高校檔案信息安全管理機(jī)制的構(gòu)建策略

李瑩

摘 要：高校檔案是高校進(jìn)行科研和教學(xué)等工作的有效資源，是獲得必要數(shù)據(jù)和知識(shí)的基本途徑之一。因此，維護(hù)高校檔案信息安全管理系統(tǒng)尤為重要。隨著社會(huì)的發(fā)展，高校的檔案內(nèi)容更加豐富，尤其是檔案利用率有了明顯提高，傳統(tǒng)的檔案查閱方式工作效率較低，信息技術(shù)的發(fā)展使得高校檔案信息安全管理系統(tǒng)變得更加便捷，但是檔案信息安全管理系統(tǒng)卻面臨著一定的挑戰(zhàn)。檔案信息安全管理系統(tǒng)是數(shù)字化檔案館的核心，只有保障檔案的重要性及安全性，才能夠保障高校檔案資源順暢流通。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息安全

高校檔案是高校的歷史記錄，對(duì)學(xué)校的發(fā)展、教學(xué)科研活動(dòng)具有十分重要的參考和憑證作用。作為重要的教學(xué)資源，高校的檔案管理經(jīng)歷了由傳統(tǒng)的手工管理到數(shù)字化的管理上的轉(zhuǎn)變。在這個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程中通信、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)起到了重要的作用。但是隨著高校檔案管理工作的進(jìn)行，許多潛在的問(wèn)題逐漸顯露出來(lái)，這些問(wèn)題在影響高校檔案管理工作正常進(jìn)行的同時(shí)也極大地威脅到了檔案信息的安全。

一、高校檔案信息安全管理系統(tǒng)的基本作用

（一）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是高校管理工作的重要依據(jù)。高校的黨政機(jī)關(guān)以及管理工作需要借助過(guò)去的工作以及資料進(jìn)行真實(shí)的參考，而高校的檔案是記錄過(guò)去管理工作的重要組成部分，為學(xué)校的發(fā)展以及辦學(xué)過(guò)程積累必要的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，從而能夠更好地為高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供一定的數(shù)據(jù)支持。高校的檔案是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累而形成的，這對(duì)學(xué)校的發(fā)展以及學(xué)校的管理規(guī)劃都能夠提供一定的參考價(jià)值，也是為了更好地提高高校管理工作效率的重要憑證。

（二）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是促進(jìn)學(xué)?？蒲泻徒虒W(xué)水平的重要基礎(chǔ)?？蒲泻徒虒W(xué)在高校的發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。高校檔案信息安全管理系統(tǒng)作為一種新型的學(xué)校管理模式，主要是借助計(jì)算機(jī)和校園局域網(wǎng)絡(luò)將高校的教學(xué)、科研、人事管理、后勤管理等方面的檔案信息存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。而高校大部分的科研工作都需要自己來(lái)承擔(dān)和完成，從而能夠在促進(jìn)高校教學(xué)水平的基礎(chǔ)上發(fā)展本校的能力，同時(shí)也為未來(lái)的發(fā)展以及豐富學(xué)校的活動(dòng)提供重要的基礎(chǔ)。所以，從實(shí)踐活動(dòng)方面來(lái)講，高校檔案信息安全管理系統(tǒng)能夠促進(jìn)高?？蒲泄ぷ骱徒虒W(xué)工作的順利進(jìn)行。

（三）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)是編寫(xiě)校史的重要參考材料。檔案是印證歷史的重要憑證，是通過(guò)數(shù)年的積累而形成的具有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，沒(méi)有一定的檔案信息，高校的史志就是無(wú)本之木。因此，高校的檔案是見(jiàn)證學(xué)校發(fā)展的重要依據(jù)，尤其是在編寫(xiě)校史的過(guò)程中能夠發(fā)揮重要作用。

（四）高校檔案信息安全管理系統(tǒng)具有教育功能。高校是培養(yǎng)人的地方，尤其是能夠培養(yǎng)一批合格的人才和社會(huì)主義事業(yè)的建設(shè)者，因此，高校在培養(yǎng)人才和承擔(dān)社會(huì)責(zé)任方面起到一定的促進(jìn)作用。高校檔案記錄了學(xué)校的各種實(shí)踐活動(dòng)，記錄了學(xué)校發(fā)展的全過(guò)程。因此，高校檔案在文化功能方面承擔(dān)著多種信息資源，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)校的教育功能。從而使得檔案能夠發(fā)揮重要的育人功能。

二、高校檔案信息安全管理策略

（一）提高檔案人員保密意識(shí)

檔案管理人員的職業(yè)道德對(duì)檔案工作的開(kāi)展會(huì)產(chǎn)生一定的影響，尤其是在正確處理保密與開(kāi)放的關(guān)系上。這就需要對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德的培養(yǎng)和教育。首先，讓管理人員學(xué)習(xí)和理解檔案管理從業(yè)人員的職業(yè)道德原則和道德規(guī)范。讓他們知道在自己的本職工作中該做什么不該做什么，確實(shí)為維護(hù)檔案信息的安全負(fù)責(zé)。其次，增強(qiáng)他們的職業(yè)道德情感。讓管理人員能夠在日常的管理工作中意識(shí)到自己工作的重要性，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生熱愛(ài)之情。在熱愛(ài)本職工作的同時(shí)對(duì)工作高度負(fù)責(zé)，為維護(hù)信息安全作出自己的貢獻(xiàn)。最后，在管理工作中要求他們堅(jiān)持原則不動(dòng)搖，在檔案管理中做到一視同仁。無(wú)論是自己的熟人或者是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)查閱檔案都要按照工作流程來(lái)進(jìn)行，不能因?yàn)槿饲榛蛘呤菣?quán)利而失去了工作的原則。

（二）加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度

高校的數(shù)字化檔案的管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。在過(guò)去高校的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建立是根據(jù)高校自身的實(shí)際和條件來(lái)進(jìn)行，建立起來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)在標(biāo)準(zhǔn)、種類(lèi)和功能上都與其他高校成熟的系統(tǒng)有著較大的差距。因此，在加大建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的同時(shí)還要考慮系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)功能等方面的內(nèi)容。目前，高校的檔案管理部門(mén)中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)采用的程序無(wú)非就是DataBase、FoxPro 、FoxBASE等。這些程序只是對(duì)一般的操作系統(tǒng)的延伸，并沒(méi)有起到實(shí)質(zhì)性的改變。他們?cè)趩螜C(jī)狀態(tài)下能夠滿足各種管理上的需要。但是對(duì)于信息種類(lèi)較多、數(shù)量較大的情況下這些程序就會(huì)顯現(xiàn)出不足之處。因此，在建設(shè)新的數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，可以考慮采用在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行并且能夠支持多種操作系統(tǒng)、多種運(yùn)行平臺(tái)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。同時(shí)這樣的管理系統(tǒng)在保留原有系統(tǒng)功能的基礎(chǔ)上還能夠與Web站點(diǎn)建立鏈接。在選擇建立數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型的時(shí)候可以優(yōu)先考慮SQLServer、Infoemix等。

（三）制定檔案管理安全性方案

1.把握安全性的基本特征

電子文件信息安全主要體現(xiàn)在完整性、可用性、保密性和可靠性四個(gè)方面。完整性是信息在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中不被修改、不被破壞和不丟失的特性。可用性是指信息可被合法用戶訪問(wèn)并按要求的特性使用，即當(dāng)需要對(duì)能否存取所需信息。保密性即信息不泄密給非授權(quán)的個(gè)人和實(shí)體或供利用的特性?？煽啃灾副ＷC信息系統(tǒng)能以被人們接受的質(zhì)量水準(zhǔn)持續(xù)地進(jìn)行。

2.遵循電子文件信息系統(tǒng)安全的要求

遵循電子文件信息系統(tǒng)安全包括：只有合法的文件與檔案利用，才能接入并對(duì)系統(tǒng)的電子文件與檔案信息資源進(jìn)行操作，合法利用者必須能夠接入他們被授權(quán)接入的電子文件與檔案信息資源并進(jìn)行操作;如果一個(gè)對(duì)安全的侵害被檢測(cè)出來(lái)，有可控制的辦法來(lái)處理，從而使所造成的損失降到最小的程度;在一個(gè)對(duì)安全的破壞被檢測(cè)出來(lái)后，系統(tǒng)可以恢復(fù)到正常的安全等級(jí);系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)提供一定的靈活性、以支持不同的安全管理策略。

（四）構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)

保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全是是信息時(shí)代加強(qiáng)檔案安全管理工作的重要措施。由于電子檔案的運(yùn)行主要依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中存在物理安全問(wèn)題、黑客入侵、病毒侵害、缺乏備份系統(tǒng)等多種不安全因素，這就嚴(yán)重危害到檔案信息資料的安全性，因此，檔案館要全面保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全，實(shí)現(xiàn)電子檔案運(yùn)行環(huán)境的安全管理。一方面要積極構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全的保密系統(tǒng)，使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能夠安全連接，網(wǎng)絡(luò)信息資料能夠安全輸送，從而保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性;另一方面要建立檔案信息資源的恢復(fù)備份系統(tǒng)，能為檔案信息提供可靠的系統(tǒng)、應(yīng)用以及數(shù)據(jù)備份，可以在突發(fā)性事件發(fā)生時(shí)，對(duì)檔案信息及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)恢復(fù);另外，要在檔案館內(nèi)安裝監(jiān)控、報(bào)警等基礎(chǔ)設(shè)施，不斷加強(qiáng)檔案信息的安全技術(shù)防范管理。同時(shí)，要注意對(duì)檔案管理網(wǎng)站進(jìn)行定期檢查、維修和更新工作，并且要對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的防病毒軟件進(jìn)行適時(shí)更新和升級(jí)，不斷提高計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全，從而進(jìn)一步提高運(yùn)行環(huán)境的安全性。

總之，積極加強(qiáng)檔案安全管理工作，是信息社會(huì)發(fā)展的必要結(jié)果和客觀要求，能夠有效地提高檔案信息資料的安全性。信息時(shí)代下，檔案館在堅(jiān)持科學(xué)健康發(fā)展的前提下，不斷提高自身素質(zhì)建設(shè)，加強(qiáng)檔案的安全管理、完善檔案安全管理制度、構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，從而保證檔案管理信息的安全性，不斷提高檔案館的工作質(zhì)量。

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