簡(jiǎn)析檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策

羅俊

摘 要：隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，各單位的檔案信息化建設(shè)取得了巨大的成就，尤其是在高等學(xué)校檔案信息管理當(dāng)中，大大提高了檔案管理的工作效率，減輕工作人員的工作量和工作壓力。檔案作為國(guó)家信息管理的重點(diǎn)內(nèi)容，需要完整的信息化建設(shè)體系來(lái)支撐，因此檔案信息化建設(shè)工作的重要性和必要性顯而易見(jiàn)，目前我國(guó)在檔案信息化建設(shè)方面雖然取得了一定的成就，但是在發(fā)展過(guò)程中依然遇到很多的阻礙，基于此本文對(duì)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策進(jìn)行了深入研究并做出以下分析。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);現(xiàn)狀;問(wèn)題;解決思路

從2015年開(kāi)始的全國(guó)干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作到現(xiàn)在的專(zhuān)項(xiàng)審核復(fù)查，已經(jīng)歷經(jīng)五年的時(shí)間了，我發(fā)現(xiàn)許多干部的個(gè)人資料都還未補(bǔ)齊，個(gè)人資料無(wú)非就是涉及“三齡兩歷一身份”，可是為什么遲遲完成不了呢？究其原因有很多。這只是人事檔案，那么是其他各單位檔案呢？檔案可是一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)發(fā)展過(guò)程中的重要記錄和發(fā)展依據(jù)，完整的檔案體系能夠充分體現(xiàn)出一個(gè)單位的發(fā)展歷程，在高等學(xué)校中也不例外。檔案在各單位發(fā)展中具有重要的維護(hù)與指導(dǎo)作用，是各單位發(fā)展的重要支撐，基于此相關(guān)部門(mén)要提高自身的檔案管理水平和質(zhì)量，加快檔案信息化建設(shè)，分析了在建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題且制定了科學(xué)可行性的解決辦法，細(xì)化檔案管理方式，做好檔案的分類(lèi)、整理和保存，加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)在檔案信息化建設(shè)中的應(yīng)用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

1 目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀

我國(guó)檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)始于20世紀(jì)80年代，隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)了由點(diǎn)到面的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)也取得了一定的成就，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理制度比較明確，檔案管理秩序比較合理?，F(xiàn)階段我國(guó)檔案管理制度已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了良好的整合與應(yīng)用，能夠細(xì)化檔案監(jiān)管方法，實(shí)現(xiàn)了檔案整體管理水平的提升，提供了更加方便快捷的檔案管理模式。第二，檔案管理水平實(shí)現(xiàn)了更高層次的提升[1]。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)改革的不斷深入，社會(huì)中各機(jī)關(guān)單位和企業(yè)事業(yè)單位從傳統(tǒng)的檔案管理制度實(shí)現(xiàn)了向高效管理模式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步加強(qiáng)了檔案的審核與分類(lèi)工作，提升了相關(guān)工作人員的檔案管理理念，緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，為進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第三，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的整體融合。目前我國(guó)信息化建設(shè)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案相關(guān)信息的有效整合，實(shí)現(xiàn)了檔案的全面建設(shè)，是走向信息化建設(shè)的重要一步，有助于帶領(lǐng)各機(jī)關(guān)企業(yè)事業(yè)單位向更高領(lǐng)域的方面發(fā)展，對(duì)于企業(yè)事業(yè)單位以后如何更好的調(diào)整自身的發(fā)展方向提供了科學(xué)可靠的依據(jù)，有助于實(shí)現(xiàn)我國(guó)檔案信息化全面建設(shè)，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)過(guò)程中遇到的問(wèn)題

雖然我國(guó)檔案信息化建設(shè)取得了一定的成果，但是在發(fā)展過(guò)程中還存在很多的不足，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展，本文從以下幾個(gè)方面對(duì)檔案信息化建設(shè)遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析。首先，存在著檔案信息不完整的問(wèn)題，在大部分機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位中都存在著檔案信息不同程度殘缺的現(xiàn)象，在檔案收集工作中缺乏全面意識(shí)，總會(huì)出現(xiàn)信息遺漏現(xiàn)象，同時(shí)各部門(mén)在檔案資料信息的應(yīng)用中缺乏共享建設(shè)，各部門(mén)之間缺乏有效的信息溝通與交流。其次，我國(guó)在檔案管理方面的法律法規(guī)還不健全，檔案管理缺乏科學(xué)依據(jù)。社會(huì)對(duì)檔案信息建設(shè)的重視程度不高，管理觀念滯后，往往不配合相關(guān)調(diào)查工作，再加上相關(guān)管理人員缺乏良好的檔案管理理念，工作積極性不高[2]。最后，檔案信息化建設(shè)資金來(lái)源渠道較為單一，主要依靠國(guó)家財(cái)政補(bǔ)助來(lái)維持，在建設(shè)過(guò)程中常常會(huì)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，再加上基礎(chǔ)設(shè)施不完善，制約了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。除上述發(fā)展不足之外，還存在著人才不足和相關(guān)工作人員職業(yè)素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)化水平不高等問(wèn)題，都是影響我國(guó)檔案信息化建設(shè)的主要原因。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思路

3.1 加強(qiáng)相關(guān)管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，提升綜合素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作綜合素養(yǎng)是提升檔案管理水平的基本前提，也是提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的決定性因素，因此，各級(jí)組織部門(mén)要抓好管檔人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，積極組織參加上級(jí)部門(mén)舉辦的檔案培訓(xùn)和各類(lèi)學(xué)習(xí)交流，不斷提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。要從政治、工作、學(xué)習(xí)、生活上給予關(guān)心，幫助管檔人員解決實(shí)際困難。創(chuàng)造條件為檔案管理人員提供參與中心工作及輪崗交流或鍛煉提高的機(jī)會(huì)。積極解決檔案管理人員的職級(jí)待遇，管檔工作人員要牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，切實(shí)提高服務(wù)質(zhì)量。

其次從專(zhuān)業(yè)技能提升方面入手，不斷提升檔案管理人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，尤其在檔案信息管理中，要熟練掌握并使用各類(lèi)檔案信息管理軟件，定期考核其計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力、檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)檔案管理政策。通過(guò)專(zhuān)家座談會(huì)等方式傳輸先進(jìn)的管理理念，緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，從而達(dá)到提高檔案管理人員綜合工作素養(yǎng)的目的[3]。另一方面在面對(duì)社會(huì)招聘檔案管理人員時(shí)要注重對(duì)其專(zhuān)業(yè)能力的測(cè)試，堅(jiān)持擇優(yōu)錄取原則，從根本上提高管理專(zhuān)業(yè)水平，致力于打造一個(gè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。

3.2 構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)越來(lái)越多，檔案管理效率越來(lái)越低，各部門(mén)間得不到良好的溝通與交流，因此構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)則可以有效的解決這些問(wèn)題。借助互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)傳輸功能，將先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)融入到檔案管理工作當(dāng)中，有利于提高檔案管理效率，基于此相關(guān)部門(mén)應(yīng)該共同合作搭建信息共享平臺(tái)，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定上傳真實(shí)準(zhǔn)確的檔案信息，設(shè)計(jì)信息檢索快捷方式，提高檔案利用效率。

3.3 秉承統(tǒng)一管理原則，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)

檔案信息化建設(shè)就是為了實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合與統(tǒng)一，通過(guò)信息共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用，為社會(huì)提供更好的服務(wù)，因而在管理檔案信息的過(guò)程中相關(guān)工作人員要始終秉承著統(tǒng)一管理的原則，規(guī)范管理流程，避免各自問(wèn)政問(wèn)題的出現(xiàn)[4]。此外要建立數(shù)字化檔案館，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案館信息丟失、缺損等問(wèn)題，突破檔案管理和應(yīng)用的空間限制，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案應(yīng)用群體，不論是在深度還是在廣度上都實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍，提供良好的檔案網(wǎng)站服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)我國(guó)社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要內(nèi)容，基于目前我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展過(guò)程中遇到的問(wèn)題，檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)問(wèn)題的分析，秉承統(tǒng)一管理原則，加強(qiáng)數(shù)字化檔案建設(shè)，構(gòu)建檔案管理信息共享平臺(tái)，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員專(zhuān)業(yè)技能的培養(yǎng)，提升綜合素養(yǎng)，致力于加快檔案信息化建設(shè)工作。

參考文獻(xiàn)

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