新時(shí)代對(duì)檔案信息化建設(shè)的思考

宋延輝

隨著時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)信息化建設(shè)飛速猛進(jìn)。過去傳統(tǒng)被動(dòng)的的檔案管理服務(wù)模式己經(jīng)不適應(yīng)如今的形勢(shì)要求，如今信息化建沒已經(jīng)成為檔案建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，在當(dāng)今社會(huì)發(fā)展進(jìn)程承擔(dān)著舉足輕重的作用。鑒于我國信息化建設(shè)工作處于發(fā)展的起始階段，各單位普遍意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，著手開始檔案信息化建設(shè)，由于基礎(chǔ)薄弱，起步較晚，缺少人才支撐、技術(shù)保障，設(shè)備武裝，所以仍面臨著許多問題亟待解決。

1 檔案管理工作現(xiàn)存和問題

開展檔案管理工作，通過信息存檔和整理分類，保障檔案信息的完備性，獲取即時(shí)性等特性;構(gòu)建運(yùn)行一套完備的檔案管理模式，可以將人員管理井井有條，為人事變動(dòng)和招聘等工作提供后期數(shù)據(jù)支持和信息保障，對(duì)于未來發(fā)展而言至關(guān)重要。如今各單位開始逐漸實(shí)施全方位的檔案管理信息化建設(shè)工作，這種全新的檔案管理模式是社會(huì)發(fā)展變革的需要。

1.1不重視檔案管理工作

首先是領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，有的檔案管理人員學(xué)習(xí)能力和對(duì)于新鮮事物思想的接受能力受到限制，加之很多中高層管理者的思想觀念較為落后，對(duì)于檔案信息化管理模式持一種觀望態(tài)度，覺得信息化建設(shè)較為繁瑣。其次是，不論從資金支持還是領(lǐng)導(dǎo)層面，都沒有提供充分支持，導(dǎo)致檔案管理工作被動(dòng)應(yīng)付，艱難維持，管理不規(guī)范，另一方面，對(duì)檔案管理的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作就是日常事務(wù)性工作，忽略了管理的作用，因此檔案管理工作從業(yè)人員并沒有很好地專業(yè)管理素質(zhì)和信息化操作基礎(chǔ)。

1.2管理不規(guī)范

檔案實(shí)體整理不規(guī)范，目錄、檔號(hào)填寫標(biāo)注不規(guī)范，而檔案實(shí)體的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的前提基礎(chǔ);加之很多單位的檔案信息化管理的具體流程沒有進(jìn)行規(guī)范，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，不利于信息化建設(shè)工作的開展。在單位檔案管理中，對(duì)于檔案信息沒有確切的分類和實(shí)時(shí)更新，由于沒有進(jìn)行云端處理和信息統(tǒng)計(jì)，因此信息存檔工作出現(xiàn)斷檔和后期補(bǔ)充的現(xiàn)象發(fā)生，檔案信息查詢困難，信息查準(zhǔn)很難。

1.3技術(shù)環(huán)節(jié)較為薄弱

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)長期的持續(xù)的過程，需要結(jié)合各行各業(yè)的實(shí)際情況，需要在保障整體模式的前提下，進(jìn)行專項(xiàng)研究，但是如今市場(chǎng)中嚴(yán)重缺乏先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件研發(fā)能力。檔案信息化建設(shè)由于缺乏資金支持和政策支持，技術(shù)較為落后，檔案信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)度緩慢，人崗不匹配，技術(shù)虧空現(xiàn)象普遍存在。

1.4缺乏專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊(duì)

檔案信息化建設(shè)的技術(shù)支撐依靠信息管理團(tuán)隊(duì)，但檔案管理人員由于年齡和精力原因，認(rèn)為檔案管理是一個(gè)閑職，沒有了學(xué)習(xí)和更新管理模式的激情和熱忱，對(duì)檔案信息化建設(shè)工作被動(dòng)應(yīng)付。單位內(nèi)檔案管理人員信息化管理水平低，不足以應(yīng)對(duì)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境，不利于現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。導(dǎo)致出現(xiàn)一些新的政策和制度，沒有一定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膱?zhí)行力。

2 檔案管理完善措施

2.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視

首先領(lǐng)導(dǎo)者們應(yīng)該意識(shí)到當(dāng)今社會(huì)檔案管理信息化的必要性，學(xué)會(huì)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代特色進(jìn)行檔案管理工作，而檔案本身就是大數(shù)據(jù)的范疇，行政管理部門意識(shí)到信息化管理的重要性，成立專門的檔案管理部門，且檔案部門明確自身定位，懂得爭(zhēng)取足夠的經(jīng)費(fèi)和技術(shù)投入;以中高層管理者為代表，呼吁有利于新時(shí)代檔案管理者共同掌握檔案管理的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵，將事務(wù)性工作與管理實(shí)踐充分結(jié)合，突破傳統(tǒng)管理模式，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理模式和思想理念，利用信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)科技提高檔案管理的信息化程度。定期組織人員外出培訓(xùn)，到檔案管理信息化比較先進(jìn)的單位進(jìn)行學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)交流，高薪優(yōu)待聘請(qǐng)專業(yè)管理人才，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)規(guī)范有序進(jìn)行。

2.2實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理

國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)政策和信息化建設(shè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)實(shí)施，從整體層面上形成一種規(guī)范化管理模式，為檔案信息化建設(shè)提供了政策標(biāo)準(zhǔn)依據(jù);另一方面，結(jié)合單位自身發(fā)展情況，制定針對(duì)性有特色的信息化建設(shè)規(guī)章。提高檔案管理和存儲(chǔ)的規(guī)范化，通過對(duì)于檔案進(jìn)行重要層次分級(jí)設(shè)置，對(duì)于政策類型文件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，逐步形成單位自身檔案管理特色。

2.3提高檔案管理信息化建設(shè)程度

一方面，加大資金投入力度，完善設(shè)施設(shè)備，全力支持檔案管理信息化建設(shè)工作的開展;另一方面，提高信息技術(shù)技能，凈化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高信息的安全性;綜合考慮檔案信息的保密性和安全性，需要提高軟件的防盜功能，避免系統(tǒng)漏洞，引進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析軟件和登記軟件，提高存儲(chǔ)機(jī)構(gòu)的信息保密度。提高信息分析能力，進(jìn)行合理篩選和評(píng)估，幫助中高層管理者進(jìn)行合理預(yù)測(cè)可科學(xué)決策。

2.4加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)強(qiáng)度

檔案管理信息化建設(shè)人才是關(guān)鍵，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，建立檔案管理信息化建設(shè)的人才梯隊(duì)建設(shè)，可以通過針對(duì)學(xué)歷、專業(yè)、經(jīng)歷等多項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行選拔專業(yè)人才，提高優(yōu)選層次，進(jìn)而提升檔案管理人員的綜合素質(zhì);組織開展業(yè)務(wù)技能學(xué)習(xí)培訓(xùn)、進(jìn)行相互交流等管理技能提升模式，提高在職人員的現(xiàn)有技能和素養(yǎng)，以為人們服務(wù)為宗旨，提高服務(wù)意識(shí);實(shí)施考核指標(biāo)管理，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)內(nèi)人員進(jìn)行合理競(jìng)爭(zhēng)，帶動(dòng)全員的工作積極性。

在當(dāng)今社會(huì)，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作要注重如何借助信息網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，開展科學(xué)合理的檔案建設(shè)管理，對(duì)于提升檔案管理現(xiàn)代化水平和未來發(fā)展意義重大。本文通過從管理技術(shù)提升、人才隊(duì)伍建設(shè)、服務(wù)理念創(chuàng)新等角度出發(fā)，提高單位檔案整體的信息化建設(shè)程度，使得有效的信息得以更好的開發(fā)利用。

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（作者單位：濰坊市坊子區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）