計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的影響

周紅兵

[摘 要] 隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的不斷進步，計算機已經(jīng)在各行各業(yè)中廣泛普及，將計算機技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代文書檔案管理工作中，既能夠建立信息統(tǒng)計機制，實現(xiàn)統(tǒng)一管理目標(biāo)，還能為文書信息的搜集提供有利條件，從而有效提高現(xiàn)代文書檔案體系的工作效率和工作水平，避免傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題，真正做到與時俱進。本文論述了計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的影響，希望能夠為相關(guān)研究者提供借鑒。

[關(guān)鍵詞] 計算機技術(shù) 文書檔案 管理體系 管理模式 影響

中圖分類號：G271文獻標(biāo)志碼：A

近年來，科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，促使我國全面進入信息化時代，計算機技術(shù)的迅猛發(fā)展，使傳統(tǒng)的文書檔案工作越來越落后[1]，不能充分滿足當(dāng)前的發(fā)展形勢。因此，利用計算機技術(shù)對文書檔案進行改革和創(chuàng)新已是當(dāng)務(wù)之急，也是文書檔案未來發(fā)展的必然趨勢，探討計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的影響具有一定的現(xiàn)實意義。

一、計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的需求

當(dāng)前，我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，想要有效提高文書檔案體系的工作水平和工作效率，不僅要充分做到與時俱進，還要結(jié)合實際情況進行分析，并對獲取的檔案信息進行歸類，使其能夠充分滿足精準(zhǔn)查詢的要求。在文書檔案體系建設(shè)方面，既要滿足信息使用和查詢的功能，還要對獲取的檔案信息進行分類。這樣做有兩方面的好處：第一，有利于減少查詢時間[2]。第二，有利于為檔案信息的有效性提供保證，從而充分發(fā)揮檔案信息的作用和價值。另外，現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)應(yīng)用計算機技術(shù)能夠建立數(shù)據(jù)平臺，通過平臺可以對文書檔案信息進行存儲，同時可以使信息得到合理利用。檔案信息與普通信息相比具有特殊性質(zhì)，在應(yīng)用方面有限制性，在使用過程中需要充分保證信息的安全。因此，基于計算機技術(shù)的現(xiàn)代文書檔案體系，要充分考慮信息平臺的安全性，確保檔案信息的時效性。

二、計算機技術(shù)對文書檔案信息傳遞機制的建設(shè)

現(xiàn)代文書檔案體系在建設(shè)過程中，不僅需要開發(fā)信息平臺，還要建立信息傳輸機制。一般情況下，信息平臺和信息傳輸機制是密切相連的，如果缺少信息平臺，會導(dǎo)致信息傳輸缺乏可靠性和穩(wěn)定性。與此同時，信息平臺和信息傳輸機制也是相輔相成的關(guān)系，需要保證二者之間相互依存才能夠充分發(fā)揮作用。因此，在開發(fā)信息平臺后，需要建立完善的信息傳遞機制，想要滿足這一目標(biāo)，需要保證信息傳遞機制與信息平臺具有一致性，不僅需要具備及時傳遞功能，還要保證信息在傳遞過程中具有安全性和可靠性。為了保證信息安全，可以在平臺開發(fā)過程中，使信息接口準(zhǔn)確對接，同時對接口進行加密[3]。而想要保證信息的穩(wěn)定性，需要建立信息邏輯機制。由此可見，只有在充分保證信息穩(wěn)定傳輸和安全性的條件下，才能夠充分發(fā)揮信息傳遞機制的作用和價值，從而提高現(xiàn)代文書檔案信息的使用率。

三、計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案系統(tǒng)交互性

在現(xiàn)代文書檔案體系中應(yīng)用計算機技術(shù)，最大的優(yōu)勢在于能夠?qū)崿F(xiàn)電子信息檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)工作。想要實現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅需要使電子檔案信息與紙質(zhì)檔案信息一致，還要滿足檔案資源整合的需求，要結(jié)合文書檔案信息的實際情況開展系統(tǒng)建設(shè)。結(jié)合文書檔案信息管理體系的發(fā)展現(xiàn)狀來看，想要充分發(fā)揮電子檔案信息的作用，需要實現(xiàn)信息共享，從而滿足信息交互的目的。為了能夠盡快建立具有便捷性和時效性的信息平臺，不僅需要依靠先進技術(shù)，還要有先進體系作為支撐。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息交互的規(guī)模也越來越大，當(dāng)前信息不但能夠打破時間和空間的限制，還能夠結(jié)合檔案信息使用者的需求有針對性地獲取信息資源，這不僅能夠減少使用者的查詢時間，還能夠提高信息的利用率。除此之外，通過現(xiàn)代文書檔案平臺，能夠?qū)τ脩魧崿F(xiàn)精準(zhǔn)測算，并且可結(jié)合用戶需求進行大數(shù)據(jù)測算[4]，從而預(yù)判檔案信息未來的使用率。由此可見，檔案信息管理系統(tǒng)，在信息資源管理和應(yīng)用方面，都是以用戶為中心進行整合的，只有充分滿足用戶需求，才能夠真正發(fā)揮現(xiàn)代文書檔案的作用和價值。

四、計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案管理體系的建設(shè)

基于計算機技術(shù)的現(xiàn)代文書檔案體系具有現(xiàn)代化和信息化的優(yōu)勢，為了能夠充分發(fā)揮計算機技術(shù)的作用，保證檔案信息具有交互性，需要建立相應(yīng)的信息管理體系。在建立信息管理體系時，需要充分考慮檔案信息系統(tǒng)的差異性，使管理體系既能夠保證信息具有安全性，又能夠提高信息的使用率，同時可以對信息泄露的人員進行實時檢查，促進現(xiàn)代文書檔案管理系統(tǒng)正常運行。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，智能技術(shù)逐漸興起，將智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理體系中，實現(xiàn)了可視化這一目標(biāo)，使使用者既能夠通過終端設(shè)備獲取文書檔案信息，又能夠通過移動設(shè)備獲取信息，不僅能夠強化信息的移動性[5]，還能夠打破傳統(tǒng)固有的傳播方式，使文書檔案信息在科學(xué)性的基礎(chǔ)上增加趣味性，充分滿足了用戶的需求。與此同時，文書檔案管理體系使用計算機智能技術(shù)為現(xiàn)代文書檔案信息資源架構(gòu)提供了便利：既能夠?qū)崿F(xiàn)信息引擎搜集信息，也能夠結(jié)合用戶的搜索習(xí)慣對用戶數(shù)據(jù)進行計算，利用大數(shù)據(jù)信息處理器對用戶信息搜索進行模擬，能夠為用戶搜索信息提供便利，減少用戶查詢數(shù)據(jù)的時間。與此同時，通過計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系的建設(shè)，能夠在保證信息價值可靠的前提下，對信息進行分析和處理，確保檔案信息的安全性和可靠性。

五、多元化現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)

在經(jīng)濟發(fā)展迅速、科學(xué)技術(shù)持續(xù)進步的當(dāng)代社會，現(xiàn)代文書檔案不僅需要充分滿足上文所述的需求，還要從根本上滿足多角度信息的使用，因為文書檔案涉及范圍較為廣泛，想要真正為用戶提供便利、滿足用戶的需求，需要做到全面發(fā)展，從各個領(lǐng)域提高文書檔案信息的安全性和使用率[6]。因此，建立多元化現(xiàn)代文書檔案體系尤為重要。首先，在信息技術(shù)發(fā)展迅速、管理制度先進的環(huán)境下，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)空間呈現(xiàn)出多元化融合趨勢。從技術(shù)方面來看，能夠?qū)崿F(xiàn)信息互通、資源共享的目標(biāo)，還能夠突破傳統(tǒng)時間和空間的限制，達到隨時隨地快捷查詢的目標(biāo)。另外，結(jié)合當(dāng)前社會信息使用者的不同需求，現(xiàn)代文書檔案信息要充分滿足多元化需求，不僅要保證檔案信息具有保密性，還要使檔案信息能夠在不同使用情況下保證信息的共享性，從而提高檔案信息的利用價值和利用率。不僅如此，隨著現(xiàn)代信息交互程度的不斷加快，數(shù)據(jù)信息的共享要不斷創(chuàng)新，重視數(shù)據(jù)鏈信息的兼容性，提高交互性和檔案信息的規(guī)范性，建立多元化現(xiàn)代文書檔案體系的同時形成高度的集成性;在面對多種信息集中時，能夠使信息查找更加便捷，有利于使用者更加及時和準(zhǔn)確地分享和接收信息，從而實現(xiàn)信息的價值。

六、結(jié)語

綜上所述，將計算機技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代文書檔案信息體系建設(shè)中，需要從多個角度進行考慮，要始終以用戶需求為核心，在滿足用戶需求的基礎(chǔ)上，建立文書檔案信息傳遞機制，增強現(xiàn)代文書檔案系統(tǒng)的交互性;建設(shè)現(xiàn)代文書檔案管理體系，充分做到與時俱進;多角度思考，建立多元化現(xiàn)代文書檔案體系。將計算機技術(shù)應(yīng)用到現(xiàn)代文書檔案信息體系建設(shè)中，在降低檔案管理人員工作強度的同時提高了工作效率，能夠為用戶檢索、查詢提供便利，有效提高檔案信息的使用率。

參考文獻：

[1]?，?計算機技術(shù)對現(xiàn)代文書檔案體系建設(shè)的影響[J].卷宗，2017（6）.

[2]王桂梅.計算機技術(shù)在現(xiàn)代文化檔案管理中的應(yīng)用研究[J].中國管理信息化，2015（14）：194.

[3]王大偉.計算機技術(shù)對推進檔案管理現(xiàn)代化的意義[J].黑龍江史志，2015（05）：136.

[4]秦吉英.利用計算機技術(shù)實現(xiàn)文書與檔案管理一體化[J].北京水務(wù)，1997（04）：48-49.

[5]蔣霞，張力.應(yīng)用計算機技術(shù)實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化管理[J].港工技術(shù)與管理，1996（第1期）：39-39，48.

[6]林彩煌.計算機技術(shù)對推進中學(xué)檔案管理現(xiàn)代化的價值窺見[J].《卷宗》，2015（11）：18-18.