信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中的必要性研究

陳錦堅(jiān)

摘 要：圖書(shū)館的檔案管理是圖書(shū)館日常工作的重要組成部分。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化建設(shè)開(kāi)始滲入圖書(shū)館檔案管理工作中，給工作人員以及社會(huì)大眾帶來(lái)了極大的方便。本文對(duì)信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中的重要作用、存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的措施進(jìn)行了簡(jiǎn)要的分析和研究。

關(guān)鍵詞：信息化;圖書(shū)館;檔案管理

引言

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)，提高檔案工作現(xiàn)代化水平，反思檔案管理的新形勢(shì)、新原則、新理論，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理和服務(wù)的基本框架和方法，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化檔案信息服務(wù)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，信息管理具有很大的優(yōu)勢(shì)。圖書(shū)館只有充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，才能以新的理念、新的視角、新的手段、新的技術(shù)，朝著數(shù)字化、信息化的方向前進(jìn)。

一、信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中的重要作用

（一）提高工作效率

信息化檔案管理模式可以大大提高檔案的應(yīng)用效率。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息共享已經(jīng)在許多領(lǐng)域得到實(shí)現(xiàn)。信息建設(shè)和信息管理模式的實(shí)施，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的綜合管理，激活大量的檔案信息資源，為檔案管理打下基礎(chǔ)，最大限度地發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。通過(guò)改變傳統(tǒng)的檔案管理形式，利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案應(yīng)用的效率。

（二）促進(jìn)社會(huì)精神文明的建設(shè)

如果說(shuō)校園是人們獲取知識(shí)的啟蒙之地，那么，圖書(shū)館就是人們?cè)鲩L(zhǎng)課外知識(shí)的必選地之一，尤其是對(duì)于離開(kāi)校園后的人們來(lái)說(shuō)，圖書(shū)館更是他們獲取知識(shí)和信息的重要渠道之一，但互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展

降低了人們對(duì)圖書(shū)館的使用效率。如今，由于網(wǎng)絡(luò)信息來(lái)源廣泛多樣，社會(huì)大眾需要尋找的知識(shí)都可以從網(wǎng)絡(luò)中查詢，對(duì)圖書(shū)館產(chǎn)生了極大的影響。為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，圖書(shū)館開(kāi)始加大信息技術(shù)在經(jīng)營(yíng)管理上的投入和使用，為圖書(shū)資源和讀者搭建起一座溝通和學(xué)習(xí)橋梁，實(shí)現(xiàn)零距離、零空間的有效溝通，實(shí)現(xiàn)信息的交流和處理，有效地推進(jìn)公共精神文明建設(shè)。

（三）永久保存，綠色環(huán)保

在傳統(tǒng)的管理中，人們?nèi)绻枰樵冑Y料或者是獲取知識(shí)，就需要對(duì)資料或者書(shū)籍進(jìn)行翻閱，在這樣的情況下，我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，很多書(shū)籍出現(xiàn)了不同程度的破損，甚至有一些書(shū)籍的內(nèi)容缺失，這就需要圖書(shū)館投入大量的人力和物力進(jìn)行修補(bǔ)完善。針對(duì)這一現(xiàn)象，有一些珍貴的書(shū)籍就只能夠進(jìn)行封存。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，這一現(xiàn)象得到了改善，圖書(shū)館可以將書(shū)籍錄入網(wǎng)絡(luò)，人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱的方式，獲取相關(guān)知識(shí)和內(nèi)容。這一模式，不僅滿足了社會(huì)大眾的需求，也對(duì)檔案資料起到了很好的保護(hù)作用。

（四）有效降低成本

在傳統(tǒng)的圖書(shū)館檔案管理過(guò)程中，整理書(shū)籍、收錄書(shū)籍、搜集書(shū)籍等等工作，都需要專門(mén)的工作人員負(fù)責(zé)，而且由于書(shū)籍種類繁多，需要大量的工作人員來(lái)從事這一些簡(jiǎn)單而枯燥的工作，不僅浪費(fèi)人力，工作效率十分低下。而在圖書(shū)館檔案管理中實(shí)行信息化管理，則可以很好地節(jié)約人力和提高效率，傳統(tǒng)模式下三個(gè)人才可以完成的事情，在信息化模式下，一個(gè)人則可以在較短的時(shí)間內(nèi)完成。

二、信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中存在的弊端

（一）管理體制不健全

現(xiàn)在圖書(shū)館對(duì)社會(huì)大眾的服務(wù)質(zhì)量較以前有很大的提高，但是，對(duì)檔案管理的投入和建設(shè)卻還是很缺乏，尤其是管理方面。雖然很多圖書(shū)館已經(jīng)引入了信息化技術(shù)，但是圖書(shū)館管理人員的意識(shí)相對(duì)比較薄弱，很多管理人員仍然按照傳統(tǒng)的管理模式，沒(méi)有制定適應(yīng)信息化技術(shù)管理模式的制度和措施，對(duì)于人員的管理更是松散。例如在書(shū)籍的擺放、各類資料的分類上，比較混亂，這也就導(dǎo)致有一些書(shū)籍的丟失。不健全的管理體制必然導(dǎo)致工作的混亂，信息化的技術(shù)管理也就很難獲得實(shí)效。

（二）軟件設(shè)施不完善

目前，很多圖書(shū)館已經(jīng)開(kāi)始使用信息化技術(shù)管理檔案，開(kāi)始實(shí)行圖書(shū)館檔案信息建設(shè)、館藏資源數(shù)字化、從紙質(zhì)檔案管理向信息檔案管理轉(zhuǎn)變。然而實(shí)際的使用情況并不樂(lè)觀。由于現(xiàn)在在圖書(shū)館管理方面沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，圖書(shū)館與圖書(shū)館之間的信息沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)共享，對(duì)共享資源造成了嚴(yán)重的浪費(fèi)。還有一些圖書(shū)館沒(méi)有完善的計(jì)算機(jī)設(shè)備，雖然購(gòu)買了計(jì)算機(jī)，但是相關(guān)的軟件或者程序并沒(méi)有植入進(jìn)電腦，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)成為一種擺設(shè)。信息化時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)安全是一項(xiàng)非常重要的工作，但是現(xiàn)在的很多圖書(shū)館都不能很好地保證數(shù)字檔案的安全性和完整性。檔案的刪除或修改是經(jīng)常發(fā)生的，這給圖書(shū)館檔案信息管理帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。

（三）工作人員業(yè)務(wù)能力薄弱

在傳統(tǒng)的圖書(shū)館管理工作中，工作人員基本就是進(jìn)行重復(fù)簡(jiǎn)單的整理、歸納、搜集等工作，但是進(jìn)行信息化管理之后，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)能力就提出更高的要求，需要工作人員掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，能夠很好地利用信息化技術(shù)管理檔案工作。但是我們發(fā)現(xiàn)，很多工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)掌握得并不好，只能進(jìn)行簡(jiǎn)單的操作，使信息化技術(shù)在圖書(shū)管理中發(fā)揮不了最大的作用。

三、信息化建設(shè)在圖書(shū)館檔案管理中的建議

（一）傳統(tǒng)模式與信息化模式相融合

在圖書(shū)館檔案管理中實(shí)行信息化技術(shù)，并不是完全拋棄傳統(tǒng)的管理模式。在從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，要將兩者相結(jié)合，讓電子與檔案共存，使管理模式得到平穩(wěn)過(guò)渡。在這個(gè)轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，首先需要工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、歸納并匯總，然后再將其分類轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便后續(xù)使用，在進(jìn)行電子掃描時(shí)，一定小心保管，以免丟失。其次，工作人員要根據(jù)檔案的更新，實(shí)時(shí)更新電子檔案，保證電子檔案的有效性和實(shí)用性。第三，由于使用信息化技術(shù)以后，對(duì)紙質(zhì)檔案的需求會(huì)變低，就需要工作人員對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行仔細(xì)的保存，確保資料的完善，尤其是對(duì)于珍貴的檔案資料，一定要進(jìn)行完好封存。

（二）有效運(yùn)用數(shù)字檔案技術(shù)

所謂數(shù)字檔案就是通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)紙質(zhì)內(nèi)容進(jìn)行掃描，采用動(dòng)態(tài)或者靜態(tài)的方式將內(nèi)容進(jìn)行保存，文件數(shù)字化是保存文件的一種新型方式，可以有效地節(jié)約檔案存儲(chǔ)的空間。而且文件數(shù)字化之后，在找尋文件時(shí)，可以通過(guò)輸入關(guān)鍵字或者詞，快速準(zhǔn)確地找到需要的資料。

數(shù)字檔案技術(shù)不但方便讀者查閱，還可以通過(guò)自由設(shè)定互動(dòng)項(xiàng)目收集社會(huì)資源。同時(shí)，在信息化模式下，地方可以根據(jù)自身的需求，建立屬于具有本地方特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，為外界了解本地的風(fēng)土人情提供一個(gè)快捷方便的平臺(tái)。利用數(shù)字檔案技術(shù)可以增強(qiáng)圖書(shū)館檔案管理的具體效果，促使圖書(shū)館改變管理方式和方法，提高圖書(shū)館檔案管理的效率。

（三）提高工作人員的職業(yè)素質(zhì)

圖書(shū)館工作人員作為檔案管理工作的主要成員，他們的專業(yè)能力以及信息化的綜合能力直接關(guān)系到檔案工作的效果和質(zhì)量。因此，要提高圖書(shū)館檔案管理工作的成效，就一定要提高工作人員的綜合能力。首先，要提高工作人員改變工作模式的意識(shí)，讓他們體驗(yàn)到信息化技術(shù)給工作帶來(lái)的方便和快捷。其次，要對(duì)工作人員進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，讓他們能夠熟練地掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而很好地從事管理服務(wù)工作。第三，要不斷引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，為檔案管理工作輸入新鮮血液，不斷完善圖書(shū)館的人才隊(duì)伍建設(shè)。

（四）加強(qiáng)安全管理

網(wǎng)絡(luò)作為一個(gè)開(kāi)放、共享、公平的平臺(tái)，檔案工作在實(shí)行信息化技術(shù)管理之后，無(wú)疑將檔案信息放置在一個(gè)相對(duì)比較開(kāi)放的環(huán)境中，而且隨著人類的不斷進(jìn)步，人們的文化版權(quán)意識(shí)也在不斷提升，因此，圖書(shū)館在建立檔案管理信息化時(shí)，就一定要注意資料的安全性，保證資料不被入侵或者盜取。首先，要提高相關(guān)工作人員的職業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)，規(guī)范他們的行為能力。其次，文件管理人員在登錄平臺(tái)時(shí)，要進(jìn)行身份驗(yàn)證和輸密碼，平臺(tái)應(yīng)該實(shí)行專人專管。第三，對(duì)于平臺(tái)的數(shù)據(jù)，一定要進(jìn)行備份，這樣即使在文件丟失的情況下，還可以通過(guò)備份將其恢復(fù)。

結(jié)束語(yǔ)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的當(dāng)下，構(gòu)建圖書(shū)館檔案管理信息化是時(shí)代的產(chǎn)物，也是一件刻不容緩的工作，需要每一位工作人員不斷學(xué)習(xí)信息技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，提高自身的管理意識(shí)，以適應(yīng)信息化時(shí)代下圖書(shū)館檔案管理工作的新模式和新方法。

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