對事業(yè)單位辦公室管理職能優(yōu)化分析

江沁玉

摘 要：辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部非常重要的辦事機(jī)構(gòu)，具有綜合性強(qiáng)以及覆蓋全面的特點(diǎn)，有助于推動我國事業(yè)單位的改革。本文對當(dāng)前事業(yè)單位辦公室管理職能在行使時(shí)存在的問題及形成原因進(jìn)行了分析，在此基礎(chǔ)上從明確管理職能、完善規(guī)章制度、加強(qiáng)員工培訓(xùn)以及加強(qiáng)預(yù)算管理這四方面入手，提出了具體的優(yōu)化措施，以期有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;辦公室管理職能;優(yōu)化

事業(yè)單位辦公室的管理職能有宏觀和微觀之分，宏觀職能有調(diào)研、執(zhí)行以及參謀等;微觀職能有起草文書、業(yè)務(wù)接待以及公文處理等。辦公室能夠幫助事業(yè)單位協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系、作出正確決策等，起到承上啟下的樞紐作用。當(dāng)前如何有效推動事業(yè)單位改革是我國亟待解決的難題，辦公室作為事業(yè)單位的重要部門應(yīng)積極改革創(chuàng)新，優(yōu)化管理職能，從而提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、事業(yè)單位辦公室管理中存在的問題

（一）事業(yè)單位辦公室內(nèi)管理職能不清晰

事業(yè)單位辦公室內(nèi)不能對自身的管理職能有清晰準(zhǔn)確的認(rèn)知是影響管理職能有效發(fā)揮的主要原因之一。我國事業(yè)單位的辦公室有著輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系、健全規(guī)章制度以及日常事務(wù)管理等管理職能，日常事務(wù)管理僅是辦公室所有管理職能中的一部分，并不是全部。然而不少事業(yè)單位辦公室就將日常事務(wù)管理當(dāng)成最主要的職能，其工作人員往往會將注意力放在解決各種雜亂瑣碎的事務(wù)性工作中，而對于決策輔助問題以及人力資源管理穩(wěn)定等明顯沒有相應(yīng)的重視，把辦公室變成了只做后勤保障的存在，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位辦公室的管理效率和工作質(zhì)量。

（二）事業(yè)單位辦公室內(nèi)規(guī)章制度不健全

我國相較于國外發(fā)達(dá)國家辦公室管理理論的探索研究起步，當(dāng)國外的一些發(fā)達(dá)國家的辦公室已經(jīng)擁有比較完善的管理理論以及比較健全的規(guī)章制度后，開始了較為科學(xué)化的管理時(shí)，我國還處在研究初步開始階段，還未形成相對獨(dú)立的較完備的理論體系，辦公室管理非常滯后，國內(nèi)事業(yè)單位辦公室在實(shí)際管理時(shí)只能參考借鑒國外發(fā)達(dá)國家的辦公室管理的理論知識以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，與國內(nèi)實(shí)際情況有很大出入。我國事業(yè)單位辦公室在經(jīng)過不斷地研究探索已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是還存在著內(nèi)部規(guī)章制度不健全的問題：1.缺乏激勵機(jī)制會給工作人員的積極性帶來消極影響;2.缺乏培訓(xùn)制度會使工作人員管理理念陳舊以及管理方式滯后，3.缺乏管理制度流程會使工作人員的辦事效率降低。這些會導(dǎo)致出現(xiàn)工作效率低、辦事程序不規(guī)范的問題，會在一定程度上影響事業(yè)單位的聲譽(yù)。

（三）事業(yè)單位辦公室內(nèi)工作人員綜合素質(zhì)不高

辦公室的工作人員疲于處理較為繁多的事務(wù)性工作，難以抽出時(shí)間去主動學(xué)習(xí)政治理論、專業(yè)技能以及管理知識等，這就會致使部分工作人員的綜合素質(zhì)不高，在對國家的政治方針及決策部署等無法做到完全領(lǐng)會準(zhǔn)確把握。他們在日常生活中還非常容易受到金錢至上等不良思想的影響，做出貪污腐敗的事。在工作中還存在不端正態(tài)度、缺乏服務(wù)意識以及專業(yè)能力低的問題，妨礙了辦公室管理職能的有效發(fā)揮。另外，一些工作人員因?yàn)槟挲g較大、接受能力差等因素的限制，導(dǎo)致在培訓(xùn)時(shí)難以有效吸先進(jìn)的知識與技能，出現(xiàn)不會操作自動化的辦公設(shè)備的情況，導(dǎo)致自動化辦公能力不達(dá)標(biāo)。

二、事業(yè)單位辦公室管理職能的優(yōu)化措施

（一）明確管理職能

事業(yè)單位辦公室是具有重要管理職能、要求協(xié)同工作的辦事機(jī)構(gòu)。辦公室的作用以及地位會隨著事業(yè)單位的深入改革變得更加重要。事業(yè)單位工作人員提高對辦公室的重視是辦公室有效發(fā)揮管理職能的前提和基礎(chǔ)。各事業(yè)單位需提高對辦公室的認(rèn)識，結(jié)合時(shí)代的發(fā)展和實(shí)際情況，將辦公室的具體職能明確出來并理清職能關(guān)系，使辦公室的建章立制等宏觀職能和日常事務(wù)管理等微觀職能都能充分發(fā)揮出來。重視對辦公室的調(diào)研工作，為事業(yè)單位改革與決策提供強(qiáng)有力的支撐。與此同時(shí)，還需充分考慮新形勢，將辦公室的業(yè)務(wù)范圍更加具體明確，制定清晰的工作目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)人力等資源的合理配置。辦公室在實(shí)行協(xié)調(diào)關(guān)系職能時(shí)，需要做好溝通工作，保持良好的形象，防止職能出現(xiàn)異化，保障管理職能的正常實(shí)現(xiàn)。

（二）完善規(guī)章制度

事業(yè)單位的規(guī)章制度是要求內(nèi)部的工作人員必須一同遵守的辦事規(guī)則和行為準(zhǔn)則，起到規(guī)范個(gè)人行為的作用。辦公室內(nèi)完善合理的工作規(guī)章制度時(shí)做好有關(guān)工作的基礎(chǔ)。我國當(dāng)前的辦公室管理規(guī)章制度還有很多不足，各事業(yè)單位可參考借鑒國外先進(jìn)的辦公室制度，再與自身的辦公室具體情況相結(jié)合并加以實(shí)踐，在此基礎(chǔ)上制定出適合本單位辦公室的規(guī)章制度，優(yōu)化辦公室管理職能。完善規(guī)章制度可以從以下四方面入手：

1.結(jié)合崗位實(shí)際責(zé)任制定明確的辦公室職責(zé)目標(biāo)，做到每個(gè)工作環(huán)節(jié)都有規(guī)章制度作為依據(jù)。如必須制定辦公室各崗位的辦事規(guī)范以及行為準(zhǔn)則，將崗位的責(zé)任制度加以完善，規(guī)范有公章使用規(guī)范以及辦公室財(cái)務(wù)管理規(guī)范等，準(zhǔn)則有公文管理細(xì)則等。這樣將辦公室的每項(xiàng)工作的責(zé)任都明確下來，明晰權(quán)力與責(zé)任，便于追查責(zé)任人。

2.結(jié)合新形勢不斷完善創(chuàng)新辦公室制度，保障科學(xué)化管理。例如黨中央推行全面深化改革，事業(yè)單位應(yīng)將辦公室實(shí)際與中央精神有機(jī)結(jié)合，將定位及時(shí)調(diào)整，找出不合理的制度并取消。

3.完善考核與激勵機(jī)制，使辦公室工作人員的工作積極性得到有效提升。完善考核制度的重點(diǎn)就是有效利用目前較為先進(jìn)的考核理念，充分考慮事業(yè)單位辦公室各崗位的具體特點(diǎn)以及工作人員所管理事務(wù)的不同性質(zhì)，將其有效融合科學(xué)合理地設(shè)置考核指標(biāo)以及考核內(nèi)容的權(quán)重。最好是采用 360 度評價(jià)指標(biāo)，也就是說不僅要考核上級以及平級的評價(jià)，還需將下級以及服務(wù)對象的評價(jià)也作為重要考核指標(biāo)，全面考核工作人員的品德、能力、業(yè)績以及廉潔等。完善激勵制度就要將考核結(jié)果來決定對辦公室工作人員的獎懲、任用以及升遷等，從切實(shí)利益出發(fā)才能使工作人員的積極性得到有效提高。

4.要嚴(yán)格按照制定出的規(guī)章制度執(zhí)行，預(yù)防制止執(zhí)行過程中出現(xiàn)異化。新制度在制定前要做到盡量兼顧每一位工作人員，加強(qiáng)工作人員對已經(jīng)存在的制度的學(xué)習(xí)，將各項(xiàng)要求明確出來，要求工作人員按章辦事，務(wù)必使制度的執(zhí)行過程公開化、透明化，當(dāng)工作人員拒絕執(zhí)行或是變相執(zhí)行制度時(shí)需進(jìn)行相應(yīng)的懲戒，這樣才能使制度的約束力得到有效增強(qiáng)，從而實(shí)現(xiàn)管理的效果。

（三）加強(qiáng)員工培訓(xùn)

輔助政府部門更好的為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是我國設(shè)立事業(yè)單位的社會公益目的。事業(yè)單位員工的綜合素質(zhì)的高低會給群眾心中事業(yè)單位的形象以及服務(wù)好群眾目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)帶來一定程度的影響。因此，辦公室加強(qiáng)對事業(yè)單位工作人員的培訓(xùn)，盡力提高他們的綜合素質(zhì)。第一，重視政治理論培訓(xùn)，從根本上提高員工的思想政治覺悟。事業(yè)單位應(yīng)要求工作人員加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，主動做到在思想上與黨中央保持高度一致，這樣才能保障使黨中央及國務(wù)院的有關(guān)政策文件在工作中得到有效落實(shí)，從而避免出現(xiàn)政策性失誤。第二，加強(qiáng)對工作人員專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)，提升他們的業(yè)務(wù)能力水平。具體知識技能培訓(xùn)內(nèi)容有文字處理、協(xié)調(diào)組織、綜合分析以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備的操作等。并與考核制度有效結(jié)合，從而使工作質(zhì)量得到明顯提升。第三，加強(qiáng)工作人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，這樣能使其時(shí)刻保持為人民服務(wù)的信念，端正工作態(tài)度。辦公室在工作中應(yīng)做到腳踏實(shí)地、作風(fēng)良好以及真誠服務(wù)，從而使管理服務(wù)效率得到有效提高。

（四）加強(qiáng)預(yù)算管理

事業(yè)單位辦公室的事物從整體上來看具有涉及面廣、數(shù)量較多、臨時(shí)性以及突發(fā)性強(qiáng)的特點(diǎn)。因此事業(yè)單位辦公室需加強(qiáng)預(yù)算管理，結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行預(yù)算編制，要求工作人員嚴(yán)格按照預(yù)算編制內(nèi)容辦事，使預(yù)算規(guī)劃得到落實(shí)。制定預(yù)算管理目標(biāo)、明確預(yù)算管理任務(wù)。此外還需對預(yù)算管理的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，避免出現(xiàn)違法行為。這樣能夠充分調(diào)動和利用事業(yè)單位辦公室的物力、人力等各項(xiàng)資源，使它們能夠發(fā)揮出最大的價(jià)值，從而提高辦事效率及質(zhì)量。

三、總結(jié)

事業(yè)單位辦公室存在的問題會影響其管理職能的有效發(fā)揮，只有將這些問題有效解決才能推動我國事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。優(yōu)化事業(yè)單位辦公室管理職能有助于深化事業(yè)單位改革、推動事業(yè)單位科學(xué)化管理、推動服務(wù)單位職工發(fā)展進(jìn)步。因此，需結(jié)合新形勢的要求以及自身辦公室實(shí)際情況采取有效地優(yōu)化措施。

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