試論基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作

孫愛芹

摘要：檔案記錄既是基層單位日常管理的重要組成部分，也與基層單位的發(fā)展歷程息息相關(guān)。加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理，使其順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，具有十分重要的作用?；诖?，本文重點(diǎn)針對(duì)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在各行各業(yè)的日常工作中得到廣泛的應(yīng)用。將現(xiàn)代化管理模式應(yīng)用到基層單位的檔案管理工作中，不僅可以提升檔案的存儲(chǔ)效益，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。但是，在實(shí)際的檔案管理工作中出現(xiàn)了一些問題。只有對(duì)這些問題進(jìn)行詳細(xì)的分析，并提出針對(duì)性的優(yōu)化措施，才能夠進(jìn)一步加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理工作質(zhì)量，促進(jìn)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、基層單位檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢(shì)

在傳統(tǒng)的基層單位檔案管理工作中，主要以紙質(zhì)檔案的管理為主。這種檔案管理模式主要表現(xiàn)出了以下幾方面的缺點(diǎn)：第一檔案存儲(chǔ)需要占用很大的空間，對(duì)管理環(huán)境的要求也十分苛刻。稍有不慎，檔案就會(huì)被損壞;第二工作人員查詢檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間，工作效率非常低;第三為了確保紙質(zhì)檔案信息的完整性，基層單位每年都需要在檔案管理方面投入大量的專項(xiàng)資金，檔案管理的成本居高不下。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式相比，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，則表現(xiàn)出了以下幾方面的優(yōu)勢(shì)：第一可以有效解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的弊端，提升基層單位的檔案管理工作效率，降低檔案管理的成本，為基層單位經(jīng)濟(jì)效益的提升提供了保障;第二工作人員只需要將檔案錄入到信息管理平臺(tái)內(nèi)，就可以通過信息化系統(tǒng)的強(qiáng)大功能實(shí)現(xiàn)檔案的分類與查詢，而且系統(tǒng)還可以對(duì)存儲(chǔ)的資料進(jìn)行及時(shí)的備份，不會(huì)造成檔案信息的丟失或者破損;第三現(xiàn)代化管理模式的運(yùn)行流程非常完善，既提升了檔案管理的安全性，又為檔案信息的查詢提供了便利[1]。

二、基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作過程中存在的問題

（一）缺乏完善的檔案管理制度

一般情況下，在基層單位創(chuàng)建初期，就已經(jīng)開始了檔案管理工作，所以基層單位管理制度逐漸完善的同時(shí)，其相應(yīng)的檔案管理制度也應(yīng)該得到一定的優(yōu)化。由于我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展節(jié)奏的加快，基層單位的工作內(nèi)容較之以前也有了很大的不同。但是，與之相應(yīng)的檔案管理卻依然在沿用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致工作人員的工作效率越來越低，無法滿足基層單位的發(fā)展需求。

（二）電子檔案管理存在著不安全因素

隨著社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展，基層單位的檔案管理工作中產(chǎn)生的電子檔案越來越多。但是，電子檔案管理工作卻存在著以下三方面的不安全因素。首先，電子檔案的傳輸面臨著信息泄漏的風(fēng)險(xiǎn)，要想解決這一風(fēng)險(xiǎn)，必須要進(jìn)行相關(guān)安全軟件的安裝。其次，網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，使得電子檔案的存放面臨著丟失的風(fēng)險(xiǎn)。要想解決這一問題，就必須要根據(jù)檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，進(jìn)行相關(guān)殺毒軟件與防護(hù)軟件的采購(gòu)與應(yīng)用。最后，檔案管理工作人員缺乏較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，沒有按照相關(guān)規(guī)章制度來開展檔案管理工作，增大了檔案遺失的可能[2]。

（三）缺乏高素質(zhì)的檔案管理工作人員

檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定著基層單位檔案現(xiàn)代化管理的工作質(zhì)量。只有檔案管理工作人員端正自身的工作態(tài)度，利用自己的專業(yè)技術(shù)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度開展檔案管理工作，且不會(huì)出現(xiàn)違規(guī)違章操作，才能夠提升基層單位的檔案現(xiàn)代化管理工作質(zhì)量。但是，在實(shí)際的基層單位中，只有少數(shù)工作人員掌握了基本的計(jì)算機(jī)操作技巧，可以直接利用計(jì)算機(jī)設(shè)備來進(jìn)行檔案信息的采集、分析以及處理。其與絕大多數(shù)的工作人員依然以傳統(tǒng)的檔案管理模式為主。如果基層單位不對(duì)這些工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)與教育，那么檔案的現(xiàn)代化管理將會(huì)受到嚴(yán)重的影響。

三、加強(qiáng)基層單位檔案現(xiàn)代化管理的策略

（一）完善基層單位檔案現(xiàn)代化管理制度

要想加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理，必須要完善相應(yīng)的檔案管理制度。首先，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)者必須要意識(shí)到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)注，并在資金以及資源方面給予有力的支持。其次，安排專業(yè)的技術(shù)人員來負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與維護(hù)，加快檔案的現(xiàn)代化建設(shè)速度，提升檔案管理信息系統(tǒng)的功能，為檔案的現(xiàn)代化管理提供保障。最后，對(duì)基層單位的檔案管理實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)的分析，并根據(jù)國(guó)家制定的相關(guān)法律法規(guī)來進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理制度的制定與優(yōu)化，確保工作人員可以規(guī)范而標(biāo)準(zhǔn)的開展檔案管理工作。一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作者，就要予以嚴(yán)厲的懲罰，讓工作人員意識(shí)到檔案管理工作的重要性[3]。

（二）加強(qiáng)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)

要想加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理，必須要加強(qiáng)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。首先，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)者要對(duì)檔案的現(xiàn)代化管理有一個(gè)全面而正確的認(rèn)識(shí)，并以此為基礎(chǔ)優(yōu)化檔案管理機(jī)構(gòu)的結(jié)構(gòu)，將基層單位各個(gè)部門的工作計(jì)劃以及經(jīng)濟(jì)責(zé)任等與檔案管理工作進(jìn)行練習(xí)。其次，根據(jù)基層單位檔案管理工作的實(shí)際情況，科學(xué)選擇技術(shù)相對(duì)成熟的檔案資源管理系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)以及CAM系統(tǒng)等，通過先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來確保檔案信息可以及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的輸入到檔案信息庫中。同時(shí)，還可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行檔案信息的傳輸，提升基層單位檔案信息的共享程度。最后，明確基層單位檔案的現(xiàn)代化管理工作標(biāo)準(zhǔn)，并以此為基礎(chǔ)構(gòu)建完善的檔案現(xiàn)代化管理工作體系，促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。

（三）加強(qiáng)基層單位檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育

要想加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理，必須要加強(qiáng)基層單位檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育，確保每一位工作人員對(duì)自身的本職工作都有一個(gè)正確的了解，都可以掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，直接通過計(jì)算機(jī)來開展檔案管理工作。首先，基層單位要加強(qiáng)工作人員的培訓(xùn)力度，將與檔案現(xiàn)代化管理有關(guān)的理論知識(shí)和技術(shù)傳授給工作人員，確保工作人員可以利用所學(xué)高質(zhì)量的開展檔案管理工作。其次，基層單位要加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德教育，強(qiáng)化工作人員的道德素養(yǎng)和奉獻(xiàn)精神，確保其可以憑借其積極的心態(tài)和飽滿的熱情來投入到檔案的現(xiàn)代化管理工作當(dāng)中，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)的歸檔、保管以及利用[4]。

結(jié)語

綜上所述，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，基層單位檔案的現(xiàn)代化管理有著明顯的優(yōu)勢(shì)。但是，在實(shí)際的基層單位檔案現(xiàn)代化管理工作現(xiàn)狀卻不甚理想。要想改變這一現(xiàn)狀，加強(qiáng)基層單位檔案的現(xiàn)代化管理，就必須要完善基層單位檔案現(xiàn)代化管理制度、加強(qiáng)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)、加強(qiáng)基層單位檔案管理工作人員的培養(yǎng)與教育。只有這樣，才能夠最大限度的提升基層單位檔案的現(xiàn)代化管理工作質(zhì)量，促進(jìn)基層單位檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王愛麗.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策[J].農(nóng)家科技（下旬刊），2020，（2）：247.

[2]馬瑞.基層事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理工作的對(duì)策[J].數(shù)碼設(shè)計(jì)（上），2019，（12）：284-285.

[3]高陽.芻議事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化路徑[J].神州，2020，（9）：253-254.

[4]方泉.完善基層疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作的思考[J].管理學(xué)家，2019，（12）：1-2.