分析工會檔案管理工作存在的問題及優(yōu)化措施

孫旭 李美

摘 要： 在社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的推動下，企業(yè)職工的團(tuán)隊隊伍日益強(qiáng)壯，工會檔案管理工作的重要性越來越明顯，由于工會檔案涉及的管理內(nèi)容繁多復(fù)雜，為檔案管理增添了一定的難度，尤其在現(xiàn)階段的檔案管理工作中，存在著諸多的問題，影響著工會檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞： 工會檔案;管理;問題;有效策略

【中圖分類號】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.277

工會檔案管理工作的有序開展，對發(fā)揮其職能作用有著很大的意義。工會檔案管理工作不僅有助于促進(jìn)社會發(fā)展的進(jìn)步，更能為勞動者合法權(quán)益提供可靠的信息服務(wù)保障平臺。然而傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)無法滿足當(dāng)代工會檔案信息的管理需求，需要利用現(xiàn)代化技術(shù)增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和水平。

1 工會檔案管理工作存在的問題分析

1.1 相關(guān)管理人員忽視檔案管理的重要性

針對于工會檔案的管理工作的進(jìn)展一直處于停滯狀態(tài)，究其根本原因在于相關(guān)管理人員長久以來一直忽視檔案管理的重要性，以至于在檔案管理的過程中，存在著諸多的紕漏。由于檔案管理人員缺乏檔案收集的意識，導(dǎo)致其無法充分的了解檔案管理的具體要求，經(jīng)常將檔案資料隨意的放進(jìn)檔案盒中，嚴(yán)重缺乏對檔案資料收集整理以及歸檔的管理意識，直接影響著工會檔案的管理水平與效率。檔案資料日積月累的積壓成堆，得不到有效的歸納與梳理，是直接引發(fā)問題的重要因素之一[1]。

1.2 缺乏完善的檔案管理體制

檔案管理工作涉及的內(nèi)容頗多，包括資料的收集、信息真假的辨別、檔案的存儲以及統(tǒng)計等諸多方面，要想確保檔案管理工作順利的開展，需要一套完善的檔案管理制度作支撐，明確崗位責(zé)任制，從而規(guī)范相關(guān)管理人員的工作行為和意識，使其嚴(yán)格遵守勞動紀(jì)律，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、程序化的嚴(yán)格工作作風(fēng)。然而在工會檔案管理的實(shí)踐中，部分工會的管理制度存在著一定的缺陷，由于相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)和管理人員缺乏專業(yè)的管理理念和技能，以至于檔案資料在存儲的過程中，出現(xiàn)缺失、存儲不當(dāng)以及霉變等現(xiàn)象，直接影響著檔案數(shù)據(jù)收集的完整性以及準(zhǔn)確性。根據(jù)相關(guān)調(diào)查資料發(fā)現(xiàn)，在基層工會檔案管理部門，由于缺乏專業(yè)的組織以及相關(guān)人員的調(diào)動，都會影響檔案管理的質(zhì)量和水平[2]。

2 工會檔案管理的有效策略

2.1 加強(qiáng)管理人員的管理意識

為了確保檔案管理工作順利的開展，加強(qiáng)管理人員的管理意識尤為重要，在具體的實(shí)施中，首先要加大宣傳力度，增強(qiáng)管理人員的管理意識，特別是工會的領(lǐng)導(dǎo)者，加強(qiáng)其對檔案管理工作的認(rèn)知度，必會對檔案管理工作的進(jìn)展起到支持與正確引導(dǎo)的作用。其次，加強(qiáng)匯報。在檔案管理工作開展的過程中，相關(guān)管理人員要經(jīng)常向工會領(lǐng)導(dǎo)將近期檔案管理工作的成果和開展進(jìn)度做詳細(xì)的匯報，以便增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度，將工會檔案管理工作提到日常的工作日程當(dāng)中。此外，為了增強(qiáng)宣傳效果，讓更多人重視工會檔案管理的重要性，可以利用媒體的優(yōu)勢對工會檔案管理工作加以宣導(dǎo)，增強(qiáng)管理人員的管理意識，從而提高工會檔案管理的水平和質(zhì)量，將工會檔案的職能作用充分的發(fā)揮出來。

2.2 完善工會檔案的管理機(jī)制

正所謂“無規(guī)矩不成方圓”，要想確保檔案管理工作順利的開展，必然離不開健全的管理機(jī)制做后盾。在檔案管理的工作中，不僅需要專業(yè)的管理技能，同時還需要建立完善的檔案管理機(jī)制，這樣才能有效的確保檔案管理工作井然有序的進(jìn)行。因此，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情況，完善及優(yōu)化檔案管理規(guī)章制度，從而確保該規(guī)章制度科學(xué)合理、切實(shí)可行，以便保障檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。在檔案管理的過程中，管理人員一定要嚴(yán)格的按照規(guī)定的管理程序進(jìn)行檔案的管理，一旦發(fā)現(xiàn)問題要及時的采取補(bǔ)救措施，同時做好檔案資料的歸納與整理。其次，在整理檔案的過程中，若是發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤，要及時反饋，建立有效的反饋機(jī)制，從而減少此類現(xiàn)象的發(fā)生[3]。最后，建立檔案管理的評價體系，實(shí)施對檔案管理人員的綜合水平的評價考核，明確崗位責(zé)任，將責(zé)任具體落實(shí)到個人，包括管理職責(zé)、管理內(nèi)容等崗位責(zé)任，一旦在工作中出現(xiàn)狀況或紕漏，能夠在第一時間內(nèi)找到相關(guān)責(zé)任人了解實(shí)際狀況，從而快速的找到解決問題的方法。由此可見，完善的規(guī)章制度與體系制度，對提升檔案管理工作的質(zhì)量起著關(guān)鍵性作用。

2.3 優(yōu)化管理手段

工會檔案資料涉及的內(nèi)容繁多復(fù)雜，傳統(tǒng)的管理方法主要通過人工分揀、編目，不僅耗費(fèi)人力、物力、財力，而且管理效果并不顯著，一旦出現(xiàn)紕漏容易造成諸多的安全隱患，完全不符合當(dāng)代檔案管理的需求。在科技迅速發(fā)展的背景下，針對于工會檔案的管理工作，完全可以利用現(xiàn)代化計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為管理手段，進(jìn)行工會檔案的收集整理工作，提高檔案資料的利用率，從而實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效管理目標(biāo)。針對于傳統(tǒng)的照片、錄音、錄像等檔案資料，可以借助計算機(jī)技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為圖片、聲音等電子資料格式，同時進(jìn)行歸類存檔，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案信息管理。此外，為了充分的發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的優(yōu)勢，不僅需要相關(guān)管理者不斷的提升自身的技術(shù)水平和專業(yè)技能，而且還要確保信息化管理設(shè)備的完善，優(yōu)化工會內(nèi)部區(qū)域網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，建設(shè)完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，從而促進(jìn)工會檔案管理的數(shù)字化發(fā)展[4]。

3 結(jié)束語

總之，工會檔案管理對促進(jìn)社會的發(fā)展起著重要的作用，因此，為了迎合社會發(fā)展的趨勢，工會檔案管理的開展必須做到與時俱進(jìn)，充分的發(fā)揮其本職作用，為社會和諧發(fā)展提供可靠的信息。

參考文獻(xiàn)

[1] 高進(jìn).工會檔案管理中的問題及策略[J].內(nèi)蒙古電大學(xué)刊， 2019， （6）：88-90.

[2] 黃偉鋒.試分析工會檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計， 2018，（18）：3440-3440.

[3] 肖桂英.工會檔案管理中的問題及解決對策[J].新商務(wù)周刊， 2019， （18）：33-34.

[4] 李曉麗.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代工會檔案管理工作的創(chuàng)新策略[J].現(xiàn)代企業(yè)文化， 2019，（12）：15-15.