探索檔案信息化管理的新思路

王小林

摘 要：檔案信息化是指由檔案管理部門負(fù)責(zé)，在其統(tǒng)一規(guī)劃和組織管理下，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，并完成檔案信息資源的管理、處置及利用的過程。通過科學(xué)整理檔案信息資源、全面挖掘檔案社會價值，推動檔案資源科學(xué)配置和高效利用，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化;管理;檔案

一、檔案信息化建設(shè)的重要意義

（一）克服效率低下的弊端

很長一段時間，我們國家的檔案管理工作是采用管理實體檔案的模式，人工進(jìn)行檔案的管理工作，工作量大，效率低下;而檔案管理實現(xiàn)信息化后，檔案管理工作變得數(shù)字化、自動化、一體化、共享化，省時省力，只需一次錄入檔案信息即可多次利用，極大提升了工作效率。

（二）保護(hù)檔案紙質(zhì)載體

對于檔案管理而言，紙質(zhì)載體是非常重要的原始證據(jù)，傳統(tǒng)檔案管理模式需要反復(fù)查閱紙質(zhì)載體，費時費力，且經(jīng)過反復(fù)翻閱、拆裝，紙質(zhì)載體極易受損;而檔案信息化后，檔案管理人員只需從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取相關(guān)信息，極大減少了對紙質(zhì)檔案的接觸，保護(hù)了紙質(zhì)檔案管理載體。

（三）推動檔案管理向更標(biāo)準(zhǔn)的方向邁進(jìn)

檔案信息化在實現(xiàn)檔案信息共享的同時，可以為檔案管理體系創(chuàng)新和完善提供動力，并使檔案信息資源的收集、分類、整編、查閱、利用更加規(guī)范，從而推動我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)。

二、管理現(xiàn)狀及存在問題

（一）思想認(rèn)識不到位

受到傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多檔案管理一線工作人員缺乏對檔案信息化建設(shè)的正確認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理信息化的重要性、必要性及緊迫性，在檔案信息化建設(shè)中表現(xiàn)出懈怠、不配合等消極情緒，嚴(yán)重阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

檔案信息化建設(shè)由于發(fā)展時間較短，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面還不夠完善，一些地區(qū)的檔案信息化建設(shè)水平較低。檔案信息化建設(shè)中，對于基礎(chǔ)設(shè)施的要求比較高，既要有外部硬件設(shè)施，還應(yīng)具備內(nèi)部的軟件設(shè)施。

（三）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平低

新形勢下檔案信息化管理要求更高，但對于實施的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)卻沒有統(tǒng)一，各地在檔案信息化管理方面多是各自為政。建立一套適于當(dāng)前形勢的檔案管理新的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效的實現(xiàn)檔案和檔案之間的上下銜接，增強(qiáng)檔案管理的有效性。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理信息化人才

檔案信息化建設(shè)的深入實施，對管理人才的專業(yè)性提出了更高要求。由于過去檔案管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練操作信息化設(shè)備及軟件來處理工作。專業(yè)人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大阻礙，不利于檔案管理信息化建設(shè)水平的有效提升。

三、信息化管理的新思路

檔案管理信息化不僅需要管理信息系統(tǒng)的支持，還需檔案管理人員不斷提出新問題、新思路，將重復(fù)性、可控性弱的工作進(jìn)行信息化處理。下面結(jié)合工作實踐，提出在未來工作中使用新的技術(shù)手段實現(xiàn)檔案管理的新模式。

（一）高度重視檔案的信息化管理水平

未來是信息化的新時代，檔案管理的責(zé)任部門及工作人員要及時轉(zhuǎn)變思路，增強(qiáng)檔案管理發(fā)展趨勢的預(yù)判。為提升檔案管理工作人員信息化管理水平，可以通過舉辦考試、培訓(xùn)、競賽等活動來實施。培訓(xùn)、考試應(yīng)當(dāng)基本常識、組織架構(gòu)、未來發(fā)展趨勢及未來檔案管理工作提出的新要求等內(nèi)容進(jìn)行講解，幫助檔案工作人員從思維、思路、思想方面進(jìn)行轉(zhuǎn)變和提升，增加學(xué)習(xí)的主動性與自發(fā)性，不斷提升整體的素質(zhì)和水平。

（二）夯實檔案管理的信息化根基

硬件設(shè)備設(shè)施是實現(xiàn)信息化的必要基礎(chǔ)和基本保障，我們要用搭建全方位、全方面的信息化硬件系統(tǒng)，以實現(xiàn)檔案信息化的全面實施。檔案管理部門需要的做的一是按照實際需要和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范購買、購置電腦、顯示器等硬件設(shè)備，以及對應(yīng)的電腦軟件，實現(xiàn)硬件設(shè)施的構(gòu)建，為順利運行打好基礎(chǔ)。二是要從自身工作、管理的角度出發(fā)，認(rèn)真思考，敢于創(chuàng)新，在原有的軟件功能的基礎(chǔ)上，開拓性的開發(fā)運用適合自身的、特色行的功能和模塊。三是要實現(xiàn)檔案的使用的共享化。檔案管理的一個重要功能就是要方便進(jìn)行查閱，因此信息化系統(tǒng)的終端要豐富化、多元化，通過建立網(wǎng)站等方式，實現(xiàn)檔案資源的檢索、查閱、使用等，并嚴(yán)格做好加密管理工作。

（三）建立檔案管理信息化的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式是一項基礎(chǔ)性的工作，能有效防止因為標(biāo)準(zhǔn)和格式不同帶來的障礙甚至錯誤。比如在檔案的錄入、掃描及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，如果標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，產(chǎn)生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現(xiàn)無差錯轉(zhuǎn)變，這就會給后續(xù)工作帶來很大的不便和麻煩。在建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的時候，還要注意從整個檔案行業(yè)的高度來建立，每個環(huán)節(jié)都很重要，檔案掃描出來的清晰度是否達(dá)標(biāo)，如果不加以規(guī)定，有的模糊或者字跡不清楚，都會造成工作的不便;還應(yīng)該對檔案的存儲格式進(jìn)行統(tǒng)一，有的格式之間不兼容，影響檔案的使用、檢索等工作。

（四）要加強(qiáng)人才培養(yǎng)

檔案管理工作必須要有專業(yè)的人才來做，人才的培養(yǎng)是做好檔案管理的重中之重。這就要求不僅要有檔案管理的專項知識，還要具備電腦操作、信息管理和處理、分析的現(xiàn)代化管理能力。一是從外部引進(jìn)優(yōu)秀人才，不斷增強(qiáng)自身人才隊伍建設(shè);二是要從內(nèi)部挖潛，不斷強(qiáng)化工作人員的素質(zhì)提升，有針對性性的開展學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，走出去，引進(jìn)來，開拓視野，提升整體素質(zhì)。三是要實現(xiàn)內(nèi)部激勵機(jī)制，鼓勵優(yōu)秀工作人員脫穎而出，從而帶動、促進(jìn)檔案管理人員的提升主觀能動性，實現(xiàn)不斷提升。

新形勢下，檔案工作信息化變得越來越被重視，要從各方面深化檔案信息化建設(shè)，構(gòu)建檔案信息化技術(shù)支撐體系，努力提高檔案工作信息化的新水平，提升創(chuàng)新能力，為檔案工作的改革和創(chuàng)新提供堅實的技術(shù)支撐。

參考文獻(xiàn)：

[1]葛建華;;淺議企業(yè)檔案信息化建設(shè)[A];齊魯檔案論壇——山東省檔案學(xué)會2008年學(xué)術(shù)年會會刊[C];2008年.