淺談如何做好檔案管理工作

毛秋紅

摘 要：檔案是每個(gè)單位非常重要的核心資源。任何一個(gè)單位的發(fā)展和進(jìn)步都離不開檔案工作的支持。同時(shí)，檔案管理也是每個(gè)單位最基礎(chǔ)的工作之一。實(shí)施檔案管理工作的目的是準(zhǔn)確記錄過去的歷史事件，便于人事工作、辦公單位以及企業(yè)等為各種經(jīng)營管理活動(dòng)提供支持。然而，現(xiàn)有的檔案管理中存在諸多問題，在一定程度上制約了檔案管理水平的提高。在當(dāng)今快速發(fā)展的形勢下，檔案管理要結(jié)合新思想、新技術(shù)，制定新制度、新體系，培養(yǎng)適應(yīng)企業(yè)和單位設(shè)計(jì)需要的優(yōu)秀管理人才，從而推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)一步建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;現(xiàn)狀;措施

前言：隨著國家的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，檔案管理的戰(zhàn)略地位開始顯現(xiàn)，檔案甚至成為影響單位和事業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)領(lǐng)域。對(duì)于一些關(guān)系民生的事業(yè)單位來說，檔案管理能否科學(xué)、方便、安全，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)的安定團(tuán)結(jié)。事業(yè)單位發(fā)展中產(chǎn)生了大量的檔案，對(duì)檔案管理提出了更高的要求。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式不僅效率低下，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，檔案資源的利用價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。對(duì)此，本文從目前許多企事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了檔案管理的改進(jìn)措施，旨在提高檔案管理的有效性和科學(xué)性。

1.???? 簡述檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容

1.1??? 檔案管理工作的必要性

檔案管理是現(xiàn)代管理的重要組成部分，在企事業(yè)單位中發(fā)揮著重要作用。借助檔案管理，可以準(zhǔn)確記錄組織在實(shí)際發(fā)展中發(fā)生的各種事情?？梢哉f，檔案是一個(gè)組織發(fā)展的第一手資料。檔案館可以明確組織發(fā)展中的各種問題和優(yōu)勢，為今后的發(fā)展做好準(zhǔn)備，為改革發(fā)展提供良好的參考。通過對(duì)檔案的分析，可以不斷改革，使管理水平得到顯著提高。目前，在企事業(yè)單位，人事檔案、辦公檔案等各類檔案并存。這些文件記錄了各種信息。人事檔案主要記錄人員的工作經(jīng)歷和政治面貌。這樣，管理者在引進(jìn)人才時(shí)就可以把這些數(shù)據(jù)相結(jié)合來決定是否進(jìn)行預(yù)約。此外，還有其他檔案館，里面記錄著各種重要信息。在實(shí)際發(fā)展中，要不斷從這些檔案中找出問題，并從一些檔案中記載的重要信息中吸取教訓(xùn)，從而提高自我管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)企事業(yè)單位的全面發(fā)展進(jìn)步。

1.2??? 當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

現(xiàn)如今，相關(guān)檔案管理工作者的文化素質(zhì)和技術(shù)水平不能滿足當(dāng)今社會(huì)的要求，不能完全適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的變化，特別是熟悉檔案內(nèi)容、能適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的人才非常缺乏。在我國，大多數(shù)企業(yè)采用人工整理的方式來管理和收集檔案。相關(guān)檔案進(jìn)入數(shù)據(jù)庫后，由檔案管理人員進(jìn)行分類整理。手工作業(yè)的缺點(diǎn)是不僅耗費(fèi)大量人力，而且耗時(shí)長，效率低下，導(dǎo)致檔案管理人員沒有時(shí)間專注于提升檔案管理技術(shù)，從而難以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案的需求。雖然有些企業(yè)也采用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但管理形式和內(nèi)容還很落后。查詢系統(tǒng)仍然以目錄的形式編譯。系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和功能相對(duì)簡單，綜合問題處理能力不足，如果不進(jìn)行改變，將對(duì)未來的發(fā)展產(chǎn)生很大影響。同時(shí)，由于部分檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，大量檔案未及時(shí)辦理、未按時(shí)歸檔。而且，新企業(yè)的檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)不熟悉，不能進(jìn)行有效的收集、整理和共享，不能及時(shí)為企業(yè)提供信息，給工作帶來很大的被動(dòng)性。一些檔案管理部門為了通過檢查，隨意找人編程應(yīng)用，使得檔案管理新的研發(fā)技術(shù)停滯不前，落后的工作效率給企業(yè)帶來極大不便，影響了原有工作效率。

2.???? 檔案管理工作的優(yōu)化措施

2.1??? 轉(zhuǎn)變檔案管理的觀念

在企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展中，檔案管理是非常重要的發(fā)展環(huán)節(jié)?，F(xiàn)階段，許多新技術(shù)被應(yīng)用到檔案管理中，使檔案管理有了長足的進(jìn)步。然而，在現(xiàn)階段的檔案管理工作中還存在許多不足和缺陷。面對(duì)這些問題，最重要的是要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理理念?，F(xiàn)階段，有很多單位和企業(yè)的管理者不重視檔案管理，沒有挖掘檔案管理的實(shí)用價(jià)值。他們的重點(diǎn)是如何提高效率。檔案管理是一項(xiàng)需要付出精力和時(shí)間的工作。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)步和提高，最重要的是更新管理者的觀念，強(qiáng)化檔案管理的重要性。相關(guān)負(fù)責(zé)人要對(duì)檔案管理有新的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的一些新思想、新技術(shù)的研究。對(duì)于單位來說，它記錄了檔案管理中的各種非常重要的信息，是單位自身發(fā)展中不可缺少的重要資源，具有十分重要的研究意義。

2.2??? 加強(qiáng)檔案管理人員的綜合技能素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)水平及其綜合素質(zhì)關(guān)系到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行和進(jìn)步，同時(shí)也可以直接反映出企業(yè)在人們心目中的形象。因此，提高檔案管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要，只有這樣才能提高檔案管理的效率，促使檔案管理工作更加現(xiàn)代化、更為科學(xué)化。但是，相關(guān)操作人員不能急于求成，要逐步熟悉檔案管理工作。首先，作為一名檔案管理人員，要熟悉檔案管理的基本操作，包括檔案的接收、整理、共享等過程都需要精心控制，同時(shí)也可以向一些優(yōu)秀的管理人員借鑒學(xué)習(xí)。其次，在招聘方面，要大力引進(jìn)一些技術(shù)型人才，多招一些具有扎實(shí)檔案管理專業(yè)知識(shí)的人員，就老員工而言，在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的趨勢下，新興領(lǐng)域的不斷崛起，給檔案管理部門也帶來了新的挑戰(zhàn)。因此，作為檔案管理人員，要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的各種挑戰(zhàn)，提高個(gè)人能力和知識(shí)素養(yǎng)，運(yùn)用新的知識(shí)新的技術(shù)，改進(jìn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

2.3??? 創(chuàng)新檔案管理思維和模式

在檔案管理中，要加強(qiáng)管理理念的創(chuàng)新。從某種意義上說，檔案管理是一項(xiàng)比較枯燥的工作。在實(shí)際工作中，要強(qiáng)化創(chuàng)新行為，依靠技術(shù)為檔案管理創(chuàng)新提供良好支撐。然而，在傳統(tǒng)檔案管理思想的影響下，許多管理者只會(huì)按照規(guī)定和程序辦事，而沒有考慮檔案管理的實(shí)際需要。檔案管理是為社會(huì)服務(wù)的，管理者要有創(chuàng)新意識(shí)，把創(chuàng)新意識(shí)引入檔案管理中。隨著信息化建設(shè)的不斷深入，檔案管理也在不斷地依靠信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)發(fā)展和進(jìn)步。借助信息技術(shù)，建立一個(gè)新的檔案管理系統(tǒng)顯得尤為重要。一方面，要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要，重新建立管理程序。另一方面，過去幾乎所有的檔案都是紙面檔案，即使現(xiàn)在很多單位仍然依賴紙質(zhì)檔案。因此，在實(shí)際管理中，要充分梳理檔案，結(jié)合實(shí)際，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行有序管理。

2.4??? 積極建設(shè)信息化共享平臺(tái)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，各行各業(yè)之間的關(guān)系也在不斷加深。為了更好地促進(jìn)事業(yè)單位之間的溝通，事業(yè)單位需要在日常檔案管理中運(yùn)用信息技術(shù)，加大共享平臺(tái)的建設(shè)。通過共享相關(guān)的檔案資源，各方可以及時(shí)獲得所需的檔案信息，為機(jī)構(gòu)正確決策提供強(qiáng)有力的檔案信息支持。此外， 信息共享平臺(tái)的建設(shè)有利于區(qū)域檔案信息的統(tǒng)一管理，促進(jìn)相關(guān)機(jī)構(gòu)的發(fā)展。事業(yè)單位要善于運(yùn)用云端新技術(shù)，通過云共享功能提高內(nèi)部檔案的共享程度，推動(dòng)檔案管理從個(gè)人事務(wù)管理模式向云管理方向發(fā)展。這樣， 就可以在一個(gè)地區(qū)甚至全國形成一個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫。借助云技術(shù)，機(jī)構(gòu)可以通過數(shù)據(jù)庫查詢或上傳相關(guān)文件。它一方面促進(jìn)了各單位之間的交流與合作，另一方面也提高了檔案管理水平。

3.???? 結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于國家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展來說都是至關(guān)重要的，要加大對(duì)檔案管理的重視程度。現(xiàn)階段檔案管理要結(jié)合檔案工作的客觀需求，將一些新技術(shù)以及新思想引入檔案管理中，更新管理者的思想和理念，制定新的制度和體系，改革檔案管理的機(jī)制和流程，全面提升檔案管理的整體水平。

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