淺談數(shù)字化檔案建設(shè)工作

栗琳?李軍艷?王洪茹

摘 要：本文從數(shù)字化檔案建設(shè)的意義、必要性，結(jié)合本單位工作實(shí)際情況闡述數(shù)字化檔案建設(shè)的作用，數(shù)字化檔案建設(shè)工作能更好地推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展是必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化檔案;計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò);PDM系統(tǒng);必要性

隨著大數(shù)據(jù)進(jìn)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)技術(shù)和現(xiàn)代通信技術(shù)得到快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用。檔案數(shù)字化的發(fā)展成為一種必然趨勢(shì)，是新世紀(jì)檔案事業(yè)的發(fā)展方向，而數(shù)字化檔案也亟待更為廣泛地推廣。

1 數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案記載著各個(gè)時(shí)期發(fā)展階段的歷史過(guò)程。傳統(tǒng)的檔案都是以紙質(zhì)材料為主，整理紙質(zhì)檔案工作繁瑣，修補(bǔ)裱糊、裝訂等周而復(fù)始重復(fù)做工、勞動(dòng)強(qiáng)度大。如果從萬(wàn)份紙質(zhì)的文件中調(diào)出一份文件非常費(fèi)時(shí)，而且紙質(zhì)文件放置占據(jù)檔案室的空間很大。檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)加工成數(shù)字檔案，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)檢索、閱覽電子檔案，可以足不出戶查找和借閱檔案，檔案信息資源共享，提高檔案管理水平和效率[1]。檔案數(shù)字化將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一處嶄新的工作環(huán)境，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的前提和基礎(chǔ)。

2 數(shù)字化檔案建設(shè)必要性

根據(jù)我所實(shí)際情況來(lái)看，開(kāi)展檔案數(shù)字化無(wú)疑是最好的選擇。我所具有六十年發(fā)展歷程，建設(shè)初期形成科研、產(chǎn)品檔案、基建、設(shè)備等檔案。由于當(dāng)時(shí)的歷史條件所限，檔案資料都是科研人員手寫(xiě)稿，圖紙是手繪制而成，往往歸檔只有一份，成為“孤本”。保管期限永久的部分檔案紙質(zhì)已發(fā)黃變脆、圖紙的尺寸標(biāo)線、字跡模糊不清晰。產(chǎn)品圖紙由于頻繁利用導(dǎo)致破損嚴(yán)重，需要拿出底圖在曬藍(lán)機(jī)重新曬制，反復(fù)的曬制導(dǎo)致底圖多次受高溫侵害，紙質(zhì)變脆破損，嚴(yán)重影響到了底圖的壽命。開(kāi)展檔案數(shù)字化是對(duì)紙質(zhì)檔案最好的保護(hù)，延緩底圖的壽命，推行數(shù)字化檔案建設(shè)工作勢(shì)在必行。

3 數(shù)字化檔案建設(shè)推進(jìn)工作及作用

由于資金、設(shè)備、人員等眾多原因，我所開(kāi)展數(shù)字化檔案工作時(shí)間不長(zhǎng)。制訂的方案是從眾多科研項(xiàng)目中篩選出急用、常用、典型科研項(xiàng)目和2015年驗(yàn)收產(chǎn)品為依據(jù)轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案。檔案文件在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化處理下，實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案變成了檔案數(shù)字化的過(guò)程。創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)版文件替代了原始紙質(zhì)文件，備份并保存。原始檔案妥善封存，有效地延長(zhǎng)了檔案原始文件的保存價(jià)值及壽命。

3.1 由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)字化的形成過(guò)程

首先從檔案庫(kù)房中調(diào)出需要掃描的檔案案卷，拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。其次在計(jì)算機(jī)中編寫(xiě)新的檔案卷內(nèi)目錄，利用高速掃描儀對(duì)檔案進(jìn)行掃描案卷內(nèi)容，查看掃描圖像、產(chǎn)品圖樣進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理;第三步校對(duì)電子目錄是否與原始檔案目錄一致，核對(duì)文件材料前后順序是否完整、齊全，這只是初步審核;第四步將檔案原件與計(jì)算機(jī)中掃描數(shù)據(jù)再一次復(fù)核，確保準(zhǔn)確無(wú)誤后，原始檔案按照原來(lái)的卷內(nèi)目錄還原;最后裝訂成冊(cè)、歸檔入庫(kù)。計(jì)算機(jī)掃描數(shù)據(jù)加以保存、備份、上傳服務(wù)器。數(shù)字化處理檔案材料無(wú)疑是對(duì)其原有檔案更好的保護(hù)，防止部分檔案被篡改。整個(gè)過(guò)程環(huán)環(huán)相扣，相互配合，以流水線的形式完成整個(gè)信息采集。由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成檔案數(shù)字化共完成315個(gè)歷史產(chǎn)品并在PDM系統(tǒng)中得到了推廣應(yīng)用。數(shù)字化檔案工作可謂任重而道遠(yuǎn)，它是完整有序的一個(gè)體系，其工作量頗大，需要強(qiáng)大的人力、財(cái)力、物力的支撐，我們繼續(xù)努力完成這項(xiàng)艱難又艱巨的任務(wù)。

3.2 數(shù)字化檔案查詢便利、快捷

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案“孤本”現(xiàn)象對(duì)于數(shù)字化檔案來(lái)講不會(huì)存在，免去了一份檔案反復(fù)復(fù)制、轉(zhuǎn)移的繁瑣程序。通過(guò)數(shù)字化檔案解決了科研人員多人不能同時(shí)借閱同一份文件這種尷尬的局面;可以進(jìn)行不同地域之間的文件傳輸，節(jié)省了紙質(zhì)檔案占據(jù)大量庫(kù)房空間的弊端，科研人員在眾多參數(shù)中準(zhǔn)確找到想要的數(shù)據(jù)，縮短查詢檔案時(shí)間、提高檢索速度。

我所已完成了多年取得的榮譽(yù)證書(shū)、專利證書(shū)傳輸工作。在OA辦公系統(tǒng)中形成了數(shù)字影像、圖片。如果借閱證書(shū)流程審批手續(xù)通過(guò)后進(jìn)入中“知識(shí)信息平臺(tái)”的“共享資源庫(kù)”菜單列表中“員工成果子庫(kù)”，其分為“專利、論文、證書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)項(xiàng)、其它”六種子庫(kù)，找到相應(yīng)的子庫(kù)輸入需要查詢內(nèi)容，搜索查詢。舉例：輸入 “一種XX的檢測(cè)方法”成功搜索信息、讀取信息，獲得信息點(diǎn)擊下載保存瞬間完成。OA辦公系統(tǒng)獲取專利與“中華人民共和國(guó)知識(shí)產(chǎn)權(quán)局”官方網(wǎng)站查詢內(nèi)容一致，具有法律效應(yīng)。根據(jù)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)獲得的檔案信息，查詢時(shí)間短、檢索速度快捷的特點(diǎn)。

4 數(shù)字化檔案建設(shè)的意義

4.1 提高經(jīng)濟(jì)效益

檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化檔案形式各不相同。將紙質(zhì)的檔案載體信息轉(zhuǎn)化成了機(jī)讀檔案，減少了保管存儲(chǔ)的費(fèi)用。從檔案庫(kù)房管理的角度，紙質(zhì)檔案占據(jù)面積大，借閱時(shí)反復(fù)復(fù)印翻閱案卷紙張，檔案紙張磨損快;轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案節(jié)省了大量的空間，避免了檔案紙張磨損快，節(jié)約了紙張消耗，節(jié)省了成本，節(jié)約科研人員寶貴時(shí)間，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

4.2 提高檔案人員的專業(yè)水平

根據(jù)兵器集團(tuán)公司《中國(guó)兵器工業(yè)集團(tuán)公司檔案工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》中規(guī)定專職檔案人員學(xué)歷在本科以上者可得滿分，否則扣分。新一代的檔案人員是能熟練操作高速掃描儀，看懂簡(jiǎn)單產(chǎn)品圖和影像圖，掌握計(jì)算機(jī)等基本專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才，致使檔案人員要不斷地學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，也要與時(shí)俱進(jìn)，提高自身的檔案業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)同時(shí)，更好地服務(wù)于社會(huì)。

4.3 體現(xiàn)社會(huì)價(jià)值

檔案是一種豐富的信息資源，它記載著各種歷史時(shí)期發(fā)展階段的全過(guò)程，其自身的重要性日益彰顯出來(lái)，它的社會(huì)價(jià)值是社會(huì)歷史發(fā)展過(guò)程中不可缺少的，它承載著過(guò)去卻被現(xiàn)在所利用;檔案數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時(shí)代的潮流，是時(shí)代發(fā)展新要求、新舉措。不同領(lǐng)域、不同行業(yè)傳承著人類的文明，為社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，有力地推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)的建設(shè)發(fā)展。

綜上所述，隨著時(shí)代的發(fā)展傳統(tǒng)的檔案已經(jīng)不能滿足人們的需求，我們必須轉(zhuǎn)變發(fā)展理念，對(duì)檔案資源進(jìn)行整合、集約管理，有效利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制定相應(yīng)管理標(biāo)準(zhǔn)、建立管理體制，合理規(guī)劃，合理布局。只有通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)，才能推動(dòng)檔案管理由傳統(tǒng)的封閉型走向開(kāi)放型，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

[1]郭婉強(qiáng).淺談檔案數(shù)字化建設(shè)的作用和意義[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6），175.

作者簡(jiǎn)介

栗琳，兵器工業(yè)集團(tuán)第五三研究所，從事檔案管理工作，主要負(fù)責(zé)科研檔案、產(chǎn)品檔案，底圖管理工作。

李軍艷，兵器工業(yè)集團(tuán)第五三研究所，從事圖書(shū)管理、信息知識(shí)管理系統(tǒng)管理、應(yīng)用工作。