高職院校人事檔案信息化管理存在的問題及對策研究

劉曉慧

摘要：目前，我國信息技術(shù)應用在各個領(lǐng)域都取得了不錯的成績，高校人事檔案管理工作作為高職院校內(nèi)部管理的一部分，加強檔案信息化建設能夠促進人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。下面文章主要對人事檔案管理問題及解決對策展開探討。

關(guān)鍵詞：高職院校;人事檔案;信息化;檔案管理

高校人事檔案管理是高校人資管理的一個基本環(huán)節(jié)，是高校管理的必要工作。在大數(shù)據(jù)時代背景下，更要結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)思考高校人事檔案的信息化管理策略，保證高校人事檔案的管理工作達成目標，推動管理體系改革，為后續(xù)的管理工作打好基礎(chǔ)。

一、高職院校人事檔案信息化管理存在的問題

1.信息化觀念和手段水平較低

大多數(shù)高校領(lǐng)導層面僅僅將人事檔案管理視作材料的收集、歸檔以及保管，沒有看到人事檔案在人才流轉(zhuǎn)、干部考察、職稱評聘方面發(fā)揮的重要作用。由于重視度不夠，高校不僅缺少專業(yè)的人事檔案管理人才儲備，還缺乏信息化建設中必備的、先進的軟硬件設施，這些問題都在一定程度上遏制了人事檔案工作的高效開展。受多方影響，大數(shù)據(jù)時代的高校人事檔案管理模式依舊保守落后，操作方式完全靠人工或以人工為主，在用的信息化管理系統(tǒng)也僅僅是單機版的目錄錄入和打印工具。

2.管理模式不夠

科學高校人事檔案管理是一項專業(yè)化程度高的工作，涉及到高等院校的人才隊伍建設、教學資源建設、信息化管理與制度建設等，與其他門類的檔案管理工作相比，高校人事檔案管理呈現(xiàn)出更復雜、更保密的特征。人才流動問題在當前社會經(jīng)濟發(fā)展中屬于職場新常態(tài)問題，很多高校為了提高教學質(zhì)量大力引進高素質(zhì)人才，但“人檔分離”的隱患依舊存在于高校內(nèi)部，檔案與人事關(guān)系調(diào)轉(zhuǎn)不及時，造成人員管理與人事檔案管理工作脫節(jié)，給高校的正常運轉(zhuǎn)帶來了很多不必要的麻煩[1]。

3.人事檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的安全性不足

在開展人事檔案數(shù)字化管理過程中，往往需要相關(guān)人員有足夠的素質(zhì)，但在實際管理的過程中，往往缺乏足夠的安全意識和網(wǎng)絡意識，非常容易導致個人信息泄露情況的出現(xiàn)。此外，在開展數(shù)字化信息的背景下，人事檔案還非常容易受到木馬、病毒的侵害，對人事檔案管理的安全性構(gòu)成了非常大的威脅，對進行檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型構(gòu)成了不小的挑戰(zhàn)。

二、高職院校人事檔案信息化管理的提升策略

1.應用先進的技術(shù)設備

檔案管理信息的發(fā)展水平得到進一步提升，需要投入更多的資金，對當前最先進的技術(shù)及設施進行引進，以便構(gòu)造出一個系統(tǒng)完善的網(wǎng)絡信息管理平臺，針對檔案信息化管理的建設，最關(guān)鍵的一步便是對硬件設施的投入，它是對資料傳輸以及共享的技術(shù)保證，利用科學的管理信息檔案，可以使信息管理工作得到全面系統(tǒng)的發(fā)展[2]。

2.人事檔案信息化管理系統(tǒng)建構(gòu)

高?？梢猿浞掷眯畔⒓夹g(shù)將數(shù)據(jù)采集、加工和利用融為一體，通過信息統(tǒng)一采集和計算機技術(shù)的加工處理，以提供數(shù)據(jù)接口的形式為不同的人群提供服務。尤其在數(shù)據(jù)管理和利用環(huán)節(jié)為了方便使用，管理系統(tǒng)主要的功能設計包括檔案自動審核、檔案業(yè)務管理、零星材料審核、檔案在線查閱、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、個人信息采集這六個部分。人事檔案系統(tǒng)的搭建也可以采用自建和購買等方式，但購買形式優(yōu)于自建形式，將硬件設備投入、系統(tǒng)開發(fā)以及后期對系統(tǒng)的維護工作全權(quán)交給第三方機構(gòu)完成，建立符合高校自身發(fā)展的管理系統(tǒng)，滿足不同的定制需求。

3.不斷提升檔案管理的安全性

在網(wǎng)絡環(huán)境問題越來越多的今天，高校人事檔案管理的安全性往往難以得到保證。隨著高校人事檔案重要性的不斷突出，對檔案的保密性提出了更高的要求，需要及時對各種檔案信息進行共享。第一，國家應該充分做好對檔案的立法工作，根據(jù)人事檔案部門的實際工作情況，制定嚴格的人事檔案管理制度，進一步保證人事檔案的安全性。第二，高效在進行數(shù)字化檔案管理工程中，應該不斷完善數(shù)字化認識檔案管理制度，對檔案管理工作的管理職責進行進一步的細分。第三，檔案管理部門還應該認真做好傳統(tǒng)人事檔案管理和數(shù)字化管理的結(jié)合，加強對人事檔案信息的劃分，避免對不重要的人事檔案進行數(shù)字化管理，進一步保證人事檔案管理的安全性和工作效率。此外，還應該不斷提升對數(shù)字化管理人員的安全意識，做好對檔案管理人員病毒查殺技術(shù)的培訓[3]。

4.進一步落實大數(shù)據(jù)信息的開發(fā)

在高校檔案管理過程中，為了體現(xiàn)管理優(yōu)勢，達成管理目標，也必須進一步對大數(shù)據(jù)技術(shù)進行開發(fā)，保證系統(tǒng)的存儲空間更大、功能分支更加完善，在實際建立并完善大數(shù)據(jù)平臺的過程中，首先要了解高校當前的管理需求，掌握檔案管理相關(guān)信息，包括檔案數(shù)量、檔案更新頻率等，這些信息是完善系統(tǒng)的必要依據(jù)。要遵循實效性的原則去對大數(shù)據(jù)系統(tǒng)進行開發(fā)。隨著系統(tǒng)的不斷完善，檔案的安全性以及實際應用的便利性也能得到保障，有利于提升管理的效率，得到更加理想的管理成果。

三、結(jié)論

綜上所述，高校人事檔案管理目的是為了進一步提高院校人員管理水平，為人才輸出、資料管理提供有力依據(jù)。面對當前教育改革的深入發(fā)展，開展人事檔案管理信息化建設是必然可行的，在未來高職院校還應該不斷加強信息制度建設、保證信息安全，落實大數(shù)據(jù)信息開發(fā)，從多方面提升人事檔案管理的整體水平。

參考文獻：

[1]唐詩佳，大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的價值與優(yōu)化對策[J].城建檔案，2018 （11）.

[2]許珍花，大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案管理的問題與創(chuàng)新應用[J].管理觀察，2018 （13）.

[3]韋翠清.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設研[J].中國管理信息化，2018 （13）.