業(yè)財一體化視角下的采購暫估處理
——以用友U8V10.1為例

○青島職業(yè)技術(shù)學(xué)院 張 靜

一、采購暫估的概述

采購是企業(yè)常見的經(jīng)濟業(yè)務(wù)。完整、規(guī)范的采購業(yè)務(wù)流程需要車間(使用部門)、采購、質(zhì)檢、倉儲、財務(wù)等多部門協(xié)同完成，業(yè)務(wù)單據(jù)也在多部門之間傳遞、流轉(zhuǎn)。從業(yè)務(wù)角度看，采購業(yè)務(wù)生成請購單、詢價單、訂單、到貨單、入庫單、采購發(fā)票、運費發(fā)票和付款單等多種單據(jù)。從財務(wù)角度看，只有企業(yè)收到貨物、收到采購發(fā)票或者支付供應(yīng)商貨款時才需要賬務(wù)處理，生成記賬憑證。

實務(wù)中，采購業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理包括以下情形。

(一)收到貨物和采購發(fā)票，已支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料并驗收入庫，收到采購專用發(fā)票，同時利用工行網(wǎng)銀支付貨款。假定不考慮運費等其他情形。

1月21日，財務(wù)部門根據(jù)傳遞來的入庫單、采購發(fā)票及付款單上的價款、稅額等信息編制會計分錄：

借：原材料——甲材料

10 000

應(yīng)交稅費——增值稅——進項稅額

1300

貸：銀行存款——工行

11 300

(二)收到貨物和采購發(fā)票，未支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料和采購專用發(fā)票。假定不考慮運費等其他情形。

1月21日，財務(wù)部門根據(jù)傳遞來的采購發(fā)票上的價款、稅額等信息，編制會計分錄：

借：原材料——甲材料

10 000

應(yīng)交稅費——增值稅——進項稅額

1300

貸：應(yīng)付賬款——河海公司

11 300

(三)收到貨物，未收到發(fā)票，未支付貨款

例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料，驗收入庫。假定不考慮運費等其他情形。

這種情況下，只有入庫單，沒有發(fā)票和付款單，而入庫單上只有采購材料的名稱、數(shù)量，沒有單價和金額，所以財務(wù)部門無法獲取采購材料的準確金額，無法準確編制采購材料的會計分錄，暫時不能進行賬務(wù)處理。

若期末仍未收到采購發(fā)票，不做賬務(wù)處理，就會出現(xiàn)賬面沒有采購材料的記錄，但倉庫里有這批材料，甚至這批商品已經(jīng)被生產(chǎn)領(lǐng)用或者銷售，最終會導(dǎo)致賬實不符的情形。因此期末有必要對該情形的采購進行采購暫估，由財務(wù)部門根據(jù)采購合同或者采購訂單中的價格、數(shù)量進行預(yù)估，按照預(yù)估價計入原材料(庫存商品)成本，同時增加應(yīng)付賬款。

二、采購暫估的處理

(一)采購暫估的賬務(wù)處理

采購暫估是采購原料(商品)時貨到單未到的一個過渡處理，因為未收到采購發(fā)票，所以不能確認增值稅進項稅額，月末先按暫估價確定采購原料成本和應(yīng)付賬款，下月初沖銷上月末暫估入賬，待以后期間收到采購發(fā)票時，再完整、準確編制采購業(yè)務(wù)的會計分錄。

不同階段，采購暫估包括以下賬務(wù)處理內(nèi)容。

1.期末，采購暫估時編制如下會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

10 000

貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款

10 000

2.下月初，沖銷采購暫估時編制如下紅字會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

貸：應(yīng)付賬款——暫估應(yīng)付款

3.后期收到采購發(fā)票時，采購業(yè)務(wù)編制如下會計分錄：

借：原材料(庫存商品)

10 000

應(yīng)交稅費—增值稅—進項稅額

1300

貸：應(yīng)付賬款——暫估款

11300

采購暫估是謹慎性原則、實質(zhì)重于形式原則在會計實務(wù)中的體現(xiàn)，通過采購暫估，一方面增加應(yīng)付賬款，沒有低估負債；另一方面增加原材料(庫存商品)，即使后續(xù)領(lǐng)用了未收到發(fā)票的材料或商品，也不會產(chǎn)生存貨賬簿出現(xiàn)紅字余額現(xiàn)象，盡可能做到賬實相符。

(二)采購暫估的業(yè)務(wù)處理

業(yè)財一體化背景下，采購暫估與普通采購一樣，有正常的請購、詢價、訂貨、到貨及入庫流程，要按照業(yè)務(wù)需要填寫請購單、詢價單、訂單、到貨單和入庫單。但到貨單和入庫單只能填寫數(shù)量，不能填寫單價和金額，否則期末暫估時無法錄入暫估成本。月末沒有收到采購發(fā)票時，不能錄入采購發(fā)票，不能進行采購結(jié)算，也無法生成正常的采購記賬憑證。因此，針對貨到單未到的采購業(yè)務(wù)，用友U8V10.1系統(tǒng)提供了三種暫估方式：月初回沖、單到回沖和單到補差。

1.月初回沖

月初回沖是月末暫估入庫后，在下月初直接沖銷上月末暫估入庫的處理，待收到采購發(fā)票時，再按照發(fā)票金額補做正確的采購和入庫分錄。

2.單到回沖

單到回沖是月末暫估入庫后，在下月或以后期間收到采購發(fā)票時直接沖銷上月末暫估入庫的處理，同時，按照發(fā)票金額補做正確的采購和入庫分錄。

3.單到補差

單到補差是月末暫估入庫后，在下月初不做任何處理，待收到采購發(fā)票時按照實際金額與暫估價格的差額沖銷上月末暫估入庫。

三、業(yè)財一體化視角下采購暫估的處理流程

案例：2020年1月20日，大山公司從河海公司采購甲材料10噸，合同單價1000元，增值稅率為13%。1月21日，大山公司收到甲材料，驗收入庫。直到1月30日，未收到采購發(fā)票，也未支付貨款。2月10日，大山公司收到采購發(fā)票，注明不含稅單價990元，數(shù)量10噸。截止2月底，該采購業(yè)務(wù)未付款。假定不考慮運費等其他情形。

(一)初始設(shè)置

1.參數(shù)設(shè)置

若要在U8V10.1系統(tǒng)中順利處理暫估業(yè)務(wù)，需要事先進行必要的參數(shù)設(shè)置，從而保證業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)控制復(fù)核業(yè)務(wù)要求。參數(shù)主要包括存貨核算中暫估方式的設(shè)置，執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算初始設(shè)置|選項|選項錄入命令，打開選項錄入窗口(圖1)，在核算方式頁標簽下勾選暫估方式，包括月初回沖、單到回沖和單到補差三種，系統(tǒng)默認月初回沖，企業(yè)也可以根據(jù)實際情況，選擇合適的暫估方式。暫估方式一旦選定使用，以后不能修改。

圖1 暫估方式參數(shù)設(shè)置窗口

2.科目設(shè)置

(1)增加應(yīng)付賬款明細科目。增加應(yīng)付賬款的明細科目——暫估應(yīng)付賬款，執(zhí)行基礎(chǔ)設(shè)置|基礎(chǔ)檔案|財務(wù)|會計科目命令，打開會計科目窗口，在應(yīng)付賬款科目下增加明細科目暫估應(yīng)付賬款，勾選供應(yīng)商往來輔助項，同時清空受控系統(tǒng)，即該科目不受控于應(yīng)付系統(tǒng)。

(2)設(shè)置對應(yīng)科目。執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|初始設(shè)置|科目設(shè)置|對方科目命令，打開對方科目窗口，單擊增加按鈕，依次增加存貨對應(yīng)的對方科目和暫估科目。其中，采購入庫對應(yīng)的對方科目是指入庫時生成憑證涉及到的科目，暫估科目是指暫估入賬時生成憑證涉及到的科目。

(二)月末暫估處理

暫估處理是指采購業(yè)務(wù)在經(jīng)過正常的請購、詢價、訂貨、到貨和入庫后，月末未收到采購發(fā)票時，為保證賬實相符，同時與手工處理吻合，U8V10.1系統(tǒng)提供采購暫估處理，即期末錄入暫估價格，結(jié)合入庫單的采購數(shù)量，生成暫估的入庫業(yè)務(wù)記賬憑證。

案例中，2020年1月底未收到采購發(fā)票，需要使用暫估價格進行采購暫估。通常以合同價或者以前同類采購價格作為暫估價格，假定本例使用合同價1000元/噸作為暫估價格。

1.生成入庫單

按照正常的操作流程，填寫(或生成)請購單、詢價單、訂單、到貨單和入庫單。需要注意的是：如果入庫單是利用到貨單生單而成的話，入庫單會自動復(fù)制到貨單的單價和金額，此時要將單價和金額手工清除，也就是入庫單中只顯示存貨名稱和數(shù)量，否則后續(xù)無法錄入暫估價格。

2.錄入暫估價格

執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|業(yè)務(wù)核算|暫估成本錄入命令，打開暫估成本錄入窗口，在單價欄錄入暫估價1000元，單擊工具欄中的保存按鈕。

3.生成暫估記賬憑證

(1)執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|業(yè)務(wù)核算|正常單據(jù)記賬命令，勾選購買甲材料的采購入庫單，將該記錄正常記賬。

(2)執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|財務(wù)核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄中選擇按鈕，在查詢條件窗口勾選“采購入庫單(暫估記賬)”，在未生成憑證單據(jù)一覽表里選擇采購河海公司的入庫單，點擊確定按鈕，顯示指定科目(圖2)。

圖2 憑證指定科目

(3)點擊生成按鈕，系統(tǒng)會生成一張采購暫估入庫的記賬憑證。期末，要對該憑證正常審核、簽字和記賬。此時無論業(yè)務(wù)上，還是賬務(wù)上，都完整處理了采購甲材料業(yè)務(wù)，做到了賬實相符。

(三)下月回沖處理

月末暫估處理后，要對采購管理、應(yīng)付款管理、庫存管理、存貨核算和總賬依次結(jié)賬。下月對上月暫估入賬的采購業(yè)務(wù)，按照企業(yè)實際情況選擇U8V10.1系統(tǒng)提供暫估方式，進行回沖。

1.月初回沖

月初，直接執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|財務(wù)核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄中選擇按鈕，在單據(jù)選擇窗口點擊確定按鈕，進入選擇單據(jù)界面(圖3)，勾選上月末暫估入賬的入庫單，點擊工具欄中確定按鈕，系統(tǒng)會自動生成紅字的回沖記賬憑證。

圖3 選擇月初回沖單據(jù)

待收到采購發(fā)票時，按照錄入發(fā)票、結(jié)算發(fā)票和審核發(fā)票等正常的流程進行業(yè)務(wù)處理，并生成記賬憑證即可。若月末仍舊未收到發(fā)票，重復(fù)上月末的暫估處理，下月初繼續(xù)自動回沖。

2.單到回沖

(1)錄入采購發(fā)票

本月收到采購發(fā)票后，執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|采購管理|采購發(fā)票|專用采購發(fā)票命令，打開專用發(fā)票窗口。依次點擊工具欄增加按鈕、生單|入庫單按鈕，選擇上月采購甲材料的入庫單，單擊確定后，生成采購專用發(fā)票，同時修改發(fā)票中的單價為990元。點擊工具欄結(jié)算按鈕，將本月采購發(fā)票與上月入庫單進行自動結(jié)算(圖4)。

圖4 生成采購專用發(fā)票

(2)審核應(yīng)付單據(jù)與制單

執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|財務(wù)會計|應(yīng)付款管理|應(yīng)付單據(jù)處理|應(yīng)付單據(jù)審核命令，打開單據(jù)處理窗口，雙擊選擇甲材料采購發(fā)票，在發(fā)票界面點擊審核按鈕，系統(tǒng)提示“是否立即制單？”，點擊“是”，生成采購記賬憑證。

(3)處理結(jié)算成本

處理結(jié)算成本的目的是將發(fā)票價格替代、調(diào)整原有的暫估價。執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|業(yè)務(wù)核算|結(jié)算成本處理命令，打開結(jié)算成本處理窗口，選擇上月末暫估甲材料入庫業(yè)務(wù)，單擊“暫估”按鈕，系統(tǒng)提示“暫估處理完成”。

(4)生成單到回沖記賬憑證

執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|財務(wù)核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄“選擇”按鈕，在選擇單據(jù)界面選擇采購入庫的紅字回沖單和藍字回沖單(圖5)，點擊“確定”按鈕，系統(tǒng)顯示紅字沖銷上月暫估入賬和單價準確的入庫單兩張記賬憑證對應(yīng)科目。直接點擊工具欄“生成”按鈕，系統(tǒng)生成記賬憑證。

圖5 選擇單據(jù)窗口

此時，本月收到的采購發(fā)票完成錄入、結(jié)算、審核和制單處理；上月末暫估入賬的業(yè)務(wù)也實現(xiàn)單到回沖處理，生成紅字記賬憑證，并按照發(fā)票金額對上月入庫材料生成正確的入庫記賬憑證，單到回沖的全部賬務(wù)處理結(jié)束。

3.單到補差

單到補差情形下，月初不做業(yè)務(wù)處理和賬務(wù)處理。收到采購發(fā)票時，錄入發(fā)票、結(jié)算、審核、結(jié)算成本處理與單到回沖情形基本相同。但為了簡化核算，需要將應(yīng)付款管理中采購記賬憑證的借方科目修改設(shè)置(圖6)。

圖6 單到補差情形下生成采購記賬憑證

執(zhí)行業(yè)務(wù)工作|供應(yīng)鏈|存貨核算|財務(wù)核算|生成憑證命令，打開生成憑證窗口，單擊工具欄“選擇”按鈕，在選擇單據(jù)界面選擇入庫調(diào)整單的采購入庫業(yè)務(wù)，點擊確定，系統(tǒng)顯示入庫調(diào)整單記賬憑證的對應(yīng)科目。點擊工具欄“生成”按鈕，系統(tǒng)生成單到補差的記賬憑證。

至此，采購甲材料的成本、應(yīng)付款已經(jīng)調(diào)整為準確金額，單到補差的業(yè)務(wù)處理和賬務(wù)處理全部完成。

四、建議

本文用一個完整的實例闡述了業(yè)財一體化背景下，用友U8V10.1對采購暫估業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)處理和賬務(wù)處理，包括月末的暫估處理和下月(初)的回沖處理。

通過分析，不難發(fā)現(xiàn)三種暫估方式的原理相同，具體回沖方式不同。月末采購暫估的業(yè)務(wù)處理和賬務(wù)處理，三種方式完全一致，沒有區(qū)別。下月初，三種方式都不需要主動進行業(yè)務(wù)處理，但月初回沖方式要在月初生成一張紅字回沖記賬憑證，無需其他操作，直接在存貨核算生成憑證。待下月收到采購發(fā)票，三種暫估方式都要按照正常流程錄入采購發(fā)票，進行結(jié)算、審核和生成記賬憑證。在回沖處理上，月初回沖不需要處理，單到回沖和單到補差都需要結(jié)算成本處理，生成回沖憑證，其中單到回沖是全額回沖，而單到補差是只回沖差額。

月初回沖與手工賬務(wù)處理一致，下月初全額回沖上月暫估，待以后收到采購發(fā)票再補做正確會計分錄，但若下月仍未收到發(fā)票，下月末仍需采購暫估，再下月初繼續(xù)回沖，產(chǎn)生多筆回沖記錄，所以不適合發(fā)票久久不到的企業(yè)。單到回沖方式下，只有收到發(fā)票才進行回沖處理，沒有多余回沖記錄，回沖憑證與手工類似，完整全面且易于理解，適合范圍較廣。單到補差情形下，雖然處理相對簡單，記賬憑證數(shù)量少，但因為是差額調(diào)整，所以要求財務(wù)人員對采購業(yè)務(wù)非常熟悉，財務(wù)人員要區(qū)分發(fā)票內(nèi)容是否前期已入庫來調(diào)整科目設(shè)置。實務(wù)中，企業(yè)可根據(jù)實際情況選擇暫估方式，但都要求財務(wù)人員熟悉經(jīng)濟業(yè)務(wù)，同時熟練掌握業(yè)務(wù)處理流程。