中職學(xué)校檔案管理和創(chuàng)新

摘 要：中職學(xué)校檔案管理者在實(shí)際工作中必須要有創(chuàng)新意識，不能一味的采用傳統(tǒng)檔案管理模式，這樣很難提高管理水平，也不能做好管理工作，所以必須要不斷創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理方式，否則就不利于檔案管理工作的正常開展，也只有這樣才可以提高中職學(xué)校整體管理水平，實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展?；诖耍疚闹饕榻B了中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的重要性，而且提出了中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的有效策略，以供大家參考。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校;檔案管理;創(chuàng)新

在中職學(xué)校管理工作中，檔案管理工作始終是不可或缺的構(gòu)成部分，也是辦好學(xué)校的前提條件，更加是衡量學(xué)校管理效率的關(guān)鍵標(biāo)志。為了可以保證檔案管理工作正常開展，了解工作規(guī)律、維護(hù)學(xué)校教學(xué)等方面都發(fā)揮著十分重要的作用。對于檔案管理來說，應(yīng)該積極適應(yīng)形勢的需求，不斷創(chuàng)新現(xiàn)有的檔案管理方法和管理理念。

一、中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的重要性

現(xiàn)階段，中職學(xué)校檔案管理工作受到很多因素約束，比如：檔案管理模式單一、檔案管理方法落后以及檔案管理理念守舊等等，這些都其造成發(fā)展速度非常緩慢，檔案沒有得到合理運(yùn)用，檔案工作發(fā)展缺乏強(qiáng)有力的后勁。檔案匯集很多原始的信息，具有極其重要的開發(fā)利用價(jià)值，檔案管理人員的工作任務(wù)是有效管理檔案，積極開發(fā)檔案資源信息，進(jìn)而滿足學(xué)校教職工對檔案信息的需求。因此，對于檔案管理工作而言，為了可以與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展，必須要不斷創(chuàng)新，這是中職學(xué)校檔案管理工作面臨的重要選擇^[1]。創(chuàng)新檔案管理工作，要結(jié)合實(shí)際情況，立足于長遠(yuǎn)的角度，以實(shí)際情況為切入點(diǎn)，了解有關(guān)專業(yè)知識，這樣可以迅速得到突破。因此，中職學(xué)校檔案管理部門需要基于新時(shí)代的創(chuàng)新思想，不斷創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式，依照社會需求和學(xué)校需求，將學(xué)校內(nèi)和學(xué)校外的查詢者作為服務(wù)對象，將檔案信息作為服務(wù)內(nèi)容，將多樣化的服務(wù)方法作為手段，以促進(jìn)中職學(xué)校檔案資源共享。

二、中職學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的有效策略

在中職學(xué)校檔案管理工作中，管理人員需要結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，主要從以下幾點(diǎn)著手：

（一）學(xué)校要積極更新檔案管理思維

1.注重組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建完善的檔案管理責(zé)任體系

中職學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)必須要密切關(guān)注檔案工作，是學(xué)校建立檔案的基礎(chǔ)。中職學(xué)校需要科學(xué)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任管理工作，從思想層面上引起重視，正確認(rèn)識，貫徹落實(shí)。對學(xué)校檔案計(jì)劃進(jìn)行制定時(shí)，學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極組織召開部署會議，探究解決工作必需的經(jīng)費(fèi)以及庫房等等現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)該結(jié)合處室相關(guān)人員的變動(dòng)，迅速改變檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和辦公室，也要將兼職檔案員轉(zhuǎn)變成處室檔案員，安排專門的人做好處室檔案工作，認(rèn)真落實(shí)崗位責(zé)任制，形成完善的檔案責(zé)任體系。

2.加強(qiáng)學(xué)校每個(gè)教師的檔案意識

檔案工作不僅僅是檔案工作人員自己的事，而是要涉及到學(xué)校各個(gè)方面，甚至所有教師的切身利益。學(xué)校應(yīng)該要求每個(gè)教師都掌握檔案知識，了解檔案的重要性。并且學(xué)校要借助全體教職工大會以及學(xué)校網(wǎng)站，推廣宣傳關(guān)于檔案法的內(nèi)容，注重檔案保護(hù)和檔案收集的宣傳工作，盡可能提升學(xué)校每個(gè)教職工的意識。

（二）全面發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值，重視開發(fā)利用

第一，合理編制檔案解鎖工具時(shí)，全面發(fā)揮檔案作用，充分體現(xiàn)保管檔案效果的主要工作。中職學(xué)校必須要根據(jù)新的檔案分類編號辦法來合理編制檔案分析目錄，編制好的機(jī)讀目錄，實(shí)施檔案信息化管理，以服務(wù)于教師和學(xué)生。第二，妥善協(xié)調(diào)好上級和下級以及不同部門的關(guān)系。檔案室必須要將學(xué)校所有部門的檔案書籍重新組合和篩選，根據(jù)規(guī)范要求來合理歸類^[2]。第三，注重檔案信息的開發(fā)和利用。盡可能提升檔案作用的層次與實(shí)現(xiàn)資源共享的目標(biāo)。目前我國許多中職學(xué)校都已經(jīng)建立完善的電腦管理系統(tǒng)，而且建立校園網(wǎng)，促進(jìn)檔案部門和學(xué)校每個(gè)科室以及部門等計(jì)算機(jī)終端主機(jī)連接，形成全面的校園局域網(wǎng)，從根本上實(shí)現(xiàn)中心數(shù)據(jù)庫資源共享和檔案信息數(shù)據(jù)庫資源共享，提升檔案的有效利用率。同時(shí)，作為中職學(xué)校的檔案部門，可以利用校園網(wǎng)站來發(fā)布一些通知，提供開放的條目數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄等等，還要在網(wǎng)站上建立獨(dú)立的檔案信息檢索入口，使學(xué)校教師和學(xué)生能夠通過身份認(rèn)證，然后在較短的時(shí)間內(nèi)查找與利用所需的檔案。

（二）合理管理實(shí)務(wù)檔案，方便利用

中職學(xué)校實(shí)物檔案涉及到多個(gè)方面的內(nèi)容，比如：學(xué)生實(shí)訓(xùn)的電氣設(shè)備、汽修設(shè)備以及數(shù)控車等等，這些設(shè)備不僅要根據(jù)檔案規(guī)定整理辦法的有關(guān)制度進(jìn)行整理，而且應(yīng)該在共享、創(chuàng)新的理念下，充分發(fā)揮檔案的重要作用^[3]。在所有的機(jī)器設(shè)備上使用當(dāng)前的二維碼掃描功能，這樣就能夠?qū)崿F(xiàn)這個(gè)機(jī)器設(shè)備的共享信息，而通過手機(jī)二維碼的掃描功能，能夠迅速獲取此設(shè)備的有關(guān)信息，比如：維修時(shí)間以及保管人員等等，以實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案的充分利用。

結(jié)語

綜上所述，中職學(xué)校檔案管理工作，為了可以在學(xué)校管理工作中充分體現(xiàn)自身的重要價(jià)值，滿足社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的實(shí)際需求，及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，就需要積極創(chuàng)新管理模式和管理手段。也就是說，應(yīng)該從思想認(rèn)識、管理模式、服務(wù)機(jī)制以及管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)等方面進(jìn)行創(chuàng)新，以正確的態(tài)度，搞好中職學(xué)校檔案管理工作，讓其可以發(fā)揮出重要的作用，進(jìn)而顯著提高檔案管理效率和管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 孫海霞.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（24）：96+98.

[2] 鄭欽源.中職學(xué)校會計(jì)檔案管理的改革創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014（01）：103.

[3] 裴宇奇.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（14）：88-89.

作者簡介：張玉民，1975年4月30日，性別：男，民族：漢，籍貫：新疆，學(xué)歷：本科，職稱：館員，畢業(yè)院校：中央黨校，畢業(yè)專業(yè)：法律，研究方向：檔案管理，工作單位：煙臺第一職業(yè)中等專業(yè)學(xué)校。