淺談電子化檔案管理

趙蕾

摘 要：電子化檔案管理是一種先進(jìn)的管理技術(shù)，目前國內(nèi)大多數(shù)機(jī)關(guān)或其他單位均采用或準(zhǔn)備采用此種方式。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，電子文件檔案管理勢在必行，這是現(xiàn)代化發(fā)展的要求。本文根據(jù)電子文件特點，就電子文件檔案化管理過程進(jìn)行相關(guān)探討。

關(guān)鍵詞：電子文件;檔案化;管理

實踐中，由于對電子文件產(chǎn)生的環(huán)境及特點的認(rèn)識不足，檔案管理人員采用傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法對其進(jìn)行管理難以適應(yīng)電子文件的管理需要。因此，對電子文件實行檔案化管理成為一種必然選擇。

1 電子文件及其特點

按照國家新頒布的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)，電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計數(shù)機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸?shù)奈募?。具體表現(xiàn)：電子文書、電子郵件、電子報表、電子圖紙等。與紙質(zhì)文件相比，電子文件具有以下特點：1）依賴性。電子文件是以電子字節(jié)形式記錄的文件，從制作、處理、傳輸、存儲等過程都是依靠計算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)完成，在閱讀使用時必須要借助計算機(jī)硬件、相關(guān)系統(tǒng)軟件等數(shù)字設(shè)備。而紙質(zhì)文件，通過肉眼就可以識別利用。2）共享性。電子文件儲存到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上之后，用戶可以不受時間和空間限制隨時隨地進(jìn)行查閱，同一個電子文件均可以通過終端網(wǎng)絡(luò)傳輸給若干個網(wǎng)絡(luò)終端，可以使若干用戶在不同的空間調(diào)用。3）虛擬性。電子文件產(chǎn)生于電腦設(shè)備中，是一種數(shù)字化形式存在，在計算機(jī)內(nèi)部，無論是運(yùn)算、存儲還是傳輸?shù)冗^程，都是以數(shù)字編碼形式存在。4）不穩(wěn)定性。電子文件形成后，其識讀應(yīng)用一般為磁盤、光盤、磁帶等載體，而這些載體對環(huán)境的溫度、防磁性、抗病毒等條件要求很高，而且這些介質(zhì)處于不斷更新發(fā)展中，當(dāng)這些介質(zhì)受到破壞后，會造成電子文件的不穩(wěn)定性。5）不安全性。網(wǎng)絡(luò)是一個開放的平臺，自身具有各種安全防范漏洞，在遭遇到黑客、病毒等攻擊時，電腦設(shè)備及存儲載體容易遭受感染或損壞，造成電子文件損毀及被刪除更改。

2 電子文件的優(yōu)勢

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比之下，電子文件具有明顯的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1）高存儲密度。以往的紙質(zhì)檔案需要占據(jù)大量的庫房面積和柜架。電子文件的存儲介質(zhì)主要包括光盤以及磁盤等等，通常這些介質(zhì)有相當(dāng)高的存儲密度，即便是很小的光盤，也能夠存儲大量的電子文件。等同于紙質(zhì)檔案占用的很多套柜架。在科技日益發(fā)展的背景下，電子文件存儲介質(zhì)有了越來越大的存儲密度，這樣可以顯著縮小存儲空間，也能夠?qū)τ邢薜目臻g資源進(jìn)行合理利用。

2）顯著提升文件的有效利用率。在以往的檔案查詢模式中，想要查找一份文件，必須要查看目錄，結(jié)合目錄提供的每個線索要素，查詢有關(guān)文件，因為查詢?nèi)藛T的業(yè)務(wù)流程了解程度和目錄制作的效率，通常查詢一份文件必須要花費(fèi)很多時間，而且有可能查不到。因為電子文件是利用計算機(jī)文件的形式在存儲介質(zhì)中保存，比如：音像圖片以及電子文檔等等。因此，利用計算機(jī)的檢索方法，能夠迅速檢索到所需的檔案信息，查詢所需要的文件和相似的文件。并且伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展速度的日益加快，用戶可以利用檔案管理系統(tǒng)對檔案進(jìn)行在線檢索查詢和利用，進(jìn)而為社會、機(jī)關(guān)和公眾提供良好的服務(wù)。

3）電子文件檔案化管理。電子文件檔案化管理，是指借鑒傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗和形式，根據(jù)電子文件自身的特點，采用先進(jìn)的設(shè)備及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，運(yùn)用文件中心、虛擬立卷等數(shù)字檔案管理，建立高效而快捷的電子檔案信息管理模式，提供優(yōu)質(zhì)穩(wěn)定的存儲環(huán)境和空間，有目的性地對形成的相對集中的電子文件實行文件級保存和管理，為部門及相關(guān)用戶提供真實準(zhǔn)確快捷的檔案信息服務(wù)。

3 電子文件檔案管理

1）制訂電子文件的歸檔管理制度。一是根據(jù)國家、地方相關(guān)電子文件歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合部門電子文件的特殊性和需求，制訂登記、命名、歸檔、鑒定、收集、防護(hù)、安全以及專利維護(hù)等各項歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，使之有的放矢。二是建立健全電子文件管理的檢查審核制度，定期對文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，督促其建立完善文件歸檔手續(xù)、立卷、傳輸、使用等技術(shù)措施，嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，以確保信息的原始性、真實性和完整性。

2）明確電子文件的歸檔內(nèi)容。根據(jù)電子文件的重要性和實用性進(jìn)行排列分類，刪除不需要的電子文件。一是確定電子文件的歸檔范圍，將相應(yīng)的電子文件進(jìn)行編目后分門別類地歸入文字材料、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)文件中，便于查詢使用。二是可根據(jù)歸檔環(huán)境、存儲載體技術(shù)及使用壽命等具體情況確定歸檔時間。三是一般電子文件實行兩套相同版本的歸檔，拷貝二套，保存一套，借閱一套。在網(wǎng)上傳輸?shù)奈募惨獙嵭斜４鎯商?，其中一套實行異地保存。四是?yán)格遵守歸檔要求，準(zhǔn)確說明電子文件配套的軟、硬件環(huán)境要求。五是在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)下采用備份系統(tǒng)歸檔，將要?dú)w檔的電子文件存放在磁盤、光盤等介質(zhì)上。

3）做好電子文件檔案化保管。（1）電子檔案載體保護(hù)。電子檔案載體應(yīng)采用防磁性能好的專用柜架，環(huán)境溫度要求為15℃-24℃，濕度保持在45%-60%。同時做好“七防”工作，即防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防光、防鼠，以保證存儲介質(zhì)的穩(wěn)定性。（2）加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份。對一些重要的電子文件，應(yīng)采取相應(yīng)的紙質(zhì)文件備份，實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的同步管理。（3）網(wǎng)絡(luò)安全保密。嚴(yán)格遵守電子文件管理使用規(guī)定，完善計算機(jī)殺毒防毒軟件安全系統(tǒng)，嚴(yán)密防止計算機(jī)感染病毒。

4）電子檔案的開發(fā)利用。電子文件檔案化的最終目的是方便用戶使用，電子文件開發(fā)使用常見的有拷貝、通信傳輸?shù)榷喾N利用方式。在使用過程中需要加強(qiáng)電子檔案的有效利用管理，根據(jù)使用者工作職責(zé)和性質(zhì)進(jìn)行相關(guān)權(quán)限設(shè)置，杜絕那種無原則地向所有使用者提供全部利用的方式。依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，進(jìn)行有效監(jiān)控，使用內(nèi)容不適于完全開放的，禁止提供拷貝。對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期地更換，防止泄密。建立電子檔案利用系統(tǒng)全程跟蹤監(jiān)控和容錯能力，提供相關(guān)使用登記記錄，防止由于操作不當(dāng)造成的損失。

5）加強(qiáng)從業(yè)人員知識技能培訓(xùn)。當(dāng)前，自動化辦公已成為時代主流，相關(guān)存儲設(shè)備和技術(shù)也隨之發(fā)展，具有一定的專業(yè)性和難度，需要加大對從業(yè)人員的培訓(xùn)力度，使其不斷更新其知識技能，及時掌握先進(jìn)的管理技能和管理知識，這樣有利于提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保他們可以順利開展各項工作，及時跟上時代發(fā)展步伐。

6）加強(qiáng)電子檔案的修改復(fù)制控制。因為電子檔案便于更改和便于復(fù)制的特性，所以在電子文件檔案管理過程中，必須要加強(qiáng)電子檔案的修改和復(fù)制操作控制，避免出現(xiàn)電子檔案篡改以及信息丟失等等情況。在工作過程中，可以將電子文件設(shè)置成只讀模式，或者加密電子文件檔案，還可以將檔案設(shè)置成禁止打印以及修改等等，進(jìn)而保證電子檔案的準(zhǔn)確性和全面性。

7）深入探究電子文件檔案管理的新方式。在電子文件檔案管理中，必須要積極探究總結(jié)，認(rèn)真遵循電子文件檔案產(chǎn)生發(fā)展的一般規(guī)律，大膽創(chuàng)新，積極優(yōu)化電子文件檔案管理的所有規(guī)章制度。并且必須要努力學(xué)習(xí)電子檔案管理的成功經(jīng)驗，而且對于其他企業(yè)先進(jìn)的方式，也可以適當(dāng)?shù)慕梃b。

4 結(jié)語

總之，實行電子文件檔案化管理是一項長期的任務(wù)，需要我們根據(jù)其特點，采用適宜的辦法，做細(xì)做強(qiáng)。

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