標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案的研發(fā)與運(yùn)用

劉玉華　張鳳勤 丁娟　趙曉松

【摘 要】目的：通過全員標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案的研發(fā)與運(yùn)用，探索信息化、無紙化檔案管理。方法：2016年7月護(hù)理部與金算盤軟件開發(fā)公司HRP項(xiàng)目小組工程師共同自主開發(fā)了“護(hù)理分級(jí)電子檔案”，為全院1136名護(hù)士建立電子檔案系統(tǒng)。結(jié)果：護(hù)理分級(jí)電子檔案的使用實(shí)現(xiàn)了護(hù)理部人、財(cái)、物和時(shí)空的優(yōu)化管理。結(jié)論：全員標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案的研發(fā)及使用對(duì)全院護(hù)士信息化管理提供了技術(shù)保證，具有較強(qiáng)實(shí)用意義和應(yīng)用價(jià)值。

【關(guān)鍵詞】護(hù)理分級(jí);電子分級(jí)檔案;護(hù)理管理

【中圖分類號(hào)】R543 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】B 【文章編號(hào)】2095-6851（2020）10--01

護(hù)士技術(shù)電子檔案是醫(yī)院管理檔案的重要組成部分，也是護(hù)理人員在業(yè)務(wù)成長過程中的客觀真實(shí)記錄，是考核評(píng)價(jià)護(hù)理人員績效考核的重要指標(biāo)依據(jù)[1]。建立全體員工標(biāo)準(zhǔn)化的個(gè)人管理檔案是JCI管理標(biāo)準(zhǔn)的核心內(nèi)容要求?！度珖o(hù)理事業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2016-2020年）》及《全國醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)體系規(guī)劃綱要（2015-2020年）》均明確提出“借助云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等多媒體平臺(tái)信息技術(shù)的快速發(fā)展，快速推動(dòng)護(hù)理信息化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，提高整體護(hù)理質(zhì)量和服務(wù)效率?！?/p>

我院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研，疾病預(yù)防等為一體的大型綜合性三級(jí)甲等醫(yī)院，編制床位2200張，醫(yī)生673人，護(hù)理人員1136人，2011年以來新聘護(hù)士502人，護(hù)理分級(jí)檔案量大而且分散，管理復(fù)雜，結(jié)合我院的實(shí)際情況，護(hù)理部通過調(diào)研結(jié)合臨床科室的需求，與金算盤軟件開發(fā)公司HRP項(xiàng)目小組工程師共同自主開發(fā)了“護(hù)理分級(jí)電子檔案”。各層級(jí)護(hù)理人員用員工賬號(hào)及密碼確認(rèn)本人身份，登陸進(jìn)入醫(yī)院的HR人力資源管理，在人員綜合信息板塊進(jìn)行護(hù)理分級(jí)檔案的錄入和查詢。大大提高了護(hù)理檔案管理信息的準(zhǔn)確性，有效避免以往手寫方式中出現(xiàn)的部分遺漏和疏忽錯(cuò)誤，使護(hù)士的檔案分級(jí)管理做到科學(xué)、規(guī)范，現(xiàn)介紹如下。

1 標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案的研發(fā)

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)發(fā)展，信息化的科學(xué)管理得到院領(lǐng)導(dǎo)的重視，在醫(yī)院中得到普遍應(yīng)用[2]，檔案管理體現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化、管理的規(guī)范科學(xué)化、服務(wù)產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的全面發(fā)展。護(hù)理電子分級(jí)檔案管理是采用工作文檔電子化、影象資料數(shù)字化、辦公用品無紙化及所有信息網(wǎng)絡(luò)化等先進(jìn)技術(shù)手段，與紙質(zhì)管理檔案運(yùn)用比較，具有快捷、方便，存儲(chǔ)利用空間較小等優(yōu)點(diǎn)，并且對(duì)保存資料場所環(huán)境沒有太高要求[3]。我院護(hù)理部自2016年7月起，與金算盤軟件開發(fā)公司HRP項(xiàng)目小組工程師結(jié)合我院護(hù)理人員的實(shí)際情況，在臨床調(diào)研的基礎(chǔ)上，共同開發(fā)研制了“全員標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案”。系統(tǒng)由個(gè)人基本信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)考評(píng)系統(tǒng)、在職培訓(xùn)系統(tǒng)和科研教學(xué)系統(tǒng)組成本系統(tǒng)由跨學(xué)科團(tuán)隊(duì)組成。

1.1 健全護(hù)士基本信息 包含①個(gè)人信息：姓名、年齡、性別、出生年月、政治面貎、個(gè)人婚姻狀況、家庭地址、聯(lián)系方式等;②教育背景：畢業(yè)院校、學(xué)歷、外語水平、繼續(xù)教育等;③工作簡歷：參加工作時(shí)間、輪轉(zhuǎn)科室情況、職稱、崗位晉級(jí)情況等;④執(zhí)業(yè)信息：執(zhí)照首次注冊(cè)時(shí)間/有效期、執(zhí)業(yè)獎(jiǎng)懲情況;⑤學(xué)術(shù)活動(dòng)：科研、論文、論著、專利、社會(huì)團(tuán)體任職情況等;⑥教學(xué)培訓(xùn)記錄：高校教學(xué)任務(wù)、教學(xué)學(xué)時(shí)以及個(gè)人外出學(xué)習(xí)情況、院級(jí)/片區(qū)/科室的各種培訓(xùn)考核記錄等;⑦其他：包含護(hù)士鞋碼等信息。

1.2 完善查詢、統(tǒng)計(jì)功能：①個(gè)人相關(guān)信息查詢：在分級(jí)電子管理檔案查詢系統(tǒng)里面，輸入護(hù)理人員姓名或工號(hào)即可查詢出這位護(hù)理人員所有相關(guān)資料。②多種信息組合后進(jìn)行查詢：通過選擇部分字段進(jìn)行查詢，可以將符合條件的護(hù)理人員全部篩查出來，包括護(hù)士層級(jí)查詢、護(hù)士執(zhí)照延期注冊(cè)查詢、?？谱o(hù)士/進(jìn)修情況查詢、發(fā)表論文/課題科研成果查詢、護(hù)士鞋碼查詢等，可以將所查詢到的信息通過表格導(dǎo)出、匯總打印。③護(hù)理人力資源查詢：通過護(hù)理人力資源查詢，將全院各層級(jí)護(hù)士信息進(jìn)行匯總，導(dǎo)出相關(guān)表格，可以分析匯總?cè)珕T護(hù)理人員的相關(guān)信息，有利于護(hù)理人力資源管理。 1.3 靈活增加調(diào)整功能：可根據(jù)實(shí)際情況隨時(shí)增加項(xiàng)目，如外出進(jìn)修/?？谱o(hù)士培訓(xùn)/短期培訓(xùn)、技術(shù)職稱、繼續(xù)教育考核、考核成績、護(hù)理不良事件登記、好人好事、表彰獲獎(jiǎng)、科研論文、高校教學(xué)情況、學(xué)會(huì)任職情況、年度考核情況等。

1.4 高級(jí)存儲(chǔ)功能：各層級(jí)護(hù)理人員按照護(hù)理部統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，上傳個(gè)人學(xué)歷/學(xué)位證書照片、護(hù)士執(zhí)業(yè)證、各類資格證、職稱證、技能證及獲獎(jiǎng)證書等的掃描件。護(hù)理部可瀏覽全院護(hù)士各種證書信息，護(hù)士個(gè)人可隨時(shí)進(jìn)入電子檔案系統(tǒng)，下載上傳的掃描件，該系統(tǒng)具有強(qiáng)大永久的存儲(chǔ)功能。

1.5 分級(jí)設(shè)定權(quán)限功能：實(shí)施護(hù)理分級(jí)電子檔案三級(jí)管理體系，個(gè)人具有信息的錄入權(quán)限，個(gè)人對(duì)基本信息進(jìn)行錄入后，資料上報(bào)至護(hù)士長，護(hù)士長具有信息審核的權(quán)限，護(hù)士長對(duì)護(hù)士信息的準(zhǔn)確進(jìn)行把關(guān)，提交至護(hù)理部，護(hù)理部審核后，實(shí)施信息歸檔工作。

2 標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)電子檔案的運(yùn)用

我院自2016年7月研發(fā)、使用了護(hù)理分級(jí)電子檔案管理系統(tǒng)，個(gè)人信息系統(tǒng)完整詳細(xì)的記錄了全院護(hù)士基本信息，同時(shí)具備信息查詢、增加或刪除信息等一些基礎(chǔ)的功能，方便護(hù)理管理者全面把控全院各層級(jí)護(hù)理人力資源的相關(guān)情況，并且可以根據(jù)需求生成相關(guān)表格進(jìn)行對(duì)比，以 word 、excel文檔形式輸出。護(hù)士臨床工作情況也可以通過護(hù)理業(yè)務(wù)考核系統(tǒng)進(jìn)行考核、評(píng)價(jià)和記錄，臨床護(hù)理工作中的不良事件也能體現(xiàn)。護(hù)理部每年可以根據(jù)需求通過業(yè)務(wù)考評(píng)系統(tǒng)查詢?nèi)焊鲗蛹?jí)護(hù)理人員專業(yè)知識(shí)、理論考核、技能考核的成績，作為年度考核和評(píng)先評(píng)優(yōu)的依據(jù)。同時(shí)科研論文和教學(xué)系統(tǒng)可以統(tǒng)計(jì)全院護(hù)理人員論文發(fā)表情況、科研成果及參加院內(nèi)外培訓(xùn)、學(xué)習(xí)情況、臨床授課課時(shí)統(tǒng)計(jì)，為臨床教學(xué)和護(hù)理人員教學(xué)水平進(jìn)行評(píng)價(jià)，也可作為護(hù)理人員職稱晉升提供參考。

3 效果評(píng)價(jià)

3.1 自行設(shè)計(jì)護(hù)理人員檔案管理評(píng)價(jià)調(diào)查問卷，邀請(qǐng)我院不同管理領(lǐng)域的6名專家進(jìn)行2輪咨詢，并對(duì)10名護(hù)理管理人員進(jìn)行預(yù)先調(diào)查，該問卷內(nèi)容效度為0.82，總Cronbach a系數(shù)為0.89。包括檢索方便快捷（4個(gè)條目）、資源共享（4個(gè)條目）、信息完善（4個(gè)條目）、信息更新及時(shí)（4個(gè)條目）、管理有序（4個(gè)條目），共5個(gè)維度20個(gè)條目。均采用Likert 5級(jí)評(píng)分，從“很不滿意”至“非常滿意”分別計(jì)1～5 分，計(jì)算每個(gè)維度的均分，得分越高表明護(hù)士檔案管理評(píng)價(jià)越高。

3.2 調(diào)查方法 本研究問卷調(diào)查由經(jīng)過培訓(xùn)的護(hù)理部教學(xué)干事進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放問卷前，使用統(tǒng)一指導(dǎo)語言向護(hù)理管理者解釋填寫問卷的相關(guān)事項(xiàng)，并強(qiáng)調(diào)該問卷一律采用匿名形式，每名護(hù)理管理者獨(dú)立完成問卷。共發(fā)放調(diào)查問卷122份，回收有效調(diào)查問卷122份，有效回收率為100%。

3.2 統(tǒng)計(jì)學(xué)方法 運(yùn)用SPSS 19.0分析數(shù)據(jù)。計(jì)量資料采用均數(shù)±標(biāo)準(zhǔn)差進(jìn)行描述，計(jì)量資料比較采用兩獨(dú)立樣本 t 檢驗(yàn)，檢驗(yàn)水準(zhǔn) α=0.05。

4 結(jié)果

2種護(hù)士檔案評(píng)價(jià)各維度均分情況比較 觀察組標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)檔案5個(gè)維度均分均高于對(duì)照組（紙質(zhì)檔案），差異有統(tǒng)計(jì)學(xué)意義（P<0.01 ），見表1。

5 討論

5.1 使臨床護(hù)理管理更加科學(xué)、規(guī)范 在我國，以往的護(hù)士管理檔案資料都是獨(dú)立分散的紙質(zhì)資料，需要花費(fèi)大量的人、財(cái)、物來進(jìn)行管理[5]。標(biāo)準(zhǔn)化護(hù)理分級(jí)檔案以“簡便、實(shí)用”為特色、以“統(tǒng)一、全面”為架構(gòu)、以“快捷、準(zhǔn)確”為抓手、以“科學(xué)、規(guī)范”為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行建立，實(shí)現(xiàn)了護(hù)理部人、財(cái)、物和時(shí)間、空間的統(tǒng)一優(yōu)質(zhì)管理，對(duì)全院護(hù)士信息化管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)保證，有效地增強(qiáng)了臨床護(hù)理管理工作的優(yōu)質(zhì)和高效。

5.2 為醫(yī)院“護(hù)理崗位管理、培養(yǎng)選拔人才”提供了參考依據(jù) 我院護(hù)士分N0-N3一共4個(gè)層級(jí)，各層均有明確的培養(yǎng)目標(biāo)。護(hù)理分級(jí)檔案建立后，可以對(duì)護(hù)士分層分級(jí)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，護(hù)理管理者可以了解各層級(jí)護(hù)理人員的綜合能力，根據(jù)實(shí)際情況，設(shè)計(jì)合理培養(yǎng)途徑。N0-N1級(jí)護(hù)士規(guī)范培訓(xùn)，崗位培養(yǎng);N2級(jí)護(hù)士分步實(shí)施，精英培育;N3級(jí)外院培養(yǎng)，專家發(fā)展，同時(shí)能夠了解護(hù)理人員特長，為醫(yī)院提供了人才儲(chǔ)備的考察依據(jù)。

5.3 提高了成本控制意識(shí)，節(jié)約能源 護(hù)理分級(jí)檔案將我院673名醫(yī)生，1136名護(hù)士的全部檔案信息記錄于護(hù)理分級(jí)檔案管理系統(tǒng)中，節(jié)約了大量的紙張，符合我院提出的“三降一合理”中減低耗材成本，提高控制意識(shí)的要求，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)了微薄之力。

5.4 利于信息的更新和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)資源共享 護(hù)理部全面把關(guān)，所有入院新護(hù)士，均需完善個(gè)人護(hù)理分級(jí)檔案的填寫，包括所有的職稱、學(xué)歷、各類證書均需掃描上傳，后期有調(diào)整再及時(shí)對(duì)內(nèi)容進(jìn)行完善和補(bǔ)充，可以詳細(xì)、動(dòng)態(tài)的記錄每一名護(hù)理人員的成長歷程。該系統(tǒng)不僅適用于護(hù)理部，同時(shí)也適用于醫(yī)務(wù)科、人力資源部，達(dá)到了醫(yī)院各管理部門資源共享的目的。

5.5 有利于護(hù)理?？平ㄔO(shè)，護(hù)士職業(yè)發(fā)展 護(hù)理分級(jí)檔案的建立后，醫(yī)院、護(hù)理部可以隨時(shí)查閱全院護(hù)理人員學(xué)科發(fā)展的情況，針對(duì)存在的問題，進(jìn)行分析改進(jìn)。比如提取全院在職培訓(xùn)的合格率，了解全院護(hù)理人員繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的情況，針對(duì)學(xué)習(xí)不理想的狀態(tài)，可以制定每周護(hù)理學(xué)習(xí)日，并定期下科室進(jìn)行督查。查看全院護(hù)理論文發(fā)表情況，針對(duì)論文發(fā)表率低，文章水平不高等情況，聘請(qǐng)護(hù)理專家進(jìn)行科研論文的專題講座，開展護(hù)理論文點(diǎn)評(píng)等活動(dòng)，提高護(hù)理科研能力及水平。通過對(duì)護(hù)理分級(jí)檔案信息的篩查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)護(hù)理工作中的短板，及時(shí)糾正偏差，有利于護(hù)理人員建立正確的職業(yè)規(guī)劃路線進(jìn)行職業(yè)發(fā)展。

護(hù)理分級(jí)檔案實(shí)現(xiàn)了護(hù)理部人、財(cái)、物和時(shí)空的優(yōu)化管理，使臨床護(hù)理管理工作與信息化更好的融合，同時(shí)大大提高了提高了護(hù)理管理者的工作效率，具有著較強(qiáng)實(shí)用意義和應(yīng)用價(jià)值。

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