基層綜合檔案館民生檔案利用工作研究

摘 要?基層民生檔案是基層民生服務(wù)部門在長期業(yè)務(wù)中形成的珍貴信息和資料，與基層群眾生活和生產(chǎn)息息相關(guān)?；鶎泳C合檔案館必須要充分發(fā)揮其業(yè)務(wù)指導和監(jiān)督作用，加強對基層民生檔案的管理和利用。本文在對當前基層綜合檔案館民生檔案利用工作現(xiàn)狀和問題進行梳理的基礎(chǔ)上，提出完善基層綜合檔案館民生檔案利用的相關(guān)措施和建議。

關(guān)鍵詞 基層綜合檔案館 民生檔案 檔案利用

中圖分類號 G273.5 文獻標識碼 A 收稿日期 2019-09-28

★作者簡介：王莉，本科學歷，學士學位，政工師，檔案館員，會計初級職稱，工作單位為鳳城市城市環(huán)境服務(wù)中心。

Abstract The grassroots peoples livelihood archives are precious information and materials formed by the grassroots people's livelihood service departments in the long-term business， and are closely related to the life and production of the grassroots. Grassroots comprehensive archives must give full play to their business guidance and supervision functions， and strengthen the management and utilization of grassroots livelihood archives. Based on the current situation and problems of the utilization of the people's livelihood archives in the grassroots archives， this paper proposes relevant measures and suggestions for improving the utilization of people's livelihood archives in the grassroots comprehensive archives.

Keyword grassroots comprehensive archives; livelihood archives; archives utilization

基層民生檔案主要是指基層民生服務(wù)部門在各類民生業(yè)務(wù)辦理過程中形成的，對民生活動狀況和過程加以記錄和反映的，并且對公民、社會和國家具有保存和利用價值的各類文檔、數(shù)據(jù)、音像、圖表等不同形式的歷史記錄[1]。作為公眾生活的重要組成部分，基層民生檔案真實記錄了我國基層民生的發(fā)展歷程，展現(xiàn)了黨和國家以及各級政府在基層社會保障和福利方面的重大決策和重大事件，體現(xiàn)出黨和國家在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中的豐富經(jīng)驗和巨大成就?；鶎用裆鷻n案作為基層民生工作開展的重要依據(jù)，也是國家檔案資源重要組成部分，基層綜合檔案館做好民生檔案利用工作，具有重要的現(xiàn)實價值和意義。

一、基層綜合檔案館民生檔案利用工作現(xiàn)狀

1.基層民生檔案建檔工作存在較大難度。當前，由于基層民生工作內(nèi)容較為廣泛，相應(yīng)形成的民生檔案種類存在多樣性問題，其所覆蓋的范圍十分廣泛，從而使各級和各地基層綜合檔案館很難對民生檔案范圍進行準確界定，直接增加了民生檔案資料的建檔工作難度[2]?；鶎用裆鷻n案管理工作各有特色和側(cè)重，許多基層政府往往根據(jù)地區(qū)特色和財力狀況，開展了一些極具地方特色的民生工程項目，由此產(chǎn)生的基層民生檔案并不完全在國家檔案管理部門規(guī)定的14種民生檔案資料范圍之內(nèi)，例如房產(chǎn)檔案、林權(quán)檔案、環(huán)境監(jiān)測檔案、公證檔案、知青檔案等。這些民生工作形成的檔案卻無法按照相關(guān)標準建檔，確保為民所需的基層民生檔案資料可以及時、準確、完整地歸檔管理。對于已經(jīng)完成建檔的民生檔案資料，有待于各地基層綜合檔案館在實際工作中不斷探索，逐步建立和完善規(guī)范化的基層綜合檔案館民生檔案管理制度和要求。

2.基層民生檔案很難開展資源整合。當前，基層民生檔案涉及的部門和行業(yè)十分廣泛，歸屬于不同業(yè)務(wù)部門管理。例如，對于那些專業(yè)性較強的民生檔案，則由政府主管部門或者專門的檔案管理部門負責管理;而對于一些專業(yè)性不強的民生工作檔案資料，則由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責?，F(xiàn)有的基層民生檔案管理格局導致民生檔案保存和管理地點十分分散[3]。而且基層民生檔案保存和管理過程中，由于相應(yīng)的利益沖突，導致基層綜合檔案館在檔案資源整合中遇到相應(yīng)阻力。隨著社會公眾對民生檔案查閱利用需求的不斷增長，保管這些檔案資料相應(yīng)產(chǎn)生一定利益，例如林權(quán)檔案資料、土地檔案資料等，其收益性更大，相關(guān)業(yè)務(wù)部門更愿意采取自我管理方式，而不會輕易把檔案資料移交給基層綜合檔案館管理和利用，從而為基層民生檔案資源的整合帶來較大難度。

3.基層民生檔案信息化管理水平較低。當前，由于我國基層綜合檔案館推進力度參差不齊，導致各地基層民生檔案信息化建設(shè)總體處于初始發(fā)展階段。雖然各地基層綜合檔案館對民生檔案信息化建設(shè)工作十分重視，但是基本處于信息化建設(shè)起步階段，也在民生檔案信息化建設(shè)和專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面取得了一定成績，但是仍然有一些基層綜合檔案館至今還沒有建立民生檔案專門數(shù)據(jù)庫，甚至還沒有開展檔案數(shù)字化工作。并且，如前文所述，由于基層民生工作涉及部門較多，存在各自為政的情況，從而導致基層綜合檔案館檔案信息化建設(shè)標準不統(tǒng)一的問題。在基層民生檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)方面，雖然也有基層綜合檔案館采取微博留言和答疑解惑、傳真或者電子郵件等渠道，為公眾提供民生檔案服務(wù)，但還是以傳統(tǒng)的到館服務(wù)為主要服務(wù)渠道和方式。有的基層綜合檔案館甚至片面認為，雖然要面向未來，但當前到館服務(wù)更為合適，更能夠滿足基層群眾對民生檔案的利用需求，而檔案信息化工作則顯得無足輕重。從民生檔案利用的發(fā)展趨勢來看，基層群眾對民生檔案的網(wǎng)絡(luò)化利用需求不斷增長的同時，對多元化和個性化的需求也隨之增加，這些都為基層綜合檔案館的信息化建設(shè)提出了新的目標和要求。

4.基層民生檔案管理工作缺乏相應(yīng)資源支持。對于任何一項工作而言，必須要有相應(yīng)的資源支撐，才能得到順利推進。對于基層綜合檔案館而言，開展基層民生檔案管理，同樣離不開財政支持。但是，由于各個地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展水平存在較大差異，導致對基層綜合檔案館的財政支持力度相差甚大。對于大部分基層綜合檔案館而言，缺乏財政資金支持是其面臨的普遍問題，在經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)，這種現(xiàn)象更加明顯。而且隨著民生檔案資料的不斷增多，基層綜合檔案館的檔案庫房亟需擴建，一些較為陳舊的硬件設(shè)施和軟件也需要更換和更新，對于基層民生檔案信息化建設(shè)而言，更是缺乏必要財政資金支持而無法開展。

二、基層綜合檔案館強化民生檔案管理的措施

當前，基層綜合檔案館要按照中辦、國辦要求，把和基層人民群眾利益密切相關(guān)的各類檔案資料搜集歸檔，強化民生檔案管理和利用，把民生檔案納入到各級檔案資源體系中?；鶎泳C合檔案館要統(tǒng)攬全局，不斷擴大民生檔案覆蓋范圍，把受理點向基層進行延伸，從而更好地發(fā)揮檔案服務(wù)功能。

1.積極強化檔案服務(wù)民生思想。扎實做好基層民生檔案建檔工作，是保障和改善基層民生問題的一項基礎(chǔ)性工作。基層民生檔案和人民群眾的生活學習直接相關(guān)，基層綜合檔案館必須要牢固樹立檔案為民服務(wù)的意識，堅持以完善教育學習、就業(yè)服務(wù)、醫(yī)療衛(wèi)生、住房保障、社會保障、養(yǎng)老服務(wù)等相關(guān)領(lǐng)域的民生檔案為重點，及時做好相關(guān)領(lǐng)域基層民生檔案資料建檔工作，以此不斷提升人民群眾的幸福指數(shù)和生活質(zhì)量?；鶎泳C合檔案館要不斷加強對檔案管理工作的調(diào)研，深入人民群眾之中，了解基層群眾的需求，緊隨社會時事熱點，主動為基層群眾提供檔案服務(wù)[4]。

2.強化民生檔案服務(wù)群眾工作。第一，要重點強化基層民生檔案資源建設(shè)。為了更好地滿足基層民生需要，基層綜合檔案館必須要積極調(diào)整館藏資源建設(shè)思路，重點是要改變原有的“重物輕人、重事輕人”的檔案資源建設(shè)思想，樹立“關(guān)于人的資料，即是最重要的檔案”思想，盡力從與基層群眾相關(guān)的各項民生工作中搜集和整理檔案資料，充實到基層綜合檔案館的檔案資源庫中，搜集和基層群眾生產(chǎn)、生活、學習相關(guān)的各類載體和各種形式的檔案資料，并以“大檔案”思維，把牽涉到基層民生的相關(guān)檔案資源盡可能搜集齊全。第二，要強化基層社區(qū)檔案管理?；鶎泳C合檔案館要做好基層民生檔案管理工作，就必須要以社區(qū)為基本單位，重點做好社區(qū)檔案管理工作。要不斷完善社區(qū)基層檔案組織檔案、就業(yè)社保檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、人口管理檔案、選舉檔案、房產(chǎn)憑證檔案、社會治安檔案等相關(guān)文字、音像等檔案資料搜集整理工作?；鶎泳C合檔案館要定期到各個社區(qū)開展業(yè)務(wù)指導，及時反饋和分析基層民生檔案管理形勢發(fā)展，特別是要注重和基層群眾生活息息相關(guān)的房屋憑證和拆遷檔案歸檔和建檔工作，為城市化發(fā)展提供相應(yīng)的支持，為基層群眾檔案查詢和利用提供便利，減少矛盾糾紛，更好維護基層社會穩(wěn)定和發(fā)展。第三，加強基層社保檔案管理。社保檔案與基層群眾的生活息息相關(guān)，牽涉到每一位群眾的切身利益，必須要確保準確、真實?；鶎泳C合檔案館要加強對基層民生服務(wù)和管理部門所管轄的失業(yè)職工檔案、失地農(nóng)民檔案、工傷醫(yī)療檔案、養(yǎng)老保險檔案等建檔的過程管理，確保建檔對象一個不缺、檔案資料一個不少、檔案信息一個不錯，更好地維護基層民生檔案信息的真實性、客觀性、完整性和安全性。

3.創(chuàng)新基層民生檔案服務(wù)方式[5]。第一，要強化基層民生檔案進館力度?；鶎泳C合檔案館要不斷強化民生檔案資源開發(fā)和宣傳工作，特別是要加強對館藏的基層民生檔案的整理歸檔和開發(fā)利用等，特別是在加強對相關(guān)民生服務(wù)和管理部門檔案資源整理歸檔業(yè)務(wù)指導檢查期間，把相關(guān)部門民生檔案資料的整理歸檔情況進行公示并上報給上級部門，爭取相關(guān)民生檔案資料及時進館，形成規(guī)范化的檔案移交工作制度。第二，要強化基層民生檔案的利用體系完善工作。加強對基層綜合檔案館的財政資金支持力度，進行硬件更換和軟件更新，構(gòu)建高效的檔案信息資源查詢利用平臺。在基層民生檔案資料的業(yè)務(wù)查詢中，把與群眾生產(chǎn)生活和學習息息相關(guān)的、基層群眾查詢利用率最高的檔案資料進行優(yōu)先歸檔和數(shù)字化處理，提高基層民生檔案的查詢利用效率。第三，創(chuàng)新基層民生檔案服務(wù)形式?；鶎泳C合檔案館在基層民生檔案管理中，要積極適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理發(fā)展趨勢，善于利用現(xiàn)代多媒體技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)等宣傳載體，對基層民生檔案的重要性加以宣傳，通過網(wǎng)上查詢、函電代查、熱線服務(wù)、定期回訪、網(wǎng)上遠程查詢等多種民生檔案資料查詢利用方式的構(gòu)建，構(gòu)建基層民生檔案人性化服務(wù)體系。

三、總結(jié)

總而言之，基層綜合檔案館要強化工作宣傳力度，使基層民生服務(wù)部門充分認識到基層民生檔案管理工作的重要性，同時也要與時俱進，推動基層民生檔案信息化建設(shè)，使基層民生檔案更好地適應(yīng)時代和形勢發(fā)展要求，制定和完善基層民生檔案管理制度和要求，進一步規(guī)范基層民生檔案管理工作，充分發(fā)揮基層民生檔案價值和作用。

參考文獻

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[4]朱英麗.基層民生檔案工作的思考[J].管理觀察，2015（4）：50-51.

[5]武向峰.基層民生檔案工作存在的問題與對策[J].山東檔案，2017（8）：47-48.