使用的衛(wèi)生檔案監(jiān)督檔案管理方法還是以往那種相對(duì)老套的方法，而且檔案的整理依舊依靠人工來完成，這樣的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理方法已經(jīng)落后于時(shí)代發(fā)展，不僅會(huì)影響工作效率，同時(shí)還會(huì)因?yàn)闄n案的逐年增加給相關(guān)工作人員帶來更大壓力。除此之外，這種落后的管理方法還可能影響檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，最終導(dǎo)致很多檔案都難以再次使用，大大降低衛(wèi)生監(jiān)督檔案的利用，衛(wèi)生監(jiān)督檔案原本能夠起到的作用變得越來越小[1]。然而，我國(guó)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督事業(yè)的關(guān)注度越來越高，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的要求也更加嚴(yán)格，所以衛(wèi)生監(jiān)督檔案不僅需要記錄的越來越詳細(xì)，同時(shí)還要記錄更多的相關(guān)數(shù)據(jù)，記錄的范圍也拓寬了。因此，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理工作變得多而雜，有關(guān)管理方面變得更加專業(yè)，精細(xì)。在這樣的大環(huán)境下，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理方法還沒有改變，落后于時(shí)代發(fā)展是必然的趨勢(shì)，如果不能將科技與其更好的結(jié)合在一起，則衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作會(huì)變得越來越困難，甚至出現(xiàn)大量的錯(cuò)誤。

2.2衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作軟件和硬件都存在不足

對(duì)于衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作來說，不僅需要很多軟件，同時(shí)還需要很多硬件設(shè)備。但在實(shí)際中，軟件和硬件方面都存在問題，出現(xiàn)這種情況的原因主要有以下兩點(diǎn)，第一，很多衛(wèi)生監(jiān)督部門的辦公場(chǎng)所面積不夠大，所處的辦公環(huán)境也比較差;第二，大多數(shù)衛(wèi)生監(jiān)督部門的投入經(jīng)費(fèi)有限，這就導(dǎo)致了衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的硬件設(shè)施系統(tǒng)不能夠全面建立，進(jìn)而影響衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理發(fā)展。除此之外，還有一些衛(wèi)生監(jiān)督管理部門并沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，也沒有設(shè)立獨(dú)立的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理科室，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作或者是由一些外行人員來做，或者是交給衛(wèi)生監(jiān)督員來完成，這些人不僅不會(huì)認(rèn)真記錄檔案，甚至還會(huì)敷衍檔案工作，精力又不能夠放在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理層面上，所以衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理很難長(zhǎng)期穩(wěn)定地發(fā)展下去。

2.3衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理信息水平不高

如今正是信息化時(shí)代，各種網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段的應(yīng)用已經(jīng)開始普及，但在如今的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，依然存在很多問題，最重要的問題是信息化水平不夠高，檔案監(jiān)督人員很難熟練使用那些智能化檔案管理技術(shù)，對(duì)于一些檔案整理技術(shù)手段也不夠了解，這會(huì)嚴(yán)重阻礙衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，很難提升衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作質(zhì)量，進(jìn)而影響衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的效率[2]。

3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的對(duì)策

3.1提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)工作水平

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的開展過程中，首先要改變衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的觀念，讓他們意識(shí)到這份工作的重要性，這份工作的意義是什么，重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案所起的作用。根據(jù)單位的內(nèi)部情況來說，任何一個(gè)衛(wèi)生監(jiān)督部門都應(yīng)該設(shè)立一個(gè)獨(dú)立的衛(wèi)生監(jiān)督檔案室，讓專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行管理，完成單位需要記錄下來的事情，然后整理成檔案。與此同時(shí)，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作需要制定相關(guān)的管理規(guī)章制度，明確衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作都需要做什么，負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容是什么，對(duì)檔案監(jiān)督管理相關(guān)人員實(shí)行責(zé)任制，讓每個(gè)人都知道自己所需要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容，避免出現(xiàn)問題找不到負(fù)責(zé)人，落實(shí)責(zé)任化管理模式，盡可能將衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案統(tǒng)一，其中包含了不同檔案類型與不同檔案載體之間的統(tǒng)一。更加具體來說，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員需要完成的工作有以下幾項(xiàng)，第一項(xiàng)內(nèi)容是收集衛(wèi)生監(jiān)督檔案，第二項(xiàng)內(nèi)容是整理檔案，第三項(xiàng)內(nèi)容是鑒定檔案的真實(shí)性，第四項(xiàng)內(nèi)容是登記檔案，第五項(xiàng)內(nèi)容是統(tǒng)計(jì)所有檔案。以上這五項(xiàng)內(nèi)容都是衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的基礎(chǔ)工作，同時(shí)還要開展檔案檢索工具，將檔案錄入到計(jì)算機(jī)當(dāng)中，便于衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理和利用。但需要強(qiáng)調(diào)的是，在所有的衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理基礎(chǔ)工作之中，最重要的一點(diǎn)是保證使用之后的檔案資料能夠準(zhǔn)時(shí)歸還，對(duì)檔案中所記載的內(nèi)容保密，嚴(yán)格遵守檔案保密制度，避免檔案重點(diǎn)內(nèi)容外露，檔案安全受到一定的

威脅。

3.2加強(qiáng)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的開發(fā)利用

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，監(jiān)督管理人員不要忽略對(duì)檔案資料的綜合開發(fā)利用。首先要建立合理的檔案使用制度，明確衛(wèi)生監(jiān)督檔案的使用需要辦理的手續(xù)，了解檔案使用的具體情況，鼓勵(lì)內(nèi)部單位要積極調(diào)用衛(wèi)生監(jiān)督管理檔案。其次，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門的工作人員要注意合作，組織相關(guān)部門進(jìn)行監(jiān)督檔案的編研，將衛(wèi)生監(jiān)督管理部門所開展的各種不同類型的活動(dòng)詳細(xì)地進(jìn)行記錄，針對(duì)不同類型的活動(dòng)記錄不同的檔案之中。

3.3推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化開展

利用信息化開展衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作主要優(yōu)勢(shì)有以下兩點(diǎn)，第一，最快速度整理檔案，將檔案進(jìn)行分類整合;第二，大大提高檔案資料信息完善的速度，而且能夠提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案的檢索水平。衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的信息化有助于確定檔案信息是否準(zhǔn)確，儲(chǔ)存方式更加簡(jiǎn)單，不需要占用很大的空間，同時(shí)還可以儲(chǔ)存大量的衛(wèi)生監(jiān)督檔案，并且保證檔案資料不會(huì)出現(xiàn)混亂的情況，方便檔案的查找使用[3]。除此之外，還可以直接利用智能化檔案管理軟件進(jìn)行操作，實(shí)現(xiàn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案網(wǎng)絡(luò)化管理。

結(jié)束語(yǔ)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的順利進(jìn)行可以在一定程度上推動(dòng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案朝向更好的方向穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)還有助于提高衛(wèi)生監(jiān)督工作質(zhì)量，進(jìn)而影響衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理水平。因此，采取一定的措施完善衛(wèi)檔案管理工作是非常有必要的。

參考文獻(xiàn)

馬瑢.信息時(shí)代電子文件對(duì)檔案管理工作的影響及對(duì)策[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2013，（23）：33-33.

蔡江濤，張冀梅.淺談做好衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理的對(duì)策[J].疾病監(jiān)測(cè)與控制雜志，2013，（8）：517-518.

李賢冠.衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策分析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2014，（5）：23-24.