探討檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理

馬藝銘

摘 要 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)全面發(fā)展之下，現(xiàn)代化水平逐步提升。目前我國(guó)管理領(lǐng)域中，檔案管理信息化就成為主要的趨勢(shì)。本文主要以檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)于實(shí)施信息化建設(shè)重點(diǎn)分析，能夠有效促進(jìn)檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行，也能夠積極的促進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展。

關(guān)鍵詞 檔案信息化;檔案信息化建設(shè);工程檔案管理

檔案信息化的轉(zhuǎn)變是根據(jù)目前大量的館藏檔案來進(jìn)行，不會(huì)造成任何原有檔案信息內(nèi)容的改變，能夠?qū)τ跈n案內(nèi)容和形式方面做出必要的改變，能夠應(yīng)用到社會(huì)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，可以實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案也能夠滿足信息化處理要求，與其有著很多有價(jià)值的信息存在直接的關(guān)系。

1檔案信息化建設(shè)的含義

“檔案是歷史的原始記錄”，這些記錄就是信息。但是在此時(shí)我們需要充分的了解信息化不僅僅是從檔案自身蘊(yùn)含的信息，還包含經(jīng)過處理之后與社會(huì)信息融合之后所能夠獲取更加廣泛的信息。結(jié)合這一方面分析，檔案信息化為如下兩點(diǎn)：其一，狹義上的信息化，就是結(jié)合實(shí)際需要來實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的信息化改變;其二是廣義的信息化，這就是要和檔案信息結(jié)合當(dāng)時(shí)的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等多個(gè)角度來進(jìn)行融合之后形成信息化。因此，檔案信息化建設(shè)就是要以現(xiàn)代技術(shù)作為出發(fā)點(diǎn)，一方面應(yīng)該保證檔案信息能夠融入社會(huì)體系之內(nèi)，發(fā)揮出其重要的作用;另一方面能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息和其他社會(huì)信息融合應(yīng)用，能夠被大量的應(yīng)用到社會(huì)中，以服務(wù)社會(huì)。這兩個(gè)方面并不是單獨(dú)存在的，而是相互聯(lián)系與促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息只要是被社會(huì)大眾所使用，狹義檔案信息化會(huì)和社會(huì)存在直接的聯(lián)系，應(yīng)該能夠?qū)崿F(xiàn)更多的交流與傳播，就能夠形成其他形式的信息，這樣就是廣泛意義之下的檔案信息化[1]。

2促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

2.1 檔案工作人員要樹立檔案信息意識(shí)

馬克思主義哲學(xué)理論中，最為重要內(nèi)容就是意識(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)能動(dòng)性標(biāo)準(zhǔn)，可以更好地促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。而檔案意識(shí)在單單信息化轉(zhuǎn)變中會(huì)存在較高能動(dòng)性，可以使得檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。因此，通過檔案信息化的建設(shè)就能夠?qū)崿F(xiàn)觀念信息化。檔案工作者是推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的主要?jiǎng)恿Γ麄儠?huì)給信息化建設(shè)起到?jīng)Q定性的影響作用，所以只有檔案人員具備較高的檔案信息化建設(shè)意識(shí)，并且意識(shí)到該工作的重要性，檔案工作者將檔案信息化建設(shè)作為自己的歷史使命，能夠積極做好各項(xiàng)信息化轉(zhuǎn)變工作，與社會(huì)事業(yè)聯(lián)系起來，最終提升檔案信息化轉(zhuǎn)變速度。

2.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

（1）結(jié)合當(dāng)前的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，配置足夠的硬件與軟件，然后通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行推廣和使用，并且建設(shè)平臺(tái)，保證檔案信息化工作可以有序組織和進(jìn)行，為整個(gè)領(lǐng)域發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

（2）檔案中心目錄及全文的數(shù)字化。檔案信息數(shù)據(jù)輸入能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化轉(zhuǎn)變，并且可以把所產(chǎn)生的結(jié)果直接輸入到系統(tǒng)內(nèi)，然后進(jìn)行分析，就能夠從根本上實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的控制，設(shè)置統(tǒng)一格式與標(biāo)準(zhǔn)，然后形成紙質(zhì)與電子檔案雙重模式，可以降低勞動(dòng)強(qiáng)度，實(shí)現(xiàn)信息化快速轉(zhuǎn)變。

（3）對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。首先應(yīng)該明確具體的密級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，然后就是進(jìn)行室藏檔案公開、內(nèi)部、保密與機(jī)密方面的確定;其次，應(yīng)該進(jìn)行檔案信息應(yīng)用者實(shí)施網(wǎng)上身份認(rèn)證，確定使用者的權(quán)限，以提升系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

2.3 提高檔案信息管理水平

信息技術(shù)之所以能夠有效的推廣使用，與電子政務(wù)的實(shí)施存在著必然的聯(lián)系，同時(shí)也是檔案建設(shè)轉(zhuǎn)化成為信息化的主要趨勢(shì)?，F(xiàn)代社會(huì)，計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)全面的應(yīng)用，計(jì)算機(jī)管理軟件給檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變起到了積極的促進(jìn)作用。

（1）電子檔案文件數(shù)量大幅增加，如何才能更好地提升管理效率就成為當(dāng)前的主要問題。我國(guó)已經(jīng)開始逐步推廣和實(shí)施檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，通過有效的約束檔案信息化管理工作來促進(jìn)信息化快速轉(zhuǎn)變，為檔案信息化的轉(zhuǎn)變起到有效的促進(jìn)作用。

（2）檔案管理軟件主要面對(duì)的對(duì)象就是電子文件，所以應(yīng)該選擇最佳的檔案管理軟件，這樣可以提升管理效果和水平，電子文件是信息資源，利用先進(jìn)軟件來實(shí)現(xiàn)整合與應(yīng)用，能夠使得電子文件形成單位進(jìn)行積累，也是社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。

（3）要想保證檔案信息化順利開展，必須要選擇最佳的管理軟件，這是基礎(chǔ)條件。信息化建設(shè)的基礎(chǔ)理論，就是要通過先進(jìn)檔案管理軟件來實(shí)施，如果只是應(yīng)用傳統(tǒng)管理方式來轉(zhuǎn)化成為電子文件，應(yīng)用效果是比較差的，檔案管理軟件可以實(shí)現(xiàn)智能、高效與快捷，能夠給信息化管理提供良好基礎(chǔ)，保證檔案信息化工作可以有序組織開展，促進(jìn)工作效率的提高。

（4）根據(jù)安全性要求，具備較高水平的管理軟件自身就帶有安全性系統(tǒng)，比如訪問權(quán)限、安全等級(jí)、密碼設(shè)置等，這樣能夠給電子文件管理與應(yīng)用提供良好基礎(chǔ)條件，保障信息的安全性[2]。

3推行檔案信息化管理，確立工程檔案發(fā)展的新方向

工程建設(shè)環(huán)節(jié)中會(huì)存在大量的檔案形成，這是一個(gè)比較漫長(zhǎng)且非常復(fù)雜的過程。根據(jù)工程立項(xiàng)到最終驗(yàn)收的整個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集與整理都是工程企業(yè)內(nèi)部多個(gè)部門來進(jìn)行的，這就導(dǎo)致工作量比較大，難度也非常高，會(huì)給企業(yè)的管理工作效率和水平存在直接影響。

（1）投入加大力量開展檔案信息化建設(shè)，選擇符合企業(yè)檔案管理的軟件，然后明確具體的檔案信息化管理工作制度，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，突破地域等方面的限制，提高共享水平，進(jìn)而可以創(chuàng)造更高的效益。

（2）檔案管理人員應(yīng)該積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，要掌握計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，能夠和本單位軟件開發(fā)管理人員合作，能夠了解信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，可以確保其信息化工作狀態(tài)處于最佳條件之下。

（3）數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的重要因素，要嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)質(zhì)量，確保各項(xiàng)數(shù)據(jù)都能夠達(dá)到全面性的標(biāo)準(zhǔn)，否則系統(tǒng)根本不能正常的工作。應(yīng)該建立完善的審核管理制度，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的管理與審核，提升總體檔案信息化水平。

4結(jié)束語

通過計(jì)算機(jī)的應(yīng)用可以提升管理效率和水平。計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)產(chǎn)物，對(duì)于各個(gè)行業(yè)的發(fā)展影響是巨大的，同時(shí)使得信息化檔案管理更加順暢進(jìn)行，通過計(jì)算機(jī)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理順利進(jìn)行，也能夠給社會(huì)發(fā)展提供良好基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊墓ぷ髋c生活方式。

參考文獻(xiàn)

[1] 張海燕.電子技術(shù)在檔案信息化建設(shè)和管理中的作用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019（3）：211.

[2] 高萌.檔案信息化建設(shè)與工程檔案管理的重要性探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：61.